Der Lieferschein ist das zentrale Dokument zur steuerlich neutralen Auslieferung von Waren. Er dient als Begleitpapier für die Logistik und den Kunden, dokumentiert die versandte Ware und ist häufig Voraussetzung für den physischen Versand. In der Praxis ist er Bindeglied zwischen Auftrag und Warenausgang: Er löst Lagerbewegungen aus, steuert Kommissionierung und Versandlabel-Erstellung und bildet die Grundlage für die spätere Rechnungsstellung.
Der Lieferschein ist in Xentral das zentrale Dokument, um die Auslieferung von Waren zu dokumentieren und dem Kunden alle relevanten Versandinformationen mitzugeben. Er bildet die Brücke zwischen Auftrag, Lager und Versanddienstleister:
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Logistik-Trigger: Der Lieferschein legt fest, welche Positionen in welcher Menge an den Kunden versendet werden. Beim Erstellen werden die entsprechenden Artikel im Lager automatisch reserviert oder direkt entnommen.
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Versandsteuerung: Er enthält alle relevanten Versandparameter – Versandart, Lieferbedingungen, Lieferadresse, Paket- und Trackinginformationen – und steuert so die Anbindung an Versanddienstleister oder Fulfillment-Dienstleister (3PL).
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Bestandsrelevanz: Jede Buchung auf Basis des Lieferscheins verändert in Echtzeit den Lagerbestand in Xentral. Teillieferungen sind möglich, ohne den zugrunde liegenden Auftrag anzupassen.
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Prozessintegration: Lieferscheine können automatisch aus Aufträgen generiert, manuell angepasst oder über Schnittstellen an externe Logistikpartner übergeben werden.
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Revisionssicherheit: Änderungen am Lieferschein sind nur bis zur Freigabe möglich; danach gilt er als unveränderbares Versanddokument und Teil der Auftragsdokumentation.
Praxisnutzen pro Bereich:
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Für das Lager: Liefert alle Informationen zur korrekten Entnahme und Kommissionierung, inklusive Lagerort, reservierter Mengen und eventueller Packhinweise.
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Für den Versand: Stellt Versandart, Lieferadresse, Paketdetails, Gewichte, Trackingnummern und optionale Zusatzinfos wie Seriennummern bereit.
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Für den Kunden: Bietet eine klare, nachvollziehbare Übersicht der tatsächlich gelieferten Artikel.
Du kannst Lieferscheine direkt aus einem Auftrag erstellen oder manuell anlegen. Solange ein Lieferschein noch nicht ausgelagert oder versendet wurde, kannst du Inhalte anpassen. Nach Freigabe werden Änderungen eingeschränkt, um Prozesssicherheit zu gewährleisten.
Diese Nummern sind entscheidend für die eindeutige Identifikation, Nachverfolgbarkeit und reibungslose Abwicklung im Versandprozess. Sie dienen nicht nur der internen Referenz im ERP-System, sondern auch der externen Kommunikation – z. B. mit Versanddienstleistern, Kunden oder beim Abgleich mit Bestellungen und Rechnungen.
Ein gut strukturierter Lieferschein ist ein zentraler Bestandteil der Logistikkette. Er hilft dabei, Rückfragen schneller zu klären, Versandprobleme zu vermeiden und Abläufe im Lager, Versand und Kundenservice effizienter zu gestalten.
Hier sind die wichtigsten Nummern, die auf einem Lieferschein enthalten sein sollten:
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Lieferscheinnummer: Eindeutige interne Referenz. Dient der Nachverfolgung, Buchhaltung und dem GoBD-Nachweis. Wird meist vom ERP generiert (z. B. LS-2025-00123).
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Auftragsnummer / Bestellnummer (Shop): Vom Kunden bekannte Nummer aus dem Webshop (z. B. #123456). Wichtig für Support und Kundenkommunikation. Für B2C ist die Shop-Bestellnummer die Xentral Internetnummer. Für B2B wird meistens die ERP Systemnummer verwendet - die Xentral Auftragsnummer.
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Kundennummer: Eindeutige ID des Kunden im ERP oder CRM, dient der Zuordnung und Historie.
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Rechnungsnummer (falls schon vorhanden): Verknüpfung zur späteren Rechnung oder Proforma-Rechnung.
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Versandnummer / Trackingnummer: Paketnummer des Carriers (z. B. DHL, DPD, UPS), um den Sendestatus online zu verfolgen.
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Artikelnummer(n): Eindeutige Identifikation der gelieferten Produkte (z. B. SKU, GTIN oder interne Artikelnummer).
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Positionsnummer: Laufende Nummer jeder Zeile auf dem Lieferschein. Wichtig bei Teillieferungen oder Reklamationen.
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Kommissionier- / Packnummer: Nummer des Kommissioniervorgangs oder Packauftrags. Dient intern zur Lager- und Logistiknachverfolgung.
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Versandauftragsnummer / Fulfillment-ID: Referenz zum Versandauftrag (Xentral Auftrag) im ERP oder Fulfillment-System (z. B. SO-12345-P1).
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In diesem Bereich legst du alle zentralen Parameter fest, die bestimmen, wer die Lieferung erhält, aus welchem Lager sie entnommen wird, wie sie verschickt wird und welche steuerlichen/administrativen Regeln gelten.
Die Felder sind entscheidend für Lager, Logistik und Buchhaltung, da sie steuern, welche Bestände gebucht, welche Belege erzeugt und welche Versandprozesse angestoßen werden.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Lieferscheinnummer |
Eindeutige ID, automatisch aus dem Nummernkreis vergeben. |
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Kd.-Nr. |
Kundennummer des Empfängers; Pflichtfeld, um den Lieferschein zu speichern. |
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Aktion |
Auswahl einer Aktion (z. B. Lieferschein stornieren, kopieren). |
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Status |
Bearbeitungsstatus (z. B. ERSTELLT, FREIGEGEBEN, VERSENDET). Wird automatisch durch Xentral gesetzt. |
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Kunde |
Auswahl oder Neuanlage des Kunden, an den geliefert wird. |
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An Lieferanten |
Option, wenn der Lieferschein an einen Lieferanten geht (z. B. für Rücksendungen). |
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Projekt |
Zuordnung zu einem Projekt, z. B. für Auswertungen oder Kostenstellen. |
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Auftrag |
Referenz auf den zugehörigen Auftrag, aus dem der Lieferschein generiert wurde. |
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Ihre Bestellnummer |
Kundeninterne Referenznummer; wird bei automatischer Erstellung übernommen. |
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Interne Bezeichnung |
Interner Name zur leichteren Identifikation. |
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Datum |
Erstelldatum des Lieferscheins. |
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Bevorzugtes Lager |
Hauptlager, aus dem die Ware entnommen wird. |
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Kommissions-/Konsignationslager |
Auswahl spezieller Lagerarten für den Vorgang. |
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Schreibschutz |
Sperrt den Beleg gegen Änderungen. |
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Alternative Beschriftung |
Überschreibt den Standardtitel "Lieferschein" auf Belegen. |
xx
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Typ |
Kundentyp (Firma, Privatkunde, Händler). |
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Name |
Name des Unternehmens oder Privatkunden. |
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Titel |
Optionaler Namenszusatz (z. B. Dr., Prof.). |
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Ansprechpartner |
Direkter Kontakt beim Empfänger. |
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Abteilung / Unterabteilung |
Organisatorische Zuordnung. |
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Adresszusatz |
Zusätzliche Adressinformationen. |
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Straße |
Straße und Hausnummer der Lieferadresse. |
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PLZ / Ort |
Postleitzahl und Ort der Lieferadresse. |
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Bundesstaat / Kanton |
Regionale Angabe für internationale Lieferungen. |
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Land |
Zielland der Lieferung. |
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Telefon / Telefax / E-Mail |
Kommunikationsdaten für Versandabstimmungen. |
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GLN |
Globale Lokationsnummer. |
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Lieferadresse aus Stammdaten übernehmen |
Automatische Übernahme der gespeicherten Adresse. |
xx
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Freitext |
Textblock, der auf dem Beleg erscheint (z. B. spezielle Lieferhinweise). |
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Kopftext |
Text, der im oberen Bereich des Belegs platziert wird. |
xx
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Versandart |
Auswahl des Versanddienstleisters (z. B. DHL, GLS). |
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Lieferbedingung |
Lieferkonditionen gemäß Incoterms oder interner Definition. |
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Vertrieb |
Zuständige Vertriebsabteilung oder Mitarbeiter. |
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Bearbeiter |
Aktuell verantwortlicher Mitarbeiter für diesen Lieferschein. |
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Keine Rechnung |
Markiert den Beleg für Musterlieferungen; wird in bestimmten Filteransichten ausgeblendet. |
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Kein Briefpapier und Logo |
Beleg ohne Firmenbriefpapier/Logo erzeugen. |
|
Artikeltexte ausblenden |
Unterdrückt die Artikelbeschreibung auf Positionen. |
xx
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Interne Bemerkung |
Nur intern sichtbare Hinweise zur Abwicklung. |
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UST ID |
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. |
|
Besteuerung |
Steuerstatus (Inland, EU-Lieferung, Export, Steuerfrei Inland). |
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MRN |
Master Reference Number für Zollprozesse. |
The overview shows a list of all delivery existing delivery notes. The In progress tab can also be used to display a list of all delivery notes that are currently in progress.
There are two ways to create a new delivery note. On the one hand, an order can be continued as a delivery note via the action menu, on the other hand a new delivery note can be created via the button +NEW.
The pen icon can be used to open the detailed view of a specific delivery note. If the delivery note has already been sent, the details can no longer be changed. If the delivery note has not yet been sent or released, details can be adjusted or added. The details contain all important information of a delivery note.
Under this tab, general and master data information as well as text fields, internal remarks and VAT audit details can be specified. The following fields can be filled in:
General
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Customer: Selection of the customer
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To suppliers: Selection that the delivery note is addressed to a supplier
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Project: Selection of a project to which the delivery note can be assigned
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Status: This field is filled in by Xentral and gives the status (e.g. created, released, sent,…) of the delivery note
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Sales order: Assignment of an order to the delivery note
-
Your order number: Will be filled in automatically by Xentral after release
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Internal designation: Internal designation of the delivery note
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Date: Date of the delivery note
-
Preferred warehouse: Specification of the preferred warehouse from which the goods will be picked
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Commission/consignment warehouse: Indication of the commission or consignment warehouse
-
Write protection: Activation of the write protection. Subsequently, no more changes can be made
-
Alternative description: Activation of an alternative description of the delivery note
Master data
After specifying the customer under General, Xentral automatically fills in the information from the master data. These can be supplemented or changed. More information about the master data information can be found here.
Free text
Here you can create a text that will subsequently appear on the delivery note.
Header text
Here you can create a text that will subsequently appear as header text on the delivery note.
Delivery note
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Shipping method: Selection of shipping method (e.g. DHL, GLS,…)
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Delivery terms
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Distribution
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Editor: Specify the processor of the delivery note.
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No invoice: The option is intended for sample deliveries. Delivery notes with this checkmark will not be listed if the filter option "without invoice" is selected in the following places: Delivery note overview, Order overview, Collective invoice
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No stationery and logo: Select that no stationery and no logo will be used for the delivery note
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Hide item texts: The item description will be hidden in all document items on the document
Internal comment
Place for internal comments
Tax examination
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VAT ID: Indication of the VAT ID
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Taxation: Specification of taxation (domestic, EU delivery, export, tax-free domestic)
Settings
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Language: Specify the language in which the delivery note is written
-
Cost center: Specify a cost center that was previously created in Xentral
Note
It is possible to set a different label for delivery notes under Administration > Settings > System > Basic settings > System in the right side of the Receipts area.
This tab contains an overview of receipts which can be viewed directly via PDF. In addition, there is a listing of the products, as well as the information who did what with the delivery note and a PDF archive.
If the documents or, in this case, positions in delivery notes are to be stored or removed, then the function store and remove documents can be used.
In this tab, parcel labels can be created and printed. The information for the recipient is taken from the information under Details.
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Weight: Weight of the delivery
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Cash on delivery: Delivery is made by cash on delivery
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Extra insurance: Indication that extra insurance is available
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Routing code: Indication that a routing code is available
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Collection date: Indication of the collection date
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Desired date: Indication of the desired date of delivery
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Print return label: Select that a return label is to be printed
Subsequently, the parcel label can either be printed or another shipping method can be selected at this point.
In this tab, information about the serial number for the individual items can be entered. This can be done manually or via the wizard.
Under this tab, all uploaded files can be viewed and new files can be created (e.g. delivery note). These files can be exported.
There is an option to export the delivery note as a CSV file in addition to the order, quotation, invoice and credit note.
To do this, the respective delivery note is opened using the mini-detail (arrow on the left).The export of the delivery note can then be triggered via the action menu. A file is created that can be imported into another Xentral system via the document importer.
For this function to always work, make sure:
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The product is a stock item. Otherwise, you cannot remove it from stock at all.
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The delivery note is created in a project, so that you can outsource the delivery note.
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The delivery bill has not been outsourced yet.