Nach dem Upgrade siehst du in deiner Xentral-Instanz weiterhin den bisherigen Amazon-Shopimporter (Legacy) – allerdings mit eingefrorenen Einstellungen. Parallel dazu ist die neue Connect-Anbindung im Hintergrund aktiv und übernimmt den Auftragsimport sowie den Statusexport.
Du erkennst eine erfolgte Umstellung an den folgenden Merkmalen:
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Im Amazon-Legacy-Shopimporter sind die auftragsimport-relevanten Felder ausgegraut
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Der Legacy-Shopimporter-Eintrag in der Shopübersicht lässt sich nicht mehr löschen
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Über Aufträge anzeigen kannst du nachvollziehen, wann der letzte Auftrag über die Legacy-Schnittstelle importiert wurde. Neue Aufträge laufen über das Connect-Journal ein.
Empfohlener erster Schritt: Das Journal kennenlernen
Öffne in deiner Amazon Connect Integration das Journal. Hier kannst du den Status aller importierten und ausgehenden Daten in Echtzeit nachvollziehen. Das Journal ist dein zentrales Werkzeug für das Monitoring der neuen Schnittstelle. Die Meldungen und Fehlermeldungen geben dir Ansätze, welche Mappings / Einstellungen noch fehlen. Außerdem kannst du Aufträge direkt abholen.
Eine kurze Einführung in die neue Oberfläche und das Journal findest du im Schulungsvideo, das ergänzend zu diesem Artikel im Help Center bereitgestellt wird.
Connect führt vor dem Import jedes Auftrags eine sogenannte Readiness-Prüfung durch. Dabei wartet Connect auf einen Bericht von Amazon, der alle steuerlich relevanten Daten enthält – zum Beispiel die Umsatzsteuer-ID oder eine abweichende Rechnungsadresse. Dieser Bericht wird von Amazon meist innerhalb weniger Minuten geliefert, kann jedoch variieren. Die tatsächliche Dauer hängt von Amazon ab.
Hintergrund: Warum gibt es die Readiness-Prüfung?
Im bisherigen Shopimporter wurden Aufträge sofort importiert – häufig ohne vollständige Daten. Fehlte beispielsweise die Umsatzsteuer-ID, mussten Daten manuell nachgetragen werden oder es entstanden Inkonsistenzen zwischen Amazon und Xentral. Mit der Readiness-Prüfung stellt Connect sicher, dass deine Aufträge sauber und mit korrekten steuerlichen Informationen importiert werden.
Standardablauf in Connect:
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Auftrag im Verkaufskanal erkannt: Amazon meldet, dass ein Auftrag vorliegt. Die Readiness-Prüfung beginnt.
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Connect wartet auf den Amazon-Bericht mit den vollständigen Daten (Steuer, Adressen, etc.).
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Auftrag zu Connect importiert: Die Daten sind vollständig, der Auftrag wird an Xentral übergeben.
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Auftrag in Xentral angelegt: Der Auftrag steht für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
30-Minuten-Vorlauf bei Amazon
Unabhängig von der Readiness-Prüfung gilt bei Amazon ein grundsätzlicher Vorlauf von 30 Minuten: In diesem Zeitraum kann der Endkunde seine Bestellung noch stornieren. Aufträge werden Connect erst nach Ablauf dieser Frist von Amazon zur Verfügung gestellt.
Wenn dir die Geschwindigkeit beim Import wichtiger ist als das Warten auf alle steuerlich relevanten Daten, stehen dir mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
1. Workflow-Einstellungen anpassen
In der Amazon Connect Schnittstelle > Workflow > Aufträge findest du zwei Einstellungen, mit denen du das Verhalten gezielt steuern kannst:
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Auf abweichende Rechnungsadresse warten (Standardmäßig aktiviert): Wenn du diese Option deaktivierst, wartet Connect nicht mehr auf abweichende Rechnungsadressen. (Ausnahme: B2B-Aufträge und FBA-Aufträge)
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Aufträge spätestens importieren nach X Minuten: Hier kannst du eine maximale Wartezeit definieren (z. B. 180 Minuten). Nach Ablauf dieser Zeit wird der Auftrag importiert, auch wenn nicht alle Daten vorliegen. (KEINE Ausnahme!)
Du kannst zusätzlich differenzieren: Beispielsweise lässt sich einstellen, dass nur Prime-Aufträge ohne Wartezeit importiert werden, während alle anderen Aufträge weiterhin auf vollständige Daten warten.
B2B- und FBA-Aufträge
Bei B2B-Aufträgen und bei FBA-Aufträgen wartet Connect im Standard immer auf die vollständigen Daten. Hintergrund: Bei B2B sind Umsatzsteuer-Informationen für die korrekte Rechnungsstellung zwingend erforderlich, bei FBA bestimmt der Versand-Lagerort die steuerliche Behandlung. Prüfe daher die Aufträge nach dem Import, ob die relevanten Daten vorhanden sind.
2. Auftrag manuell über das Journal abholen
Wenn du einen einzelnen Auftrag oder mehrere Aufträge sofort importieren möchtest, kannst du diese manuell aus dem Journal anstoßen:
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Öffne die Journal App über die Smart Search.
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Trage im Eingabefeld die Amazon-Bestellnummer(n) ein – mehrere Nummern kannst du komma-getrennt eingeben.
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Bestätige den manuellen Import. Connect importiert die Aufträge sofort, ohne auf die Readiness-Prüfung zu warten.
Empfehlung
Wenn du auf die Wartezeit verzichtest, prüfe deine Aufträge in Xentral nach dem Import sorgfältig auf Vollständigkeit – insbesondere bei abweichenden Rechnungsadressen oder fehlenden Umsatzsteuer-IDs. Du kannst den Autoversand in solchen Fällen vorübergehend deaktivieren, um die Aufträge vor der Weiterverarbeitung zu kontrollieren.
In diesem Fall ist die Zahlungsweise für Amazon nicht passend konfiguriert. Bei der Zahlungsweise Amazon muss im Feld Verhalten wie die Option Rechnung ausgewählt werden.
Hintergrund
In der Legacy-Schnittstelle konnte bei den Zahlungsweisen die automatische Freigabe für Zahlungen direkt im Shopimporter hinterlegt werden. In Connect ist diese Konfiguration so nicht mehr möglich – stattdessen erfolgt die Einstellung in der Zahlungsweise selbst über das Feld Verhalten wie. Die eigentliche Logik der Auftragsampel wird damit zentral und konsistent abgebildet.
Wichtig
Das Feld Projekt in der Zahlungsweise muss leer bleiben. Die Zahlungsweise darf nicht auf ein Projekt beschränkt sein, sonst wird sie für Amazon-Aufträge nicht angewendet.
Die Bedeutung der Einträge im Journal ist abhängig von der jeweiligen Statusmeldung. Folgende Status begegnen dir am häufigsten:
Graue Einträge: laufende Verarbeitung
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Auftrag im Verkaufskanal erkannt: Der Auftrag wurde im Amazon Seller Central erkannt, aber noch nicht vollständig an Connect übergeben. Connect wartet auf einen Bericht von Amazon (z. B. mit der abweichenden Rechnungsadresse). Die Verzögerung beträgt in der Regel ca. 5 Minuten bis mehrere Stunden. Wenn das Event zur Abholung der Reporte nicht oder für dich zu spät geworfen wird, kannst du diese manuell abholen oder deine Einstellungen im Workflow anpassen. Xentral hat auf dieses Amazon Event keinen Einfluss.
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Auftrag zu Connect importiert: Die Berichte wurden bereits abgeholt und berücksichtigt. Der Auftrag steht kurz vor dem Import in Xentral. Wartezeiten können hier durch eine hohe Anzahl von gleichzeitigen Jobs entstehen. Diese Meldung haben Aufträge auch, wenn sie bereits über den Legacy-Shopimporter importiert wurden. Prüfe daher, ob diese Aufträge tatsächlich nicht in Xentral sind. Dies betrifft ausschließlich Aufträge in der Übergangszeit und vor Umstellung.
Grüne Einträge: erfolgreicher Import
Eine grüne Erfolgsmeldung weist darauf hin, dass der Auftrag erfolgreich in Xentral angelegt wurde und für die weitere Bearbeitung zur Verfügung steht.
Rote Einträge: Fehlermeldung
Eine rote Meldung deutet auf ein Konfigurationsproblem oder einen Fehler beim Import hin. Klicke auf das Lupen-Symbol neben dem jeweiligen Eintrag, um Details zur Fehlermeldung und zum nächsten möglichen Schritt zu erhalten.
Tipp: Filter nutzen
Im Journal kannst du gezielt nach fehlerhaften Einträgen filtern. So erkennst du schnell, welche Aufträge eine manuelle Prüfung benötigen, ohne dich durch alle Status klicken zu müssen.
Rote Fehlermeldungen im Journal weisen darauf hin, dass eine Konfiguration im Workflow oder in den Stammdaten nicht zur eingehenden Bestellung passt. Connect verarbeitet diese Aufträge nicht automatisch weiter – stattdessen erhältst du einen klaren Hinweis, was zu tun ist.
Allgemeines Vorgehen bei Fehlermeldungen:
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Klicke im Journal auf das Lupen-Symbol neben der roten Meldung, um Details zur Fehlermeldung zu sehen.
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Lies den Fehlertext aufmerksam – er ist in der Regel selbsterklärend (z. B. No product with number XXX found = Artikel mit dieser Nummer existiert nicht in Xentral).
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Behebe die Ursache (Artikel anlegen, Workflow ergänzen, Stammdaten korrigieren).
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Hole den Auftrag nach der Korrektur erneut über das Journal ab. Tipp: Du kannst auch mehrere Bestellnummern komma-getrennt eingeben, wenn dasselbe Problem mehrere Aufträge betrifft.
Allgemeine Connect-Fehlermeldungen
Viele Fehlermeldungen sind nicht Amazon-spezifisch, sondern gelten Connect-übergreifend. Eine vollständige Übersicht findest du in der Connect-Fehlermeldungen-Kategorie unseres Help Centers. Bei Unsicherheit kannst du auch jederzeit den Help-Bot nutzen, um die passende Antwort zu deiner Fehlermeldung zu erhalten.
Nach der Umstellung auf Connect sind die Einstellungen im bisherigen Amazon-Shopimporter eingefroren. Diese Einstellungen sind bereits in den Connect-Konfigurationsmöglichkeiten übernommen worden – die Anpassung läuft ab sofort über die neue Oberfläche.
Ja, diese Autorisierungsanfragen sind weiterhin relevant. Wenn der Hinweis zur Autorisierung im Legacy-Shopimporter oder als Push-Nachricht erscheint, muss er wie gewohnt durchgeführt werden.
Hintergrund: Die Bestands-Synchronisation läuft vorerst weiterhin über die bisherige Logik und wird zu einem späteren Zeitpunkt auf Connect umgestellt. Die neuen Connect-Prozesse gelten zunächst nur für den Auftragsimport und den Statusexport.
Das Invoice Handling funktioniert in Connect grundsätzlich genauso wie in der Legacy-Schnittstelle: Wenn vorher beispielsweise IDU eingestellt war, wird die entsprechende Konfiguration auch für die Connect-Logik übernommen. Das gleiche gilt für VCS und andere Services.
Übersicht der Invoice-Handling-Varianten:
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IDU (Invoice Document Upload): Du erstellst Rechnung und Lieferschein in Xentral und lädst die Rechnung anschließend zu Amazon hoch.
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VCS (VAT Calculation Service): Amazon erstellt die Rechnungen. In Xentral wird in der Regel maximal ein Lieferschein erzeugt.
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VCS Lite (in der Legacy bekannt als „None" oder „Amainvoice"): In Xentral wird weder Rechnung noch typischerweise ein Lieferschein erzeugt; die Belegerstellung übernimmt ein externer Service oder Amazon selbst.
Aktueller Stand: Rechnungsupload
Der Rechnungsupload ist über die Legacy-Schnittstelle weiterhin funktional. Falls dieser bei dir nicht funktioniert oder einzelne Rechnungen nicht exportiert werden, kann der Upload alternativ über Connect genutzt werden. Schalte dafür das Workflow Feature Belege über das Zahnrad in deiner Connect-Schnittstelle frei. Die Einstellungen zum Rechnungsupload im Legacy-Importer kannst du so belassen.
Hinweis: Die finale Implementierung wie die Gutschriften-Verarbeitung über Connect befindet sich aktuell noch in Bearbeitung. Solange die Rechnungsverarbeitung über Legacy bei dir reibungslos läuft, besteht kein Handlungsbedarf.
Es kann bei diesem Set-up ggf. zu Meldungen kommen, dass die Rechnung bereits hochgeladen wurde — diese kannst du dann einfach ignorieren.
In Connect können nur solche Artikel als Porto- oder Rabattartikel im Mapping ausgewählt werden, die im Artikelstamm korrekt als Porto bzw. Rabatt gekennzeichnet sind.
Hintergrund
Im bisherigen Shopimporter konnte ein beliebiger Artikel als Versandkosten- oder Rabattartikel hinterlegt werden – unabhängig davon, ob der entsprechende Haken im Artikelstamm gesetzt war. Connect prüft diese Einstellung jetzt konsequent. Damit wird sichergestellt, dass beispielsweise Versandkosten auch tatsächlich als Porto in deinen Belegen und Auswertungen erscheinen.
Lösung:
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Öffne den betroffenen Artikel im Modul Artikel.
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Setze auf der Artikelübersicht den entsprechenden Haken bei Porto oder Rabatt.
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Wechsle anschließend zurück in den Amazon-Workflow und wähle den Artikel erneut für das Mapping aus.
Hinweis bei roten Meldungen im Mapping
Falls Artikel im Connect-Mapping rot markiert sind, ist dies ein Indiz dafür, dass diese Artikel in Xentral nicht entsprechend als Rabatt oder Porto gekennzeichnet sind. Korrigiere die Kennzeichnung im Artikelstamm, um eine saubere Verarbeitung sicherzustellen.
In Connect werden Artikel nicht mehr automatisch und unkontrolliert angelegt, wie es in der bisherigen Schnittstelle der Fall war. Diese Änderung verhindert, dass dein Artikelstamm mit unvollständigen oder doppelten Artikeln befüllt wird.
Wenn ein Auftrag nicht importiert werden kann und die Fehlermeldung No product with number XXX found erscheint, gehe wie folgt vor:
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Lege den Artikel in Xentral wie in allen anderen Connect-Schnittstellen manuell an.
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Hinterlege die korrekte Fremdnummer mit Bezug zum Amazon-Shop.
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Hole den Auftrag anschließend erneut über das Journal ab.
Alternative: Customizing
Falls du Artikel weiterhin automatisiert anlegen möchtest, kann dies über ein individuelles Customizing realisiert werden. Öffne dafür bei Bedarf ein Ticket bei unserem Support. Die Support-Agents vermitteln dich gerne an deinen Solution Consultant.
Beim Auftragsimport ermittelt Xentral die Artikel wie gewohnt anhand von Fremdnummern und Shopverknüpfung. Amazon ist dabei sehr streng, was die Bezeichnung anbelangt.
Das sauberste Setup ist die Pflege von Fremdnummern im Artikel nach folgenden Regeln:
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Bezeichnung: SKU_FBM (für FBM-Artikel) bzw. SKU_FBA (für FBA-Artikel)
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Fremdnummer: Die Amazon-SKU aus dem Amazon Seller Central
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Shop: Verknüpfung mit dem entsprechenden Amazon-Shop
Mit diesem Setup bist du sowohl für den Auftragsimport als auch für die Artikel-Synchronisation bestens eingerichtet.
Um leichte Unstimmigkeiten im Setup auszugleichen, wendet Xentral beim Auftragsimport die folgenden Regeln in absteigender Priorität an:
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Fremdnummer SKU_FBM bzw. SKU_FBA mit korrekter Shopverknüpfung
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Fremdnummer SKU mit korrekter Shopverknüpfung
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Beliebige Fremdnummer (Bezeichnung und Shopverknüpfung werden ignoriert)
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Xentral Artikelnummer entspricht der Amazon SKU
Wird kein passender Artikel gefunden, erhältst du diese Fehlermeldung im Journal: No product with number XXX found. In diesem Fall legst du einen Artikel mit der korrekten Fremdnummer an und holst den Auftrag anschließend manuell über das Journal erneut ab.
Es gibt zwei häufige Ursachen, warum ein Auftrag ohne aktiven Autoversand importiert wird:
1. FBA-Auftrag in Verbindung mit einem Rechnungsservice
Wenn du FBA-Aufträge hast und gleichzeitig einen Rechnungsservice wie VCS oder Amainvoice nutzt, ist das gewünschte Verhalten, dass der Autoversand nicht aktiv ist. Mehr Informationen findest du in der FAQ Meine Amazon FBA-Aufträge werden nicht mehr als abgeschlossen markiert.
2. Versandarten sind nicht für den Auto-Versand markiert
Beim Upgrade auf Connect wurden die zuvor konfigurierten Einstellungen des alten Shopimporters (Reiter Versandarten) übernommen, z. B. Auto-Versand aktiv.
Sollten diese nicht deinem gewünschten Prozess entsprechen, stelle das im Connect Workflow > Aufträge entsprechend um.
Bei der Umstellung auf Connect muss ein Versandartenmapping im Workflow > Aufträge vorliegen. Da es dieses Prinzip in der Legacy-Schnittstelle nicht gab, kann es sein, dass eine Standardversandart automatisch aus den bestehenden Shopimporter- und/oder Projekt-Einstellungen ermittelt wurde.
Bitte prüfe daher deine Einstellungen im Versandarten-Mapping im Bereich Versandarten Zuordnung im Workflow > Aufträge, ob diese deinen Prozessen entsprechen.
Reihenfolge der Ermittlung:
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Gemappte „Amazon"-Versandart im Shopimporter
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Versandart vom FBM-Projekt
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Versandart vom Standardprojekt
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Bisher verwendete Versandart bei Amazon-Aufträgen
Falls du Versandregeln nutzt, kann es zudem sein, dass eine neue Versandart namens „Amazon" angelegt und als Standard festgelegt wurde.
Verbesserung in Connect: Direktes Versandarten-Mapping
Während im bisherigen Shopimporter standardmäßig nur „Amazon" als Versandart übergeben wurde (und ein zusätzliches Mapping nur über Smarty möglich war), kannst du in Connect alle von Amazon gelieferten Versandarten – inklusive Prime und weiterer Varianten – direkt im Workflow auf deine Xentral-Versandarten mappen. Damit reduzierst du Fehlkonfigurationen und sparst dir komplexe Zusatzkonfigurationen.
Im bisherigen Shopimporter konntest du festlegen, dass FBA-Aufträge direkt auf den Status abgeschlossen gesetzt werden. Ab der Xentral-Version 26.11.3 ist diese Logik auch in Verbindung mit Amazon Connect umgesetzt. Damit der Automatismus reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass deine Projekte korrekt konfiguriert sind.
Hintergrund
In der Legacy-Schnittstelle setzte die Funktion „Auftrag auf abgeschlossen setzen" den Auftrag unabhängig von der eigentlichen Projektkonfiguration direkt auf abgeschlossen. Das war zwar bequem, hat aber teilweise fehlerhafte Konfigurationen verdeckt – etwa wenn ein FBA-Auftrag in einem FBM-Projekt verarbeitet wurde. Connect deckt solche Konfigurationen transparent auf und führt zu einem sauberen Belegfluss.
Da Amazon den Versand deiner FBA-Aufträge übernimmt, benötigen diese in Xentral keinen Logistikprozess (Lieferschein) – unabhängig davon, wie du deine Rechnungen erstellst. Wähle daher in deinem FBA-Projekt beim Kommissionierverfahren die Option Ohne Lagerbuchung.
Empfehlung
Lege in Xentral je ein eigenes Projekt für FBA und FBM an. So lassen sich die unterschiedlichen Prozesse sauber abbilden, und du verhinderst Vermischungen, die zu Lieferscheinen oder Lagerbuchungen für FBA-Aufträge führen.
FBA mit IDU (Invoice Document Upload):
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FBA-Projekt mit Kommissionierverfahren Ohne Lagerbuchung
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Im Auftrag wird automatisch bei Belege im Autoversand erstellen die Option nur Rechnung gesetzt
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Der Autoversand erstellt die Rechnung und setzt den Auftrag anschließend automatisch auf abgeschlossen
Wichtig
Damit die Rechnung im Nachgang automatisch zu Amazon hochgeladen werden kann, muss sie in Xentral als „versendet" markiert sein.
FBA mit VCS oder VCS Lite (Amainvoice / externer Service):
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FBA-Projekt mit Kommissionierverfahren Ohne Lagerbuchung
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Die Aufträge werden mit deaktiviertem Auto-Versand importiert – so ist es vorgesehen
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Es wird weder eine Rechnung noch ein Lieferschein in Xentral erzeugt
Gut zu wissen
Der Flow Offene Aufträge aus Projekt X abschließen läuft für diese Konfiguration automatisch im Hintergrund. Du kannst den Flow bei Bedarf auch über die Flow-Bibliothek für andere Projekte manuell einrichten und nutzen.
Voraussetzung für den Bestandsabgleich ist, dass der Artikel in Xentral im Reiter Fremdnummern die passende SKU aus Amazon hinterlegt hat. Die Anforderungen an das Format sind dabei sehr streng – prüfe daher jeden der folgenden Punkte:
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Aktiv: Ja
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Bezeichnung: SKU_FBA bzw. SKU_FBM
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Fremdnummer:
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die SKU des Artikels aus Amazon (nicht die ASIN)
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sie muss eindeutig sein (z. B. nicht doppelt vergeben)
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Shop: dein Amazon-Shop
Mehr zum Thema Fremdnummern erfährst du in diesem Best-Practice-Artikel: Mit abweichenden Artikelnummern in Shop/Marktplatz und Xentral arbeiten
Einen schnellen Überblick über deine gepflegten Fremdnummern bekommst du im Modul Artikel Fremdnummern. Wenn du größere Mengen anpassen musst, ist ein Import über die Importzentrale die effizientere Lösung.
Tipp: Schnell zur sauberen Importvorlage
Exportiere die gefilterte Ansicht aus dem Modul Artikel Fremdnummern als CSV (über Werkzeuge), korrigiere die Einträge direkt in der Datei und importiere sie anschließend wieder. Fehlerhafte Einträge kannst du vor dem Import bequem per Massenbearbeitung im Modul entfernen.
Hinweis: Bestandsabgleich läuft aktuell über Legacy
Der Bestandsabgleich (StockSync) wird zum jetzigen Zeitpunkt noch über die bisherige Legacy-Logik abgewickelt. Die Umstellung dieses Bereichs auf Connect befindet sich in den letzten Zügen und wird in einem zukünftigen Schritt erfolgen. An den oben genannten Voraussetzungen ändert sich auch nach der Umstellung nichts.
Das automatische Sprachenmapping – also das automatische Setzen der Belegsprache (z. B. Englisch) bei Aufträgen aus bestimmten Marktplätzen – ist aktuell ein priorisiertes Thema in unserer Entwicklung und befindet sich in Bearbeitung. Bis zur Bereitstellung über Connect ist die Belegsprache bei betroffenen Aufträgen ggf. manuell zu setzen.
Du findest die entsprechende Auswahl im jeweiligen Auftrag unter dem Feld Sprache. Bei Bedarf kannst du dich an unseren Support wenden, um den aktuellen Stand der Bereitstellung zu erfahren.