Eine Lieferantenverbindlichkeit ist eine finanzielle Verpflichtung, die du gegenüber deinen Lieferanten (= Kreditoren) hast. Das bedeutet, dass du einen Betrag schuldest für Warenlieferungen oder Dienstleistungen, die du von einem Lieferanten bezogen hast, aber noch nicht bezahlt hast.
Lieferantenverbindlichkeiten entstehen typischerweise, wenn du Waren oder Dienstleistungen auf Kreditbasis kaufst. Wenn du von einem Lieferanten Waren oder Dienstleistungen erhältst, schickt er dir eine Rechnung mit dem geschuldeten Betrag und den Zahlungsbedingungen. Solange du diese Rechnung nicht begleichst, bleibt sie eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.
Mit einem guten Verbindlichkeitsmanagement kannst du folgendes sicherstellen:
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Finanzielle Kontrolle: Die Verwaltung von Verbindlichkeiten ermöglicht es dir, einen klaren Überblick über die finanziellen Verpflichtungen deines Unternehmens gegenüber Lieferanten zu behalten. Dies ist entscheidend für eine fundierte Finanzplanung und -kontrolle.
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Liquiditätsmanagement: Durch die Verwaltung von Verbindlichkeiten kannst du sicherstellen, dass du Zahlungsfristen einhältst und finanzielle Engpässe vermeidest. Dies trägt dazu bei, eine ausreichende Liquidität aufrechtzuerhalten, damit dein Unternehmen seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen kann. Besonders für kleinere Unternehmen, die möglicherweise nicht über so viele finanzielle Reserven verfügen, ist es wichtig, durch die rechtzeitige Bezahlung von Rechnungen finanzielle Engpässe zu vermeiden.
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Gute Beziehungen zu Lieferanten: Wenn du deine Rechnungen pünktlich zahlst, kannst du das Vertrauen deiner Lieferanten gewinnen und eine gute Beziehung aufbauen. Das kann dazu beitragen, dass du bessere Preise und Bedingungen bekommst und langfristige Partnerschaften entwickelst.
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Gesetze und Regeln einhalten: Es ist wichtig, die steuerlichen Regeln einzuhalten, wenn es um die Buchführung und die Zahlung von Rechnungen geht. Durch die Verwaltung von Verbindlichkeiten in Xentral und die Übertragung an z.B. DATEV kannst Du sicherstellen, dass dein Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Das Modul Verbindlichkeiten bietet dir Funktionen wie das Ablegen von Rechnungen, Buchung von Steuersätzen und Kontrolle der Rechnungseingangsprüfung. Es enthält auch Vorkontierung für die FIBU und ermöglicht die terminierte Ausgabe der Verbindlichkeit als SEPA-Überweisung mit Skonto-Einstellungen.
Wenn du eine Eingangsrechnung eingibst, solltest du normalerweise folgende Informationen eintragen:
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Lieferanteninformationen: Name und Adresse des Lieferanten, sowie dessen Kontaktdaten.
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Rechnungsdaten: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und gegebenenfalls eine interne Referenznummer.
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Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen: Eine detaillierte Auflistung der Waren oder Dienstleistungen, die du erhalten hast.
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Mengen und Einzelpreise: Die Anzahl der gelieferten Artikel oder die Menge der erbrachten Dienstleistungen sowie der jeweilige Einzelpreis.
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Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung, der sich aus den Einzelpreisen der gelieferten Waren oder Dienstleistungen zusammensetzt.
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Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsfrist und die vereinbarte Zahlungsmethode.
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Buchungskonten: Die entsprechenden Buchungskonten, auf denen die Kosten verbucht werden sollen, wie beispielsweise Konten für Rohstoffe, Betriebsmittel oder Dienstleistungen.
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Optionale Informationen: Je nach Bedarf können auch weitere Informationen wie Steuersätze, Rabatte oder andere relevante Daten eingetragen werden.
Schritte um eine neue Verbindlichkeit zu erstellen:
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Gehe auf Buchhaltung > Verbindlichkeiten und klicke auf +NEU.
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Klicke in das Feld Lieferant und füge einen Lieferanten aus deinem Adressstamm ein und klicke übernehmen. Die Lieferanten Adressdaten werden geladen.
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Trage die Daten deiner Lieferantenrechnung ein: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag/Total (Brutto), Buchungstext, Eingangsdatum, Zahlweise, Zahlbar bis.
(Optional kannst du weitere Felder zu Informationszwecken füllen und auch z.B. eine Bestellung verknüpfen.)
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Folgende Freigabe kannst du für den Beleg erteilen und die Ampel in der Verbindlichkeiten Übersicht steuern (Prozessfreigabe für die Zahlung aus Xentral):
Waren-/Leistungsprüfung (Einkauf): Mit dieser Freigabe schaltest du die Ampel grün und bestätigst den Wareneingang als vollständig eingetroffen.
Rechnungseingangsprüfung (Buchhaltung): Mit dieser Freigabe schaltest du die Ampel grün und bestätigst die Lieferantenrechnung als korrekt ein (Daten, Pflichtangaben und abgerechnete Ware).
Info: Solange eine dieser Ampeln auf orange steht, wir die Verbindlichkeit nicht zur Zahlung freigegeben.
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Klicke auf Speichern.
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Klicke auf Freigabe um der Verbindlichkeit eine fortlaufende Nummer aus dem Nummernkreis zuzuweisen.
Note
Lade die Lieferantenrechnung als PDF hoch um sie an Datev oder andere Buchhaltungssysteme zu übertragen. Kicke auf Datei auswählen um eine PDF Datei hochzuladen. Wähle die Datei und klicke auf Speichern.
Diese Felder stehen dir zur Erfassung der Informationen deiner Eingangsrechnungen zur Verfügung, wobei du folgende Felder als Pflichtfelder auf jeden Fall pflegen solltest:
Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag Total (= Gesamtbetrag), Eingangsdatum, Zahlweise, Freigabe Warenlieferung und Freigabe Rechnungsprüfung.
Für die Kontierung kannst du den Buchungstext angeben oder diesen in der Vorkontierungseingabe einpflegen.
Note
Für Eingangsrechnungen mit gemischten Steuersätzen, kannst du die Verbuchung der Kostenstelle und Konto direkt im Tab Vorkontierung vornehmen. Die Informationen in der Hauptübersicht (Tab: Zahlung) für Kostenstelle sind rein optional zu Informationszwecken.
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Lieferant |
Eingabe über text oder Suchfeld für die Lieferantenadresse oder Lieferantennummer aus den Stammdaten. Die Adress- und Zahlungsdaten werden durch Übernehmen geladen. |
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Rechnungs Nr. |
Rechnungsnummer der Eingangsrechnung. Diese Nummer vergibt das ERP System deines Lieferanten. Sie dient dir in der Buchhaltung als Referenznummer zur Zuordnung des PDF Beleg, der Kontierung und der Zahlungsbuchung auf deinem Bankkonto. |
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Bestellung |
Optional: Verknüpfung zu einer Xentral Bestellung. Die Nummer kann manuell eingetragen werden, alternativ kann aus einer Bestellung auch eine Verbindlichkeit erstellt werden. |
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Rechnungsdatum |
Das Rechnungsdatum der der Eingangsrechnung deines Lieferanten. |
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Betrag/Total (Brutto) |
Der Gesamtbetrag der Eingangsrechnung (= Total). Dieser Gesamtbetrag umfasst alle Kosten, die auf der Rechnung aufgeführt sind, einschließlich der Waren- oder Dienstleistungskosten, eventueller Steuern, Versandkosten und anderer Gebühren. Bei steuerbefreiten Rechnungen kann der Netto und Brutto Betrag in Summe gleich sein. |
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USt. normal |
Optional: Rechnungsbetrag standard Steuersatz z.B. 19% in DE |
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USt. ermässigt |
Optional: Rechnungsbetrag ermässigter Steuersatz z.B. 7% in DE |
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Weitere Steuer |
Optional: Eingabemöglichkeit weiterer Beträge und Steuersätze |
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Weitere Steuer |
Optional: Eingabemöglichkeit weiterer Beträge und Steuersätze |
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Buchungstext |
Eingabe eines eigenen Textes für die Buchhaltungsinformation. Dieser Buchungstext überschreibt/ergänzt den Xentral Vorschlag. z.B. kann ein Buchungstext sein: “Materialbeschaffung RE123456 LF700001 VB2024-700005” |
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Projekt |
Optional: Eingabe des Vertriebskanals zu Informationszwecken |
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Teilprojekt |
Optional: Eingabe des Teilprojekts zu Informationszwecken, falls Projektmanagement genutzt wird |
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Auftrag |
Optional: Eingabe des Auftrags, für den die Ware beschafft wurde. Funktion die in Verbindung mit “Auftrag zu Bestellung” genutzt wird, um die Zuordnung nicht nur in der Bestellung sondern auch später in der Verbindlichkeit zu sehen. |
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Kostenstelle |
Optional: Eingabe der Kostenstelle für die Eingangsrechnung |
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Sachkonto |
Optional: Kontierung für den Gesamtbetrag der Eingangsrechnung (greift nur für Datev Export im Datev Format. Für Datev Unternehmen Online ist die Kontierung wichtig. Die Kontierung überschreibt die Eingabe im Sachkonto für den Buchhaltungsexport.) |
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Klärfall |
Markierung für die Verbindlichkeiten Übersicht. Es kann nach Klärfall gefiltert werden um die zurückgestellten Kontierungen oder offene Fragen zu prüfen. |
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Grund |
Klärfall Grund als Texteingabe. Für mehr Text kann zusätzlich auch die interne Bemerkung verwendet werden. |
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Interne Bemerkung |
Inforrmationsfeld für Anmerkungen, Vermerke, offene Punkte. |
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Eingangsdatum |
Rechnungs Eingangsdatum. Für den Buchhaltungsexport kann das Rechnungsdatum oder das Rechnungseingangsdatum gewählt werden. |
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Zahlweise |
Zahlungskonditionen bei deinem Lieferanten. Die Daten werden aus der Stammadresse geladen. Alternativ kannst du die Zahlweise je Verbindlichkeit individuell einstellen. |
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Zahlbar bis |
Zahlungszieltage. Frist innerhalb der du deinen Liferanten bezahlt haben musst. Meist für Zahlungsweise: Rechnung. |
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Skonto in % |
Skonto in Prozent z.B. 2%. Dieser Betrag wird bei der Überweisung aus Xentral automatisch abgezogen, solange du dich in der Frist für Skonto befindest. |
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Skonto festsetzen |
? |
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Skonto bis |
Skonto First, bis wann du für die Inanspruchnahme des Skontobetrags bezahlt haben musst. |
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Umsatzsteuer |
Besteuerung der Eingangsrechnung. Inland, EU-Lieferung oder Export. Diese Angabe ist unabhängig von deiner späteren Kontierung. Mit der Kontierung legst du fest, auf welches Konto mit welcher Vorsteuer deine Beträge verbucht werden. |
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USt-ID |
Umsatzsteuernummer deines Lieferanten. |
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Frachtkosten |
Frachtkosteninformation. Die Frachtkosten werden als Betrag angegeben allerdings nicht automatisch für die Kontierung weiterverrechnet. |
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Freigabe Waren-/Leistungsprüfung (Einkauf) |
Mit dieser Freigabe steuerst du die Ampel der Verbindlichkeit. Sobald du dieses Häkchen setzt und speicherst, wird die Warenlieferung als vollständig bestätigt und die Ampel auf grün geschaltet. Vollständig grüne Verbindlichkeiten sind z.B für den Xentral Zahlungsverkehr zur Überweisung freigegeben. |
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Freigabe Rechnungseingangsprüfung (Buchhaltung) |
Mit dieser Freigabe steuerst du die Ampel der Verbindlichkeit. Sobald du dieses Häkchen setzt und speicherst, wird die Buchhalterische Prüfung des Eingangsbeleges als vollständig und steuerlich korrekt bestätigt und die Ampel auf grün geschaltet. Vollständig grüne Verbindlichkeiten sind z.B. für den Xentral Zahlungsverkehr zur Überweisung freigegeben. |
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Betrag bezahlt |
Information über den Zahlungsausgang deiner Verbindlichkeit. |
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Skonto erhalten |
Skonto Information des Zahlungsausgangs. |
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bezahlt am |
Datum des tatsächlichen Zahlungsausgangs auf dem Bankkonto. |
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Aktion |
Hier kannst du eine Verbindlichkeit manuell als bezahlt bestätigen. Oder falls du den Zahlungseingang verwendest kannst du hier auch Verbindlichkeiten und Bankzahlungen bearbeiten. Z.B. die Verknüpfung zum Bankkonto auflösen um nochmals neu zu verbuchen. |
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Schreibschutz |
Der Schreibschutz schützt deinen Beleg nach Abschluss vor Bearbeitung. Ebenso kannst du die Benutzerrechte steuern und z.B. Zugriff auf die Übersicht oder die Details geben. Sobald der Schreibschutz gesetzt ist kannst nur du noch Änderungen vornehmen. |
Verbindlichkeiten starten im Standard bei Ziffer 1 hochzählend. Du kannst auch vorher im zentralen Nummernkreis eine andere interne Verbindlichkeiten Nummer vergeben. Diese interne Nummer wird zur Verknüpfung der Kontoauszüge und auch für den Zahlungsverkehr verwendet. Und natürlich hast du auf diese Weise einen sauberen fortlaufenden Nummernkreis, der dir hilft die Vollständigkeit deiner Belege zu prüfen.
Note
Solltest du mehrere Projekte und abweichende Nummernkreise verwenden, kannst du die Verbindlichkeiten pro Kanal verbuchen oder für alle Verbindlichkeiten das zentrale Firmenprojekt verwenden z.B. STANDARD.
Für eine weitere Niederlassung kannst du in den Verbindlichkeiten z.B. ebenso zwei Projekte und zwei Nummernkreise verwenden und nach Projekt filtern oder die Benutzerrechte dementsprechend einstellen, dass nur die eigene Niederlassung sichtbar ist.
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Gehe in deine Verbindlichkeit und lade über Datei auswählen eine PDF Lieferantenrechnung hoch.
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Klicke auf Speichern (in der Verbindlichkeit).
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Der PDF Beleg wird dir in der Vorschau auf der rechten Seite der Übersicht zur Kontrolle angezeigt.
Note
Es werden alle PDFs als Sammel-PDF angezeigt, die als Datei in dieser Verbindlichkeit mit dem Typ Sonstige Datei hochgeladen wurden.
Note
Fehlermeldung in der PDF Darstellung: Ein Fehler nach dem Upload kann folgende Ursachen haben: Falsches Dateiformat, stelle sicher, dass du ein ein- oder mehrseitiges PDF hochgeladen hast. Du kannst das PDF im Reiter Dateien nochmals löschen und neu hochladen.
Für die automatische Erkennung und Erfassung von Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag kannst du die Dateneingabe und Belegverarbeitung beschleunigen. Die OCR Erkennung hilft dir ebenso, Fehler und Kosten zu reduzieren.
Durch Upload der PDF Lieferanten Rechnung werden die Felder automatisch erkannt und die entsprechenden Werte zugeordnet. Folgende Daten kannst du erkennen lassen:
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Rechnungsnummer
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Rechnungsdatum
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Betrag/Total (Brutto)
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Umsatzsteuer
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Währung
Schritte um die OCR Erkennung einzurichten:
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Gehe in deine Verbindlichkeit und lade über Datei auswählen eine PDF Lieferantenrechnung hoch und klicke auf Speichern (in der Verbindlichkeit).
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Erstelle über OCR einrichten die automatische Erkennung für diese Lieferantennummer.
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Stelle die Anordnung für Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag/Total (Brutto) ein, indem du bei jedem dieser Felder angibst, welcher Begriff diese Information benennt. Z.B. Wenn bei deinem Lieferanten die Rechnungsnummer folgendermassen angegeben ist Rechnungsnummer: 400245, trägst du als Erkennung Rechnungsnummer: ein, für die Anordnung rechts davon (um den Wert rechts von dem Begriff Rechnungsnummer: zu erkennen).
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Klicke auf Daten übernehmen. Die OCR Erkennung wird für diesen Lieferanten abgespeichert.
Schritte um die OCR Erkennung durchzuführen:
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Klicke auf OCR starten.
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Sichte die angezeigten Daten.
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Bestätige mit Daten übernehmen, um die Daten in die Verbindlichkeit zu übernehmen.
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Klicke auf Speichern (in der Verbindlichkeit).
Wenn deine Rechnung einen Steuersatz enthält wird der Betrag in USt. normal abgespeichert.
Verbindlichkeiten kannst du für den Buchhaltungsexport vorkontieren und die vorbereitende Buchführung durchführen. Folgende Funktionen bietet die Kontierung:
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Kontierung der einzelnen Eingangsrechnung (Verbuchung der Verbindlichkeit)
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Aufteilung von Beträgen auf mehrere Buchungskonten z.B. Wareneingang 7% und 19% z.B. im SKR04 5400, 5300.
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Eingabe einer zugehörigen Kostenstelle
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Kontrolle und Anpassung von Buchungstext und Belegfeld
Schritte um eine Kontierung vorzunehmen:
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Gehe in der Verbindlichkeit auf den Reiter Vorkontierung.
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Klicke auf +Neuer Eintrag. Du erhältst eine Eingabe für die Kontierung. Betrag und Buchungstext werden für dich vorausgefüllt (sofern du sie bereits in der Hauptübersicht bei Details eingetragen hast).
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Gib ein Sachkonto aus deinem Kontenrahmen ein z.B. 5400 Wareneinkauf 19% (SKR-04).
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Optional: falls abweichend kannst du die Währung, Buchungstext, Belegfeld ergänzen oder ändern.
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Optional: Wähle die Kostenstelle aus.
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Klicke auf Speichern.
Note
Wenn du dich vertippt hast, kannst du Kontierungsbuchungen nochmals bearbeiten oder löschen und neu eingeben.
Note
Aufteilung von Beträgen auf mehrere Buchungskonten: Wenn du den Gesamtbetrag auf zwei Steuersätze z.B. 7% und 19% oder auf unterschiedliche Kosten Konten aufteilen möchtest, gehe wie folgt vor:
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Ändere die Gesamtsumme z.B. 100 EUR in den neuen kleineren Betrag z.B. 70 EUR.
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Fülle die restlichen Felder und klicke auf Speichern. Der Restbetrag von 30 EUR ist automatisch übrig geblieben und wird dir als Differenz angezeigt.
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Wiederhole die Schritte für eine neue Kontierungszeile s.o. Bei der nächsten Buchung wird dir dieser Betrag genau vorgeschlagen. Du könntest auch nochmals weiter aufteilen in eine dritte Buchung.
Note
Funktionen für die Betragsanpassung:
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Plus Icon (grau): Lädt den Betrag aus der Verbindlichkeit.
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Plus Icon (blau): Schlägt den Steuersatz auf.
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Minus Icon (blau): Zieht den Steuersatz ab.
Den Saldo deiner Kontierungen siehst du in der Anzeige Differenz. Hier kannst du prüfen, ob der Gesamtbetrag aus den Details aufgeht, oder du überbucht oder einen Betrag vergessen hast z.B. weil 2.000,00 EUR noch fehlen.
Eine Warnmeldung bekommst du z.B. ebenso im Protokoll der Verbindlichkeit oder in der Gesamtübersicht, wenn du den Filter fehlende Kontierungen anklickst. Hier werden dir auch nicht übereinstimmende Salden für deine Kontrolle angezeigt. In der Übersicht aller Kontierungen werden dir diese Fehler nicht angezeigt.
Tip
Tip zur Kontierung: Beim Eintragen der Kontierungs-Nummer in das Feld Sachkonto trägst du direkt Konten mit Steuerschlüssel ein. Im Buchhaltungsprogramm (z.B. DATEV) wird die Vorsteuer nur richtig verbucht, wenn der Steuerschlüssel in Xentral dem Aufwandskonto vorangestellt wird, 90 für 19% und 80 für 7% Vorsteuer. Beispiele:
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‘906815' für '19% Eingangsrechnung Büro- und Geschäftsbedarf'.
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‘5400’ für 'Wareneingang 19%’. DATEV Automatikkonto, das die 10% automatisch mit berechnet in DATEV.
Das Protokoll einer Verbindlichkeit kannst du entweder in der Übersicht aller Verbindlichkeiten durch Klick auf die Detailansicht (= Minidetail) einer Zeile einsehen oder in einer Verbindlichkeit im Tab Protokoll.
Im Protokoll findest du eine Schnellzusammenfassung folgender Informationen:
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Felder der Eingangsrechnung
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verknüpfte Kontobuchungen (Bankkonto Auszüge)
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Kontierung für die Buchhaltung inkl. Saldodifferenz
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bezahlt Status
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Rechnungsfreigabe und Wareneingangsfreigabe
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verknüpfte Bestellungen
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Bearbietungsprotokoll
Note
Die Zuordnung von Bestellungen kannst du im Tab Zuordnung Bestellungen vornehmen. Den Workflow findest du in diesem Artikel unter Zuordnung von Bestellungen zu Verbindlichkeiten.
Mit dem Button „Positionen aus Wareneingang neu laden“ werden die Positionen aus der verknüpften Bestellung in die Verbindlichkeit geladen. Diese Funktion dient der Übersicht und der Zuordnung - der Wert der Verbindlichkeit ändert sich dadurch nicht.
Note
Wird die Verbindlichkeit über eine Bestellung erstellt, deren Wareneingang schon gebucht wurde, werden die Positionen in der Verbindlichkeit automatisch gefüllt.
In der Übersicht der Verbindlichkeiten kannst du alle aktuellen Verbindlichkeiten sehen und die Filter auf deine Workflows einstellen und die Menge der abzuarbeitenden Prüfmengen entsprechend einstellen. Beispielsweise kannst du alle Verbindlichkeiten anzeigen lassen um bestimmte Vorgänge über die Spaltensuchen z.B. Lieferantennummer oder Rechnungsnummer anzeigen zu lasen. Diese Ansicht kannst du z.B. auch als Tabellendokument oder CSV exportieren.
Du kannst Verbindlichkeiten bearbeiten, stornieren, duplizieren, den Beleg downloaden und als bezahlt markieren. Diese Aktionen kannst du auch über die Benutzerrechte pro User steuern.
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bearbeiten |
Mit dem Stift Icon kannst du die Verbindlichkeit bearbeiten. |
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stornieren |
Mit dem X Icon kannst du die Verbindlichkeit stornieren. Verbindlichkeiten im Entwurfsmodus ohne fortlaufende Nummer aus dem Nummernkreis können gelöscht werden. Verbindlichkeiten mit Nummer, die du bereits über die Freigabe freigegeben hast, kannst du nur noch stornieren. NoteStornierte Verbindlichkeiten werden nicht im Buchhaltungsexport zu DATEV übertragen. |
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als bezahlt markieren |
Mit dem Häkchen Icon kannst du Verbindlichkeiten als bezahlt markieren. Verwende diese Funktion nur, wenn du keine Zuordnung über dein Bankkonto verwenden möchtest. |
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kopieren |
Mit dem Kopieren Icon kannst du Verbindlichkeiten als Kopie duplizieren. Verwende diese Funktion, wenn mehrere Rechnungen eines Lieferanten anlegst oder identische Daten eingibst. Du kannst z.B. die letzte monatliche Abrechnung deines Internet Anbieters kopieren und direkt freigeben, oder z.B. die Büromiete. |
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PDF downloaden |
Mit dem Icon PDF Download kannst du die Eingangsrechnung bei Bedarf schnell downloaden. |
Dir stehen eine Reihe von Filtern zur Verfügung um interne Freigaben, Kontierungen und Checks durchzuführen. Folgende Filterfunktionen hast du zur Verfügung:
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Fälligkeitsdatum für die Zahlung
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Datumseingrenzung als Filter
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Wareneingangskontrolle und Rechnungsprüfung zur Kontrolle und finale Zahlungsfreigabe
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Eingangsbeleg PDF Anhang zur Vollständigkeitsprüfung für die Buchhaltung
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Kontierung und Bank Buchung
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Fertige und archivierte Verbindlichkeiten
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Unbezahlte Verbindlichkeiten und Klärfälle
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Monatsüberschneidungen in Rechnungs- und Eingangsdatum
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Zahlbar bis |
Zahlungsziel, bis wann die Eingangsrechnung fällig wird. Verwendet wird das Feld zahlbar bis. |
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ab Datum |
Verbindlichkeiten sollen ab dem Datum dd.mm.yy angezeigt werden (Rechnungsdatum). |
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Wareneingang OK fehlt |
Wareneingangsprüfung ist noch nicht bestätigt. Ampel Icon für die Wareneingangsprüfung ist orange und blockiert die Zahlung. |
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Rechnungseingang OK fehlt |
Rechnungseingangsprüfung ist noch nicht bestätigt. Ampel Icon für die Rechnungseingangsprüfung ist orange und blockiert die Zahlung. |
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PDF Anhang fehlt |
Verbindlichkeit hat noch kein hochgeladenes PDF Dokument. Die Eingangsrechnung fehlt noch. (Upload als PDF, Typ: Anhang) |
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Kontoverknüpfung fehlt |
Die Zuordnung zu einer Bankkonto Buchung ist (noch) nicht erfolgt. |
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nur stornierte |
Zeigt stornierte nicht abgeschlossene Verbindlichkeiten an. Stornierte archivierte Verbindlichkeiten sind über Archiv und nur stornierte auffindbar. |
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Alle |
Zeigt alle Verbindlichkeiten an, auch stornierte und verbuchte (abgeschlossene). |
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Archiv |
Zeigt alle gebuchten oder als erledigt markierten Verbindlichkeiten an (= bezahlte Verbindlichkeiten über eine zugeordnete Kontobuchung oder die manuelle Markierung über das bezahlt Icon und die Zahlungsdaten wie Datum etc.) |
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Klärfälle |
Verbindlichkeiten, die als Klärfall markiert sind. |
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fehlende Kontierung |
optional: Filtereinstellung zeigt an, ob eine Kontierung in der Verbindlichkeit bei den Feldern eingetragen ist. |
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fehlende Vorkontierung |
Verbindlichkeiten, deren Vorkontierung leer ist oder unvollständig z.B. weil eine Betragsdifferenz besteht zwischen Gesamtsumme der Verbindlichkeit und Gesammtsumme aller Kontierungen. (Differenzen sind in der Verbindlichkeit im Tab Kontierungen einsehbar) |
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RE-Datum u. -Eingang versch. Monate |
Verbindlichkeiten, deren Rechnungsdatum und Eingansdatum nicht im selben Monat liegen (Voraussetzung: beide Daten sind in der Verbindlichkeit gepflegt) |
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Zahlung fehlt |
In der Übersicht der Kontierungen kannst du alle Buchungen auf Konten pro Verbindlichkeit aufgelistet nach Datumsbereich sehen. Diese Ansicht bietet dir die Möglichkeit die Monatsübersicht einzusehen und nochmals gegenzuprüfen.
In der Ansicht erhältst du folgende Felder: Datum, Verbindlichkeit Nummer, Sachkonto, Buchungstext, Belegfeld, Betrag und Währung. Sowie den Filter für die Tages- oder Zeitbereicheinstellung.
Du kannst dir diese Ansicht auch über CSV exportieren. Klicke hierzu auf die Buttons CSV, Excel, PDF oder Drucken. Die Spalten kannst du zusätzlich durch weitere Suchfilter eingrenzen.
Die Funktion Regelmässige Verbindlichkeiten ermöglicht dir eine automatische Erstellung neuer Verbindlichkeiten an einem bestimmte Tag, nach Datum. Oder die Erstellung einer Verbindlichkeit, wenn eine Zahlung an einen Lieferanten erfolgt ist und die Bankzahlung in den Zahlungseingang von Xentral importiert wurde. Du kannst Kontoauszüge auch auf Buchhaltungskonten buchen lassen z.B. Kostenkonten und Geldtransits.
Du kannst also Verbindlichkeiten mit Eingangsrechnungen am Tag der Bankbuchung automatisch anlegen lassen z.B. IHK Beiträge, Internetanbieter, Mieten, Leasing Gebühren, Nebenkostenabrechnungen etc. Und du kannst Buchungen auf Kostenkonten verbuchen z.B. Finanzamtsabbuchungen, Abbuchungen der Stadt, Mieten, Daueraufträge, Geldtransits, Gebühren, Fees.
Beispiele:
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Es wird eine neue Verbindlichkeit angelegt, wenn dein Internetanbieter mit einer monatlich identischen Abbuchungsreferenz eine Lastschrift von deinem Konto eingezogen hat. Beträge können monatlich voneinander abweichen. Ausschlaggebend ist die Referenz.
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Es wird eine neue Verbindlichkeit angelegt, wenn der Dauerauftrag an deinen Vermieter für euer Office bezahlt wird. Der Betrag und die Referenz sind monatlich gleich.
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Es wird eine Verbindlichkeit angelegt, wenn die Gebühr für dein Leasing Fahrzeug abgebucht wird. Wenn die Summe monatlich gleich ist, kannst du auch 2 Verbindlichkeiten anlegen lassen, wenn es eine Verrechnete Summe ist, die auf zwei Konten mit festem Betrag gehen soll.
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Es wird eine Kontierung zur Verbuchung des Bankkontos vorgeschlagen (ohne eine Verbindlichkeit anzulegen), wenn dein monatlicher Geldtransit von z.B. 5.000,00 EUR als Dauerauftrag von dem einen Konto weggeht und auf das andere gebucht wird.
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Es wird eine Kontierung zur Verbuchung des Bankkontos vorgeschlagen (ohne eine Verbindlichkeit anzulegen), wenn die Nebenkostenabrechnung abgebucht wird.
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Es wird eine Kontierung zur Verbuchung des Bankkontos vorgeschlagen (ohne eine Verbindlichkeit anzulegen), wenn dein Finanzamt die Umsatzsteuer oder Körperschaftssteuer abbucht.
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Es wird eine Kontierung zur Verbuchung des Bankkontos vorgeschlagen (ohne eine Verbindlichkeit anzulegen), wenn die Stadt die Gewerbesteuer abbucht.
Beispiele für Schrittanleitungen.
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Auswahl |
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Auswahl |
Per Zahlungseingang anlegen: Die Verbindlichkeit wird anhand der Daten des Bankkontos angelegt oder das Bankkonto wird automatisch mit einer Kontierung gefüllt. Automatisch nach Datum: Die Verbindlichkeit wird automatisch nach Datum angelegt. Diese Funktion ist nur mit der Art: Verbindlichkeit möglich. |
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Art |
Wenn Per Zahlungseingang anlegen ausgewählt wurde, kann folgende zweite Option eingestellt werden: Verbindlichkeit: Zur Kontoauszugszeile wird automatisch eine Verbindlichkeit angelegt. Die Zeile wird automatisch verbucht, wenn die Verbindlichkeit angelegt und freigegeben ist. Kontenrahmen: Die Kontoauszugszeile wird automatisch auf ein bestimmtes Konto gebucht. (ohne Verbindlichkeit) Importfehler: Die Kontoauszugszeile wird automatisch als Importfehler weggebucht. (ohne Verbindlichkeit) |
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aktiv |
aktive Einträge werden für regelmässige Verbindlichkeiten ausgewertet. Deaktivierte kannst du in der Liste lassen, sie bleiben unberücksichtigt. D.h. du kannst auch kurzfristig eine automatische Zuordnung deaktivieren ohne sie zu löschen oder dir Vorlagen erstllen. |
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Filter |
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Buchungstext |
Der Buchungstext bezieht sich auf die Buchungen auf deinem Bankkonto. Wenn der Buchungstext immer gleich ist und erkannt werden soll, kannst du diesen als Zuordnungsreferenz angeben:
Du kannst als Platzhalter auch mit %Text% nach einem Textbaustein mitten im Buchungstext filtern, um Daueraufträge oder feste Lastschrifteinzüge automatisch zuzuordnen:
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Soll |
Dieser Betrag in der Spalte SOLL soll erkannt werden, z.B. wiederkehrende feste Geldbeträge wie Geldtransit als Dauerauftrag. Tipp: Meist benötigst du weitere Parameter, der Geldbetrag alleine reicht als Referenz selten aus:
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Haben |
Dieser Betrag in der Spalte HABEN soll erkannt werden, z.B. wiederkehrende feste Geldbeträge wie Geldtransit als Dauerauftrag. Tipp: Meist benötigst du weitere Parameter, der Geldbetrag alleine reicht als Referenz selten aus:
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Gebühr |
Dieser Betrag in der Spalte GEBÜHR soll erkannt werden. |
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Währung |
Die Buchung hat folgende Währung |
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Verbindlichkeit |
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Lieferant |
Die Verbindlichkeit soll auf diesen Lieferanten angelegt werden. Den Lieferanten kannst du über Eingabe der Lieferantennummer oder Name aus den Stammdaten einfügen. |
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Gegenkonto |
Die Verbindlichkeit soll auf dieses Gegenkonto angelegt werden, z.B. Bürobedarf 19%: ‘906815’ |
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Rechnung Nr. |
Die Verbindlichkeit soll diese Rechnungsnummer eingetragen bekommen, z.B. 'Vertrag 12345' |
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Verwendungszweck |
Die Verbindlichkeit soll diesen Buchungstext erhalten. |
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Kostenstelle |
Die Verbindlichkeit soll diese Kostenstelle erhalten. |
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Zahlweise |
Die Verbindlichkeit soll diese Zahlweise erhalten. Wähle aus der Liste deiner Zahlweisen aus. |
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Freigabe Wareneingangsprüfung |
Die Verbindlichkeit soll automatisch die Wareneingangsprüfung freigegeben bekommen. |
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Freigabe Rechnungseingangsprüfung |
Die Verbindlichkeit soll automatisch die Rechnungseingangsprüfung freigegeben bekommen. |
Du kannst für deine interne Erfassung Steuersätze angeben, die du benötigst, wenn du die Beträge zu Informationszwecken in Xentral nochmals separat eingeben möchtest. Diese Angabe ist eine reine ERP Eingabe und steuert nicht die Kontierung für die Buchhaltung z.B. zur Übertragung an DATEV. Siehe hier die Beschreibung für die Vorkontierung.
Eine Rechnung, die eine Gutschrift darstellt, nennt man eine "Gutschriftsrechnung". Das bedeutet, dass dein Lieferant dir Geld zurück erstattet. Das kann passieren, wenn du Waren retourniert hast oder wenn es Fehler in der Rechnung gibt, die korrigiert werden müssen. Die Gutschriftsrechnung zeigt klar den Betrag der Rückerstattung und den Grund dafür an.
Gutschriftsrechnung von deinem Lieferanten
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Lieferanten Gutschriften können als eigener Beleg als negative Verbindlichkeit angelegt werden. Wenn eine Rückzahlung des Geldbetrags auf dem Bankkonto erfolgt kann diese Zahlung auf die Verbinldichkeit verknüpft werden.
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alternativ kann die Gutschrift mit einer Rechnung verrechnet werden und in einer Verbindlichkeit angelegt werden. Der Betrag ist dann (Rechnungsbetrag-Gutschriftsbetrag) → dieser Betrag wird an den Lieferanten überwiesen und dann im Zahlungseingang dann auf diese Verbindlichkeit verlnüpft. Somit hätte die Verbindlichkeit 2 PDF Belege und kann beim Verbuchen auch dementsprechend aufgesplittet werden.
Preisdifferenzen und Verrechnung von Beträgen:
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Die Verbindlichkeit fällt dann höher oder niedriger als die Bestellung aus. (die Bestellung kann dann entweder nochmals angepasst werden oder bei der Erstellung einer Verbindlichkeit die Differenz in der Bestellung in das Notizfeld eingetragen werden). Der Betrag für die Verbinldichkeit ist dann niedriger oder höher als der Bestellungsbetrag. Passt an dieser Stelle aber zum PDF Beleg des Lieferanten (Lieferantenrechnung und Verbindlichkeit haben denselben Betrag, die Differenz ist nur in Bezug zur Bestellung. Hier kann in der Bestellung auch direkt der Artikelpreis angepasst werden (Edit Icon neben der Position einer Bestellung, wenn man diese vorne in der Bestellungsübersicht mit dem grauen Pfeilchen vorne ausklappt) (Einkaufspreis beim Artikel).
Wird eine Verbindlichkeit im Xentral Zahlungseingang über ein Bankkonto bezahlt, wird diese mit den Zahlungsinformationen verbucht und in das Archiv verschoben (siehe Filter Beschreibung). Dies bedeutet, dass sie im Filter nur noch über die Einstellung Archiv zu sehen ist. Auf diese Weise werden dir vorne in den Verbindlichkeiten nur die fälligen und noch auf Vollständigkeit zu prüfenden Einträge angezeigt.
Verknüpfte Zahlungseingänge werden dir in der Verbindlichkeiten Detailvorschau (= Minidetail) oder im Protokoll der Verbindlichkeit angezeigt.
BILD Protokoll
BILD zahlungszuordnung: Bezahlt status, darum, gefüllte felder
Wird eine Verbindlichkeit nur teilbezahlt, wird die Ampelanzeige der Verbindlichkeit ebenfalls als Teilbezahlt angezeigt, indem das Icon zur Hälfte Orange in der Anzeige bestehen bleibt.
BILD Icon zwerifarbig
Du kannst eine Verbindlichkeit auch manuell als bezahlt markieren.
BILD und Schritte
Eine oder mehrere Verbindlichkeiten können direkt aus einer Bestellung erzeugt werden.
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Verbindlichkeit anlegen:
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Verbindlichkeit ausfüllen: vorgeschlagen wird der Komplettbetrag. Falls Teilbetrag, bitte umändern und speichern.
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Die Verbindlichkeit wird in der Bestellung angezeigt:
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Weitere Verbindlichkeiten zu dieser Bestellung können erzeugt werden, bis:
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Komplett gelieferte Bestellungen abschließen:
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Artikel aus dieser Bestellung werden im Wareneingang nicht mehr angezeigt (Die Bestellung ist geschlossen)