Mit den E-Mail-Vorlagen (Geschäftsbriefvorlagen) kannst du die Texte für E-Mails konfigurieren, die automatisch beim Versand von Belegen wie Angeboten, Aufträgen, Rechnungen oder Mahnungen verschickt werden. Auch automatisierte Benachrichtigungen wie Versandbestätigungen lassen sich hier definieren.
Durch die Nutzung von E-Mail-Vorlagen (Geschäftsbriefvorlagen) wird der Versand von Dokumenten vereinfacht: Xentral lädt automatisch die hinterlegte Text-Vorlage als Anschreiben oder E-Mail-Text, sodass du diese entweder direkt versenden oder in einen Logistikprozess integrieren kannst.
E-Mail-Vorlagen (Geschäftsbriefvorlagen) kannst du für alle Dokumente anlegen: Angebot, Auftrag, Gutschrift/Stornorechnung, Proformarechnung, Lieferschein, Mahnungen, Rechnung und Versandbestätigung.
Anmerkung
Dieses Modul ist besonders wichtig, wenn du regelmäßig E-Mails aus Xentral versendest.
Die PDF-Engine von Xentral unterstützt keine HTML-Tabellen in PDF-Dokumenten. Verwende daher keine Tabellen in deinen Geschäftsbriefvorlagen.
Die Übersicht zeigt alle erstellten Geschäftsbriefvorlagen auf. Hier kannst du neue Vorlagen anlegen sowie bestehende bearbeiten, kopieren oder löschen.
Hinweis
In der Standardauslieferung erhältst du bereits die Vorlagen mit Variablen, die du für deine Firma anpassen kannst.
Mit dem Kopieren-Icon kannst du bestehende Geschäftsbriefvorlagen kopieren und anschließend anpassen. Dies bietet sich besonders dann an, wenn schnell mehrere Vorlagen erstellt werden sollen und sich diese inhaltlich ähnlich sind.
Über den Button "+NEU" kannst du eine Geschäftsbriefvorlage anlegen und über das Stift-Symbol bearbeiten. In beiden Fällen öffnet sich folgendes Dialogfeld:
|
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Typ |
Bestimmt den Belegtyp, für den die Geschäftsbriefvorlage verwendet wird. Der Typ muss exakt der Standardbezeichnung entsprechen, z. B. Angebot, Auftrag, Bestellung, Lieferschein oder Rechnung. Abweichende Bezeichnungen sind nicht zulässig. |
|
Sprache |
Legt die Sprache der Vorlage fest. Automatischer Standard ist Deutsch. |
|
Projekt |
Falls die Vorlage nur in einem bestimmten Projekt genutzt werden soll, kann hier das entsprechende Projekt angegeben werden. Bleibt das Feld leer, ist die Vorlage für alle Projekte verfügbar. |
|
Betreff |
Definiert den Betreff der Geschäftsbriefvorlage. Variablen können verwendet werden. |
|
Text |
Enthält den eigentlichen Inhalt der Geschäftsbriefvorlage. Auch hier können Variablen genutzt werden. |
Im Feld Typ wird die Bezeichnung des jeweiligen Dokuments eingegeben. Das sind unter anderem:
Diese sind unter anderem:
|
Belegart |
Typbezeichnung für die Geschäftsbrief Vorlage. Die exakte Typbezeichnung ist für die Funktionalität entscheidend und muss im Feld 'Typ' korrekt eingegeben werden. |
|---|---|
|
Angebot |
Typbezeichnung: Angebot |
|
Auftrag |
Typbezeichnung: Auftrag |
|
Bestellung |
Typbezeichnung: Angebot |
|
Preisanfrage |
Typbezeichnung: Preisanfrage |
|
Lieferschein |
Typbezeichnung: Lieferschein |
|
Rechnung |
Typbezeichnung: Rechnung |
|
Gutschrift |
Typbezeichnung: Gutschrift |
|
Selbstabholer |
Typbezeichnung: Selbstabholer |
|
Versandbenachrichtigung |
Typbezeichnung: Versand |
|
Versand via Mail |
Typbezeichnung: VersandMailDokument |
|
Ausstehende Zahlung |
Typbezeichnung: ZahlungMiss |
|
Zahlungsdifferenz |
Typbezeichnung: ZahlungDiff |
|
Zahlungseingang |
Typbezeichnung: ZahlungOK |
|
Stornierung |
Typbezeichnung: Stornierung |
|
Arbeitsnachweis |
Typbezeichnung: Arbeitsnachweis |
|
Korrespondenz |
Typbezeichnung: Korrespondenz |
Anmerkung
Die Typbezeichnung muss exakt dem Standard entsprechen, z. B. 'Versand' Sie kann für mehrere Vorlagen mehrfach verwendet werden z.B. für verschiedene Sprachen oder Projekte, darf jedoch nicht durch Zahlen, zusätzliche Bezeichnungen oder andere Änderungen erweitert werden. Andernfalls kann die Geschäftsbriefvorlage vom System nicht automatisch erkannt und verwendet werden.
Für Belege mit abweichenden Bezeichnungen (z. B. 'Proformarechnung' oder 'Quittung' anstelle von 'Rechnung') kannst du eine eigene Geschäftsbriefvorlage erstellen. Die Typbezeichnung folgt dabei dem Muster Belegname_Abweichend, z. B. Rechnung_Abweichend, Auftrag_Abweichend, Lieferschein_Abweichend usw.
Wenn du beim Erstellen oder Bearbeiten eines Belegs das Kontrollkästchen Alternative Beschriftung aktivierst, wird die hinterlegte abweichende Bezeichnung im Beleg übernommen. Diese wird auch in der Belegvorschau angezeigt. Die Einstellungen dazu findest du in den Systemeinstellungen.
Standardmäßig sind für die Geschäftsbriefvorlagen die Belegsprachen Deutsch und Englisch verfügbar. Wenn du einen Beleg für einen Kunden mit einer hinterlegten Belegsprache erstellst, wird automatisch die entsprechende Vorlage verwendet. Zusätzlich können alle Belegsprachen genutzt werden, die unter Administration > System > Sprachenliste auf aktiv gesetzt wurden.
Variablen können sowohl im Betreff als auch im Text genutzt werden.
Anmerkung
Du kannst weitere Variablen im Briefkopf verwenden. Den Briefkopf kannst du unter Administration > System > Grundeinstellungen > Briefkopf einstellen.
Variablen für Auftrag:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{ABWEICHENDELIEFERADRESSE} |
Abweichende Lieferadresse in einer Zeile |
|
{LIEFERNAME} |
Lieferadresse Name |
|
{LIEFERABTEILUNG} |
Lieferadresse Abteilung |
|
{LIEFERUNTERABTEILUNG} |
Lieferadresse Unterabteilung |
|
{LIEFERADRESSZUSATZ} |
Lieferadresse Adresszusatz |
|
{LIEFERANSPRECHPARTNER} |
Ansprechpartner aus Lieferadresse |
|
{LIEFERSTRASSE} |
Straße aus Lieferadresse |
|
{LIEFERPLZ} |
Postleitzahl aus Lieferadresse |
|
{LIEFERLAND} |
Land aus Lieferadresse |
|
{LIEFERORT} |
Lieferort |
|
{TRANSAKTIONSNUMMER} |
Transaktionsnummer (z.B. bei Zahlungen, auch für LS (Lieferschein), GS (Gutschrift), RE(Rechnung)) |
|
{PROJEKT} |
Projekt |
|
{PROJEKTNAME} |
Projektname |
|
{ADRESSE_NAME} |
Adresse Name |
|
{CUSTOMER NUMBER} |
Kundennummer |
|
{ADRESSE} |
Adress ID |
|
{INTERNEBEZEICHNUNG} |
Interne Bezeichnung |
|
{IHREBESTELLNUMMER} |
Ihre Bestellnummer / Kommission |
|
{INTERNET} |
Internet Bestellnummer (z.B. Shop-Bestellnummer, auch für LS (Lieferschein), GS (Gutschrift), RE(Rechnung)) |
Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{GESAMTNETTO} |
Ausgabe der Nettosumme. Die Gesamtsumme des Belegs |
|
{SOLL} |
Ausgabe der Bruttosumme |
|
{SOLLMITSKONTO} |
Ausgabe der Bruttosumme mit Skonto, wenn eine Zahlungsweise mit Skonto gewählt ist |
|
{SKONTOBETRAG} |
Ausgabe Sknotobetrag, wenn eine Zahlungsweise mit Skonto gewählt ist |
Variablen für Angebot, Auftrag, Rechnung:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{ZAHLUNGSZIELTAGE} |
Zahlungsziel in Tagen. Gibt die Anzahl der Tage vom Rechnungsdatum bis zur Fälligkeit der Zahlung an. Tage bis zur Fälligkeit z.B. 14 Tage |
|
{ZAHLUNGBISDATUM} |
Zahlungsziel-Datum. Gibt das genaue Datum an, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss. Tag der Fälligkeit z.B. 03.02.2025 |
Variablen für Lieferschein:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{RECHNUNGSADRESSE} |
Rechnungsadresse. Die Rechnungsadresse ist die Adresse, an die die Rechnung des Kunden ausgestellt wird. |
Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{NETTOGEWICHT} |
Artikel Nettogewicht |
|
{BELEGNR} |
Belegnummer des Dokuments |
|
{ZAHLUNGSWEISE} |
Zahlungsweise im Beleg. Zahlungsweise. Die Zahlungsweise gibt an, auf welchem Weg eine Rechnung beglichen wird, z. B. per Banküberweisung, Kreditkarte oder PayPal |
Variablen für Auftrag:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{LIEFERTERMIN} |
Das genaue Lieferdatum |
|
{LIEFERWOCHE} |
Die Kalenderwoche der geplanten Lieferung |
|
{GUELTIGBIS} |
Das Ablaufdatum eines Angebots oder einer Frist |
|
{GUELTIGBISWOCHE} |
Die Kalenderwoche, bis zu der ein Angebot oder eine Frist gültig ist |
|
{ZAHLUNGSWEISE} |
Zahlungsweise im Beleg. Zahlungsweise. Die Zahlungsweise gibt an, auf welchem Weg eine Rechnung beglichen wird, z. B. per Banküberweisung, Kreditkarte oder PayPal. |
Variablen aus 'Adresse' für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{FREIFELD1} |
Freifeld 1 |
|
{FREIFELD2} |
Freifeld 2 |
|
{FREIFELD3} |
Freifeld 3 |
|
{ANSCHREIBEN} |
Gibt die Anrede aus, die in der Adresse hinterlegt ist (z. B. „Sehr geehrter Herr Mustermann“ oder „Liebe Frau Schmidt“). |
Alle Felder aus dem Adressstamm:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{ADRESSE_KUNDENNUMMER} |
Kundennummer der Adresse |
|
{ADRESSE_TELEFON} |
Telefonnummer der Adresse |
|
{ADRESSE_EMAILANSCHREIBEN} |
E-Mail-Anrede aus der Adresse |
|
Generell: {ADRESSE_FELDBEZEICHNUNG}. |
Zusätzlich zu allen Feldern aus dem Adressstamm kannst du diese über das Format {ADRESSE_FELDBEZEICHNUNG} auswählen. |
Sonstige Variablen:
|
Variable |
Description |
|---|---|
|
{VERBANDSNUMMER} |
Nummer des zugehörigen Verbandes. (Sonderfunktion für das Modul 'Verband' in Gruppe) |
|
{VERBAND} |
Name des Verbandes. (Sonderfunktion für das Modul 'Verband' in Gruppe) |
Du kannst die Vorlage über die Aktion 'Abschicken' im jeweiligen Dokument versenden. Diese Funktion ermöglicht es, einen Beleg direkt per E-Mail zu versenden oder ihn als verschickt zu markieren. Die Aktion 'Abschicken' ist in jedem Beleg verfügbar und sorgt dafür, dass der Versandstatus korrekt aktualisiert wird.
Dokumente kannst du per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschicken:
Das Versenden eines Dokuments gewährleistet mehrere wichtige Funktionen:
-
Schreibschutz aktivieren: Das Dokument wird nach dem Versand gegen Änderungen geschützt.
-
Statusaktualisierung: Das Dokument erhält den Status „abgeschickt“, was in Übersichten und Filtern sichtbar wird.
-
Protokollierung des Versands: Erfassung, wann, auf welche Weise und durch welchen Mitarbeiter das Dokument versendet wurde.
-
Folgeprozesse auslösen: In bestimmten Belegen, wie z. B. Bestellungen, werden nach dem Versand relevante Prozesse aktiviert, z. B. die Freigabe der bestellten Artikel für den Wareneingang.
Falls eine Geschäftsbriefvorlage nachträglich geändert wurde, kannst du diese im Abschicken-Dialog über die entsprechende Schaltfläche neu laden. Das ist besonders nützlich, wenn der Beleg bereits einmal versendet wurde und eine aktualisierte oder abweichende Vorlage verwendet werden soll. Z.B. kannst du einen Beleg so auch mit einer abweichenden Bezeichnung versenden: Erst den Auftrag versenden und anschließend eine Proformarechnung erstellen und versenden.
In den Stammdaten einer Adresse kannst du eine individuelle Anrede hinterlegen, die in Geschäftsbriefvorlagen und E-Mails automatisch verwendet wird.
Die hinterlegte Anrede wird mit der Variable {ANSCHREIBEN} automatisch in Geschäftsbriefvorlagen eingefügt.
Falls das Anschreiben-Feld in der Adresse leer ist, wird standardmäßig "Sehr geehrte Damen und Herren" verwendet, wenn die Variable {ANSCHREIBEN} in eine Vorlage eingefügt ist.
Unter Einstellungen > System > Übersetzungen kannst du den Standard-Wert "Sehr geehrte Damen und Herren" mit der Variable dokument_anschreiben übersetzen und ändern. Diese Übersetzungsvariable übersetzt die Variable {ANSCHREIBEN} der Geschäftsbriefvorlage und Textvorlagen.
Du kannst einer Geschäftsbriefvorlage spezifische Dateien als Anhang hinzufügen. Öffne dazu die gewünschte Vorlage und klicke auf Dateien, um eine Datei hochzuladen und auszuwählen. Damit die Datei als Anhang versendet wird, muss der Dateityp Anhang ausgewählt werden.
Anhänge werden automatisch im Tab Dateien des Auftrags aufgelistet und können, falls gewünscht, standardmäßig zusammen mit der E-Mail versendet werden. Falls gewünscht kannst du sie vor dem Versand aber auch manuell auswählen.
Anmerkung
Möchtest du alle E-Mails, die zu den Belegen im Auto-Versand generiert werden, automatisch inklusive Anhang an deine Kunden versenden? Dann öffne zunächst das gewünschte Projekt im Modul Projekt. Öffne anschließend das Tab Einstellungen und klicke auf Logistik/Versand. Je nach deinem verwendeten Logistikprozess (ein- oder zweistufig) muss hier die Option Anhang im Bereich Stufe 1 (Pick/Kommissionierung) oder Stufe 2 (Pack) an Versandstation aktiviert und abschließend auf Speichern geklickt werden.
Im Folgenden findest du einige Beispielvorlagen für verschiedene Belegarten, die du als Muster verwenden kannst.
Typ: Angebot
Beispielvorlage:
Hinweis
Hallo {NAME},
vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Produkten/Dienstleistungen. Gerne senden wir Ihnen unser individuelles Angebot mit der Angebotsnummer {BELEGNR} vom {DATUM}.
In der angehängten Datei finden Sie alle relevanten Details. Falls Sie Fragen haben oder Anpassungen wünschen, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Für unsere Geschäftskunden: Wenn Sie eine abweichende Rechnungsadresse oder zusätzliche Informationen benötigen, antworten Sie einfach auf diese E-Mail oder wenden Sie sich direkt an Ihren Ansprechpartner bei uns.
Sollten Sie sich für unser Angebot entscheiden, lassen Sie uns bitte Ihre Annahme bis zum angegebenen Gültigkeitsdatum wissen. Wir freuen uns darauf, Sie als Kunden zu gewinnen und stehen Ihnen bei Rückfragen jederzeit zur Verfügung.
Kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail unter MAILADRESSE SUPPORT oder telefonisch unter TELEFONNUMMER.
Beste Grüße, FIRMA
UNTERNEHMENSWEBSEITE | MAILADRESSE SUPPORT
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrter {NAME},
anbei übersenden wir Ihnen das gewünschte Angebot.
Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und würden uns freuen wieder von Ihnen zu hören.
Typ: Auftrag
Beispielvorlage:
Hinweis
Hallo {NAME},
vielen Dank für Ihre Bestellung bei FIRMA! Wir haben Ihre Bestellung erhalten und bearbeiten diese nun mit höchster Sorgfalt. Ihre Bestellnummer lautet {BELEGNR}, das Bestelldatum ist {DATUM}.
Sobald Ihre Bestellung versendet wurde, erhalten Sie eine Versandbestätigung mit einer Tracking-Nummer. Falls Sie Änderungen an Ihrer Bestellung vornehmen möchten, kontaktieren Sie uns bitte schnellstmöglich unter MAILADRESSE SUPPORT.
Für unsere Geschäftskunden: Falls Sie eine abweichende Rechnungsadresse benötigen oder weitere Informationen zur Bestellung wünschen, können Sie einfach auf diese E-Mail antworten oder sich direkt an Ihren Ansprechpartner bei uns wenden.
Bei Fragen sind wir jederzeit für Sie da. Unser Kundenservice ist per E-Mail unter MAILADRESSE SUPPORT oder telefonisch unter TELEFONNUMMER erreichbar. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!
Beste Grüße, FIRMA
UNTERNEHMENSWEBSEITE | MAILADRESSE SUPPORT
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersenden wir Ihnen Ihre Auftragsbestätigung.
Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Typ: Bestellung
Beispielvorlage:
Hinweis
Hallo {NAME},
anbei erhalten Sie unsere Bestellung mit der Bestellnummer {BELEGNR} vom {DATUM}. Bitte bestätigen Sie uns die Annahme der Bestellung sowie das voraussichtliche Lieferdatum so schnell wie möglich.
Alle Details zur Bestellung entnehmen Sie bitte dem angehängten Dokument. Falls Rückfragen bestehen oder Anpassungen erforderlich sind, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Wichtige Informationen:
Die Lieferung sollte an unsere Lageradresse erfolgen.
Falls Artikel nicht verfügbar sind, bitten wir um eine Rückmeldung mit möglichen Alternativen oder einer Teillieferungsoption.
Bei Fragen zur Bestellung erreichen Sie uns unter MAILADRESSE EINKAUF oder telefonisch unter TELEFONNUMMER.
Wir freuen uns auf eine reibungslose Abwicklung und danken für Ihre Unterstützung.
Beste Grüße, FIRMA
UNTERNEHMENSWEBSEITE | MAILADRESSE EINKAUF
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersenden wir Ihnen unsere Bestellung.
Bitte senden Sie uns als Bestätigung für den Empfang eine Auftragsbestätigung per Fax an: FAXNUMMER.
Vielen Dank!
Typ: Lieferschein
Beispielvorlage:
Hinweis
Hallo {NAME},
anbei erhalten Sie den Lieferschein {BELEGNR} zu Ihrer Sendung vom {DATUM}. Die Ware wurde an die hinterlegte Lieferadresse versendet und sollte in Kürze bei Ihnen eintreffen.
Wichtige Informationen: Lieferscheinnummer: {BELEGNR}
Bitte prüfen Sie die Adresse im Anhang
Tracking-Nummer: Wird Ihnen gesondert mitgeteilt, falls verfügbar
Bitte überprüfen Sie die Lieferung bei Erhalt auf Vollständigkeit und mögliche Transportschäden. Falls Unstimmigkeiten auftreten, melden Sie sich umgehend unter MAILADRESSE SUPPORT oder telefonisch unter TELEFONNUMMER.
Wir danken für Ihr Vertrauen und stehen Ihnen bei Rückfragen gerne zur Verfügung.
Beste Grüße, FIRMA
UNTERNEHMENSWEBSEITE | MAILADRESSE SUPPORT
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrter Kunde,
anbei übersenden wir Ihnen unseren Lieferschein.
Typ: Rechnung
Beispielvorlage:
Hinweis
Hallo {NAME},
anbei erhalten Sie Ihre Rechnung {BELEGNR} vom {DATUM} für die von Ihnen bestellten Waren/Dienstleistungen. Bitte prüfen Sie die Angaben und bewahren Sie die Rechnung für Ihre Unterlagen auf.
Rechnungsdetails:
Rechnungsnummer: {BELEGNR}, Rechnungsdatum: {DATUM}, Fälligkeit: Bitte entnehmen Sie die Zahlungsfrist der Rechnung, Zahlungsmethode: Entsprechend Ihrer gewählten Zahlungsweise, Gesamtbetrag: Entnehmen Sie der Rechnung im Anhang.
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag fristgerecht auf das angegebene Konto. Sollten Sie Fragen zur Rechnung haben oder eine Korrektur benötigen, stehen wir Ihnen unter MAILADRESSE BUCHHALTUNG oder telefonisch unter TELEFONNUMMER zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihr Vertrauen!
Beste Grüße, FIRMA
UNTERNEHMENSWEBSEITE | MAILADRESSE BUCHHALTUNG
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrter Herr/Frau {NAME},
anbei finden Sie Ihre Rechnung.
Gerne stehen wir Ihnen weiterhin zur Verfügung.
Ihre Rechnung ist im PDF-Format erstellt worden.
Mit der Versandart Selbstabholer kannst du Bestellungen für die Abholung direkt vor Ort abwickeln. Diese Option eignet sich für Store Pickup oder Click & Collect-Prozesse. Dazu kannst du eine passende Vorlage verwenden, um Kunden automatisch über die Abholmöglichkeit und die Abholadresse zu informieren.
Typ: Selbstabholer
Beispielvorlage:
Anmerkung
Beispielvorlage und die Einrichtung von Selbstabholung (Store Pickup oder Click&Collect) findest du im Artikel: Selbstabholung (Store Pickup)
Die Stornierungsvorlage wird verwendet, um Kunden automatisch darüber zu informieren, dass ein Auftrag im System storniert wurde. Diese E-Mail stellt sicher, dass der Kunde zeitnah über den aktuellen Auftragsstatus Bescheid weiß und erhält zugleich wichtige Informationen zur Rückerstattung.
Du kannst im Text auch eine Information hinzufügen, dass bereits bezahlte Beträge automatisch zurückerstattet werden. Falls für den stornierten Auftrag Zahlungen eingegangen sind, wird dem Kunden mitgeteilt, dass der Betrag innerhalb weniger Tage über den gleichen Zahlungsweg (z. B. Banküberweisung, PayPal oder Kreditkarte) zurückerstattet wird. Sollten notwendige Zahlungsdaten fehlen oder unvollständig sein, nimmt ein Mitarbeiter direkt Kontakt mit dem Kunden auf, um die Rückerstattung abzuschließen.
Typ: Stornierung
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrter Kunde,
Ihr Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} wurde soeben aus unserem System storniert.
Bereits bezahltes Auftragsguthaben erstatten wir Ihnen in den nächsten Tagen auf dem gleichen Weg (Bank, Paypal, Kreditkarte, etc.) Ihrer Zahlung zurück.
Sollten Daten für die Zahlung fehlen, wird ein Sachbearbeiter mit Ihnen Kontakt aufnehmen.
Beste Grüße, FIRMA
Die Versandbestätigung wird immer dann benötigt, wenn du deine Kunden automatisch darüber informieren möchtest, dass ihre Bestellung das Lager verlassen hat und sich auf dem Weg befindet. Diese E-Mail dient nicht nur als Service-Information, sondern erhöht auch die Transparenz und Kundenzufriedenheit, da Empfänger sofort über den Versandstatus sowie die Trackingnummer ihres Pakets informiert werden.
Typischerweise wird die Versandbestätigung direkt nach Abschluss des Packprozesses ausgelöst und kann mit relevanten Variablen wie Trackingnummer, Versanddienstleister oder Lieferadresse befüllt werden. Dadurch lässt sich der Versandprozess effizient automatisieren und individuell auf deine Kunden zuschneiden.
Typ: Versand
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrter Kunde,
soeben wurde Ihre Bestellung zusammengestellt und wird in Kürze unserem Versandunternehmen übergeben: {VERSAND}
Beste Grüße, FIRMA
Variablen:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{VERSAND} |
Gibt Trackingnummer und Trackinglink zurück. |
|
{VERSANDTYPE} |
Gibt den Typ aus dem Versandartenmodul zurück. |
|
{VERSANDBEZEICHNUNG} |
Gibt die Bezeichnung aus dem Versandartenmodul zurück. |
|
{TRACKINGNUMMER} |
Gibt Trackingnummer zurück. |
|
{NAME} |
Gibt den Namen des Kunden aus. |
|
{ADRESSE} |
Gibt die Anrede aus dem Feld "Anschreiben aus". |
|
{ANSCHREIBEN} |
Gibt das Anschreiben Feld aus der Adresse aus. |
|
{BELEGNR}{IHREBESTELLNUMMER} |
Gibt die Belegnummer zusammen mit der Bestellnummer aus. |
|
{INTERNET} |
Gibt die Internet Bestellnummer aus dem Shop zurück. |
|
{AUFTRAGDATUM} |
Gibt das Datum des Auftrags aus. |
|
{LIEFERADRESSE} |
Gibt die Adresse des Kunden aus, an die geliefert wird. |
|
{LIEFERADRESSELANG} |
Gibt die Adresse des Kunden aus, an die geliefert wird. |
Wie du automatisch eine Trackingmail verschicken kannst, erfährst du hier.
Beispielvorlage: Beispiel für die Versandmail mit IF Blöcken und mehrere Versanddienstleister in einer Versandbestätigung:
Hinweis
Hallo {NAME},
Deine Bestellung wurde heute versendet und ist unterwegs!
{IF}{VERSANDTYPE}="DHL"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DHL elektronisch übermittelt. Bitte beachte, dass sich der Sendungsverlauf erst beim Eingangsscan von DHL aktualisiert. Du kannst Deine Sendung hier direkt verfolgen: https://www.meinefirma.de/tracking/?tracking-code=DE~{TRACKINGNUMMER}~{LIEFERPLZ}{ENDIF}
{IF}{VERSANDTYPE}="DPD"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DPD elektronisch übermittelt. Du kannst Deine Sendung hier direkt verfolgen: https://www.dpd.com/tracking/(lang)/de_DE{ENDIF}
{IF}{VERSANDTYPE}="sevensenders"{THEN}Das Paket hat unser Lager heute verlassen und an einen Partner zur Auslieferung übergeben. Sobald Deine Bestellung im Lager unseres Partner eingetroffen ist, erhältst Du eine weitere Email mit einer Trackingnummer. Dies kann je nach Land 5 Werktage dauern.{ENDIF}
Typ: ZahlungDiff
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrter Kunde,
bezüglich Ihrer Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR gab es bei der Zuordnung eine Zahlungsdifferenz von {REST} EUR.
Bitte überweisen Sie noch den Fehlbetrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen Verwendungszweck auf unser Konto:
Verwendungszweck: {AUFTRAG}
Bank: BANK
BIC: BIC12345
Bitte beachten Sie bei der Zahlung: Eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.
Beste Grüße, FIRMA
Typ: ZahlungMiss
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrter Kunde,
bezüglich Ihres Auftrags Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR senden wir Ihnen die Zahlungsinformationen zu. Sollten Sie zwischenzeitlich den Betrag überwiesen haben, sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.
Verwendungszweck: {AUFTRAG} Betrag: {REST}
Bank: BANK
BIC: BIC12345
IBAN: DE1234567890123456
Bitte beachten Sie bei der Zahlung: Eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen. Zwischenverkauf vorbehalten - sollte ein Artikel ausverkauft sein, werden wir Sie so schnell wie möglich mit der neuen Ware beliefern.
Beste Grüße, FIRMA
Anmerkung
Die Variable {AUFTRAG} zeigt bei Aufträgen, welche aus einem Online-Shop importiert wurden, die Shop-Bestellnummer (Internetnummer) an, sofern diese in Xentral importiert wurde. Besitzt ein Auftrag keine Internetnummer, wird die Auftragsnummer aus Xentral verwendet.
Wichtig
Für den Versand automatischer Zahlungserinnerungen ist der Prozessstarter zahlungsmail notwendig. Der Prozessstarter versendet die Zahlungserinnerung nach der eingestellte Anzahl Tagen an den Kunden. Konfigurieren können Sie diese Einstellung unter Mahnwesen > Einstellungen. Im Projekt muss der Haken Zahlungsmail aktiviert sein (siehe Screenshot).
Unter Optional Bedingungen dürfen nur "lager_ok" oder "check_ok" eingetragen werden. Diese Bedingungen beziehen sich auf die Auftragsampel. Die Zahlungsmail wird bei "lager_ok" nur versandt, falls sich der Artikel im Lager befindet, die Lagerampel also grün ist. Bei "check_ok" muss der Kundencheck bestanden werden. Ansonsten ist das Feld leer zu lassen.
Der Prozessstarter sendet die erste Mail mit der Zahlungserinnerung nach 6 Tagen (Standardeinstellung) an den Kunden. Nach 11 Tagen wird eine E-Mail an die in den Firmendaten eingestellte eigene E-Mail-Adresse gesendet, damit die Buchhaltungsabteilung den Auftrag gegebenenfalls stornieren kann.
Typ: ZahlungOK
Beispielvorlage:
Hinweis
Sehr geehrter Kunde,
Ihre Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR konnte zugeordnet werden.
Beste Grüße, FIRMA
Anmerkung
Die automatische Zahlungsbestätigung wird standardmäßig durch einen herkömmlichen Trigger-Befehl versendet, sobald die Zahlung auf Ihrem Geschäftskonto eingeht. Allerdings wird die ZahlungsOK-Mail nur versendet, wenn es einen Zahlungseingang auf den Auftrag gibt. Im Projekt muss die Option "Zahlungsmail" aktiviert sein. In den Einstellungen des Geschäftskontos darf der Haken "keine E-Mail" dann nicht gesetzt sein.
Im Folgenden findest du Variablen, die du in den Geschäftsbriefvorlagen verwenden kannst.
Diese Variablen kannst du für die Adresse verwenden:
|
Variable |
Beschreibung |
|
{ANSCHREIBEN} |
Adress-Anschreiben Feld |
|
{FREIFELD1} |
Adress-Freifeld 1 |
|
{FREIFELD2} |
Adress-Freifeld 2 |
|
{FREIFELD3} |
Adress-Freifeld 3 |
|
{KUNDENNUMMER} |
Kundennummer des Kunden |
|
{LAND} |
ISO Länderkürzel |
|
{LIEFERADRESSE} |
Lieferadresse: Nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben, sonst erscheint "Entspricht Rechnungsadresse" |
|
{USTID} |
Umsatzsteuernummer des Kunden |
|
{GLN} |
Adress-GLN |
|
{LIEFERGLN} |
GLN aus der Lieferadresse |
|
{ADRESSE_RECHNUNG_GLN} |
GLN aus der abweichenden Rechnungsadresse |
Diese Variablen kannst du für die Belege-Details verwenden:
|
Variable |
Beschreibung |
|
{BELEGNUMMER} |
Belegnummer des aktuellen Dokumentes |
|
{IHREBESTELLNUMMER} |
Deine Bestellnummer / Kommission |
|
{INTERNET} |
Shop-Bestellnummer bei importierten Aufträgen |
|
{LIEFERBEDINGUNG} |
Lieferbedingungen z.B. Frei Haus |
|
{LIEFERTERMIN} |
Zieht aus Feld "Wunschliefertermin" |
|
{TRACKINGNUMMER} |
Trackingnummer, falls Paketmarke erzeugt und Tracking bestätigt |
|
{VERSANDARTBEZEICHNUNG} |
Bezeichnung der Versandart |
|
{ABWEICHENDEBEZEICHNUNG} |
Haken für abweichende Bezeichnung gesetzt. Diese ist wichtig für anderen Text bei abweichender Belegbezeichnung via IF-Blöcke |