In diesem Artikel wird erklärt, wie die Abbildung und Durchführung der Inventur in Xentral möglich ist und welche Spezialfunktionen Xentral hierfür bietet.
Eine Übersicht über alle dokumentierten Lager kann über Lager & Logistik → Lagerverwaltung → Inventur eingesehen werden. Mit einem Klick auf den Pfeil-Button in der Menü-Spalte erscheint nachfolgend im Untertab Inventur eine Übersicht über alle Artikel, die sich im ausgewählten Lager auf der ersten Lagerebene befinden. Dabei werden nur Stückzahlen größer Null dargestellt.
In dieser Inventurliste können nun die tatsächlich vorhandenen Stückzahlen in das Feld in der Spalte Inventur eingegeben werden. Die eingegebenen Werte werden automatisch gespeichert, verursachen jedoch noch keine Bestandsänderung. Es werden lediglich die Zwischenergebnisse in dieser Liste abgespeichert. Zwischenzeitliche Bestandsänderungen, aufgrund von Anlieferung oder Versand, werden hierbei in der Zwischenspeicherung nicht berücksichtigt. Daher ist es notwendig, den Betrieb für dieses Lager bis zum Abschluss der Inventur kurzzeitig auszusetzen. Änderungen können bei laufendem Betrieb eingetragen und wieder gespeichert werden.
Anmerkung
Eine Inventur kann nicht rückwirkend durchgeführt werden, sondern nur zum aktuellen Tagesdatum.
Im Tab Inventur können im Untertab Spezialfunktionen verschiedene Spezialfunktionen vorgenommen werden.
Mit einem Klick auf den zuerst erscheinenden Button Inventur für Lager jetzt aus Lagerbestand laden und anschließend einem Klick auf Ok im erscheinenden Feld werden weitere Spezialfunktionen sichtbar. Diese Spezialfunktionen sind verfügbar:
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Inventur aus Lagerbestand laden
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Inventur (komplett) zurücksetzen
Diese Spezialfunktion errechnet sich den aktuellen Soll-Lagerbestand für dieses Lager und kann verwendet werden, wenn nur wenige Änderungen zu erwarten sind bzw. vorgenommen werden müssen.
Diese Spezialfunktion bietet folgende Vorteile:
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kurze Inventurabstände
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sehr sauber gepflegte Lagerbestände
Dafür ist im Untertab Spezialfunktionen auf den Button Inventur jetzt aus Lagerbestand laden und im dann erscheinenden Feld auf Ok zu klicken.
Dadurch füllt xentral automatisch die Inventur-Spalte im Untertab Inventur mit dem aktuellen Lagerbestand.
Diese Spezialfunktion setzt alle gespeicherten Werte wieder zurück, d.h. sie löscht alle eingegebenen Werte. Sie kann in folgenden Fällen nützlich sein:
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Die Inventur soll komplett neu begonnen werden
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Der Zeitraum zwischen Beginn der Inventur und geplantem Abschluss ist zu groß geworden, es haben sich zu viele nachzutragende Änderungen ergeben
Um diese Funktion zu nutzen, ist im Untertab Spezialfunktionen auf den Button Inventur (komplett) zurücksetzen und anschließend auf Ok im dann erscheinenden Feld zu klicken.
Danach wird die gesamte Inventurspalte im Inventur-Untertab bereinigt.
Im Folgenden wird Schritt für Schritt erläutert, wie die Inventur in xentral durchzuführen ist.
Zunächst sind die Bestandsänderungen, die sich im Lager ergeben haben, einzugeben und zu speichern.
Dafür ist folgendermaßen vorzugehen:
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Die tatsächlichen Lagerbestände sind pro Regal zu zählen und in die Spalte Inventur im Untertab Inventur einzugeben
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Die farblichen Markierungen der einzelnen Artikel haben dabei unterschiedliche Bedeutungen:
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rot: Dieser Artikel wurde noch nicht gezählt, d.h. hier würde beim Abschließen der Inventur der aktuelle Bestand erhalten bleiben
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schwarz: Der Artikel wurde gezählt, dabei stimmt der Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand überein
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blau: Der Artikel wurde gezählt, dabei weicht aber der Ist-Bestand vom Soll-Bestand ab
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Nach der Eingabe der Bestandsänderung ist die Inventur abzuschließen und die aktuellen Lagerbestände zu buchen.
Dazu ist wie folgt vorzugehen:
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Es ist der Untertab Abschluss auszuwählen
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Danach ist auf den Button Hauptlager jetzt anpassen zu klicken
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Bei der dann erscheinende Meldung am oberen Rand ist auf Ok zu klicken, wodurch die Bestände mit dem Vermerk über Inventur und Datum angepasst werden
Anmerkung
Dieser Schritt nimmt Änderungen an den Lagerbeständen vor, die nicht mehr zurückzusetzen sind.
Nachdem der Vorgang des Inventurabschlusses, der im vorigen Punkt beschrieben wurde, abgeschlossen ist, können Dokumente zur Inventur erstellt werden. Nach Abschluss springt xentral automatisch in die Dokumentenerzeugung. Alternativ kann auch wie folgt vorgegangen werden:
Die Inventurdokumente werden für jedes einzelne Lager bei der Inventur automatisch erzeugt. Diese Dokumente sind unter Lager & Logistik > Inventur > Details > Inventur aufgelistet.
Ein neu erzeugtes Dokument ist im Status Bearbeitung, und noch nicht freigegeben. Das Dokument kann bei Bedarf gelöscht werden, die vorgenommene Bestandsänderung der Artikelbestände wird damit allerdings nicht rückgängig gemacht.
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Falls noch zusätzliche Informationen einzugeben sind, sind diese einzutragen und das Dokument anschließend über den Button Freigabe freizugeben
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Die Aktion Inventur abschließen speichert das Dokument dauerhaft und friert es ein
Hier wird ein Inventureintrag beispielhaft demonstriert.
Dazu ist folgender Pfad zu verwenden: Stammdaten > Artikel > Stift-Icon bei jeweiligem Artikel > Lager
In der Tabelle Lagerplatz Bewegungen sind die Buchungen, die durch die Inventur entstanden sind, einzusehen. Dieser Eintrag wird automatisch beim Lagerbestände anpassen im Tab Abschluss erzeugt, näheres dazu ist oben nachzulesen.
Wenn die Inventur ohne Preise im Beleg angezeigt werden soll, dann gibt es ab Version 19.3 eine zusätzliche Option dafür. Diese ist im Modul Inventur, welches über Lager & Logistik > Inventur zu finden ist, auszuwählen. Setze dazu einen Haken bei Preise ausblenden.
Wenn diese Option angehakt und auf den Button Speichern geklickt wurde, gestaltet sich das Inventurdokument, das im Untertab Vorschau eingesehen werden kann, folgendermaßen:
