Note
Die neue POS-Oberfläche in Xentral steht ab Q2/Q3 2025 als überarbeitetes Modul mit modernisiertem Design und erweiterten Funktionen zur Verfügung. (Stand: 17.03.2025) Du kannst die neue POS bereits im Beta-Programm aktiv nutzen und testen. Für produktive Umstellungen empfehlen wir die aktuelle Dokumentation zur neuen POS.
Ein POS (Point of Sale) ist eine digitale Kassenlösung, mit der Verkäufe direkt am Verkaufsort abgewickelt werden – z. B. im Laden, auf einer Messe, im Showroom oder bei der Warenabholung im Lager. Die Xentral POS richtet sich dabei nicht nur an klassische B2C-Verkäufe, sondern bietet auch im B2B-Umfeld viele Vorteile: Du kannst sowohl einfache Barverkäufe für Laufkundschaft erfassen als auch größere Vorgänge mit vollständiger Rechnung und Anzahlung auf eine hinterlegte Kundenadresse abwickeln.
In der Benutzeroberfläche lassen sich Artikel schnell per Scan oder manuell in den Warenkorb legen, Rabatte und Trinkgelder vergeben sowie unterschiedliche Zahlungsarten auswählen – etwa Barzahlung, EC, Kreditkarte oder Überweisung. Je nach Bedarf kannst du zwischen anonymem Verkauf (Laufkundschaft) und der Auswahl eines festen Kundenstamms wechseln.
Nach dem Verkauf wird der Vorgang automatisch im System erfasst – inklusive Belegerstellung, Lagerbuchung und Eintrag ins Kassenbuch. Die POS lässt sich flexibel konfigurieren, für verschiedene Standorte und Mitarbeitende einrichten und ist nahtlos mit allen Xentral-Modulen verbunden. Damit ist sie die ideale Lösung für Unternehmen, die stationären Verkauf und digitale Geschäftsprozesse effizient miteinander verbinden möchten.
Der Schnellstart für die POS (Point of Sale) zeigt dir kompakt und übersichtlich, wie du Verkaufsprozesse direkt an der Kasse durchführst - ideal, um sofort mit dem Kassieren loszulegen.
Schritte 'Erster Verkauf':
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Gehe zu Verkauf > POS.
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Melde dich mit deiner Kassierer-Nummer an.
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Verwende im Standard automatisch 'Laufkundschaft' für anonyme Verkäufe oder wähle einen Kunden aus den Stammdaten aus.
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Füge Artikel dem Warenkorb hinzu: Durch Anklicken, über die Suche oder direkt über Barcodescanner (Fokus im blauen Eingabefeld).
Schritte 'Ersten Verkauf abschließen':
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Klicke auf 'Verkaufen'.
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Wähle eine Zahlungsart z.B. 'Bar'.
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Gib je nach Zahlungsweise die Beträge für Geldbetrag, Geld gegeben oder Trinkgeld ein.
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Klicke auf 'Abschliessen', um die Transaktion einzubuchen.
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Die Belege werden automatisch erzeugt und gedruckt z.B. Quittung.
Die POS-Funktionen im Verkaufsprozess unterstützen dich bei allen typischen Abläufen im Kassenalltag – vom Hinzufügen von Artikeln über die Kundenauswahl bis hin zu Rabatten, Zahlungen und der finalen Belegerstellung.
Du kannst Artikel auf verschiedene Arten zum Warenkorb hinzufügen: per Klick auf die Artikelkachel, über die Artikelsuche oder direkt per Barcodescanner (der Cursor muss im blauen Eingabefeld stehen).
Schritte Artikel eingeben:
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Klick auf die Artikelkachel: Klicke auf die Artikelkachel, der Artikel wird dem Warenkorb hinzugefügt. Wenn du die Menge erhöhen willst, klicke auf das Plus Icon. Für Menge reduzieren entsprechend auf das Minus.
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Über Artikelsuche hinzufügen: Gib die Artikelbezeichnung oder Nummer in das Suchfeld ein, klicke den Artikelvorschlag an. Der Artikel wird dem Warenkorb hinzugefügt. Wird ein Artikel mehrfach auf diese Weise hinzugefügt, erhöht sich die Artikelmenge entsprechend im Warenkorb.
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Artikel Barcode einscannen: Scanne den Artikel ein z.B. das Artikeletikett mit der Artikelnummer. Der Artikel wird direkt in den Warenkorb eingefügt. Wird ein Artikel mehrfach auf diese Weise hinzugefügt, erhöht sich die Artikelmenge entsprechend im Warenkorb.
Schritte Artikelkategorie durchsuchen:
Klicke Artikelkategorien an, um Artikel und Sortimente schneller zu finden.
Note
Du kannst den Artikelbaum entsprechend für die POS konfigurieren und festlegen, was hier angezeigt wird.
In der POS kannst du Verkäufe sowohl an anonyme Laufkundschaft als auch an bestehende oder neu angelegte Kundenadressen durchführen – je nachdem, ob du eine einfache Abwicklung oder eine personalisierte Rechnung mit Kundenbezug benötigst.
Schritte Laufkundschaft abkassieren:
Wenn keine spezielle Kundenadresse ausgewählt ist, wird der Vorgang automatisch auf 'Laufkundschaft' gebucht.
Note
Die Adresse und Bezeichnung für diese anonyme Kaufoption kannst du in den POS Einstellungen konfigurieren.
Schritte Kunden aus Stammdaten einfügen:
Eine Adresse aus dem Kundenstamm kannst du über die Adresssuche auswählen. Klicke den Kunden an z.B. 'Max Mustermann' mit der Kundennummer '10003'. Der Kundendatensatz wird eingefügt.
Schritte neuen Kunden anlegen:
Einen neuen Kunden kannst du über das Plus-Icon anlegen. Trage die Kundendaten (Privatadresse oder Firma) ein und klicke auf Speichern. Der neue Kunde wird im Kundenstamm auf das Projekt der POS angelegt und erhält die nächste freie Nummer in diesem Nummernkreis.
Schritte Stammkundenadresse bearbeiten:
Eine Adresse eines Bestandskunden kannst du nach dem Einfügen der Kundenadresse bearbeiten. Klicke auf das Stift-Icon, ändere die Stammdaten und klicke auf Speichern.
In der POS hast du die Möglichkeit, einen begonnenen Verkaufsvorgang zwischenzuspeichern und später wieder aufzurufen – ideal, wenn ein Kunde noch stöbern möchte oder kurz unterbricht.
Schritte Vorgang speichern:
Klicke auf das Speichern-Icon um den aktuell eingetragenen Vorgang unter deiner Kassierernummer zu speichern.
Schritte Vorgang laden:
Klicke auf das Laden-Icon um aus der Liste der gespeicherten Vorgänge einen Warenkorb auszuwählen. Diesem Warenkorb kannst du z.B. weitere Artikel hinzufügen oder entfernen, abkassieren oder nochmals speichern.
In der POS kannst du Rabatte einfach und flexibel vergeben – entweder prozentual oder als fixer Eurobetrag, direkt auf einzelne Artikel oder auf den gesamten Warenkorb.
Schritte einen Rabatt pro Artikel vergeben:
Prozentuale Rabatte kannst du direkt pro Artikel vergeben, indem du den Artikel im Warenkorb anklickst und im Bearbeitungsdialog den gewünschten Prozentsatz einträgst. Der Rabatt wird automatisch auf den Einzelpreis angewendet und in der Gesamtsumme berücksichtigt.
Schritte Rabatt auf den ganzen Warenkorb vergeben:
Über die Schaltfläche '% Rabatt' kannst du einen prozentualen Rabatt auf den gesamten Warenkorb anwenden, z. B. 10 %. Dabei wird der Rabatt für alle Artikel eingefügt – individuelle Rabatte auf Positionsebene werden dabei mit dem neuen Prozentsatz überschrieben.
Schritte Rabatt als Betrag vergeben:
Für einen Euro Rabatt wähle den Rabattartikel für die POS aus und lege diesen wie einen normalen Warenartikel in den Warenkorb. Der Rabatt wird in der Summe abgezogen.
In der POS kannst du jederzeit Bargeldbeträge in die Kasse einlegen oder entnehmen – z. B. für Wechselgeld, Tagesabschlüsse oder Trinkgeld – und diese mit einem passenden Buchungsgrund dokumentieren.
Schritte Einlage buchen:
Klicke für eine Einlage auf das 'Einlage-Icon', gib Betrag und Buchungsgrund ein, z. B. „200 EUR – Geldtransit Deutsche Bank 1800“, und bestätige mit 'OK'. Wähle anschließend das passende Buchhaltungskonto (z. B. 1460 für Geldtransit im SKR04) aus und klicke erneut auf 'OK' – der Betrag wird automatisch im Journal verbucht.
Schritte Entnahme buchen:
Klicke für eine Entnahme auf das 'Entnahme-Icon', gib Betrag und Buchungsgrund ein z. B. „200 EUR – Geldtransit Deutsche Bank 1800" - und bestätige mit 'OK'. Wähle anschließend das passende Buchhaltungskonto (z. B. 1460 für Geldtransit im SKR04) aus und klicke erneut auf 'OK' – der Betrag wird dann automatisch im Journal verbucht.
Mit der Seriennummern-Funktion in der POS kannst du beim Verkauf gezielt Seriennummern einzelner Artikel erfassen und so eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sicherstellen – direkt im Verkaufsprozess an der Kasse.
Für Seriennummer Artikel wirst du beim Verkauf über die POS automatisch zur Eingabe der Seriennummer aufgefordert.
Mit der Funktion für MHD (Mindesthaltbarkeitsdatum) und Chargen kannst du in der POS Artikel mit Haltbarkeits- oder Produktionskennzeichnung verkaufen.
Für MHD und Charge Artikel wirst du beim Verkauf über die POS automatisch zur Eingabe des Mindesthaltbarkeitsdatums und der Charge aufgefordert.
In der POS-Oberfläche können bestehende Aufträge oder Rechnungen storniert werden – entweder vollständig oder teilweise. Damit lassen sich Rückgaben oder Korrekturen schnell und nachvollziehbar abwickeln.
Schritte:
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Klicke auf „Beleg laden“ und gib die Belegnummer ein.
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Wähle „Komplettstorno“.
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Alle Artikelpositionen werden automatisch in die POS geladen.
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Klicke auf die rote Storno-Schaltfläche, um eine Gutschrift zu erzeugen.
Note
Dabei passiert Folgendes:
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Der vollständige Betrag wird als Gutschrift ausgestellt.
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Die zugehörige Rechnung wird automatisch storniert.
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Die Buchung wird im POS-Tagesabschluss als Entnahme markiert.
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Die Gutschrift erscheint im Kassenbuch und steht für die Buchhaltung zur Verfügung.
So bleibt der komplette Vorgang transparent nachvollziehbar – sowohl für deine interne Kasse als auch für die Finanzbuchhaltung.
Schritte:
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Klicke auf „Beleg laden“ in der POS-Oberfläche.
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Gib die Belegnummer des zu stornierenden Auftrags oder der Rechnung ein.
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Wähle die Option „Teilstorno“.
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Im folgenden Dialog werden alle Positionen des Belegs angezeigt. Gib bei den gewünschten Positionen die Menge an, die storniert werden soll.
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Klicke auf „Übernehmen“, um diese Positionen in die POS-Oberfläche zu laden.
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Schließe den Vorgang wie gewohnt ab.
Caution
Bei einem Teilstorno musst du eine manuelle Rückbuchung ins Lager durchführen, da keine automatische Einlagerung erfolgt.
Mit der Belegladen-Funktion kannst du bestehende Aufträge oder Rechnungen in die POS-Oberfläche übernehmen und direkt abkassieren – ideal für Anzahlungsvorgänge, spätere Bezahlungen oder für Kunden mit bereits erstelltem Auftrag.
Schritte:
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Öffne die POS-Oberfläche.
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Klicke auf „Beleg laden“ (unten rechts).
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Gib im Dialogfenster die Auftrags- oder Rechnungsnummer ein.
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Klicke auf „Über Kasse abrechnen“.
Note
Die POS übernimmt automatisch:
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Alle Positionen des Belegs (Artikel, Mengen, Preise)
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Die Adressdaten des Kunden aus dem Originalbeleg
Anschließend kannst du den Beleg wie jeden normalen Verkaufsvorgang über die POS abrechnen – inklusive Auswahl der Zahlungsart, Rechnung oder Quittung, sowie optionalem Rabatt oder Trinkgeld.
Caution
Das Zahlungsdatum auf dem Kassenzettel entspricht dem POS-Zahlungstag, während das Rechnungsdatum weiterhin dem ursprünglichen Belegdatum entspricht.
Der Kassenabschluss in Xentral umfasst die tägliche Erfassung aller POS-Vorgänge, das Zählen des Bargelds sowie die Erstellung eines übersichtlichen Monatsabschlusses mit allen Tagesdaten.
Der Tagesabschluss fasst automatisch alle POS-Vorgänge eines Tages zusammen. Er dient der Kontrolle, Dokumentation und Vorbereitung für die Buchhaltung und muss nicht manuell ausgelöst werden – er wird beim ersten POS-Start des Tages automatisch begonnen.
Am Ende des Tages kannst du die Bargeldzählung durchführen und die Daten mit einem Klick „festschreiben“ – dabei wird der gezählte Betrag in den Abschluss übernommen und als abgeschlossen markiert.
Über das PDF-Icon rechts in der Ansicht kannst du den Tagesabschluss als PDF einsehen oder herunterladen. In der Übersicht sind alle relevanten Kassenbewegungen und Eckdaten enthalten:
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Einnahmen pro Zahlungsart (Bar, EC, Kreditkarte, etc.)
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Stornierte Belege, z. B. durch Rückgabe oder Komplettstorno
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Einlagen und Entnahmen mit Buchungsgrund
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Summe der Bareinnahmen, jeweils als Brutto- und Nettobetrag
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Kassenanfangsbestand und Kassenendbestand
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Gezähltes Bargeld, aufgeteilt in Münzen und Scheine
Der Tagesabschluss bildet die Grundlage für Monatsberichte, Kassenjournal. Ein Beispiel-PDF zeigt alle Daten strukturiert über mehrere Seiten.
Im Monatsabschluss kannst du eine kompakte Übersicht über alle Tagesabschlüsse eines ausgewählten Monats erstellen. Dabei wird automatisch ein Sammel-PDF generiert, das die kumulierten Werte des gesamten Zeitraums enthält.
Du erhältst so einen übersichtlichen Gesamtbericht mit allen wichtigen Kennzahlen – inklusive Gesamteinnahmen, Stornos, Einlagen und Entnahmen – zusammengefasst auf Monatsbasis. Ideal für die Weitergabe an dein Steuerbüro oder zur internen Auswertung.
Note
Die Detailtiefe von Tages- und Monatsabschlüssen kannst du in den POS-Einstellungen im Projekt anpassen.
Im Bereich Bargeld zählen kannst du zum Tagesabschluss hin den tatsächlichen Kassenbestand erfassen. Trage dazu die Anzahl der vorhandenen Münzen und Scheine in die entsprechenden Felder ein.
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Mit „Gezählte Werte jetzt festschreiben“ übernimmst du die erfassten Bargeldwerte in den Tagesabschluss. Diese gelten dann als offiziell gezählter Kassenbestand und werden im Abschluss gespeichert.
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Mit „Gezählte Werte speichern ohne Korrekturbuchung“ speicherst du die Zählung, ohne dass automatisch eine Korrekturbuchung im Kassenbuch erzeugt wird – diese Option eignet sich zur internen Kontrolle, ohne den offiziellen Buchungsfluss zu beeinflussen.
Caution
Achte darauf, den Zählvorgang erst dann festzuschreiben, wenn du die Kassenschublade final gezählt hast. Eine nachträgliche Änderung ist nicht mehr möglich.
POS-Umsätze lassen sich entweder einzeln über den Zahlungseingang importieren oder gesammelt als Tages- oder Monatsabschluss einsehen.