Um die Belegvorlage für deine Belege einzurichten, öffne Administration > System > Grundeinstellungen und wähle den Briefkopf Reiter aus.
In Xentral kannst du ein einfaches Briefpapier entwerfen, indem du dein Firmenlogo einfügst und platzierst und den Brieffuß definierst.
Du kannst allerdings auch das Briefpapier in einem externen Programm erstellen und als PDF Hintergrund hochladen. Das letztere Vorgehen erzielt oft bessere Ergebnisse.
Ein einfachste Weg, ein Logo und den Brieffuß zu definieren, ist, wenn du ein PDF als Hintergrund hochlädst:
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Erstelle ein leeres Dokument in Microsoft Word oder einem anderen Programm deiner Wahl.
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Füge euer Logo und den Brieffuß in das Dokument ein.
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Exportiere das Dokument als PDF.
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Lade es als PDF Hintergrund in Xentral hoch.
Weitere Informationen über den PDF Hintergrund findest du im Abschnitt PDF als Hintergrund.
Du kannst in der Belegvorlage viele unterschiedliche Elemente definieren und platzieren (siehe Illustration unten).
Wenn du deine Belegvorlagen im Briefkopf Reiter erstellen willst, prüfe, dass du zuerst die Vorarbeit erledigt hast, und folge dann dem Workflow unten.
Bevor du mit dem Einrichten der Belegvorlagen beginnen kannst, stelle sicher, dass die Voraussetzungen erfüllt sind.
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Du musst mindestens einen Kunden mit Adresse in den Stammdaten angelegt haben.
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Du musst ein oder zwei Artikel in den Stammdaten erstellt haben, damit du diese in die Artikeltabelle einfügen kannst.
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Erstelle einen Beleg (z.B. einen Auftrag) im Entwurf.
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Wähle eine Kundenadresse und füge ein paar Artikel dem Belegentwurf hinzu.
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Wähle Administration > System > Grundeinstellungen aus und öffne den Briefkopf Reiter.
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Definiere die Einstellungen für die Belegvorlage.
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Klicke auf Speichern und Vorschau.
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Prüfe die Einstellungen in der integrierten Belegvorlagenvorschau.
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Passe die Einstellungen an, speichere sie und prüfe sie erneut in der Belegvorlagenvorschau. Wiederhole das Vorgehen, bis du mit den Ergebnissen zufrieden bist.
Wenn du die integrierte Belegvorlagenvorschau benutzt, beachte die folgenden Hinweise:
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Wenn du noch in der Einrichtungsphase mit Xentral bist und die Belegvorlage erstmals einrichtest, musst du zuerst einen Beleg wie z.B. einen Auftrag erstellt haben. Die Belegvorlagenvorschau wird sonst nicht in der Lage sein, ein anpassbares Beispieldokument darzustellen.
Wenn du hingegen die Belegvorlagenvorschau nutzt, um deine existierenden Belegvorlagen an neue Anforderungen anzupassen, und deswegen „echte“ Dokumente (Aufträge, Rechnungen, etc.) in Xentral vorhanden sind, wird die Belegvorlagenvorschau automatisch das letzte Dokument anzeigen, das du in Xentral erstellt hast.
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Um den Beleg in der Belegvorlagenvorschau zu aktualisieren, nachdem du Einstellungen geändert hast, klicke auf Speichern und Vorschau ganz unten im Briefkopf Reiter.
Du kannst zwar alternativ nach der Änderung eines Werts auch die Eingabe Taste drücken, dies wird allerdings nicht denselben Effekt wie Speichern und Vorschau haben: Wenn du die Eingabe Taste drückst, werden die Einstellungen übernommen und das Fenster lädt sich neu auf dem Firmenanschrift Reiter.
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Das Bild oben erläutert die Steuerelemente in der Belegvorlagenvorschau. Beachte, dass manche Steuerelemente im Kontext der Vorschau von Belegvorlagen nicht sinnvoll einsetzbar sind. Insbesondere solltest du kein Dokument von deiner lokalen Festplatte laden (auch wenn dieses in der Belegvorlagenvorschau angezeigt werden kann), weil die Belegvorlagenvorschau nur Einstellungen aus dem Briefkopf Reiter auf interne Dokumente anwenden kann.
Es lassen sich viele Elemente auf dem Briefpapier anpassen.
Anmerkung
Das Briefpapier ist standardmäßig bereits komplett eingestellt und kann in den meisten Fällen unverändert übernommen werden. Die nachfolgenden Optionen sind eine Auflistung aller optionalen Einstellungs-Möglichkeiten für die einzelnen Elemente, falls etwas angepasst werden soll.
Der Absender kann auf dem PDF Hintergrund hinterlegt sein.
Es können folgende Einstellungen getätigt werden, um den Absender wie gewünscht auf dem Beleg darzustellen:
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Absender einblenden → Durch Anhaken wird der Absender wird auf dem Beleg angezeigt, wenn der Absender nicht auf dem PDF-Hintergrund hinterlegt ist. In das Freifeld ist der jeweilige Absender einzutragen
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Absender unterstrichen darstellen → Durch Anhaken wird der Absender wird auf dem Beleg unterstrichen dargestellt
Diverse PDF Grundeinstellungen können für den Briefkopf gesetzt werden:
Es können folgende PDF Grundeinstellungen vorgenommen werden:
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HTML in Briefkopf und Text erlauben → Aktiviert den erweiterten Texteditor und blendet dadurch bei Textboxen in den Einstellungen diesen ein, um um z.B. Schriftstile (fett, kursiv) anzuwenden
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Schriftart → Hier können eigene Schriftarten eingegeben werden, die im Bereich "Schriftart hochladen" weiter unten hochgeladen werden können. Alternativ kann eine vorgegebene Schriftart angewendet werden
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Knickfalz ausblenden → Durch Anhaken kann der Knickfalz auf dem Briefpapier ausgeblendet werden, falls ein PDF Hintergrund für Seite 1+2 verwendet wird
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Barcode einblenden → Durch Anhaken wird der Barcode mit der Belegnummer auf Belegen eingeblendet
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Barcode Header Abstand Oben → Es ist der Abstand für den Barcode nach oben zur Adresse im Sichtfenster einzustellen. Dies ist nur auf Lieferscheinen für die Versandtaschen (Sichtfenster) zum Scan nötig
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Barcode Header Abstand Links → Es ist der Abstand für den Barcode nach links unter der Adresse im Sichtfenster einzustellen. Dies ist nur auf Lieferscheinen für die Versandtaschen (Sichtfenster) zum Scan nötig
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Barcode Footer Abstand Links → Der Abstand für den Barcode nach links im Footerbereich ist einzustellen
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Barcode Footer Abstand Oben → Der Abstand für den Barcode nach oben im Footerbereich ist einzustellen
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Seitennummerierung und Belegnr. Ausrichtung → Durch Anhaken werden die Seitennummer in der Form "Seite x von y" eingeblendet und die Belegnummer auf Belegen angezeigt. Die Werte im Freifeld stehen für L=links, R=rechts und C=zentriert. Sie beschreiben die Ausrichtung der Seiten- und Belegnummer
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Ausrichtung an Tabelle → Durch Anhaken wird die Seitennummer bündig mit der Artikeltabelle ausgerichtet
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Belegnummer bei Seitenanzahl anzeigen → Durch Anhaken wird die Belegnummer bei der Seitenanzahl angezeigt
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Artikelbeschreibung über die komplette Breite → Durch Anhaken verwendet die Artikelbeschreibung den gesamten Platz auf dem Beleg, verläuft unterhalb der Spalten "Steuer", "Einheit", "Rabatt" und "Gesamtsumme" und bricht nicht in der Artikel-Spalte um
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Lange Artikelnummern im Briefpapier → Durch Anhaken werden die Artikelbezeichnungen im Briefpapier unterhalb der Artikelnummern angezeigt, weil die Spaltenbreiten aufgrund langer Artikelnummern nicht ausreichen
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Breite Position → Es ist die Breite der Positions-Spalte in der Artikeltabelle in Millimetern einzustellen. Diese zeigt die Nummerierung der Positionen an
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Breite Nummer → Es ist die Breite der Nummer-Spalte in der Artikeltabelle in mm einzustellen. Wenn die Option mit langen Artikelnummern gesetzt ist, muss diese Spalte nicht übermäßig groß sein
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Breite Menge → Es ist die Breite der Mengen-Spalte in der Artikeltabelle in mm einzustellen. Diese Spalte zeigt die Menge der eingefügten Position an
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Breite Artikel → Es ist die Breite der Artikel-Spalte in der Artikeltabelle in mm anzugeben. Diese Spalte zeigt Artikelname, Artikelbeschreibung und optional diverse Zusatz-Infos an, wie Freifelder, Chargen, MHD etc. Zudem ist die Option zur Artikelbeschreibung über die komplette Breite zu beachten
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Breite Steuer → Es ist die Breite der Steuer-Spalte in der Artikeltabelle in mm anzugeben. Diese Spalte kann in den Steuer-Optionen in den Grundeinstellungen ausgeblendet werden
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Breite Einheit → Es ist die Breite der Einheit-Spalte in der Artikeltabelle in mm einzustellen. Diese Spalte kann in den Systemeinstellungen eingeblendet werden
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Subpositionen in Gruppen → Die Positionen einer Gruppe werden als Unterpunkte der Gruppe aufgeführt mit entsprechender Nummerierung, z.B. 1.1
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Subpositionen in Stücklisten → Die Positionen einer Stückliste werden als Unterpunkte der Stückliste aufgeführt, z.B. 1.1, 1.2, 2.1 etc.
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Stücklisten einrücken → Stücklistenartikel können um x Millimeter nach rechts verschoben werden, um die Stücklistenstruktur besser zu erkennen
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Gesamtsumme ohne Doppelstrich → Doppelstrich unter dem Gesamtbetrag wird ausgeblendet
Anmerkung
Die Gesamtbreite sollte eingehalten werden, da sonst die Tabelle verschoben ist. Wenn also eine Spalte von der Breite vergrößert oder verkleinert wird, sollte eine andere Spalte gegenteilig angepasst werden. Das Eintragen von 0, um die Spalte auszublenden, ist nicht möglich und kann zu Problemen führen.
Der Barcode entspricht immer der Belegnummer und wird bei freigegebenen Belegen normalerweise unten über dem Footer angezeigt. Im Lieferschein ist ein weiterer Barcode mit dem selben Inhalt, der weiter oben steht, vorhanden.
Die Formatierung des Briefkopfs birgt viele Auswahlmöglichkeiten:
Der Briefkopf kann über folgende Felder formatiert werden:
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Schriftgröße Betreffzeile → Die Schriftgröße für die Betreffzeile ist einzugeben
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Schriftgröße Tabellenbeschriftung → Die Schriftgröße für Tabellen-Überschriften wie Artikel, Menge, MwSt, etc. ist einzutragen
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Schriftgröße Artikel Beschreibung → Die Schriftgröße für Artikelbeschreibung unterhalb des Artikelnamens ist anzugeben. Davon werden alle zusätzlichen, optionalen Informationen unterhalb des Artikels wie EAN, Freifelder, Lagerplatz, Charge/MHD beeinflusst
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Schriftgröße Infobox
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Schriftgröße Empfänger → Die Schriftgröße für den Empfänger ist einzustellen
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Schriftgröße Dokumententext → Die Schriftgröße für den Text vor der Artikeltabelle ist einzustellen
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Schriftgröße Tabelleninhalt → Die Schriftgröße innerhalb der Artikel-Tabelle, abgesehen von der Artikelbeschreibung, ist anzugeben
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Schriftgröße Freitext → Die Schriftgröße für den Text nach der Artikeltabelle ist einzugeben
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Schriftgröße Brieftext → Die Schriftgröße für Spezial-Briefpapiere wie Adressstammblatt, Provisionenartikel, POS-Abschluss, Reisekosten, Lagermindestmengen ist anzugeben
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Schriftgröße Absender → Die Schriftgröße für den Absender ist einzustellen
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Schriftgröße Gesamt → Die Schriftgröße für Gesamt-Netto und Gesamtbetrag unterhalb der Artikel-Tabelle ist einzugeben
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Schriftgröße Steuer → Die Schriftgröße für die MwSt. Zeile ist unterhalb der Artikel-Tabelle, d.h. zwischen Gesamt-Netto und Gesamtbetrag, einzutragen
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Abstand Infobox oben/unten → Die Positionierung der Infobox ist vertikal, in Millimetern vorzunehmen, wobei die Eingabe den Abstand in mm +- bzw. nach oben und unten verschiebt
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Abstand Infobox rechts/links → Die Positionierung der Infobox ist horizontal, in Millimetern vorzunehmen, wobei die Eingabe den Abstand in mm +- bzw. nach links und rechts verschiebt
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Ausrichtung Infobox Text → Der Text der Infobox kann L = linksbündig, R = rechtsbündig, optional Spaltenbreite angezeigt werden. Entweder L;30;40 = Linksbündig + 1. Spalte = 30 Millimeter breit + 2. Spalte = 40 Millimeter breit oder R;30;40
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Abstand Artikeltabelle oben/unten → Die Positionierung des Texts vor der Artikeltabelle, die Artikeltabelle selbst und der Text nach der Artikeltabelle als eine Einheit ist vertikal, in Millimetern vorzunehmen, der Abstand kann dabei +- in mm verschoben werden
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Abstand Inhalt ab Seite 2 Oben → Der Abstand, der oben auf der zweiten Seite eingehalten wird, ist in mm anzugeben. Diese separate Einstellung wird gebraucht, wenn z.B. das Logo auf dem Briefpapier nicht so viel Platz wie auf der ersten Seite einnehmen soll
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Abstand Umbruch unten → Abstand in mm zum unteren Seitenrand, nach welchem der Text nach der Artikeltabelle auf die nächste Seite umbricht
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Abstand Empfänger oben/unten (verschieben in mm) → Die Positionierung des Absenders & Empfängers ist vertikal, in absoluten Millimetern vorzunehmen
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Abstand Empfänger links → Die Positionierung des Absenders & Empfängers ist horizontal, in absoluten Millimetern vorzunehmen
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Abstand Betreffzeile oben/unten → Die Positionierung der Infobox ist vertikal, in Millimetern vorzunehmen, der Abstand kann dabei +- in mm verschoben werden
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Abstand Artikelname zu Beschreibung → Der Abstand erzeugt einen leeren Absatz zwischen Artikelname und Artikelbeschreibung und ist in mm anzugeben
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Abstand Seitenrand Links / Rechts → Der Abstand zum Seitenrand ist einzustellen, je größer die Werte eingestellt sind, desto weiter rutscht der Inhalt nach innen. Die Breite der gesamten Artikeltabelle muss dann entsprechend ebenfalls verringert werden
Anmerkung
Du musst positive Werte in dieses Feld eintragen. Trägst du eine 0 oder negative Werte ein, erhältst du die Fehlermeldung: Briefpapier::getStyleElement() oder LieferscheinPDF::getstyleelemenset().
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Abstand Seitennummer Unten → Die Positionierung der Seitennummer ist vertikal, in Millimetern anzugeben
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Abstand Gesamtsumme Links → Positionierung der Gesamtsumme (Netto, MwSt, Gesamtbetrag) horizontal in Millimeter. Der Doppelstrich darunter wird dadurch nicht verschoben und sollte dann ggf. ausgeblendet werden
Es ist möglich, Textblöcke mit individuell gewählten Texten und Variablen frei und millimetergenau auf dem Briefkopf anzeigen zu lassen:
Dazu können folgende Angaben gemacht werden:
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Einblenden → Durch Anhaken wird der Freitext auf dem Beleg angezeigt
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Abstand Links → Es ist in mm anzugeben, wie groß der Abstand links vom Freitext zum Belegrand sein soll
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Abstand Oben → Es ist in mm anzugeben, wie groß der Abstand vom Freitext nach oben sein soll
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Schriftgröße → Die gewünschte Schriftgröße ist händisch einzugeben
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Breite → Die Breite des Freitextes ist in mm anzugeben
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Inhalt → In dieses Feld kann der gewünschte Freitext eingegeben werden, dabei kann u.a. die Schriftart und die mögliche Auflistung ausgewählt werden
Zusatzinhalte der Freitextfelder auf allen Belegen
Durch diese Eingabe wird der Inhalt, der im Freitextfeld eingegeben wurde, auf allen Belegen dargestellt:
Anmerkung
Diese Textfelder mit freitext1inhalt und freitext2inhalt können unter Administration → Einstellungen → Übersetzungen übersetzt werden. Alternativ kann auch auf die "Globus"-Schaltfläche geklickt werden, um eine Übersicht aller Übersetzungen anzuzeigen.
Es ist auch möglich, Inhalte über IF-Abfragen in den Freitextfelder zu hinterlegen. Dies bietet sich an, wenn der Inhalt z.B. nur erscheinen soll, wenn jener überhaupt gefüllt ist.
Weiterführende Informationen: IF-Abfrage mit Variablen
Die Fußzeile des Briefkopfs ist individuell darstellbar:
Für die Fußzeile können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
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Footer einblenden → Durch Anhaken wird auf dem Briefkopf die Fußzeile bzw. der Footer angezeigt
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Footer zentriert (Spalte 1) → Durch Anhaken wird Spalte 1 zentriert angezeigt, alle anderen Footer-Spalten werden ausgeblendet
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Farbe → Es ist auszuwählen, ob die Farbe der Fußzeile schwarz (=0), Standardfarbe/Default (=30) oder weiß (=255) sein soll
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Spalte 1 → Sechs Zeilen stehen zur Verfügung, um einzutragen, was in Spalte 1 angezeigt werden soll
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Spalte 2 → Sechs Zeilen stehen zur Verfügung, um einzutragen, was in Spalte 2 angezeigt werden soll
-
Spalte 3 → Sechs Zeilen stehen zur Verfügung, um einzutragen, was in Spalte 3 angezeigt werden soll
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Spalte 4 → Sechs Zeilen stehen zur Verfügung, um einzutragen, was in Spalte 4 angezeigt werden soll
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Breite → Für jede Spalte kann die Breite in mm auf dem Briefkopf ausgewählt werden. Die Gesamtbreite ist einzuhalten. Es ist möglich, eine Spalte in der Breite auf 0 zu reduzieren, um weniger Spalten anzuzeigen
Anmerkung
Diese Option ist nicht zu wählen, wenn es mehrere Briefpapiere (Projekte) gibt, da der Footer pro Projekt nicht angepasst werden kann.
Es gibt mehrere Möglichkeiten einen Hintergrund für das Briefpapier einzufügen. Dabei wird auch angezeigt, welcher Hintergrund aktuell verwendet wird:
Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
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Logo → Eine Bild-Datei mit dem Logo ist der Hintergrund. Hinweis: Aktuell wird nur das JPG Format unterstützt
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PDF als Hintergrund → Eine PDF-Datei stellt den Hintergrund dar
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Kein Hintergrund → Das Briefpapier hat keinen Hintergrund
Es ist möglich, eine Bild-Datei (JPG) als Logo zu hinterlegen. Xentral empfiehlt, das Logo statt mit einer Bild-Datei mit einer PDF-Datei zu hinterlegen.
Beispiel-Logo: Wenn das Logo weiter rechts platziert sein soll, muss das Bild in der Breite groß genug sein (mit weißer Fläche links daneben auffüllen), da es nur so "platziert" werden kann.
Ergibt auf dem Beleg:
Es kann ein PDF mit den gewünschten Firmen-Inhalt (Logo, Footer, Design, etc.) als Hintergrund verwendet werden. Falls noch kein PDF mit dem Briefpapier vorhanden ist, kann folgendermaßen vorgegangen werden:
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Leeres Dokument in Word oder ähnlichem Programm erstellen
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Logo, Footer, Design, etc. dort einfügen
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Als PDF exportieren
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In Xentral das PDF als Hintergrund hinterlegen
Anmerkung
PDF-Papiere, welche über Adobe-Produkte erzeugt wurden, sind ggf. nicht kompatibel mit dem Briefpapier von Xentral. Versuche dann, über ein anderes Tool das PDF zu erzeugen. Ein simples Neu-Speichern oder Neu-Exportieren kann schon ausreichen.
Optional kann ein abweichender Hintergrund ab Seite 2 eingestellt werden (z.B. wenn eine Absenderzeile auf Seite 1 vorhanden ist oder das Logo ab Seite 2 anders positioniert sein soll). Für die Aktivierung der Folgeseiten den Haken setzen, das PDF hochladen und speichern:
Es wird nur dann kein Hintergrund benötigt, falls:
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Kein Logo verwendet werden soll
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Jedes Projekt ein eigenes Briefpapier besitzt
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Alle Ausdrucke auf vorgedrucktem Papier erfolgen und die Belege nicht via E-Mail verschickt werden
Ladezeit des Briefpapiers
Je nach Logo und PDF Größe können große Dateien hier schon kurz laden. Dann die Dateigröße verkleinern oder die Serververbindung prüfen. Das Briefpapier sollte relativ schnell in der Vorschau laden.
Anmerkung
Die Datei für das Logo / Briefpapier PDF sollte nicht größer sein als 100 KB. Sonst kommt es zu längeren Ladezeiten und automatische Druckvorgänge können bei hoher Last durcheinander kommen. Ab Version 17.4 wurde ein Warnhinweis eingefügt. Meistens ist es ausreichend, die Auflösung/Qualität des Logos auf dem Briefpapier geringfügig anzupassen, um die Größe des exportierten PDFs zu reduzieren.
Folgender Warnhinweis erscheint bei Dateien, welche größer als 100 KB sind:
Es kann neben den Standardschriftarten auch eine eigene Schriftart hinterlegt werden:
Die Dateien der Schriftart müssen im TTF-Format in 4 Varianten vorliegen:
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Normal
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Kursiv
-
Fett
-
Fett + Kursiv
Für die Schriftart ist folgendermaßen vorzugehen:
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Bezeichnung → Hier ist der Namen der Schriftart zu vergeben, dabei sind nur Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Minus erlaubt
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Schriftschnitt → 4 TTF Dateien sind über die "Datei Auswählen" Schaltfläche hochzuladen
Dann ist auf die Schaltfläche "Speichern" zu klicken.
Die 4 Varianten können dann entsprechend als TTF Datei hinzugefügt und der Schriftart einen Namen gegeben werden, um diese im Anschluss zu speichern.
Um bestimmte Sonderzeichen verwenden zu können, muss eine Schriftart ausgewählt werden, die entsprechende Sonderzeichen enthält. Standardmäßig können in Xentral die folgenden Schriftarten im Feld "Schriftart" (Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → Briefkopf) eingegeben werden.
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DejaVuSans
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DejaVuSansMono
Alternativ können auch eigene Schriftarten mit entsprechenden Zeichensätzen hochgeladen werden. Dafür gibt es im Briefkopf die folgenden Felder:
Hier kann zum Beispiel ein erweiterter Zeichensatz für die Schriftart Arial hinterlegt werden. Online finden sich dazu einige OpenSource-Schriftarten, wenn nach "Arial CE Schriften Download" gesucht wird.
Anmerkung
Eine neue Schriftart ist dann notwendig, wenn du Sonderzeichen oder Buchstaben außerhalb des deutschen Alphabets verwenden möchtest.
Es ist über folgende Einstellung möglich lange Artikelnummern und -namen versetzt zueinander in der Artikeltabelle aufzulisten. Die Nummer fließt dabei über die Bezeichnung hinweg. Genauso können lange Artikelbeschreibungen über die gesamte Breite hinweg angezeigt werden.
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Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte → Als Standard definieren
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Bestellung Lange Artikelnummern → Als Standard definieren
Die Absenderzeile (der eigene Firma) kann auf dem Briefpapier zusammen mit dem Empfänger verschoben werden. Diese beiden sind hier zusammen gekoppelt.
Sollen mehrere Briefpapiere verwendet werden, z.B. sprachlich unterschiedliche, B2B vs. B2C, kann dies über eigene Briefpapiere im Projekt eingestellt werden.
Über Stammdaten → Projekte → Projekt auswählen → Einstellungen → Grundeinstellungen ist die folgende Einstellung vorzunehmen:
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Eigenes Briefpapier für Projekt → Überschreibt das allgemeine Briefpapier mit dem im Projekt hinterlegten Briefpapier, für alle Belege, die diesem Projekt angehören
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Beschriftung → Absender und Footer können aus den Standard-Briefkopf-Einstellungen übernommen werden. Andernfalls müssten der Absender und Footer auf dem PDF hinterlegt sein
Stammdaten → Projekte → Projekt auswählen → Einstellungen → Grundeinstellungen
Anmerkung
Das PDF-Briefpapier muss mit dem Typ "Briefpapier Seite 1" hochgeladen werden. Optional kann ein zweites PDF mit Typ "Briefpapier Seite 2" für die Folgeseiten hinterlegt werden.
Briefpapier ausblenden
Das Briefpapier kann direkt pro Dokument ausgeblendet werden:
Folgende Einstellung ist hier wichtig:
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kein Briefpapier → Um das Briefpapier pro Dokument auszublenden, ist der Haken zu setzen und der Auftrag zu speichern
Es werden nur PDF und/oder Logo ausgeblendet. Der Footer und die Adresszeile in den festen Einstellungen bleiben erhalten.
Anmerkung
Ist in den Grundeinstellungen bei den Dokumententexten für alle Dokumente oder z.B. für das Angebot "Angebot ohne Briefpapier" gesetzt, so wird im jeweiligen Dokument, z.B. bei der Neuanlegung eines Angebots, dieser Haken automatisch gesetzt. Das Briefpapier kann dann wieder eingeblendet werden, indem dieser Haken direkt im jeweiligen Dokument entfernt und gespeichert wird.
Sind alle Angaben eingepflegt worden, ist unten rechts auf die Schaltfläche "Speichern" zu klicken.
Unter Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → System können weitere Angaben für den Briefkopf spezifiziert werden.
Der Empfänger wird automatisch aus dem Beleg mit den Adressdaten übernommen. Folgende Anzeigeeinstellungen sind möglich:
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Adresse Typ im Dokument → Zeigt den Adress-Typ (Herr, Frau, Firma, eigenen Typ) in der ersten Zeile des Adressblocks auf dem Beleg an (AN, AB, RE, LS, GS)
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Ansprechpartner in Rechnung, Gutschrift anzeigen → Der Ansprechpartner wird auf der Rechnung und der Gutschrift in der 2. Zeile im Adressblock ein- bzw. ausgeblendet, wenn der Haken gesetzt wird
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Ansprechpartner in Angebot, Auftrag, Bestellung anzeigen → Durch Anhaken wird der Ansprechpartner auf dem Beleg im Angebot, Auftrag und Bestellung in der 2. Zeile im Adressblock eingeblendet
Standardmäßig werden pro Belegart verschiedene Informationen in der Infobox angezeigt. Darüber hinaus gibt es zusätzliche Optionen, die angehakt werden können:
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Dokumente Bearbeiter ausblenden → Blendet den Bearbeiter aus
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Dokumente Vertrieb ausblenden → Blendet den Vertriebs-Mitarbeiter aus
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Bearbeiter Telefon im Dokument → Telefonnummer des Bearbeiter wird dargestellt, einzustellen in der Stammdaten-Adresse des Benutzers
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Bearbeiter E-Mail im Dokument → E-Mail des Bearbeiter wird dargestellt, einzustellen in der Stammdaten-Adresse des Benutzers
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Dokumente Beschriftung Bearbeiter → Die Bezeichnung "Bearbeiter" kann hier umgeschrieben werden
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Dokumente Beschriftung Vertrieb → Die Bezeichnung "Vertrieb" kann hier umbenannt werden
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Projekt in Dokument → Die Projekt-Kennung wird dargestellt (AN, AB, RE, LS, GS, BE)
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Beschriftung Internetnummer → Die Bestellnummer aus dem Shop (Internetnummer) wird dargestellt
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Dokumente Beschriftung Internetnummer → Die Bezeichnung "Internetnummer" kann hier umbenannt werden
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Beschriftung Kundennummer → Die Bezeichnung "Kundennummer" kann hier umbenannt werden
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Dokumente Beschriftung Bestellnummer → Die Bezeichnung "Bestellnummer" kann hier umbenannt werden
Um alternativ Infoboxen bei Belegen selbst einzustellen, ist den Anweisungen aus Belege Infoboxen zu folgen.
Der Betreff setzt sich aus der Belegart & Belegnummer zusammen. Folgende Einstellung kann vorgenommen werden:
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Beschriftung Abweichend "..." → Es kann eine alternative Beschriftung für den Beleg angegeben werden, welche direkt in den Beleg-Details auszuwählen ist. Dies ist möglich für AN, AB, LS, RE, GS, BE und die Proformarechnung
Die Artikeltabelle wird befüllt durch die Belege-Positionen. Folgende Einstellungen können für die Artikeltabelle unter Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → System vorgenommen werden:
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Positionen mit Freifelder → Name und Inhalt des Freifelds wird unterhalb der Artikelbeschreibung dargestellt. Freifelder müssen davor in den Grundeinstellungen aktiviert sein
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Positionen mit EAN → EAN Nummer wird dargestellt unterhalb der Artikelbeschreibung
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Positionen mit Zolltarifnummer → Zolltarifnummer wird immer unterhalb der Artikelbeschreibung dargestellt. Bei inaktiver Option nur in Export-Rechnungen
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Herkunftsland immer ausblenden → Herkunftsland wird ausgeblendet, auch bei Export-Rechnungen
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Positionen mit MHD → MHDs werden auf RE und LS unterhalb der Artikelbeschreibung dargestellt, wenn der richtige Logistikprozess im Projekt eingestellt ist (Scannen im Versandzentrum / FIFO).
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Positionen mit Charge → Chargen werden auf RE und LS unterhalb der Artikelbeschreibung dargestellt, wenn der richtige Logistikprozess im Projekt eingestellt ist (Scannen im Versandzentrum / FIFO)
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Positionen mit Seriennummern → Seriennummern werden auf RE und LS unterhalb der Artikelbeschreibung dargestellt
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Herstellernummer im Dokument → Herstellernummer wird unterhalb der Artikelbeschreibung dargestellt
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Abmessung im Dokument → Höhe, Breite, Länge wird unterhalb der Artikelbeschreibung dargestellt
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Artikel Einheit im PDF → Einheit-Spalte wird auf dem Beleg eingeblendet. Weiterführende Info: Einheiten pflegen
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Lieferdatum in KW → Setzt den Haken für Kalenderwoche (KW) als Lieferdatum anzeigen in den Beleg-Positionen auf aktiv
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Artikelbild in "..." anzeigen → Zeigt das Artikelbild unterhalb der Artikelnummer an. Mögliche Belege: AN, AB, LS, RE, GS, BE
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Bestellung ohne Preise → Zeigt keine EK-Preise in den Bestellungen an
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Bestellung mit Artikeltext → Zeigt die Artikelbeschreibung in Bestellungen an
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Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte → Zeigt die "normale" Artikelnummer in der Artikelnummer-Spalte an und nicht die Bestellnummer aus dem hinterlegten EK-Preis
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Bestellung Lange Artikelnummern → Die Artikelnummer in Bestellungen schreibt auch in die Artikel-Spalte daneben. Der Inhalt der Artikelspalte (Name, Artikelbeschreibung, etc.) rutscht dafür eine Zeile nach unten, um Platz für die lange Artikelnummer zu schaffen
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Staffelpreise bei Positionen anzeigen → Im Angebot werden Staffelpreise untereinander aufgelistet unterhalb der Artikelbeschreibung angezeigt
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Unterstücklisten im Auftrag auflösen → Löst auch Unterstücklisten im Auftrag auf und nicht nur die 1. Ebene. Voraussetzung: Im Projekt ist eingestellt, dass Stücklisten generell im Auftrag aufgelöst werden
Für die Artikeltabelle können weitere Angaben unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer/Währung eingepflegt werden. Folgende Einstellungen sind möglich:
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Steuerspalte ausblenden → Steuerspalte wird komplett ausgeblendet. Vorraussetzung: Es gibt nur einen Steuersatz im Beleg
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Immer Netto / Brutto Rechnungen → Positionen werden immer Netto / Brutto für den Einzelpreis angezeigt (weitere Einstellungen im Projekt und Adresse)
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Belege mit 4 Nachkommastellen → 4 Nachkommastellen in den Beträgen statt 2
Für die Artikeltabelle können weitere Angaben unter Stammdaten → Projekte → Projekt auswählen → Einstellungen → Steuer/Währung eingepflegt werden. Folgende Einstellungen sind möglich:
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Anzeige Steuer auf Belege → Positionen werden immer Netto / Brutto für den Einzelpreis angezeigt (weitere Einstellungen in Grundeinstellungen und Adresse)
Für die Artikeltabelle können weitere Angaben unter Stammdaten → Projekte → Projekt auswählen → Einstellungen → Logistik/Versand eingepflegt werden. Folgende Einstellungen sind möglich:
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Lagerplatz auf Lieferschein ausblenden → Blendet den Lagerplatz als Vorschlag aus
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Kommissionierlauf gruppieren nach Lieferscheine → Die Tabelle des Kommissionierliste im ausgewählten Kommissionierlauf wird auf die unterschiedlichen Lieferscheine aufgeteilt. Gibt es also Lieferscheine mit demselben Artikel, wird dieser Artikel aufgeteilt in einzelne Zeilen und nicht kumuliert in einer Zeile dargestellt
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Sortierung Kommissionierschein → Sortiert den Kommissionierschein nach Lieferscheinpositionen / Lagerplatz Reihen
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Automatisch Stücklisten auflösen / explodieren → Löst beim Einfügen einer JIT-Stückliste diese komplett im Auftrag in die Unterartikel auf
Textvorlage nach der Artikeltabelle
Der Text nach der Artikeltabelle wird in den Textvorlagen pro Belegart hinterlegt & zusätzlich im Freitext jedes einzelnen Belegs.
Weiterführende Info zu Textvorlagen: Textvorlagen einrichten
Es besteht die Möglichkeit nummerierte Unterpunkte in den Positionen darzustellen. Dies ist vor allem bei verschiedenen Produktgruppen oder einer Stückliste hilfreich, um die einzelnen Produkte zuordnen zu können.
Um eine Produktgruppe im Dokument festzulegen, ist im entsprechenden Dokument unter Positionen ganz unten auf "Spezialfeld einfügen" zu klicken:
Danach können die Artikel hinzugefügt werden. In unserem Beispiel werden 2 Stücklisten voneinander abgegrenzt:
Auf den Dokumenten erscheinen die Gruppen nun mit Unternummern:
In den Briefkopf-Einstellungen gibt es auch die Optionen "Subpositionen in Stücklisten" und "Stücklisten einrücken"
Dadurch werden die Stücklisten auf dem Beleg mit Einrückung dargestellt. Beginnend mit der Version 18.3 ist diese Option auch für Unterstücklisten - und damit 2-stufig - möglich:
Sollte diese Darstellung auch im Auftrag gewünscht werden (normalerweise "explodieren" Unterstücklisten nur in Produktionen), muss unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System: Einstellungen Artikel, Optionen (und dort sehr weit unten) die Option "Unterstücklisten im Auftrag auflösen:" gesetzt werden:
Folgende Fehlermeldungen können beim Aufruf eines PDF-Belegs u.a. auftreten:
„FPDF error: Unable to find pointer to xref table”
„FPDF error: Unable to find xref table - Maybe a Problem with auto_detect_line_endings”
"Unexpected server response (500) while retrieving PDF"
Generell deuten diese Fehler auf eine der folgenden Gründe hin:
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PDF Anzeigefehler: Die PDF-Klasse kann die PDF-Datei nicht vollständig lesen/anzeigen. Das PDF wurde nicht im Standard erzeugt. Nicht jedes PDF Format wird von xentral unterstützt.
→ Oft reicht es schon aus, wenn du PDF Datei öffnest (z.B. in der Vorschau) und nochmals als PDF exportierst. Normalerweise klappt es bei Export als PDF aus Word heraus oder Export als PDF aus der Apple Vorschau heraus. Gute Erfahrungen haben wir außerdem mit dem Format PDF/A-1a:2005 gemacht. Es handelt sich hierbei um die Datei aus Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Einstellungen >Tab Briefkopf > Bereich Hintergrund.
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Briefpapiereinstellung Projekt: Gegebenenfalls wurde im Projekt der Haken für ein eigenständiges Briefpapier gesetzt, ohne dass selbiges tatsächlich hochgeladen wurde.
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die Datei für den Upload war zu groß
→ Wähle eine kleinere Datei aus
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Briefpapiereinstellungen Briefkopf: Seite 2 Haken ist angehakt und es wurde kein PDF für Seite 2 hinterlegt.
-
eine im PDF verwendete Schriftart ist dem System unbekannt oder ist inkompatibel
→ Lösche unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Briefkopf vorübergehend den Eintrag im Feld "Schriftart" oder verwende eine der angegebenen Standard-Schriftarten