Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges Handelsdokument, das vor allem im Export, internationalen Handel und bei Zollformalitäten eingesetzt wird. Anders als eine reguläre Rechnung stellt sie keine Zahlungsaufforderung dar, sondern dient als Nachweis über Warenwert, Lieferbedingungen, Transportangaben und Zollinformationen. Typische Einsatzbereiche sind die Zollabfertigung, Akkreditivbeantragung, Bankgeschäfte oder die Absicherung von Vorauszahlungen. Damit ist die Proformarechnung ein zentrales Dokument in der Exportabwicklung und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Liefer- und Verzollungsprozesse effizient zu steuern.
Damit eine Proformarechnung rechtssicher und praktikabel ist, enthält sie typischerweise Angaben zu Absender, Empfänger, Warenbeschreibung, Warenwert, Incoterms, Gewicht, Maße sowie optional Bank- und Zahlungsinformationen. Sie ist damit ein zentrales Dokument in der Exportabwicklung und unterstützt Unternehmen, ihre Liefer- und Verzollungsprozesse effizient zu steuern.
Damit eine Proformarechnung für Zoll, Kunden oder Banken verwendbar ist, sollte sie folgende Angaben enthalten:
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Absender/Verkäufer: Name, Anschrift, Unternehmensdaten
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Empfänger/Kunde: Name, Anschrift, ggf. Steuer- oder USt-IdNr.
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Dokumentenangaben: Ausstellungsdatum, eindeutige Nummer, Kennzeichnung als Proformarechnung
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Waren-/Leistungsbeschreibung: Artikelbezeichnung, Menge, ggf. Artikelnummer, HS-Code (Zolltarifnummer)
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Warenwert: Einzel- und Gesamtpreise, Währung (z. B. EUR, USD)
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Lieferbedingungen: Incoterms, Lieferdatum/-zeitraum
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Transportangaben: Gewicht, Maße, Anzahl der Packstücke, Transportmittel
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Zahlungsinformationen (optional): Bankverbindung, Zahlungsweise (z. B. Vorkasse, Akkreditiv)
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Zollangaben (optional): Herkunftsland, Zolltarifnummer, Nettogewicht
Tip
Auf Proformarechnungen sollte immer deutlich vermerkt sein, dass es sich nicht um eine reguläre Handelsrechnung handelt. Eine gängige Formulierung lautet z.B.: „Nur für Zollzwecke – keine Handelsrechnung“ / „For customs purposes only – no commercial value“.
In Xentral gibt es zwei Möglichkeiten, eine Proformarechnung zu erstellen:
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als eigenständigen Beleg im Modul Proformarechnung, oder
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über eine Checkbox im Auftrag, wenn nur in Ausnahmefällen eine Proformarechnung benötigt wird.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, wie häufig du Proformarechnungen nutzt und ob du eine saubere Trennung in einem eigenen Nummernkreis benötigst.
Wenn Proformarechnungen regelmäßig benötigt werden (z. B. im Export oder für Zollzwecke), empfiehlt es sich, das Modul Proformarechnung zu verwenden.
Schritte:
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Öffne einen Auftrag im Menü Verkaufen > Auftrag.
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Wähle im Aktionsmenü 'als Proformarechnung weiterführen'.
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Wähle im Popup Fenster aus, ob du die Proformarechnung mit allen Artikeln oder nur mit Lagerartikeln weiterführen willst.
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Speichere den Beleg.
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Die Proformarechnung wird als eigenständiges Dokument mit eigenem Nummernkreis erstellt und ist damit separat nachvollziehbar.
Note
Wann diese Variante nutzen?
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Wenn Proformarechnungen regelmäßig gebraucht werden.
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Wenn die Dokumente separat verwaltet, archiviert oder nachverfolgt werden sollen.
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Wenn du unterschiedliche Nummernkreise für Rechnungen und Proformarechnungen benötigst.
Für seltene Sonderfälle kannst du im Auftrag einfach die Option Proformarechnung aktivieren, ohne das Modul separat zu verwenden.
Schritte:
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Öffne den gewünschten Auftrag.
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Setze im Bereich Allgemein die Checkbox Proformarechnung.
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Speichere den Auftrag.
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Der Begriff 'Rechnung' wird im Dokument durch 'Proformarechnung' ersetzt.
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Lade den Beleg im Tab Vorschau herunter oder versende ihn direkt an den Kunden.
Note
Wichtiger Hinweis:
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Es wird kein separater Beleg angelegt.
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Der Auftrag mit gesetzter Checkbox wird lediglich im Archiv abgelegt, sofern er über „Abschicken“ versendet wurde.
Note
Wann diese Variante nutzen?
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Wenn Proformarechnungen nur selten benötigt werden.
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Für Einzelfälle, bei denen keine separate Dokumentation oder Nummernkreis erforderlich ist.
Note
Einstellung in den Systemeinstellungen: Option: 'Beschriftung abweichend Auftrag'
Mit dieser Einstellung kannst du den Standard-Betreff des Auftrags ändern. Im Auftrag selbst gibt es eine Checkbox, mit der du den Betreff des Belegs auf eine alternative Bezeichnung umstellen kannst. Den Namen dieser alternativen Bezeichnung legst du hier in den Systemeinstellungen fest.
Das Modul Proformarechnung bietet dir die Möglichkeit, Proformarechnungen unabhängig von Aufträgen zu erstellen oder aus vorhandenen Lieferscheinen zusammenzuführen. Dadurch hast du maximale Flexibilität – sowohl für Einzelfälle als auch für gebündelte Versandvorgänge.
Über die Smart Search gelangst du ins Modul und kannst vorhandene Dokumente:
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bearbeiten (Stift-Symbol),
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löschen (X-Symbol, endgültig – keine Stornierung),
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kopieren (Kopier-Symbol),
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oder als PDF exportieren (PDF-Symbol).
Die erweiterte Proformarechnung zeichnet sich aus durch:
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Erstellungsgrundlage: Aus Auftrag, Lieferscheine oder freie Erstellung möglich
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Nummernkreis: Eigenständiger Nummernkreis
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Belegtext: Eigene Textvorlagen definierbar
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Abweichende Bezeichnung: Frei wählbare, globale Bezeichnung möglich
Wenn du eine Proformarechnung benötigst, die nicht direkt aus einem Auftrag oder Lieferschein entsteht, kannst du sie komplett eigenständig im Modul anlegen, Kunde und Positionen auswählen und das Dokument nach Vorschau versenden. Diese Variante ist nicht mit anderen Belegen verknüpft.
Schritte:
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Öffne das Modul Proformarechnung.
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Klicke oben rechts auf +NEU.
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Wähle den gewünschten Kunden.
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Füge die Artikelpositionen hinzu, die in die Proformarechnung aufgenommen werden sollen.
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Wechsle in das Tab Vorschau, um das Dokument zu prüfen.
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Versende die Proformarechnung über das Aktionsfeld oder speichere sie ab.
Note
Diese Variante ist nicht mit anderen Dokumenten wie Lieferscheinen verknüpft. Die Proformarechnung steht somit als eigenständiger Beleg im System.
Note
Wann sinnvoll?
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Für Sonderfälle ohne zugrunde liegenden Auftrag.
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Wenn du eine Proformarechnung individuell zusammenstellen möchtest.
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Wenn keine automatische Verknüpfung zu Lieferscheinen oder Aufträgen erforderlich ist.
Falls du bereits Lieferscheine erstellt hast, kannst du diese in einer gemeinsamen Proformarechnung zusammenführen: Im Tab Lieferscheine laden wählst du freigegebene oder versendete Lieferscheine aus und fasst sie mit Sammelproforma in einer Proformarechnung zusammen.
Schritte:
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Öffne über die Smart Search das Modul Proformarechnung.
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Wechsle in das Tab Lieferscheine laden.
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In der Liste siehst du alle Lieferscheine mit dem Status „freigegeben“ oder „versendet“.
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Nutze das Suchfeld oben rechts, um Lieferscheine gezielt nach Kunde oder Projekt zu filtern.
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Über das Symbol mit dem Pfeil kannst du einzelne Lieferscheine erneut aufrufen und prüfen.
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Markiere alle gewünschten Lieferscheine, die in einer Proformarechnung zusammengefasst werden sollen.
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Klicke auf Sammelproforma, um eine kombinierte Proformarechnung zu erzeugen.
Note
Wann sinnvoll?
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Wenn mehrere Lieferungen für denselben Kunden zusammengefasst werden sollen.
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Für Exportprozesse, bei denen Zollbehörden eine Übersicht über mehrere Lieferscheine verlangen.
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Wenn du konsolidierte Unterlagen für den Versand benötigst.
Neben Aufträgen lassen sich auch Angebote direkt in eine Proformarechnung umwandeln. Wähle dazu im Aktionsmenü des gewünschten Angebots die Option als Proformarechnung weiterführen. So kannst du bereits in der Angebotsphase eine Proformarechnung erzeugen und für Kunden oder Zollzwecke nutzen.
Falls du für deine Proformarechnungen eine abweichende Bezeichnung verwenden möchtest (z. B. Handelsdokument oder Exportrechnung), kannst du dies in den Systemeinstellungen festlegen:
Schritte:
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Öffne Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen.
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Trage im im Bereich Belege im Feld Beschriftung abweichend Proformarechnung die gewünschte Bezeichnung ein.
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Klicke auf Speichern.
Die eingetragene Bezeichnung wird anschließend automatisch in den Proformarechnungen verwendet – egal, ob du eine unabhängige Proformarechnung erstellst oder mehrere Lieferscheine zusammenführst.
Über Variablen lassen sich in Proformarechnungen zusätzliche Angaben wie Zollinformationen, Lieferbedingungen und eine separate Verzollungsadresse dynamisch einfügen und automatisch ausgeben.
Für Proformarechnungen stehen folgende Variablen zur Verfügung, die automatisch mit den passenden Werten befüllt werden:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{ANZAHLTEILE} |
Anzahl der Teile |
|
{NETTOGEWICHT} |
Nettogewicht in Summe über alle Artikel |
|
{LIEFERBEDINGUNG} |
Lieferbedingung |
In Proformarechnungen können zusätzliche Zollinformationen wie Tarifnummer, Herkunftsland, Gewicht oder eine separate Verzollungsadresse hinterlegt und ausgegeben werden.
Aktiviere in einer geöffneten Proformarechnung im Abschnitt Proformarechnung die Option inkl. Zollinformationen, um folgende Angaben je Position anzuzeigen:
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Zolltarifnummer
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Herkunftsland
-
Gewicht
Note
Weitere Zollinformationen lassen sich unter Adressen > Adresse > Details > Tab: Zahlungskonditionen/Besteuerung pflegen. Sie können über die Variable {VERZOLLUNGINFORMATION} eingebunden werden.
Aktiviere die Option extra Verzollungsadresse, um eine spezielle Adresse für Zollzwecke zu erfassen.
Schritte:
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Öffne die gewünschte Proformarechnung.
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Aktiviere bei den Stammdaten die Option extra Verzollungsadresse.
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Trage im neuen Bereich Verzollung die gewünschten Adressdaten für die Verzollung ein. (Optional: Wähle über aus Stammdaten eine Adresse aus deinem Adresstamm aus.)
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Optional: Weitere Zollinformationen kannst du im Textfeld Zollinformationen eingeben.
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Klicke auf Speichern.
Für die Ausgabe auf dem Briefpapier (Textvorlagen) stehen diese Variablen zur Verfügung:
|
Variable |
Beschreibung |
|---|---|
|
{VERZOLLUNGNAME} |
(Firmen-) Name der hinterlegten Verzollungsadresse |
|
{VERZOLLUNGSTRASSE} |
Straßenname und Hausnummer der Verzollungsadresse |
|
{VERZOLLUNGPLZ} |
Postleitzahl der Verzollungsadresse |
|
{VERZOLLUNGORT} |
Ort/Stadt der Verzollungsadresse |
|
{VERZOLLUNGLAND} |
Land der Verzollungsadresse |
Tip
Mit IF-Bedingungen kannst du steuern, dass die Felder nur erscheinen, wenn eine Verzollungsadresse vorhanden ist.
Proformarechnung Text vor Artikeltabelle:
Note
{IF}{USTID}{THEN}Ihre USt-ID:{USTID}{ELSE}{ENDIF}
Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}
Proformarechnung Text am Ende (nach Freitext):
Note
Anzahl der Teile: {ANZAHLTEILE}
Nettogewicht in Summe in kg: {NETTOGEWICHT}
Lieferbedingung: {LIEFERBEDINGUNG}
Verzollungsadresse: {VERZOLLUNGNAME}, {VERZOLLUNGSTRASSE}, {VERZOLLUNGPLZ}, {VERZOLLUNGORT}, {VERZOLLUNGLAND}
Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.
Unter Einstellungen > Administration > Systemeinstellungen > Sonstiges kannst du die Option Auto. Proformarechnung bei Export „nur Lagerartikel“ aktivieren. Damit legst du fest, dass automatisch erzeugte Proformarechnungen in der Versandübergabe (Autoversand) ausschließlich Lagerartikel aus dem Auftrag enthalten. Der Auftrag muss auf "Export" eingestellt sein.
Hinweis zur Verwendung:
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Arbeitest du mit JIT-Stücklisten (= Just-In-Time Stücklisten), sollten diese unbedingt in die Proformarechnung übernommen werden – auch wenn der Kopfartikel selbst kein Lagerartikel ist, jedoch den Verkaufspreis enthält.
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Versendest du hingegen nur Einzelartikel, kann es sinnvoll sein, nicht-materielle Artikel (z. B. Dienstleistungen) von der Proformarechnung auszuschließen. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Proformarechnung beim Export für den Zoll ins Paket gelegt oder außen am Paket angebracht wird.
Im Projekt kann folgende Option für einen Logistikprozess eingestellt werden:
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Projekt, Logistik: Optionen: Automatisch Proformarechnung bei Export anlegen: Für Aufträge mit Besteuerung ‘Export’ wird automatisch eine Proformarechnung angelegt.
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Projekt, Logistik: Stufe 2 (Pack) an Versandstation: Auto. Proformarechnung bei Export, Anzahl der Exemplare + Druckoption: Für Aufträge mit Besteuerung Export wird die Proformarechnung am Packtisch x-mal ausgedruckt.
Bei Vorauszahlung oder als Angebotsgrundlage sind Bankverbindung sinnvoll, damit der Kunde die Zahlung vornehmen kann. Deine Bankdaten können in einer Proformarechnung über dein Standard Briefpapier - wie bei allen Belegen - angezeigt werden. Alternativ kannst du deine Bankverbindung auch in den Textvorlagen für die Belegart Proformarechnung hinterlegen.
Beispiel: Textvorlagen:
Proformarechnung Text am Ende (nach Freitext):
Note
Bitte überweisen Sie den Betrag der Proformarechnung auf folgendes Konto:
Kontoinhaber: Muster GmbH & Söhne
Bank: Musterbank AG
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC/SWIFT: MUSTDEFFXXX