In dieser Übersicht findest du sämtliche Felder, die für eine Adresse in Xentral gepflegt werden können. Sie sind thematisch in Tabs und Abschnitte gegliedert und decken alle relevanten Stammdaten, Einstellungen und Zusatzinformationen ab.
Hier werden die grundlegenden Angaben einer Adresse erfasst – von den Stammdaten über Kontaktdaten bis hin zu speziellen Einstellungen wie Sperren, Zuordnungen oder Zusatzfeldern.
In diesem Bereich kannst du Dateien hochladen und mit einer Adresse verknüpfen, z. B. Verträge, Dokumente oder Nachweise. So sind alle relevanten Unterlagen zentral an der Adresse gespeichert.
Die Stammadresse ist die zentrale Adresse eines Kunden, Lieferanten oder Partners in Xentral. Sie dient als Standard für Belege, Vorgänge und Auswertungen und bildet die Basis für weitere Adressarten (z. B. Liefer- oder Rechnungsadressen).
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Typ |
Auswahl des Anrede-Typs (z. B. Herr, Frau, Firma). Wichtig für Netto-/Bruttopreisanzeige in den Dokumenten. Diese Anzeige kann weiterführend auch unter 'Einstellungen > Grundeinstellungen > Steuer/Währung' eingestellt werden. |
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Name* |
Vollständiger Name oder Firmenname. Pflichtfeld. Entspricht Zeile 1 im Adressblock des Briefpapiers. |
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Titel |
Akademischer oder beruflicher Titel (z. B. Dr., Prof.). Erscheint vor dem Namen im Adressblock des Briefpapiers. |
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Ansprechpartner |
Zuständige Person innerhalb des Unternehmens. Entspricht Zeile 2 im Adressblock des Briefpapiers. |
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Abteilung |
Zugehörige Abteilung. Entspricht Zeile 3 im Adressblock des Briefpapiers. |
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Unterabteilung |
Detailangabe zur Unterabteilung. Entspricht Zeile 4 im Adressblock des Briefpapiers. |
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Adresszusatz |
Weitere Adressangaben (z. B. Gebäude, Etage). Entspricht Zeile 5 im Adressblock des Briefpapiers. |
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Straße |
Straßenname und Hausnummer. Entspricht Zeile 6 im Adressblock des Briefpapiers. |
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PLZ/Ort |
Postleitzahl und Ort. Entspricht Zeile 7 im Adressblock des Briefpapiers. |
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Bundesstaat |
Angabe des Bundesstaates (für internationale Adressen) |
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Land |
Land (voreingestellt: Deutschland). Entspricht Zeile 8 im Adressblock des Briefpapiers, wenn es nicht Inland ist. |
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Lieferbedingung |
Regelt, wie, wann und wohin die Ware geliefert wird. Hinterlege hier individuell vereinbarte Bedingungen mit dem Kunden/ Lieferanten – sie werden automatisch in Aufträge und Belege übernommen, sodass alle Absprachen dokumentiert und im Prozess berücksichtigt werden. |
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GLN |
GLN = Global Location Number: Eindeutige Kennung für Unternehmen oder Standorte im internationalen Waren- und Datenverkehr. Sie wird z. B. für EDI-Prozesse, in der Logistik oder im Rechnungswesen benötigt. Falls dein Kunde eine GLN nutzt, kannst du sie hier hinterlegen. |
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Abw. Rechnungsadresse |
Wenn die Rechnungsanschrift von der allgemeinen Firmen- oder Lieferadresse (von den Stammdaten abweicht), kannst du hier eine separate Rechnungsadresse hinterlegen. Diese wird automatisch bei der Rechnungsstellung verwendet. So stellst du sicher, dass Rechnungen ohne Umwege direkt beim richtigen Ansprechpartner (z. B. Buchhaltung oder einer bestimmten Abteilung) landen. Alle Felder sind frei bearbeitbar, sodass du individuelle Ansprechpartner, Kommunikationsdaten oder organisatorische Einheiten hinterlegen kannst. |
In diesem Bereich pflegst du alle wichtigen Kommunikationsdaten einer Adresse (Stammdaten) in Xentral. Die Angaben werden automatisch in Belegen, Briefen und E-Mails verwendet und sorgen dafür, dass Kunden, Lieferanten oder Partner jederzeit zuverlässig erreicht werden können.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Telefon |
Standard Telefnonnummer für die Kontaktaufnahme. |
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Telefax |
Faxnummer der Adresse (falls vorhanden). |
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Mobil |
Mobilnummer des Kontakts, auch für direkte Erreichbarkeit. |
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Anschreiben |
Formulierung der persönlichen Anrede für Briefe und E-Mails (z. B. „Sehr geehrter Herr Müller“). Diese Anrede kann als Variable auf die Belegvorlagen (Textvorlagen) gedruckt werden. |
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Zentrale E-Mail-Adresse für die Kommunikation mit der Adresse. |
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Internetseite |
Website oder URL der Firma/Organisation zu Informationszwecken. |
Hier legst du spezielle Vorgaben und Sperren für eine Adresse fest. Die Angaben steuern zentrale Prozesse in Xentral, z. B. Lieferungen, Belege, Kommunikation oder Marketing.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Liefersperre |
Kennzeichnung einer Liefersperre mit Datum. Markiert die Adresse als gesperrt für Lieferungen. Bei (neuen) Aufträgen springt die Ampel automatisch auf Rot und signalisiert, dass keine Lieferung erfolgen darf - blockiert den automatischen Versandprozess. |
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Liefersperre Grund |
Begründung für die Liefersperre. Hier kannst du den Grund für die Liefersperre dokumentieren (z. B. offene Posten, interne Klärung, Kundenwunsch). So bleibt die Sperre nachvollziehbar. |
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Sprache für Belege |
Sprache für Belege z.B. Rechnungen, Lieferscheine, etc. |
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Kundenfreigabe |
Status, ob Kunde freigegeben ist (ja/nein). Schaltet die Auftragsampel für jede Bestellung au Rot. Nur relevant, wenn ein kundenspezifischer Check programmiert wurde. Bsp.: Bei aus einem Shop importierten Aufträge, soll erst überprüft werden, ob der Kunde ein Student ist. Z.B. Studentenshop mit Immatrikulation. |
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Folgebestätigungsperre |
Sonderfunktion: Sperre für Folgeauftragsbestätigungen per E-Mail. |
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Trackingmailsperre |
Sperre für automatische Versandbenachrichtigungen als E-Mail aus dem Logistikprozess z.B. für B2B Kunden. Um Rückfragen zu vermeiden - da der Prozess mit EDI oder auf andere Art gelöst ist und der Kunde aus dem Standardworkflow ausgenommen werden soll. |
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Marketingsperre |
Sperre für Marketingaussendungen als Information. |
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Lead |
Kennzeichnung als Lead als Information. |
Wenn die Rechnungsanschrift von der allgemeinen Firmen- oder Lieferadresse abweicht, kannst du im Formular eine separate Rechnungsadresse hinterlegen. Diese wird dann bei der Rechnungsstellung automatisch berücksichtigt. Alle Felder können individuell gepflegt werden, sodass auch abweichende Ansprechpartner, Kommunikationsdaten oder spezifische Abteilungen korrekt auf der Rechnung erscheinen.
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Feld |
Beschreibung |
|---|---|
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Typ |
Auswahl des Adresstyps (z. B. Firma, Privatperson). |
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Name* |
Pflichtfeld: Name des Rechnungsempfängers. |
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Titel |
Optionaler Titel des Ansprechpartners (z. B. Dr., Prof.). |
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Ansprechpartner |
Name der zuständigen Person. |
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Anschreiben |
Anrede für das Anschreiben (z. B. „Sehr geehrter Herr Müller“). |
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Abteilung / Unterabteilung |
Angabe der Organisationseinheit. |
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Adresszusatz |
Zusatzinformationen zur Adresse (z. B. „c/o“ oder Gebäudeteil). |
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Straße |
Straße und Hausnummer der Rechnungsadresse. |
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PLZ/Ort |
Postleitzahl und Ort. |
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Bundesstaat |
Angabe des Bundeslandes (sofern relevant). |
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Land |
Standardmäßig Deutschland, kann aber geändert werden. |
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Telefon |
Telefonnummer des Rechnungsempfängers. |
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Telefax |
Faxnummer (optional). |
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E-Mail-Adresse für die Rechnungszusendung. |
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GLN |
GLN = Global Location Number: Eindeutige Kennung für Unternehmen oder Standorte im internationalen Waren- und Datenverkehr. Sie wird z. B. für EDI-Prozesse, in der Logistik oder im Rechnungswesen benötigt. Falls dein Kunde eine GLN nutzt, kannst du sie hier hinterlegen. |
In diesem Bereich ordnest du der Adresse verantwortliche Mitarbeiter, Projekte und Vertriebskanäle zu. So stellst du sicher, dass Zuständigkeiten klar definiert und Vorgänge im richtigen Kontext verarbeitet werden und auch deine Kunden die korrekten Ansprechpartner auf ihren Belegen sehen.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Vertrieb |
Zugeordneter Vertriebsmitarbeiter. Kann auch als Sachbearbeiter auf Belegen abgedruckt werden. |
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Innendienst |
Zuständiger Innendienstmitarbeiter. |
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Hauptprojekt |
Verknüpftes Projekt auf diese Adresse (z. B. STANDARD oder Shop - wenn die Adresse durch einen Online-Shop Import neu angelegt wurde. B2B wenn ein Kunde auf dieses Projekt angelegt wird und ggf. auch eine Debitorennummer aus dem Projektnummernkreis bekommen soll). |
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Herkunftskanal (Shop) |
Angabe des Vertriebskanals oder Shops als Information. |
In diesem Bereich findest du zusätzliche Freifelder, die flexibel für individuelle Informationen genutzt werden können. Damit lassen sich adressspezifische Daten erfassen, die über die Standardfelder hinausgehen.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Freifeld 1-n |
Freifelder werden in diesem Abschnitt angezeigt. |
Hier kannst du zusätzliche Informationen und Hinweise zur Adresse hinterlegen, die bei der Auftragserfassung oder für interne Zwecke relevant sind. So bleiben wichtige Details zentral dokumentiert.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Info für Auftragserfassung |
Textfeld für Angebots- und Auftragserfassung: Hinterlege hier wichtige Hinweise, die bei der Erstellung und Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen deutlich sichtbar angezeigt werden. So stellst du sicher, dass besondere Vorgaben oder Absprachen berücksichtigt werden – z. B. „Anlieferung immer an Adresse XY“ oder „Keine Lieferung an Samstagen“. Du kannst die Schriftgröße, Farben und Formatierungen anpassen, damit die Info sofort ins Auge fällt. Die Hinweise werden in der Adresse gepflegt und können im Beleg nicht bearbeitet werden. Für zusätzliche Informationen zum laufenden Auftrag verwende bitte die Interne Bemerkung. |
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Sonstiges |
Textfeld für Sonstige Informationen zur Adresse: Weitere Freitexteingaben oder Zusatzinformationen möglich. |
In diesem Bereich verwaltest du die Zahlungsbedingungen für Kunden und Lieferanten sowie steuerliche Angaben, Währungen und interne Nummern. Die Einstellungen sorgen für eine korrekte Abwicklung von Rechnungen, Bestellungen und Buchhaltungsvorgängen – national wie international.
Hier legst du fest, wie ein Kunde Rechnungen bezahlt – z. B. Zahlungsweise, Zahlungsziel oder Skonto. Die Einstellungen sorgen dafür, dass Rechnungen automatisch mit den richtigen Konditionen erstellt und verarbeitet werden. Sofern keine Zahlungskonditionen hinterlegt sind, werden die zentralen oder projektspezifischen Einstellungen verwendet.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Zahlungskonditionen festschreiben |
Einstellung, ob festgelegte Konditionen immer verwendet werden sollen - nie von einer Gruppe oder Preisgruppe überschrieben werden z.B. bei individuell ausgehandelten Kundenpreisen. |
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Zahlungsweise |
Vorauswahl der Zahlungsmethode z. B. Rechnung, Vorkasse, Lastschrift. |
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Zahlungsziel (bei Rechnung) |
Frist für Rechnungszahlung in Tagen. |
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Zahlungsziel Skonto (bei Rechnung) |
Frist für Skonto-Abzug in Tagen. |
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Skonto (bei Rechnung) |
Höhe des Skontos in Prozent. |
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Lieferantennummer bei Kunde |
B2B: Von Kunde vergebene Lieferantennummer: Die Lieferantennummer, die dir dein Kunde in seiner Warenwirtschaft zuweist. Sie ermöglicht dem Kunden, dich in seinem System eindeutig zu identifizieren und Geschäftsvorgänge korrekt zuzuordnen. Sie kann in den Textvorlagen über die Variable {ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE} automatisch auf ausgehenden Dokumenten an deine Kunden ausgegeben werden. |
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Zahlungsweise Abo |
Abweichende Standardzahlungsweise für Abonnement-Rechnungen (aus Stammdaten - Modul: Rechnungslauf/Abolauf). |
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Belege im Auto-Versand erstellen |
Voreinstellung in der Kundenadresse: Einstellung, welche Belege im Rahmen des Autoversands erstellt und ggf. versendet bzw. gedruckt werden. Diese Einstellung setzt die Einstellung im Auftragsbeleg automatisch, wenn du für einen Kunden in Xentral einen Auftrag erstellst. (Einstellung für Automatischer Belegversand, z. B. Rechnung und Lieferschein im Rahmen des Logistikprozesses).
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Kommissions-/Konsignationslager |
Option für besondere Lagerform Kommissions-/Konsignationslager bei Kunde. |
In diesem Bereich hinterlegst du die vereinbarten Zahlungs- und Lieferbedingungen mit einem Lieferanten. Die Angaben steuern, wie Bestellungen abgewickelt und Lieferantenrechnungen verarbeitet werden.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Zahlungsweise |
Vorauswahl der Zahlungsmethode für Lieferanten Bestellungen. |
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Zahlungsziel (in Tagen) |
Zahlungsfrist für Lieferantenrechnungen. |
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Zahlungsziel Skonto (in Tagen) |
Frist für Skonto-Abzug bei Lieferantenrechnungen. |
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Skonto |
Höhe des Skontos in Prozent bei Lieferanten. |
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Lieferart |
Standardlieferart für Bestellungen. |
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Kundennummer bei Lieferant |
B2B: Von Lieferant vergebene Kundennummer: Die Kundennummer, die dir dein Lieferant in seiner Warenwirtschaft zuweist. Sie ermöglicht dem Lieferanten, dich in seinem System eindeutig zu identifizieren und Geschäftsvorgänge korrekt zuzuordnen. Sie kann in den Textvorlagen über die Variable {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT} automatisch auf ausgehenden Dokumenten an deinen Lieferanten ausgegeben werden. |
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Besteuerung Verbindlichkeiten |
Angabe zur steuerlichen Behandlung von Verbindlichkeiten z. B. Inland, Export. |
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Lieferant Hinweis-Text |
Sonderfunktion: Freitextfeld für spezielle Hinweise an Lieferanten. Hinweistext wird beim Einfügen des Artikels in einen Kundenbeleg als Hinweis angezeigt, wenn im Artikel der Lieferant als Standardlieferant gewählt ist. |
In diesem Bereich pflegst du steuerliche Angaben, Standardwährung und zollrelevante Informationen für eine Adresse. Diese Einstellungen steuern die richtige Behandlung von Belegen, Zahlungen und internationalen Vorgängen.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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USt-ID |
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Gib hier die vollständige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer inklusive Länderkürzel ein (z. B. DE123456789). Achte darauf, dass die Nummer ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen eingetragen wird, damit sie korrekt für Rechnungen und steuerliche Prüfungen verwendet werden kann. |
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Steuernummer |
Steuernummer des Unternehmens. |
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Besteuerung |
Art der Besteuerung (z. B. Inland, EU, Export)
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Standard Währung |
Voreingestellte Währung für Geschäftsvorgänge (z. B. EUR). |
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Lieferschwelle nicht anwenden |
Option, Lieferschwellenregelung nicht zu berücksichtigen. |
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Anzeige Steuer auf Belege |
Option für Steueranzeige auf Belegen (z. B. automatisch). Anzeige von Belegen mit Brutto / Netto Werten. Weitere Einstellungsmöglichkeiten unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Steuer / Währung und im Projekt > Einstellungen > Steuer / Währung. Einstellungen aus Adresse sticht Einstellungen aus Projekt. Einstellungen aus Projekt sticht Grundeinstellungen. |
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Zollinformationen |
Zusätzliche Informationen zu Zoll, falls relevant. |
In diesem Bereich werden die internen Nummern für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter gepflegt. Diese Nummern dienen der eindeutigen Identifikation in der Buchhaltung und im Belegwesen.
Caution
Diese Vorgehensweise ist meist genutzt für manuelle Nummernvergabe in B2B oder für Sammeldebitoren-Konten für B2C.
Nutze die abweichenden Debitoren- bzw. Kreditorennummern nur, wenn die interne automatisch vergebene Nummer nicht passend ist. Verschiedene Möglichkeiten zur Strategie der Nummernvergabe in verschiedenen Modellen findest du im Artikel Using Number Ranges - Document Number, Customer Number, Supplier Number, Item Number.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Abw. Debitoren- bzw. Kreditorennummer |
Möglichkeit zur Angabe einer abweichenden Debitoren- oder Kreditorennummer |
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Kunden Nr. |
Interne Kundennummer (z. B. 10001) |
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Lieferanten Nr. |
Interne Lieferantennummer (z. B. 70001) |
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Mitarbeiter Nr. |
Interne Mitarbeiternummer (z.B. 1) |
Hier hinterlegst du die Zahlungsdaten einer Adresse. Neben klassischen Bankverbindungen mit SEPA-Mandat können auch PayPal-Konten erfasst werden, um Überweisungen, Lastschriften und Online-Zahlungen korrekt abzuwickeln.
In diesem Bereich hinterlegst du die Bankdaten und SEPA-Mandatsinformationen einer Adresse. Diese Angaben steuern den Zahlungsverkehr und sichern eine korrekte Abwicklung von Überweisungen und Lastschriften.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Inhaber |
Name des Kontoinhabers. Wenn dieses Feld nicht gefüllt ist, wird der 'Name/Firmenname' aus den Stammdaten bei Überweisungen/Lastschrifteinzug als Inhaber automatisch gezogen. |
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Bank |
Name der Bank. |
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BIC |
Bank Identifier Code für internationale Überweisungen. |
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IBAN |
Internationale Bankkontonummer. |
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Mandatsreferenz |
Eindeutige Referenz für das SEPA-Lastschriftmandat. |
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Lastschrift Art |
Art des Lastschriftmandats (z. B. einmalig, wiederkehrend). |
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Mandatsreferenz Datum |
Datum der erstmaligen Mandatserteilung. |
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Mandatsreferenz Änderung |
Datum der letzten Änderung am Mandat. Wenn sich die Mandatsreferenz für diese Adresse ändert kann man den Haken setzen.Dadurch wird im SEPA Format eine andere XML erzeugt. |
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Änderung seit letzter Lastschrift |
Vermerk, ob Änderungen nach der letzten Lastschrift erfolgt sind. |
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Firmen-SEPA |
Angabe, ob Firmen-SEPA-Verfahren genutzt wird. Es wird ein anderes SEPA Mandat speziell für Firmen erzeugt. |
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Download SEPA Mandatsreferenz |
Funktion zum Herunterladen des Mandatsdokuments. |
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Bemerkung |
Textfeld für zusätzliche Informationen. |
In diesem Bereich speicherst du die PayPal-Daten einer Adresse. Die Angaben ermöglichen eine korrekte Abwicklung von PayPal-Zahlungen und die Zuordnung zum richtigen Konto.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Inhaber |
Name des PayPal-Kontoinhabers |
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Paypal-Account |
E-Mail-Adresse oder Konto-ID des PayPal-Accounts |
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Währung |
Hinterlegte Währung für PayPal-Zahlungen |
In diesem Bereich legst du fest, wie Belege und Dokumente standardmäßig versendet werden. Die Einstellungen steuern, ob Rechnungen, Aufträge oder andere Belege per Post, E-Mail oder Fax zugestellt werden und welche Empfänger dabei vorausgewählt sind.
Hier definierst du Grundeinstellungen für den Rechnungsversand, z. B. ob immer eine Papierrechnung erzeugt wird oder wie viele Ausdrucke standardmäßig erstellt werden.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Immer Papier Rechnung |
Bei automatischem Versand wird stets eine Papierrechnung erzeugt, auch wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist: Diese Option wird u.a. im Abolauf ausgewertet, sodass zusätzlich zur Rechnungs-E-Mail immer auch eine Rechnung auf Papier für den Kunden ausgedruckt wird. Die ausgedruckte Rechnung kann dem Kunden dann separat zugeschickt oder ins Paket gelegt werden. |
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Anzahl Ausdrucke Rechnung |
Voreinstellung für die Anzahl an Ausdrucksexemplaren bei Rechnungsversand. Dies wird im Versandzentrum (Logistikprozess LS + auslagern + scannen) und im Multiorderpicking (altes: MOP) ausgewertet. |
In diesem Abschnitt hinterlegst du Standardempfänger für verschiedene Dokumentarten (z. B. Angebote, Aufträge, Rechnungen). Diese Empfänger werden automatisch vorgeschlagen, wenn kein anderer Kontakt eingetragen ist.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Angebot |
Vorauswahl E-Mail Empfänger für Angebote. Es wid die Adress-E-Mail von der hier eingetragenen Mail ersetzt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Auftrag |
Vorauswahl E-Mail Empfänger für Aufträge. Es wid die Adress-E-Mail von der hier eingetragenen Mail ersetzt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Rechnung |
Vorauswahl E-Mail Empfänger für Rechnungen. Es wid die Adress-E-Mail von der hier eingetragenen Mail ersetzt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Gutschrift |
Vorauswahl E-Mail Empfänger für Gutschriften. Es wid die Adress-E-Mail von der hier eingetragenen Mail ersetzt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Lieferschein |
Vorauswahl E-Mail Empfänger für Lieferscheine. Es wid die Adress-E-Mail von der hier eingetragenen Mail ersetzt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Bestellung |
Vorauswahl E-Mail Empfänger für Bestellungen. Es wid die Adress-E-Mail von der hier eingetragenen Mail ersetzt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Mahnwesen |
Vorauswahl E-Mail Empfänger für Mahnungen. Es wid die Adress-E-Mail von der hier eingetragenen Mail ersetzt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
Hier kannst du zusätzliche Empfänger für bestimmte Belegarten hinterlegen. So stellst du sicher, dass relevante Personen Kopien wichtiger Dokumente automatisch erhalten.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Angebot |
Zusätzlich eingetragener E-Mail Empfänger für Angebote. Es wird eine zusätzliche E-Mail an die hier eingetragene E-Mail als Kopie geschickt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Auftrag |
Zusätzlich eingetragener E-Mail Empfänger für Aufträge. Es wird eine zusätzliche E-Mail an die hier eingetragene E-Mail als Kopie geschickt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Rechnung |
Zusätzlich eingetragener E-Mail Empfänger für Rechnungen. Es wird eine zusätzliche E-Mail an die hier eingetragene E-Mail als Kopie geschickt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Gutschrift |
Zusätzlich eingetragener E-Mail Empfänger für Gutschriften. Es wird eine zusätzliche E-Mail an die hier eingetragene E-Mail als Kopie geschickt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Lieferschein |
Zusätzlich eingetragener E-Mail Empfänger für Lieferscheine. Es wird eine zusätzliche E-Mail an die hier eingetragene E-Mail als Kopie geschickt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Bestellung |
Zusätzlich eingetragener E-Mail Empfänger für Bestellungen. Es wird eine zusätzliche E-Mail an die hier eingetragene E-Mail als Kopie geschickt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
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Mahnwesen |
Zusätzlich eingetragener E-Mail Empfänger für Mahnungen. Es wird eine zusätzliche E-Mail an die hier eingetragene E-Mail als Kopie geschickt.Nur eine E-Mail-Adresse pro Beleg möglich. Bitte nur eine Adresse angeben. |
In diesem Bereich kannst du zusätzliche Informationen und Einstellungen zur Adresse pflegen. Sie decken spezielle Themen wie Provision, Porto, Finanzdaten oder Geodaten ab, die nicht in den Standardfeldern enthalten sind.
Hier hinterlegst du provisionsrelevante Angaben für den Vertrieb, um Abrechnungen transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Provision |
Sonderfunktion: Provisionssatz für den Vertrieb in Prozent. Diese Option wird für das alte Modul 'Vertreterabrechnung' ausgewertet. |
In diesem Abschnitt definierst du Versandkonditionen und Voreinstellungen für die Versandabwicklung, z. B. portofreie Lieferungen oder Altersprüfungen.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Porto frei aktiv (Kunde) |
Schwellenwert für portofreie Lieferung ab bestimmtem Umsatz (netto). |
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Versandart |
Voreinstellung für Versandart: Lege hier die Standard-Versandart für den Kunden fest (z. B. Paketdienst, Spedition oder Abholung). Die gewählte Versandart wird automatisch in Aufträgen und Belegen als Voreinstellung übernommen und kann bei Bedarf angepasst werden. |
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Keine Altersprüfung notwendig |
Sonderfunktion: Altersprüfung entfällt für diese Adresse z.B. B2B Händler. |
Hier pflegst du Schwellenwerte für portofreie Bestellungen bei Lieferanten.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Porto frei aktiv (Lieferant) |
Schwellenwert, ab dem Bestellungen beim Lieferanten portofrei sind (Umsatz netto). |
Zusätzliche personenbezogene Angaben wie Geburtstag oder die Option für Geburtstagskarten können hier erfasst werden.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Geburtstag |
Geburtsdatum des Kontakts; kann im Kalender angezeigt werden. |
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Geburtstagskarte |
Sonderfunktion: Option zum Versand einer Geburtstagskarte. Diese Option wird im extra Modul 'Serienbrief' ausgewertet. |
In diesem Bereich verwaltest du buchhaltungsrelevante Daten wie Reisekosten, Verrechnungskonten oder Kreditlimit.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Reisekosten |
Standardeinstellung für Reisekostenabrechnung. |
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Verrechnungskonto |
Hinterlegtes Konto für Verrechnungen. |
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Kreditlimit |
Hinterlegtes Kreditlimit in Euro. Zeigt an, ob das hinterlegte Kreditlimit ausreicht. Ist kein Limit gesetzt, können Aufträge ohne Einschränkung angelegt werden. Wird das Kreditlimit – inklusive offener unbezahlter Rechnungen – überschritten, springt die Auftragsampel auf Rot und blockiert die Versandübergabe. |
Hier kannst du personalbezogene Standardwerte, z. B. Wochenarbeitszeit, hinterlegen.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Arbeitszeit pro Woche |
Sonderfeld: Standardisierte Wochenarbeitszeit in Stunden. |
Individuell nutzbare Zusatzfelder für adressspezifische Informationen.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Freifeld 8–20 |
Individuell nutzbare Felder für Zusatzinformationen. Die Freifelder werden - wenn nicht anders definiert - im Standard in diesem Tab und Abschnitt 'Freifelder'angezeigt. |
Pflege von geografischen Daten wie Breiten- und Längengrad für Standortinformationen.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Breitengrad |
Geografischer Breitengrad. |
|
Längengrad |
Geografischer Längengrad. |
Eindeutige Kürzel für vereinfachte Datenimporte, z. B. für Zeiterfassung oder Artikel-Imports.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Eindeutige Kennung |
Sonderfunktion: Kürzel für vereinfachte Imports (Zeiterfassung, Artikel-Imports, etc.); nur Großbuchstaben, keine Sonderzeichen. |
In diesem Bereich kannst du Dateien hochladen und mit einer Adresse verknüpfen, z. B. Verträge, Dokumente oder Nachweise. Über die Übersicht lassen sich Einträge filtern, sortieren, durchsuchen und verwalten. So sind alle relevanten Unterlagen zentral an der Adresse gespeichert und jederzeit schnell auffindbar.
Der Upload einer neuen Datei erfolgt, indem du die gewünschte Datei per Drag & Drop in den Upload-Bereich ziehst oder manuell auswählst. Anschließend kannst du einen Titel und eine Beschreibung hinzufügen und das Dokument über ein Stichwort klassifizieren (z. B. Anhang, Profilbild, Deckblatt). Nach dem Speichern ist die Datei direkt mit der Adresse verknüpft und dort verfügbar.
Hier findest du CRM-bezogene Informationen zur Adresse. Dazu gehören Aktivitäten, Notizen und Interaktionen, die eine transparente Nachverfolgung der Kunden- oder Lieferantenhistorie ermöglichen. Im Reiter CRM kannst du nicht nur die gesamte Historie einsehen, sondern auch direkt neue Aktivitäten anlegen – z. B. Kundenbriefe, E-Mails, Telefonnotizen, Follow-ups oder Termine. So bleiben alle Interaktionen zentral dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
Weitere Details findest du im Artikel: CRM im Adressstamm
Über Rollen legst du fest, welche Funktion eine Adresse in deinem System übernimmt (z. B. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter). Mehrere Rollen pro Adresse sind möglich.
Über den Button +NEU (oben rechts) können ebenfalls Rollen angelegt werden. In der Rollenliste unten werden alle bestehenden Rollen mit ihren Details angezeigt. Dort lassen sich Einträge über das Stift-Symbol bearbeiten oder über das X-Symbol löschen.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Rolle |
Auswahl der gewünschten Rolle für die Adresse (z. B. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Mitglied). |
|
von |
Kontext der Rollenvergabe: Projekt (rollenbezogen auf ein Projekt) oder Gruppe (rollenbezogen auf eine Adressgruppe, z. B. Preisgruppe). |
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Suchfeld |
Eingabefeld mit Autovervollständigung, um das Projekt oder die Gruppe für die Rolle auszuwählen. |
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Rollenliste – Rolle |
Zeigt die bereits vergebenen Rollen der Adresse (z. B. Mitarbeiter, Mitglied). |
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Rollenliste – Zuordnung |
Zeigt an, ob die Rolle einem Projekt oder einer Gruppe zugeordnet ist. |
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Rollenliste – Auswahl |
Konkretes Projekt oder Gruppe, das/ die der Rolle zugeordnet ist (z. B. ALLE Projekte, Preisgruppe Rabatt 10%). |
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Rollenliste – Seit |
Startdatum, ab dem die Rolle gültig ist. |
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Rollenliste – Bis |
Enddatum der Rolle oder aktuell, wenn unbegrenzt gültig. |
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Rollenliste – Aktionen |
Symbole zum Bearbeiten (Stift) oder Löschen (X) einer bestehenden Rolle. |
Die Adresse erhält automatisch eine Kundennummer sowie ein Standardprojekt. Damit kann sie in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen genutzt werden.
Die Adresse erhält automatisch eine Lieferantennummer sowie ein Standardprojekt. Damit kann sie in Bestellungen und Lieferantenprozessen eingesetzt werden.
Die Adresse erhält eine Mitarbeiternummer und wird damit als interner Benutzer geführt. Zusätzlich können individuelle Benutzerrechte im Administrationsbereich vergeben werden.
Weitere Details findest du im Artikel: User Permissions Assignment (Workflow)
In Gruppen kannst du Adressen nach frei definierbaren Kriterien bündeln, um Kunden, Lieferanten oder Partner einfacher zu segmentieren, organisieren und auszuwerten. Gruppen können sowohl zur CRM-Information (z. B. Vertriebszuordnung oder Kampagnensteuerung) als auch als Preisgruppen genutzt werden.
Wird eine Gruppe als Preisgruppe angelegt, erhalten die zugeordneten Kunden abweichende Zahlungs- oder Preiskonditionen.
Caution
Der Standardpreis wird durch die Preisgruppe überschrieben – dieser kann jedoch wiederum durch kundenspezifische Preise oder Einstellungen übersteuert werden.
In der Tabelle werden alle bestehenden Gruppen aufgelistet. Du siehst dort Gruppenname, Kennziffer, Kategorie und Projekt, um Gruppen eindeutig zu identifizieren und bei Bedarf zu filtern oder zuzuordnen. So behältst du den Überblick und kannst Adressen gezielt verwalten.
Du kannst nach aktiven und inaktiven Gruppen filtern.
Hier pflegst du die einzelnen Ansprechpartner zu einer Adresse. Jeder Kontakt kann eigene Kontaktdaten und Funktionen haben und in Belegen oder Prozessen ausgewählt werden.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
Typ |
Wähle den Ansprechpartner-Typ (z. B. Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung), um die Rolle im Kunden- oder Lieferantenkontext klar zu definieren. |
|
Name |
Trage den vollständigen Nachnamen des Ansprechpartners ein. Dieser wird in Belegen, E-Mails oder Auswertungen angezeigt. |
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Titel |
Optional: Titel wie „Dr.“ oder „Prof.“ für personalisierte Anreden. |
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Abteilung |
Gibt an, in welcher Abteilung der Ansprechpartner tätig ist (z. B. Einkauf, IT). Hilft bei der internen Zuordnung. |
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Unterabteilung |
Optional: Präzisiert die Abteilung, z. B. „Einkauf – Technischer Bedarf“. |
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Adresszusatz |
Optionaler Zusatz zur Adresse, z. B. Gebäude oder Etage. |
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Straße / PLZ / Ort |
Postadresse des Ansprechpartners. Diese wird für Anschreiben oder Dokumente verwendet. |
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Bundesstaat / Land |
Definiert die Region oder das Land. Wichtig für internationale Kontakte und Versandadressen. |
|
Telefon / Telefax / Mobil |
Kontaktdaten für direkte Kommunikation. Mobilnummer kann für schnelle Rückmeldungen genutzt werden. |
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Anschreiben |
Vorlage für personalisierte Anreden in E-Mails oder Briefen (z. B. „Sehr geehrte Frau Dr. Müller“). |
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Haupt-E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Wird für Kommunikation und Benachrichtigungen genutzt. |
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Zuständig / Position |
Rolle oder Funktion im Unternehmen (z. B. „Leiter Einkauf“). Unterstützt die gezielte Ansprache. |
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Vorname (für Altdaten) |
Optionales Feld für die Migration älterer Datensätze. |
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Geburtstag |
Optional: Ermöglicht die Anzeige im Kalender und den Versand von Geburtstagskarten. |
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Im Kalender anzeigen |
Aktivieren, wenn Geburtstage im internen Kalender erscheinen sollen. |
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Geburtstagskarte |
Aktivieren, wenn automatisch eine Geburtstagskarte versendet werden soll. |
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Marketingsperre |
Aktivieren, wenn dieser Ansprechpartner keine Marketingkommunikation erhalten soll (DSGVO-relevant). |
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Interne Bemerkung |
Textfeld für interne Notizen, die nicht an den Ansprechpartner kommuniziert werden. |
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Sonstiges |
Textfeld für weitere Informationen, die keiner anderen Kategorie zugeordnet werden können. |
Ein Ansprechpartner kann ebenso einer spezifischen Gruppe zugeordnet werden. In der Tabelle werden alle bestehenden Gruppen aufgelistet.
In diesem Bereich hinterlegst du alternative Lieferadressen zu einer Hauptadresse. Sie können in Aufträgen oder Rechnungen direkt ausgewählt werden.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
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Typ |
Wähle den Typ der Lieferadresse (z. B. Hauptadresse, Filiale, Lager). Dies hilft bei der eindeutigen Zuordnung im Versandprozess. |
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Name |
Trage den vollständigen Namen oder die Bezeichnung des Lieferstandorts ein. Dieser erscheint auf Lieferscheinen und Belegen. |
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Abteilung |
Gibt an, an welche Abteilung die Lieferung gehen soll (z. B. Wareneingang, Logistik). |
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Unterabteilung |
Optional: Ergänzung zur Abteilung für eine genauere Adressierung. |
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Adresszusatz |
Zusätzliche Adressinformationen wie Gebäude, Etage oder Torangaben. |
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Straße / PLZ / Ort |
Angaben zur genauen Lieferadresse. Diese wird für Versand- und Logistikprozesse verwendet. |
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Bundesstaat / Land |
Definiert Region und Land. Wichtig für internationale Lieferungen und steuerliche Behandlung. |
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Telefon |
Telefonnummer der Lieferadresse für Rückfragen durch Spedition oder Zusteller. |
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Wird für Versandbestätigungen oder Abstimmungen mit der Lieferstelle genutzt. |
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GLN |
Global Location Number: Eindeutige Kennung für Standorte und Partner. Besonders relevant bei EDI- oder Logistikprozessen. |
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Lieferbedingung |
Hier kann eine individuell vereinbarte Lieferbedingung hinterlegt werden, die automatisch in Aufträge übernommen wird. |
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USt-ID (falls abweichend) |
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wenn diese Lieferadresse von der Hauptadresse abweicht. Inklusive Länderpräfix angeben (z. B. DE123456789). |
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Besteuerung (falls abweichend) |
Definiert die Steuerregelung für diese Lieferadresse (z. B. Inland, EU-Lieferung, Export). Wird im Auftrag berücksichtigt. |
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Standard Lieferadresse |
Aktivierst du diese Option, wird die Adresse bei neuen Aufträgen automatisch als Standardadresse verwendet. Wenn mehrere Lieferadressen vorhanden sind, wird diese Adresse vorausgewählt und z. B. auch für automatisierte Versandprozesse genutzt. Du kannst sie bei Bedarf jederzeit manuell ändern. |
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Lieferhinweis Bemerkung |
Textfeld für besondere Hinweise zur Lieferung (z. B. Anlieferzeiten, Ansprechpartner vor Ort). |
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Interne Bemerkung |
Nur intern sichtbares Notizfeld zur Organisation und Abstimmung. Diese Informationen werden nicht an den Kunden übermittelt. |
In diesem Bereich werden alle Belege angezeigt, die einer Adresse zugeordnet sind. Damit hast du jederzeit einen vollständigen Überblick über sämtliche geschäftsrelevanten Vorgänge rund um einen Kunden oder Lieferanten. Über die integrierten Filterfunktionen kannst du die Liste gezielt eingrenzen und so schnell die gewünschten Daten finden – zum Beispiel nach Belegtyp, Zeitraum oder bestimmten Nummern.
Du kannst nach verschiedenen Belegarten filtern, etwa Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Retoure, Bestellung oder Verbindlichkeit. So lassen sich spezifische Vorgänge gezielt herausfiltern, ohne lange suchen zu müssen.
Die Tabelle zeigt alle wichtigen Informationen zu Belegen kompakt an. Belegnr./Lf.-Nr. kennzeichnet den jeweiligen Beleg eindeutig, Belegart gibt den Typ an (z. B. Angebot, Auftrag, Rechnung) und Vom zeigt das Erstellungsdatum. Anfrage sowie Kommission/Bestellnr. dienen der internen oder externen Zuordnung. Tracking enthält Versandinformationen, Projekt die Projektzuordnung. Zahlungsstatus, Betrag, Währung, Differenz und Status geben Auskunft über den finanziellen und prozessualen Stand. Im Menü kannst du direkt Aktionen ausführen, etwa das PDF öffnen oder in den Beleg wechseln. Über Filter- und Suchfelder lässt sich die Liste gezielt eingrenzen.
Diese Ansicht eignet sich besonders gut, um offene Posten nachzuhalten, Rechnungs- und Auftragsverläufe zu prüfen oder den Belegfluss eines Kunden schnell nachzuvollziehen.
Note
Zweck der Übersicht:
Diese Ansicht unterstützt dich dabei, alle Belege eines Kunden zentral und übersichtlich im Blick zu behalten. Du siehst auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind und seit wann sie fällig sind. Durch die integrierte Such- und Filterfunktion kannst du gezielt nach bestimmten Belegen suchen, ohne lange durch verschiedene Bereiche zu navigieren.
Die rechte Seitenleiste liefert dir zusätzlich eine Kundenstatistik mit wichtigen Kennzahlen wie Kreditlimit, aktuellem Umsatz im laufenden Jahr und aktuellem Saldo. So erhältst du sofort einen klaren finanziellen Überblick zur Adresse.
Am Tabellenende werden Gesamtsummen aller angezeigten Belege ausgewiesen, was die Auswertung und Kontrolle erleichtert.
Zusätzlich kannst du das PDF jedes Belegs direkt aufrufen oder mit einem Klick in den Beleg selbst wechseln, um Details einzusehen oder weiterzuverarbeiten.
Im Tab Artikel werden alle Artikelbewegungen und -vorgänge angezeigt, die einer Adresse zugeordnet sind. So kannst du nachvollziehen, welche Artikel wann und in welchem Zusammenhang (z. B. Auftrag, Bestellung oder Retoure) verwendet wurden. Die Tabelle enthält wichtige Informationen wie Nummer, Artikel, Belegart, Belegnr., Datum, Menge, Einzelpreis, Rabatt, Gesamt und Menü. Über das Menü kannst du mit einem Klick Belege öffnen oder PDFs anzeigen, während Filter- und Suchfelder die gezielte Auswertung erleichtern.
In dieser Ansicht werden alle Artikelbewegungen und -vorgänge zu einer Adresse übersichtlich dargestellt. So kannst du schnell nachvollziehen, welche Artikel wann und in welchem Zusammenhang (z. B. Auftrag, Bestellung oder Retoure) genutzt oder verkauft wurden. Über die integrierte Such- und Filterfunktion kannst du Einträge gezielt eingrenzen, etwa nach Artikelnummer, Belegtyp oder Zeitraum. Die Tabelle enthält zentrale Felder wie Nummer, Artikel, Belegart, Belegnr., Datum, Menge, Einzelpreis, Rabatt, Gesamt und Menü. Diese Informationen geben dir einen klaren Überblick über die Artikelhistorie pro Kunde oder Lieferant – inklusive Mengen, Preisen und Rabatten.
Über das Menü kannst du mit einem Klick weitere Aktionen ausführen, z. B. den Beleg öffnen oder das zugehörige PDF anzeigen. Am Tabellenende werden außerdem Summen über alle angezeigten Artikelpositionen gebildet, was eine schnelle Auswertung erleichtert.
In dieser Ansicht werden Seriennummern, Chargen und MHD-Daten (Mindesthaltbarkeitsdaten) angezeigt, die mit Artikeln einer Adresse verknüpft sind. So kannst du nachvollziehen, welche konkreten Artikelvarianten geliefert, verbaut oder verkauft wurden – einschließlich ihrer Seriennummern oder Chargenangaben. Über die Filter kannst du gezielt festlegen, ob du Seriennummern, Chargen oder MHD-Daten anzeigen möchtest, und die Ergebnisse nach bestimmten Kriterien durchsuchen.
Die Tabelle enthält Felder wie Datum, Artikel-Nr., Artikel, Typ, Seriennummer und Lieferschein, wodurch du jede Artikelbewegung eindeutig nachverfolgen kannst.
Für Artikel mit Chargen werden zusätzlich Informationen zur jeweiligen Charge angezeigt, z. B. Produktions- oder Liefercharge, was besonders für Rückverfolgbarkeit, Qualitätskontrolle oder Retouren wichtig ist. Bei Artikeln mit MHD-Daten kannst du das Mindesthaltbarkeitsdatum im Blick behalten, um Bestände rechtzeitig zu verbrauchen, zu rotieren oder abzuwickeln. So eignet sich diese Ansicht ideal für Unternehmen mit Seriennummern-Tracking, chargenpflichtigen Produkten oder MHD-relevanten Artikeln.
Im Tab RMA (Return Material Authorization) werden Retouren- und Reklamationsvorgänge zu einer Adresse übersichtlich dargestellt. Hier kannst du nachvollziehen, welche Artikel zurückgesendet wurden, zugehörige Lieferscheine und Mengen einsehen sowie den Grund der Rücksendung dokumentieren. Die integrierte Such- und Filterfunktion hilft dir, die Einträge schnell nach bestimmten Kriterien einzugrenzen, z. B. nach Datum, Artikelnummer oder Rücksendegrund.
Die Tabelle enthält zentrale Felder wie Nummer, Artikel, Lieferschein, Datum LS, Datum RMA, Menge LS, Menge RMA, Grund und Menü. So lassen sich Rücksendungen transparent nachverfolgen und einfach mit den ursprünglichen Lieferungen abgleichen.
Über das Menü kannst du Aktionen wie die direkte Anzeige des zugehörigen Belegs oder die Bearbeitung der RMA ausführen. Damit bietet die Ansicht eine schnelle und strukturierte Möglichkeit, Retouren effizient zu verwalten und zu dokumentieren.
Dieser Bereich enthält Zeiterfassungs-Informationen, die mit der Adresse verknüpft sind. Er wird genutzt, wenn Zeiten für Projekte, Leistungen oder Abrechnungen erfasst werden.
Hier werden laufende Abonnements oder wiederkehrende Leistungen zur Adresse verwaltet. Du kannst Vertragslaufzeiten, Intervalle und Abrechnungen zentral einsehen.
In diesem Bereich wird das vereinbarte Lieferprogramm mit dem Kunden oder Lieferanten hinterlegt. So behältst du geplante Lieferungen und regelmäßige Abrufe im Blick.
Dieser Bereich zeigt alle Bestellungen, die mit der Adresse verknüpft sind. So lassen sich Aufträge und Einkaufsprozesse schnell nachvollziehen und weiterverarbeiten.
Hier findest du offene Posten und Verbindlichkeiten gegenüber der Adresse. Das erleichtert die finanzielle Übersicht und dient als Grundlage für Zahlungen und Buchungen.