Die Belege Infobox bietet zusätzliche Optionen zur Anpassung des Briefpapiers. Du kannst spezifische Felder anzeigen, wenn die Standardoptionen nicht ausreichen. Du kannst auch pro Belegart und, falls nötig, auch zusätzlich pro Vertriebskanal (Projekt) besondere Felder, wie zum Beispiel E-Mail des Bearbeiters, Telefonnummer des Bearbeiters, Gutschriftnummer, Angebotsnummer und vieles mehr einblenden. Die Belege Infoboxen ersetzen die Standard Infobox vonXentral und bieten ausgewählte Inhalte für verschiedene Belegarten.
Schritte zum Erstellen einer neuen Infobox:
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Navigiere zu Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Belege Infoboxen.
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Klicke auf Neuer Eintrag.
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Wähle jeweils folgende Optionen aus:
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Dokument* → Wähle den Beleg aus, für den du eine neue Infobox erstellen möchtest. Folgende Belegarten stehen dir mit spezifischen Feldern pro Belegart zur Verfügung: Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Bestellung, Retoure.
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Projekt → Wähle ein Projekt aus, falls du die Infobox auf einen bestimmten Vertriebskanal beschränken möchtest. Lässt du das Projektfeld leer, wird die Infobox für alle Belege des gewählten Dokumententyps angezeigt.
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Ausrichtung → Entscheide, ob der Text linksbündig, rechtsbündig oder zentriert sein soll (L = Linksbündig | C = Zentriert | R = Rechtsbündig). LL = Beschriftung und Inhalt linksbündig, LR = Beschriftung linksbündig und Inhalt rechtsbündig, CC = Beschriftung und Inhalt zentriert. Standard übernimmt die systemweiten Einstellungen, die du bereits im Briefpapier vorgenommen hast, auch für die Infobox.
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Format → Wähle zwischen normal, fett, kursiv und fett-kursiv für die Schrift.
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Setze die Infobox auf aktiv, um sie in neu erstellten Belegen anzuzeigen. Du kannst später Einträge deaktivieren, ohne sie löschen zu müssen, indem du das aktiv Häkchen wieder entfernst.
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Wähle aus der rechten Box ein Element aus z.B. Bearbeiter, Datum, E-Mail aus Beleg, Projekt, Telefon aus Beleg etc. Füge dieses Element durch Klick auf die Pfeil-Schaltfläche in die linke Elemente Box ein.
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Wiederhole Schritt 5 für alle Elemente, die du hinzufügen willst.
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Klicke auf Speichern. Der Eintrag wird der Übersichts-Tabelle Belege Infoboxen hinzugefügt.
Anmerkung
Die Reihenfolge in der Elemente Textbox legt auch die Reihenfolge fest, wie diese Elemente auf deinem Dokument erscheinen. Du kannst Elemente wieder löschen, indem du in die Elemente Textbox klickst, die entsprechende Zeile löscht und anschließend mit einem Klick auf Speichern die Änderungen speicherst.
Warnung
Füge keine Variablen durch Eintippen in die Elemente Textbox ein. Eigener Text und Variablen werden nicht auf den Belegen angezeigt.
Anmerkung
Erstelle in Xentral ein neues Dokument im Bearbeitungs-Modus, um die Vorschau zu nutzen. Hier kannst du sehen, wie deine Infobox aussieht und überprüfen, ob die Projekteinstellungen korrekt sind.
Ist eine Information im Beleg für ein Element nicht vorhanden z.B. die Kunden Bestellnummer (= Ihre Bestellnummer), wird diese Zeile inklusive Beschriftung des Feldes komplett ausgeblendet.
Du kannst die Beschriftungen der Elemente in der Infobox übersetzen, indem du auf das Weltkugel-Icon klickst.
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Navigiere zu Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Belege Infoboxen.
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Klicke auf Bearbeiten eines Eintrags.
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Klicke auf das Weltkugel Icon.
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Wähle zuerst als Grundlage die Sprache aus, in der du die Infobox schon erstellt hattest (z.B. Deutsch).
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Setze die Infobox Übersetzung für diese Sprache auf Aktiv.
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Klicke auf Speichern. Die Sprache wird in der Infobox als “zusätzliche” Sprache aufgelistet (z.B. “DE” für Deutsch).
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Klicke erneut auf das Weltkugel Icon um nun die gewünschte Sprache für die Übersetzung zu hinterlegen.
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Wähle nun die Sprache aus, die du neu für die Übersetzung hinterlegen willst.
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Übersetze nun die Beschriftungen der Elemente, indem du in die Elemente Textbox klickst und die Beschriftungen änderst (z.B. "Bearbeiter" zu "Service"). Die Variablen-Namen in den geschweiften Klammern dürfen hierbei nicht verändert werden.
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Klicke auf Speichern. Die Sprache wird neben deiner Ausgangssprache als zusätzliche Sprache aufgelistet.
Warnung
Stelle sicher, dass die Variablen-Namen in den geschweiften Klammern bei der Übersetzung nicht verändert werden, da sonst der gewünschte Inhalt nicht mehr geladen werden kann.