Wichtig
Alle in dieser Anleitung beschriebenen Felder sind optional, soweit sie nicht spezifisch als obligatorisch gekennzeichnet sind. Wir empfehlen jedoch, alle für dich relevanten Felder bestmöglich auszufüllen, da viele Felder auch im Kontext anderer Funktionalitäten angewendet werden. Dies erleichtert dir die Arbeit im Nachgang.
Du kannst Aufträge in Xentral auf folgende Arten anlegen:
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Per CSV-Import oder durch Import aus deinen Onlineshops (weitere Informationen zu den Auftragsimport-Optionen findest du hier. Die Auftragsfelder werden automatisch mit den importierten Informationen gefüllt.
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Über die Kundenstammdaten (Stammdaten > Adressen > Kundenstammdatensatz öffnen). Klicke dort im Bereich Neu Anlegen auf Auftrag. Dadurch wird das Auftragsformular geöffnet und automatisch mit den Kundeninformationen gefüllt.
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Durch manuelles Anlegen über Verkauf > Auftrag > +NEU.
Wenn du einen Auftrag in Xentral anlegst statt ihn zu importieren wird der Auftrag immer im Entwurfsmodus angelegt. So kannst du ihn leicht anpassen oder löschen. Um einen Auftrag verarbeiten zu können, musst du ihn freigeben. Durch die Freigabe erhält der Auftrag erst eine Auftragsnummer aus dem zentralen Nummernkreis und du kannst ihn nun nicht mehr löschen, sondern nur noch stornieren.
Anmerkung
Das Feld Status im Bereich Allgemein wird automatisch mit dem aktuellen Status des Auftrags gefüllt. Du kannst diesen Status nicht manuell ändern.
Zum Hinzufügen oder Pflegen der allgemeinen Auftragsinformationen gehst du wie folgt vor:
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Ist das Feld Kunde nicht bereits mit Kundendaten gefüllt, wähle den gewünschten Kunden und klicke auf übernehmen (obligatorisch). Dadurch wird der Bereich Stammdaten mit den vorhandenen Kundenstammdaten gefüllt.
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Setze ein Häkchen bei an Lieferanten, wenn der Auftrag für einen Lieferanten ist. In diesem Fall wird das Feld Kunde zum Feld Lieferant.
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Wähle das passende Projekt im Feld Projekt. Weitere Informationen zum Thema Projekte findest du im Artikel Projekte.
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Gib gegebenenfalls einen numerischen Aktionscode in das Feld Aktionscode ein. Dieser Code kann für Analysezwecke verwendet werden, z.B. in welchen Aufträgen oder wie oft ein bestimmter Code angewendet wurde.
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Wurde ein Auftrag aus einem Online-Shop importiert, enthält das Feld Internetdie Auftrags-ID aus deinem Online-Shop. Alternativ kannst du diese ID aus deinem Online-Shop auch manuell nachträglich eingeben.
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Wurde der Auftrag aus einem Angebot heraus erstellt, wird die Angebotsnummer automatisch übernommen. Ist dies nicht der Fall und möchtest du den Auftrag mit einem Angebot verknüpfen, gib die Angebotsnummer manuell ein.
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Bei Kunden, für die eine abweichende Debitorennummer existiert, kann du diese in das Feld Abw. Debitorennummer eintragen. Diese Nummer ist besonders dann relevant, wenn du die App Sammeldebitoren verwendest.
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Hat dein Kunde analog eine Bestellung zu diesem Auftrag bei sich angelegt, gib diese Nummer, sollte sie dir bekannt sein, in das Feld Ihre Bestellnummer/Kommission ein.
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Bei Bedarf kannst du eine eigene kurze Kennung im Feld Interne Bezeichnung hinzufügen. Diese Kennung wird in der Auftragsübersicht in der Spalte Kunde unter dem Kundennamen angezeigt.
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Das Feld Auftragsdatum wird automatisch mit dem Anlagedatum des Auftrags gefüllt. Du kannst das Auftragsdatum manuell ändern. Klicke dazu auf das Datum und wähle das gewünschte Datum aus dem Kalender. Wähle im per-Drop-down den Kanal aus, über den du den Auftrag angenommen hast, z.B. Internet, E-Mai, Telefon, etc.
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Möchte der Kunde die Lieferung zu einem bestimmten Termin erhalten, wähle das entsprechende Datum im Feld Wunsch Liefertermin.
Anmerkung
Du kannst auch die Variable {LIEFERDATUMKW} verwenden, um die Kalenderwoche in deinen Belegen anzuzeigen.
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Wähle bei Bedarf das Datum, an dem der Auftrag an das Lager übertragen werden sollen, im Feld Auslieferung Lager aus. Auf diese Weise kannst du Vorlaufzeiten für die Verarbeitung des Auftrags im Lager und Versand mit einberechnen.
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Soll der Artikel im Lager für deinen Kunden reserviert werden, wähle im Feld Reservierungs Datum das Datum aus, an dem die Reservierung erfolgen soll.
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Nur relevant, wenn du die App Kommissions-/Konsignationslager verwendest: Das Feld Kommissions-/Konsignationslager wird automatisch mit dem passenden Lager gefüllt, wenn ein solches in den Kundenstammdaten hinterlegt wurde. Alternativ kannst du über die Lupe nach dem passenden Lager suchen.
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Das System setzt automatisch ein Häkchen bei Schreibschutz, sobald eine Rechnung für diesen Auftrag erstellt order archiviert wurde. Du kannst hier auch manuell ein Häkchen setzen, wenn du den Schreibschutz aus irgendeinem Grund setzten möchtest.
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Wenn du ein Häkchen bei Proformarechnung setzt, wird der Auftrag als Pro-forma-Rechnung umdeklariert. Mit einem Klick auf Speichern zeigt die Titelzeile nicht mehr das Wort Auftrag an sondern Proformarechnung. Außerdem wird die Auftragsbestätigung so zur Pro-forma-Rechnung.
Anmerkung
Diese Option stellt keine Pro-forma-Rechnung im rechtlichen Sinne dar. Solche Rechnungen erstellst du unter Buchhaltung > Proformarechnung.
Tipp
Du kannst dieses Kontrollkästchen jedoch auch entsprechend deiner Anforderungen umbenennen unter Grundeinstellungen > Reiter Einstellungen > untergeordneter Reiter System > Feld Beschriftung Abweichend Auftrag.
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Gib zusätzlichen Text, den du in der Auftragsbestätigung angezeigt haben möchtest, in den Freitext-Editor ein. Im Allgemeinen definierst du jedoch den Standardtext deiner Belege unter Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Einstellungen > Untergeordneter Reiter Textvorlagen.
Soll der Auftrag an eine abweichende Lieferadresse versendet werden, setze im Bereich Abweichende Lieferadresse ein Häkchen bei Abweichende Lieferadresse. Du kannst dann zwischen den folgenden Optionen wählen:
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Gib manuell eine abweichende Lieferadresse ein.
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Klicke auf Lieferadresse. Scrolle runter bis zur Tabelle mit alternativen Lieferadressen aus dem Reiter Lieferadressen in den Kundenstammdaten. Wähle die gewünschte Adresse mit einem Klick auf
in der Spalte Menü aus.
Alternativ kannst du eine neue Lieferadresse eingeben und auf Lieferadresse speichern klicken. Scrolle dann runter zur Tabelle und wähle die Adresse durch Klicken auf
Anmerkung
Alle abweichenden Lieferadressen, die du hier anlegst, werden auch in den Kundenstammdaten im Reiter Lieferadressen gespeichert.
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Klicke auf Ansprechpartner. Scrolle runter bis zur Tabelle mit Ansprechpartnern aus dem Reiter Ansprechpartner in den Kundenstammdaten. Wähle die gewünschte Adresse mit einem Klick auf
Alternativ kannst du einen neuen Ansprechpartner eingeben und auf Ansprechpartner speichern klicken. Scrolle dann runter zur Tabelle und wähle die Adresse durch Klicken auf
Anmerkung
Alle abweichenden Ansprechpartner, die du hier anlegst, werden auch in den Kundenstammdaten im Reiter Ansprechpart. gespeichert.
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Klicke auf aus Stammdaten. Scrolle runter bis zur Tabelle mit allen in Xentral erfassten Kunden. Wähle die gewünschte Adresse mit einem Klick auf
Alternativ kannst du einen neuen Ansprechpartner eingeben und auf Ansprechpartner speichern klicken. Scrolle dann runter zur Tabelle und wähle die Adresse durch Klicken auf
Der Bereich Stammdaten des Auftrags wird automatisch mit den Kundenstammdaten gefüllt. Du kannst fehlende Informationen hinzufügen oder vorhandene Informationen bearbeiten.
Anmerkung
Die Informationen, die du hier eingibst oder änderst, gelten nur für diesen spezifischen Auftrag. Die neuen oder geänderten Daten werden nicht in die Kundenstammdaten übernommen.
Du kannst einen bestehenden Ansprechpartner auf Seiten des Kunden hinzufügen oder einen neuen Ansprechpartner anlegen, indem du auf Ansprechpartner klickst. Das Formular Ansprechpartner einfügen wird angezeigt. Dieses Formular ist mit dem Reiter Ansprechpart. in den Kundenstammdaten verknüpft. Das heißt, dass alle Ansprechpartner, die hier angelegt werden, dem Reiter Ansprechpart. hinzugefügt werden. Wenn du hier Daten änderst oder löscht, werden die Änderungen in dem Reiter übernommen.
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Um dem Auftrag einen bestehenden Ansprechpartner hinzuzufügen, scrolle im Formular Ansprechpartner einfügen runter bis zur Tabelle mit bestehenden Ansprechpartnern. Wähle den gewünschten Ansprechpartner aus, indem du auf
klickst. Der gewählte Ansprechpartner wird im Feld Ansprechpartner des Auftrags angezeigt.
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Wenn du einen neuen Ansprechpartner anlegen möchtest, gib die entsprechenden Informationen in die passenden Felder ein und klicke auf Ansprechpartner speichern. Scrolle runter im Formular und dein neuer Ansprechpartner wird in der Tabelle angezeigt. Du kannst diesen Ansprechpartner nun wie oben beschrieben dem Auftrag hinzufügen. Ansprechpartner, die du auf diese Weise anlegst, werden den Kundenstammdaten im Reiter Ansprechpart. hinzugefügt.
Das Feld Info für Angebots- und Auftragserfassung neben dem Bereich Stammdaten wird automatisch mit den Informationen des Feldes Info für Auftragserfassung der Kundenstammdaten gefüllt.
Wenn du deine Versand- und Zahlungsinformationen bereits bei Auftragsanlage hinzufügst und pflegst, macht es dies dem Lager einfacher, die Versandbedingungen zu identifizieren und bietet Unterstützung bei Erstellung einer korrekten Rechnung. Du kannst diese Informationen auch später im Verkaufsprozess pflegen. Wir empfehlen jedoch, diese Informationen direkt zu Beginn einzugeben, da der Auftrag die Basis für den Versand und die Rechnungsstellung ist.
Gehe wie folgt vor, um Zahlungsinformationen hinzuzufügen und zu pflegen:
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Scrolle im Auftrag hinunter bis zum Bereich Auftrag.
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Die Zahlungsweise ist automatisch vorausgewählt auf Basis der gewählten Zahlungsweise im Zahlungsweise-Drop-down der Kundenstammdaten. Möchtest du für deinen Auftrag eine andere Zahlungsweise verwenden, wähle die gewünschte Zahlungsweise aus dem Zahlungsweise-Drop-down im Auftrag. Ist die Zahlungsweise eine Vorauszahlung, setze ein Häkchen bei manuell Zahlungsfreigabe erteilen, damit das entsprechende Symbol der Auftragsampel automatisch auf grün gestellt und der Schritt als abgeschlossen markiert wird. Dies ist besonders wichtig für den Auto-Versand.
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Die Versandart ist automatisch vorausgewählt auf Basis der gewählten Zahlungsweise im Versandart-Drop-down der Kundenstammdaten, wenn der Auftrag manuell angelegt wird. Möchtest du für deinen Auftrag eine andere Versandart verwenden, wähle die gewünschte Versandart aus dem Versandart-Drop-down im Auftrag.
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Im Feld Lieferbedingung kannst du eine Lieferbedingung auswählen. Lieferbedingungen kannst du unter App Center > Lager und Logistik > Lieferbedingungen definieren.
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Die Felder Vertrieb und Bearbeiter werden automatisch vom System gefüllt. Ist im Feld Vertrieb in den Kundenstammdaten ein Mitarbeiter ausgewählt, wird dieser Mitarbeiter in das Feld Vertrieb im Auftrag übernommen. Ist in den Kundenstammdaten kein Mitarbeiter ausgewählt, enthält das Feld Vertrieb den Mitarbeiter, der den Auftrag angelegt hat. Das Feld Bearbeiter enthält automatisch den Mitarbeiter, der den Auftrag angelegt hat. Möchtest du den Vertrieb oder Bearbeiter ändern, klicke auf
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Setze ein Häkchen bei Portoprüfung ausschließen, um das Portoprüfungssymbol der Auftragsampel auf grün zu stellen, wenn die Portoprüfung im ausgewählten Projekt aktiviert ist.
Anmerkung
Das Portoprüfungssymbol wird auch auf grün gestellt, wenn dem Auftrag ein Portoartikel hinzugefügt wird.
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Setze ein Häkchen bei Artikeltexte ausblenden, wenn die Artikeltexte nicht auf den Belegen angezeigt werden sollen.
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Setze ein Häkchen bei Kein Briefpapier und Logo, wenn dein Briefpapier, das du im PDF-Format in den Grundeinstellungen hochgeladen hast, nicht verwendet werden soll.
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Gib, wenn erforderlich, die Global Location Nummer deines Kunden in das Feld GLN im Bereich Sonstiges rechts ein.
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Der Bereich Rechnung enthält die Zahlungsbedingungen für den Auftrag. Die Zahlungsbedingungen werden automatisch mit den in den Kundenstammdaten erfassten Zahlungsbedingungen gefüllt. Du kannst die Zahlungsbedingungen manuell ändern. Wenn du das Zahlungsziel ändern möchtest, gib die gewünschte Anzahl an Tagen in das Feld Zahlungsziel (in Tagen) ein. Wenn du Skonto bei vorzeitiger Zahlung gibst, gib die entsprechende Anzahl an Tagen für den Skontoabzug in das Feld Zahlungsziel Skonto (in Tagen) ein.
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Gib den Skontorabatt in das Feld Skonto im Bereich Skonto (nur bei Rechnung und Lastschrift) ein.
Gehe wie folgt vor, um die Versandinformationen zu pflegen:
Die Kontrollkästchen im Bereich Versandzentrum Optionen des Auftrags sind auf Basis der Projekteinstellungen des gewählten Projekts aus- oder abgewählt. Du kannst die vordefinierten Einstellungen in diesem Bereich manuell ändern:
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Setze ein Häkchen bei Für den Auto-Versand freigeben, damit das Auftragsampel-Symbol für den Auto-Versand automatisch auf grün gesetzt wird.
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Setze ein Häkchen bei Fast-Lane, um diesen Auftrag als Fast-Lane zu markieren und ihn somit zu priorisieren. Du kannst die Filter in den Reitern Übersicht, Versandübergabe und Offene Positionen unter Verkauf > Auftrag sowie die Filteroptionen unter Lager&Logistik > Versandzentrum verwenden, um nach priorisierten Aufträgen zu suchen. So findest du schnell die Aufträge, die vorrangig verarbeitet werden sollen.
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Im Feld Belege im Auto-Versand erstellen definierst du, welche Belege im Auto-Versand erstellt werden. Wähle aus den folgenden Optionen:
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Rechnung und Lieferschein erstellen
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nur Lieferschein erstellen
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nur Rechnung erstellen
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Setze ein Häkchen bei Lieferung trotz Liefersperre, wenn der Auftrag trotz Liefersperre des Kunden ausgeliefert werden soll. Dies wäre z.B. bei garantierten Lieferungen der Fall. Ist diese Option nicht gewählt und es besteht eine Liefersperre für den Kunden, kann der Auftrag nicht ausgeführt werden.
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Setze ein Häkchen bei Keine Stornomail wenn der Kunde bei Stornierung seines Auftrags keine entsprechende E-Mail erhalten soll. Ist hier kein Häkchen gesetzt, bekommt er dazu eine E-Mail.
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Setze ein Häkchen bei Keine Trackingmail, wenn der Kunde keine Trackingmail bekommen soll, d.h. Bestätigung des Versands inklusive Nachverfolgungsnummer vom Versanddienstleister. Ist hier kein Häkchen gesetzt, erhält der Kunde eine Trackingmail zu seiner Sendung.
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Setze ein Häkchen bei Keine Zahlungseingangsmail, wenn der Kunde keine Benachrichtigung über den Eingang seiner Zahlung erhalten soll. Ist hier kein Häkchen gesetzt, erhält er eine E-Mai, sobald seine Zahlung erfasst ist.
Die Umsatzsteuerinformationen sowie die Währungs- und Spracheinstellungen werden automatisch mit den Informationen des Kundenstammdatensatzes gefüllt. Du kannst diese jedoch manuell im Auftrag ändern.
Um die Umsatzsteuerinformationen zu pflegen gehst du wie folgt vor:
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Handelt es sich bei deinem Kunden um einen Geschäftskunden (B2B), sollte das Feld UST ID im Bereich UST-Prüfung die Umsatzsteuer-ID deines Kunden enthalten. Ist in den Kundenstammdaten keine Umsatzsteuer-ID deines Kunden hinterlegt, kannst du diese hier eingeben.
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Das Feld Besteuerung enthält die Art der Besteuerung, die für den Auftrag gilt. Wenn die vordefinierte Besteuerung ändern möchtest, wähle die passende Besteuerung aus dem Drop-down:
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Inland
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EU-Lieferung/Lieferschwelle
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Export
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Steuerfrei Inland
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Setze ein Häkchen bei ohne Hinweis bei EU oder Export, um den Standardtext für EU- oder Export-Lieferscheine auszublenden. Dies ist der Text, der in Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Einstellungen > Untergeordneter Reiter Textvorlagen > Texteditoren EU-Lieferung Vermerk/Export-Lieferung Vermerk hinterlegt ist. Bei Bedarf kannst du kundenspezifische Texte über die Freitext- und Kopftext-Editoren zum Auftrag hinzufügen.
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Setze ein Häkchen bei UST-ID geprüft, um das Umsatzsteuerprüfungssymbol der Auftragsampel auf grün zu setzen. Dieses Kontrollkästchen enthält automatisch ein Häkchen, wenn du Inland als Besteuerung ausgewählt hast.
Anmerkung
Das Häkchen bei diesem Kontrollkästchen kann automatisch für Aufträge gesetzt werden, die aus Online-Shops importiert werden.
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Im Feld Anzeige Steuer im Bereich Einstellung kannst du auswählen, ob die Umsatzsteuer angezeigt wird oder nicht. Dir stehen folgende Optionen zur Auswahl:
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automatisch (Daten werden primär aus den Kundenstammdaten gezogen, sekundär aus den Projekteinstellungen und zuletzt aus den Grundeinstellungen.)
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netto
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brutto
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Deine Sprach- und Währungseinstellungen pflegst du im Bereich Einstellung:
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Wähle die Währung für diesen Auftrag aus dem Währung-Drop-down.
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Wähle die Sprache der Belege zu diesem Auftrag aus dem Sprache-Drop-down. Aktuell ist die Auswahl der Sprache auf einige wenige Sprachen beschränkt.
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Hast du eine ausländische Währung ausgewählt, kannst du den Wechselkurs in das Feld Wechselkurs eingeben.
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Möchtest du deinen Auftrag mit einer bestimmten Kostenstelle verknüpfen, wähle die entspreche Kostenstelle im Feld Kostenstelle.
Gehe wie folgt vor, um deinem Auftrag Artikel hinzuzufügen:
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Öffne den untergeordneten Reiter Positionen in deinem Auftrag.
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Du kannst deinem Auftrag Artikel auf zwei Arten hinzufügen:
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Gib den Artikel oder die Artikelnummer, die dem Auftrag hinzugefügt werden soll, in das Feld Artikel ein. Die Felder Nummer, Menge, Preis und Währung werden automatisch durch das System gefüllt. Wurde ein Artikel mehr als einmal bestellt, kannst du die Menge anpassen. Ebenso kannst du den Preis ändern.
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Klicke auf Artikel manuell suchen/neu anlegen unter der Artikeltabelle. Es wird ein Formular angezeigt. Hier kannst du nach Artikelinformationen suchen oder einen neuen Artikel anlegen.
Anmerkung
Artikel, die nicht vorrätig sind, werden rot in der Auswahlliste angezeigt.
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Sind alle Informationen korrekt, klicke auf einfügen in der Artikeltabellenzeile.
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Wiederhole die Schritte für alle Artikel, die du dem Auftrag hinzufügen willst.
Die ausgewählten Artikel werden dem Auftrag hinzugefügt.
Du kannst die angezeigte Reihenfolge der Artikel in der Auftragsbestätigung ändern, indem du auf und
in der Spalte Menü klickst. Alternativ kannst du die Drag&Drop-Funktionalität verwenden (
).
Du kannst die Artikel mit einem Klick auf in der Spalte Menü bearbeiten. Alternativ kannst du direkt auf den Wert klicken, den du ändern möchtest, z.B. auf Artikelpreis, Währung oder Lieferdatum, und diesen dann ändern.
Sobald du den Auftrag komplettiert hast, das heißt alle relevanten Kunden-, Versand- und Zahlungsinformationen eingegeben und Artikel hinzugefügt hast, kannst du den Auftrag verarbeiten. Alle Verarbeitungsoptionen sind im Artikel Aufträge verarbeiten beschrieben.
Gibt es Artikelkombinationen, die bei dir häufig gemeinsam verkauft werden, kannst du eine Vorlage erstellen. Über diese Vorlage kannst du diese Artikel und Einstellungen (Spezialfelder) in einem Schritt zu einem Auftrag hinzufügen - und musst du diese nicht immer wieder einzeln hinzufügen.
Um eine Belegvorlage hinzuzufügen oder zu erstellen, klicke auf Belegevorlagen unter der Artikeltabelle im untergeordneten Reiter Positionen. Das Formular Belege Vorlagen wird angezeigt.
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Du kannst eine bestehende Belegvorlage zu deinem Auftrag hinzufügen, indem du auf
in der Spalte Menü der entsprechenden Belegvorlage klickst. Die Artikel und Spezialfelder der Vorlage werden deinem Auftrag in derselben Reihenfolge hinzugefügt, wie sie in der Vorlage vorhanden sind.
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Erstelle eine Belegvorlage auf Basis der Artikel in deinem aktuellen Auftrag durch Auswahl der Option als Vorlage anlegen und gib einen Namen für deine Vorlage in das entsprechende Feld ein. Klicke auf Speichern, um die neue Vorlage zu speichern.
Weitere Information zu Belegvorlagen findest du hier.
Möchtest du die Lieferung deines Auftrags splitten, z.B. weil ein Teil der Artikel nicht auf Lager ist, andere Artikel aber sofort verschickt werden müssen, stehen dir dafür zwei Optionen zur Verfügung:
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Wähle die Artikel aus, die du direkt versenden möchtest, indem du die entsprechenden Kontrollkästchen in der Spalte Pos. auswählst. Wähle dann die Option als Lieferschein weiterführen aus dem Drop-down links unter der Tabelle. Daraufhin wird ein Lieferschein für die ausgewählten Artikel erstellt und die Lieferung gesplittet.
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Klicke auf Versandsplitting. Gib die notwendigen Informationen in das nun angezeigte Formular ein und klicke auf Versandartikelbetrag ändern.
Du kannst einen Rabatt in Prozent auf alle Artikel deines Auftrags anwenden, z.B. wenn du im Schlussverkauf einen Extrarabatt anbietest.
Klicke auf Rabatt in % auf alle Positionen, um einen Rabatt auf alle Artikel anzuwenden. Gib den gewünschten Rabatt in Prozent in den angezeigten Dialog ein und klicke auf OK. Der Rabatt wird in der Spalte Rabatt angezeigt.
Du kannst vorhandene Gutscheine auf einen Auftrag anwenden. Gutscheine kannst du in der App Gutscheine erfassen.
Gehe wie folgt vor, um einen Gutschein auf den Auftrag anzuwenden:
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Klicke auf Gutschein. Das Formular Gutschein wird angezeigt.
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Wähle den Gutschein, den du anwenden möchtest, indem auf auf
Der Gutschein wird auf den Auftrag angewendet und als Negativposition in der Artikelliste angezeigt. Ist der Gutscheinwert höher als der Gesamtwert des Auftrags, wird der ganze Auftrag damit ausgeglichen. Deckt der Gutscheinwert nur einen Teil des Auftragswerts, wird der restliche Betrag später fakturiert.
Die grundlegende Struktur deiner Auftragsbestätigung, d.h. der Text in der Auftragsbestätigung über der Artikelliste, wird unter Administration > System > Grundeinstellungen > Reiter Einstellungen > Untergeordneter Reiter Textvorlagen > Auftrag Text vor Artikeltabelle-Editor definiert. Dies ist der Standardtext, der in all deinen Auftragsbestätigungen verwendet wird. Xentral bietet dir jedoch die Möglichkeit, zusätzlichen Text hinzuzufügen oder Spezialfelder zu nutzen, um die Artikelliste in deiner Auftragsbestätigung anzupassen.
Gehe wie folgt vor, um zusätzlichen Text zu deinem Standardtext aus den Grundeinstellungen hinzuzufügen:
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Gib zusätzlichen Text, den du vor der Artikelliste in der Auftragsbestätigung einfügen möchtest, in den Kopftext-Editor ein. Dieser Text wird dann zwischen dem Text aus den Grundeinstellungen und der Artikelliste eingefügt.
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Gib zusätzlichen Text, den du direkt nach der Artikelliste in der Auftragsbestätigung einfügen möchtest, in den Freitext-Editor ein.
Neben dem Hinzufügen von zusätzlichem Text kannst du auch noch das Layout der Artikelliste in der Auftragsbestätigung anpassen. Klicke dafür im untergeordneten Reiter Positionen auf Spezialfeld einfügen. Die Optionen sind identisch zu denen bei der Anlage von Angeboten. Mehr Informationen zur Anpassung deiner Artikelliste in der Auftragsbestätigung findest du hier.
Wenn du alle notwendigen Informationen erfasst und die gewünschten Artikel zum Auftrag hinzugefügt hast, kannst du dir eine Vorschau deiner Auftragsbestätigung anzeigen lassen. So kannst du den Auftrag final prüfen, bevor du ihn freigibst.
Die Auftragsvorschau kannst auf zwei Arten aufrufen:
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Navigiere zu Verkauf > Auftrag > Öffne den Auftrag > Reiter Details > Untergeordneter Reiter Vorschau. Die Auftragsbestätigung wird in Xentral angezeigt.
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Navigiere zu Verkauf > Auftrag > Öffne den Auftrag und wähle die Option PDF öffnen aus dem Aktion-Drop-down. Die Auftragsbestätigung wird im PDF-Format heruntergeladen und in einem neuen Fenster geöffnet.
Navigiere zu Verkauf > Auftrag > Öffne den Auftrag > Reiter Details > Untergeordneter Reiter Protokoll und prüfe die Protokolldatei zu deinem Auftrag.
Die Protokolldatei enthält alle relevanten Informationen zum Auftrag sowie die erfassten Aktionen. Du findest hier auch eine Übersicht der zum Auftrag erstellten Dokumente und kannst diese öffnen. Du findest außerdem Informationen zu Zahlungen, Rücksendungen und zum Fortschritt des Auftrags.
Navigiere zu Verkauf > Auftrag > Auftrag öffnen > Reiter Dateien, um Dateien zu deinem Auftrag hinzuzufügen.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Datei hinzuzufügen:
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Klicke auf neue Datei anlegen unter der Reiterübersicht.
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Verschiebe deine Datei per Drag&Drop in den Bereich Dateien hier einfügen oder klicke auf Datei auswählen, um die entsprechende Datei auf deinem Computer auszuwählen.
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Gib eine eindeutige Bezeichnung deiner Datei in das Feld Titel ein.
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Gib eine Beschreibung deiner Datei in das Feld Beschreibung ein.
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Wähle ein Stichwort aus dem Stichwort-Drop-down aus. Folgende Optionen stehen dir hier zur Verfügung:
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Sonstige Datei
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Deckblatt
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Anhang
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Klicke auf Speichern.
Folgende Einstellungen müssen zuvor getätigt werden:
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Storno Mail im Logistikprozess (im Projekt) aktivieren (Haken setzen)
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Storno Geschäftsbrief-Vorlage prüfen (muss vorhanden sein, im Standard aber als Vorlage angelegt mit allgemeinem Text)
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Eine Standard E-Mail-Adresse zum Absenden der Dokumente muss vorhanden sein (Grundfunktionalität in den Grundeinstellungen → E-Mail)
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(Im Auftrag oder in der Kunden-Adresse kann die Storno-Benachrichtigung zusätzlich geblockt werden, hier die Haken überprüfen)
Für den Liefertermin (im Auftrag) gibt es folgende Optionen:
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Wunschliefertermin → Trage den Wunschliefertermin für den Kunden in dieses Feld im Auftrag ein. Dieser kann auch als Variable auf das Briefpapier abgedruckt werden
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Auslieferung Lager → In dieses Feld trägst du den Tag ein, an dem die Ware bei dir aus dem Lager versendet werden muss, sodass dein Kunde die Ware rechtzeitig zu seinem Wunschliefertermin erhält
Tipp
Trage im Auftrag im Feld "Wunschliefertermin" den Tag ein und klicke auf "speichern". Dann wird der Auslieferungstermin im Feld "Auslieferung Lager" automatisch gesetzt. Dabei wird die Einstellung berücksichtigt, die im Projekt bei den Logistikeinstellungen eingetragen wurde: "Anzahl Differenz Tage Auslieferung" und "Anzahl zwischen Wunsch und ab Lager".
Die Nachnahmegebühr wird als "Porto Artikel" angelegt. Sobald du zwei Portoartikel im Auftrag einfügst, schaltet die Ampel um. Du musst also den normalen Versandartikel, z.B. "Versandkostenpauschale", und ein Nachnahme Artikel, z.B. "Nachnahmegebühr", einfügen. Zudem musst du beide Artikel im Artikel als "Portoartikel" kennzeichnen.
Wenn du den Portocheck oder den Nachnahme Check nicht benötigst, kannst du diesen auch für ein Projekt deaktivieren. Die Auftragsampel bleibt dann dauerhaft grün, auch wenn du keinen Portoartikel eingefügt hast.