Aufbau des Auftragsformulars - Alle Felder und Optionen im Auftrag – Xentral help center

Note

Dieser Artikel befindet sich gerade in Bearbeitung: Stand 24.09.2025

Das Auftragsformular ist der zentrale Arbeitsbereich für die Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung deiner Kundenaufträge in Xentral. Es ist in mehrere Bereiche unterteilt, die dir helfen, Informationen übersichtlich zu erfassen und den gesamten Auftragsprozess transparent zu steuern. In diesem Artikel findest du eine vollständige Übersicht aller Felder, Schaltflächen und Optionen – von den grundlegenden Auftragsdaten im Kopfbereich bis zu den Positionsdetails und Summen im Fußbereich.

Stammdaten & Auftragskopf (Xentral: Allgemeine Auftragsinformationen)

Der Bereich Stammdaten & Auftragskopf (Auftrag bearbeiten > Details > Auftrag) ist in Xentral der zentrale Ausgangspunkt für die Auftragserfassung.

Hier legst du alle relevanten Rahmenparameter fest, die bestimmen, wer der Auftraggeber ist, wie der Auftrag intern verwaltet wird und unter welchen Bedingungen er im weiteren Prozess bearbeitet wird.

Die hier gepflegten Angaben steuern in Xentral u. a.:

welche Kunden- und Projektdaten im Auftrag erscheinen,
ob und in welchem Lager Bestände reserviert werden,
welche Versand- und Zahlungsbedingungen angewendet werden,
wie steuerliche Vorgaben umgesetzt werden,
in welcher Sprache, Währung und Darstellung der Auftrag ausgegeben wird.

Die folgenden Abschnitte gliedern sich in Kundenstammdaten, Auftragskopf, Versand & Lieferung, Zahlungsbedingungen, Steuer, Währung und Zusatzoptionen – mit einer klaren Beschreibung, was in Xentral eingetragen wird und welche Auswirkungen diese Eingaben auf Lager, Versand, Buchhaltung und Auswertungen haben.

Auftragskopf (Xentral: Allgemeine Auftragsinformationen)

Im Auftragskopf trägst du die Kerninformationen ein, die den Auftrag eindeutig definieren und den Ablauf steuern.

Kunden- & Projektdaten: Kunde aus Stammdaten wählen oder neu anlegen; optional einem Projekt zuordnen, um spätere Auswertungen zu erleichtern.
Auftragsidentifikation: Auftragsnummer automatisch aus dem Nummernkreis oder manuell vergeben; Status/Ampel setzen, um Bearbeitungsfortschritt sichtbar zu machen.
Referenzen: Kundenbestellnummer, Shopbestellnummer, interne Bezeichnung, Angebotsbezug – wichtig für Zuordnung im Vertrieb und gegenüber dem Kunden und im Kundenservice.
Termine & Logistik: Auftragsdatum, Wunschlieferdatum, Auslieferungslager und Reservierungsdatum festlegen, um Lagerbestände gezielt zu blocken und Lieferplanung zu sichern.
Sonderoptionen: Direktlieferung an Lieferanten durch Auswahl im Feld „An Lieferanten“ ermöglichen.

Diese Angaben bestimmen, wie Xentral den Auftrag im System verarbeitet, welche Lagerbestände reserviert werden und welche Prozesse (Versand, Rechnungsstellung) automatisch ausgelöst werden.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Auftragsnummer	Eindeutige ID, automatisch aus Nummernkreis oder manuell vergeben.
Kd.-Nr.	Kundennummer des zugeordneten Kunden.
Aktion	Auswahl einer speziellen Aktion (z. B. Auftrag stornieren, kopieren).
Status / Auftragsampel	Aktueller Bearbeitungsstatus (z. B. FREIGEGEBEN).
Kunde	Auswahl oder Anlage des Kunden.
An Lieferanten	Optional für Direktlieferungen an einen Lieferanten.
Projekt	Zuordnung zu einem Projekt (z. B. STANDARD).
Aktionscode	Rabattaktionen oder Kampagnenkennungen.
Internet	Kennzeichnung für Aufträge aus Onlineshops.
Angebot	Verknüpfung zu einem vorhandenen Angebot.
Abweichende Debitorennummer	Alternative Kundennummer für Abrechnung.
Ihre Bestellnummer / Kommission	Kundeninterne Referenznummer oder Kommission.
Interne Bezeichnung	Interner Name zur leichteren Identifikation.
Auftragsdatum	Datum der Auftragserfassung.
per	Medium, über das der Auftrag hereinkam (z. B. Internet, Telefon).
Wunschliefertermin	Geplantes Lieferdatum oder Kalenderwoche.
Auslieferung Lager	Lager, aus dem versendet wird.
Reservierungsdatum	Datum, an dem Ware reserviert wurde.

Kundenstammdaten (Xentral: Stammdaten)

Im Bereich Kundenstammdaten hinterlegst du alle Kontaktdaten und Adressinformationen des Kunden, für den der Auftrag erstellt wird. Diese Daten werden automatisch in Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Versandpapiere übernommen.

Kundentyp und Name: Lege fest, ob es sich um einen Endkunden, Händler oder eine spezielle Kundengruppe handelt. Trage den vollständigen Firmennamen oder den Namen der Privatperson ein.
Ansprechpartner & Abteilung: Ermöglicht gezielte Kommunikation mit einer bestimmten Person oder Abteilung beim Kunden.
Adressdaten: Straße, PLZ, Ort, Bundesstaat und Land. Diese Felder sind essenziell für korrekte Belege, Versandpapiere und Zollunterlagen.
Kommunikationskanäle: Telefon, Fax, E-Mail für die Abstimmung und Benachrichtigung.
GLN & Zusätze: Globale Lokationsnummer und Zusatzangaben für komplexe Lieferadressen.
Anschreiben / Ansprechpartner-Info: Optional für individuelle Anschreiben oder interne Hinweise.

Tip

Je sauberer die Kundenstammdaten gepflegt sind, desto weniger Rückfragen entstehen bei Versand, Buchhaltung oder Kundenservice.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Typ	Auswahl, ob Endkunde, Händler oder spezielle Kundengruppe.
Name	Firmenname oder Name der Privatperson.
Titel	Optionaler Namenszusatz (z. B. Dr., Prof.).
Ansprechpartner	Name der direkten Kontaktperson.
Abteilung / Unterabteilung	Organisatorische Zuordnung beim Kunden.
Adresszusatz	Weitere Adressangabe (z. B. Gebäude, Zimmernummer).
Straße	Straßenname und Hausnummer der Kundenanschrift.
PLZ / Ort	Postleitzahl und Ort der Kundenanschrift.
Bundesstaat	Region oder Bundesstaat (falls zutreffend).
Land	Land der Kundenanschrift.
Telefon	Telefonnummer des Kunden.
Telefax	Faxnummer des Kunden.
E-Mail	Haupt-E-Mail-Adresse für Auftrags- und Versandkommunikation.
Anschreiben	Personalisierter Einleitungstext für Angebote/Aufträge.
Ansprechpartner-Info	Interne Hinweise für Angebots- und Auftragserfassung.

Versand- & Lieferinformationen (Xentral: Lieferadressen & Versandinformationen)

Hier steuerst du, wohin der Auftrag geliefert wird, wie der Versand erfolgen soll und welche Bedingungen gelten.

Abweichende Lieferadresse: Ermöglicht Lieferung an eine andere Adresse als die Rechnungsadresse. Kann manuell erfasst oder aus den Kundendaten übernommen werden.
Versandart & Lieferbedingungen: Auswahl des Versanddienstleisters (z. B. DHL, UPS) und der Lieferbedingungen gemäß Incoterms.
Zahlungsweise & Freigabeoptionen: Festlegung der Zahlungsart (Rechnung, Lastschrift etc.) und Möglichkeit, Zahlungen manuell freizugeben.
Vertriebs- und Bearbeiterzuordnung: Weist den Auftrag einem Mitarbeiter oder einer Abteilung zu.
Versandoptionen: Auto-Versand, Fast-Lane, automatische Belegerstellung, Lieferung trotz Liefersperre, Deaktivierung von Benachrichtigungsmails.

Tip

Die hier gesetzten Optionen bestimmen, welche Versandpapiere und Labels erstellt werden, wie die Sendung priorisiert wird und ob automatische Prozesse greifen.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Name	Name des Empfängers.
Titel	Optionaler Namenszusatz.
Ansprechpartner	Name der direkten Kontaktperson.
Abteilung / Unterabteilung	Organisatorische Zuordnung.
Adresszusatz	Weitere Adressangabe.
Straße	Straßenname und Hausnummer der Lieferanschrift.
PLZ / Ort	Postleitzahl und Ort der Lieferanschrift.
Bundesstaat	Region oder Bundesstaat (falls zutreffend).
Land	Land der Lieferanschrift.
GLN	Globale Lokationsnummer.
E-Mail	Kontaktadresse für Versandinformationen.
Lieferadresse aus Stammdaten übernehmen	Übernahme der gespeicherten Lieferadresse aus den Kundendaten.
Zahlungsweise	Festlegung der Zahlungsart (z. B. Rechnung, Lastschrift).
Manuell Zahlungsfreigabe erteilen	Direkte Freigabe ohne automatisierte Prüfung.
Versandart	Auswahl des Versanddienstleisters (z. B. DHL).
Lieferbedingung	Incoterms oder interne Lieferbedingungen.
Vertrieb	Zuständige Vertriebsabteilung oder Mitarbeiter.
Bearbeiter	Benutzer, der den Auftrag aktuell bearbeitet.
Für den Auto-Versand freigeben	Aktiviert automatische Versandprozesse.
Fast-Lane aktivieren	Beschleunigte Auftragsbearbeitung aktivieren.
Rechnung und Lieferschein automatisch erstellen	Automatischer Beleglauf nach Versand.
Lieferung trotz Liefersperre	Versand auch bei Liefersperre ermöglichen.
Keine Storno-/Tracking-/Zahlungseingangsmails senden	Unterdrückt automatische System-E-Mails.

Zahlungsbedingungen & Faktura (Xentral: Rechnungs- und Zahlungsbedingungen)

In diesem Abschnitt definierst du die finanziellen Rahmenbedingungen des Auftrags.

Zahlungsziele: Frist bis zur Fälligkeit sowie Zeitraum für Skontoabzug.
Skonto: Höhe des Rabatts in Prozent oder als Betrag.
Interne Bemerkungen: Nicht für den Kunden sichtbar – ideal für interne Absprachen zwischen Vertrieb und Buchhaltung.

Tip

Diese Felder werden in die Rechnung übernommen und bestimmen, wann Mahnläufe starten und ob ein Skonto-Abzug zulässig ist.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Zahlungsziel (Tage)	Frist bis zur Fälligkeit der Zahlung.
Zahlungsziel Skonto (Tage)	Frist für die Inanspruchnahme von Skonto.
Skonto	Prozentsatz oder Betrag des Skontoabzugs.
Interne Bemerkung	Nur intern sichtbare Hinweise zur Abwicklung des Auftrags.

Steuer- & USt-Einstellungen (Xentral: Steuer- und USt-Einstellungen)

Dieser Bereich ist entscheidend für die korrekte steuerliche Behandlung des Auftrags.

USt-ID: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden (relevant für EU-Geschäfte).
Besteuerung: Festlegung, ob Inland, innergemeinschaftliche Lieferung oder Export.
Steuerhinweise: Option, Hinweise bei EU/Export zu unterdrücken.
Prüfstatus: Vermerk, ob USt-ID geprüft und für Versand freigegeben ist.
MRN: Master Reference Number für Zollabwicklung.

Tip

Diese Angaben fließen in die Belegausgabe, Finanzbuchhaltung und Zollpapiere ein.

Feldbezeichnung	Beschreibung
UST ID	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden.
Besteuerung	Auswahl: Inland, EU, Export.
Ohne Hinweis bei EU oder Export	Unterdrückt Steuerhinweis im Beleg.
UST-ID geprüft	Markierung, ob die UST-ID geprüft und freigegeben wurde.
MRN	Master Reference Number für Zollabwicklungen.

Währungs- & Anzeige-Einstellungen (Xentral: Anzeige- und Währungseinstellungen)

Hier bestimmst du die Darstellungs- und Währungsoptionen für den Auftrag.

Anzeige Steuer: Ob und wie Steuern im Beleg angezeigt werden.
Währung: Standardwährung oder abweichende Fremdwährung.
Sprache: Sprache der Belegausgabe.
Wechselkurs: Für Fremdwährungsaufträge hinterlegen.
Kostenstelle: Interne Zuordnung für Kostenrechnungen.

Tip

Diese Einstellungen steuern, wie der Auftrag optisch und währungstechnisch ausgegeben wird und ermöglichen korrekte Auswertungen.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Anzeige Steuer	Steueranzeige im Beleg: automatisch, immer oder nie.
Währung	Belegwährung (Standard oder abweichend).
Sprache	Sprache für die Belegausgabe.
Wechselkurs	Fremdwährungsumrechnungskurs.
Kostenstelle	Zuordnung zu interner Kostenstelle.

Besondere Optionen & Dokumenteneinstellungen (Xentral: Zusätzliche Optionen)

Dieser Bereich bietet Spezialfunktionen für besondere Auftragsarten.

Lagerkennzeichnungen: Kommissions- oder Konsignationslager markieren.
Sicherheit & Schutz: Schreibschutz setzen, um Änderungen zu verhindern.
Spezialbelege: Proformarechnung erstellen, Artikeltexte ausblenden, Belege ohne Briefpapier/Logo ausgeben.
Auftragsampel aktivieren: Visuelle Statuskontrolle einschalten.

Tip

Diese Optionen kommen zum Einsatz, wenn der Auftrag besondere Druck-, Archivierungs- oder Versandanforderungen hat.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Kommissions-/Konsignationslager	Markierung für spezielle Lagerarten.
Schreibschutz	Verhindert Änderungen am Auftrag.
Proformarechnung	Markiert den Beleg als Proformarechnung.
Auftragsampel aktiv	Aktiviert die visuelle Statusanzeige.
Kein Briefpapier und Logo	Erstellt Belege ohne Branding.
Artikeltexte ausblenden	Blendet die Positionstexte aus.

Artikelpositionen im Auftrag (Xentral: Positionen-Tab)

Im Tab Positionen trägst du alle Artikel, Dienstleistungen oder sonstigen Posten ein, die Bestandteil des Auftrags sind.

Die Eingaben bestimmen, welche Produkte in welcher Menge geliefert werden, wie sie bepreist sind und unter welchen Bedingungen sie fakturiert und versendet werden.

In Xentral hat dieser Bereich folgende zentrale Aufgaben:

Artikelverwaltung: Auswahl aus dem Artikelstamm oder Anlage neuer Artikel direkt im Auftrag.
Mengenerfassung: Festlegen der bestellten Stückzahl je Position.
Preisgestaltung & Rabatt: Angabe von Einzelpreisen, Währungen, Rabattwerten und Preisoptionen (z. B. Preis ausblenden).
Lieferplanung: Hinterlegen von Lieferdatum, Projektzuordnung und kundenspezifischen Artikelnummern.
Steuer & Rechtliches: Festlegen von Steuersätzen, Zolltarifnummern und Herkunftsländern pro Position.
Lagerbezug: Anzeige von Lagerbestand, Reservierungen, Verfügbarkeit und Zulauf.
Deckungsbeitrag & Einkaufspreis: Erfassung oder Aktualisierung der Einkaufspreise für DB-Berechnungen.

Die Positionen sind das Herzstück des Auftrags – sie definieren, was tatsächlich geliefert und berechnet wird und beeinflussen dadurch direkt Lagerbuchungen, Lieferscheinerstellung, Rechnungsstellung und statistische Auswertungen.

Positionsübersicht im Auftrag

Feldbezeichnung	Beschreibung
Pos.	Automatische Positionsnummer, gibt die Reihenfolge der Positionen im Auftrag an.
Artikel	Bezeichnung des Artikels aus dem Artikelstamm oder manuell erfasst.
Projekt	Zuordnung der Position zu einem Projekt (z. B. für Auswertungen oder Kostenstellen).
Artikelnummer	Interne Artikelnummer aus dem Artikelstamm.
Lieferdatum	Geplantes Lieferdatum für die Position.
Menge	Bestellte Menge dieser Position.
Preis	Einzelpreis pro Einheit, in der gewählten Währung.
Währung	Währung, in der der Preis angegeben ist (z. B. EUR, USD).
Rabatt	Rabattbetrag oder Prozentsatz, der auf diese Position angewendet wird.
EK	Einkaufspreis für die Position (Basis für Deckungsbeitrag).
DB %	Deckungsbeitrag in Prozent, automatisch berechnet aus Verkaufspreis und Einkaufspreis.
Aktion	Optionen für die Position, z. B. Bearbeiten, Löschen.

Detailansicht / Bearbeitung einer Position (Popup 'Artikel ändern')

Tip

Jede Position kann individuell angepasst werden, um kunden- oder auftragsspezifische Anforderungen präzise abzubilden.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Artikel-Nr.	Interne Artikelnummer aus dem Artikelstamm.
Bezeichnung	Name des Artikels, wie er auf Belegen erscheint.
Beschreibung	Detaillierte Artikelbeschreibung.
Menge	Bestellte Stückzahl dieser Position.
Preis	Einzelpreis der Position.
Belege Formel Menge	Optional: Formel zur dynamischen Berechnung der Menge auf Belegen.
Belege Formel Preis	Optional: Formel zur dynamischen Berechnung des Preises auf Belegen.
Ohne Preis	Preis wird für diese Position nicht auf Belegen angezeigt.
Im PDF ausblenden	Verhindert die Anzeige dieser Position in PDF-Dokumenten.
Währung	Preis-Währung für diese Position.
Steuersatz	Standard- oder individueller Steuersatz für diese Position.
Rechtlicher Steuerhinweis	Spezifischer Hinweis zu steuerlichen Vorschriften.
Rabatt festschreiben	Rabatt wird fixiert und ändert sich nicht bei späteren Preisänderungen.
Rabatt	Rabatt in Prozent oder Betrag.
Einheit	Mengeneinheit, z. B. Stück, Karton.
VPE	Verpackungseinheit.
Lieferdatum	Geplantes Lieferdatum oder KW für diese Position.
Artikelnr. bei Kunde	Kundenspezifische Artikelnummer.
Zolltarifnummer	Tarifnummer für Zollanmeldungen.
Herkunftsland	Ursprungsland des Artikels.
Lagerbestand	Aktueller Lagerbestand des Artikels.
Reserviert	Anzahl der bereits reservierten Artikel.
Verfügbar	Menge, die sofort ausgeliefert werden kann.
Zulauf	Bestellte Menge, die noch im Wareneingang ist.
Einkaufspreis	Einkaufspreis, der für die DB-Berechnung verwendet wird.
Währung Einkaufspreis	Währung, in der der Einkaufspreis angegeben ist.
Neuer Einkaufspreis	Feld zur Eingabe eines neuen Einkaufspreises.
Ab Menge	Mindestbestellmenge für den Einkaufspreis.
Bestellnummer	Lieferanten-Bestellnummer für diesen Artikel.
Lieferant	Name des zugeordneten Lieferanten.
Adrname	Lieferantenadresse, falls vorhanden.
Kostenstelle	Interne Kostenstelle, auf die der Umsatz gebucht wird.
Erlöse	Umsatzkonto oder Erlöskategorie für die Buchhaltung.
festschreiben	Fixiert die Erlöskonten-Zuordnung.
Bemerkung	Freitextfeld für interne Anmerkungen zur Position.

Vorschauansicht für Auftragsdokumente (Xentral: Vorschau)

Protokoll & Auftragsverlauf - Änderungs- und Ereignisübersicht (Xentral: Protokoll)

Im Tab Protokoll findest du eine vollständige Historie aller Änderungen, Statuswechsel und relevanten Systemereignisse zu diesem Auftrag.

Hier wird lückenlos dokumentiert, wann etwas passiert ist, wer es ausgelöst hat und welche Aktion durchgeführt wurde.

Der Bereich ist besonders hilfreich, um:

Nachzuvollziehen, wann ein Auftrag erstellt, freigegeben oder versendet wurde.
Änderungen durch verschiedene Benutzer zu dokumentieren (z. B. Preisänderungen, Statusänderungen).
Bei Rückfragen gegenüber Kunden oder intern exakt belegen zu können, wie der Bearbeitungsablauf war.
Interne Prozesse und SLA-Zeiten zu prüfen.

Zusätzlich enthält das Tab Protokoll oft weitere Unterbereiche wie:

Zahlungseingang – alle verbuchten Zahlungen zum Auftrag.
Teilaufträge – Übersicht aufgesplitteter Lieferungen.
PDF-Archiv – abgelegte Belege im PDF-Format.
Deckungsbeitrag – betriebswirtschaftliche Kennzahlen zum Auftrag.

Auftrag Protokoll: Übersicht

Die Auftragsübersicht zeigt dir die zentralen Kopfdaten des Auftrags im aktuellen Bearbeitungsstatus. Hier siehst du auf einen Blick, welche Dokumente erstellt wurden, welche Versand- und Zahlungsart hinterlegt ist und ob der Auftrag bereits weiterverarbeitet wurde. Vertrieb, Lager und Buchhaltung nutzen diesen Bereich, um zu prüfen, ob alle relevanten Informationen vorliegen und ob der Auftrag für die nächsten Prozessschritte freigegeben ist.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Aktion	Dropdown zur Auswahl einer Aktion (z. B. Auftrag stornieren, kopieren).
Versand	Aktueller Versandstatus, z. B. "Noch nicht versendet!".
Kunde	Kundennummer und Name des Kunden.
Ihre Bestellnummer	Bestellreferenz des Kunden.
Status	Aktueller Auftragsstatus (z. B. FREIGEGEBEN).
Zahlweise	Hinterlegte Zahlungsart (z. B. Rechnung).
Projekt	Zugeordnetes Projekt, z. B. STANDARD.
Wunschlieferdatum	Vom Kunden gewünschtes Lieferdatum.
Dokumente	Liste der erzeugten Belege (Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, etc.).
Kundensaldo	Aktueller Saldo des Kundenkontos.
Internet	Gibt an, ob der Auftrag aus einem Onlineshop kommt.
Onlineshop	Name oder ID des angebundenen Onlineshops.
Transaktion	Transaktions-ID bei Shop- oder Payment-Integration.
Angebot	Referenz auf verknüpftes Angebot.
Versandart	Hinterlegter Versanddienstleister (z. B. DHL).
Lieferschein	Nummer oder Status des Lieferscheins.
Gewicht (netto)	Gesamtgewicht der Lieferung ohne Verpackung.
Rechnung	Nummer oder Status der Rechnung.
Gutschrift	Nummer oder Status einer Gutschrift.
Besteuerung	Steuerstatus des Auftrags (z. B. Inland, EU, Export).
Produktion	Status, ob eine Produktion angestoßen wurde.
Bestellung	Status verknüpfter Bestellungen.
Eigene Umsatzsteuer-ID	Die im Auftrag verwendete Unternehmens-UST-ID.
Retoure	Status einer möglichen Retourenabwicklung.
Preisanfrage	Status einer Preisanfrage.
Tracking	Sendungsverfolgungslink oder Trackingnummer. Zeigt den aktuellen Status des Auftrags im Versandprozess an: Leer: Auftrag noch nicht an den Versand übergeben. Trackingnummer: Auftrag logistischer verarbeitet, Paketlabel erstellt und Sendungsnummer gescannt bzw. erfasst. „Heute/Aktuell im Versand → als RMA markieren“: Auftrag an die Logistik übergeben, aber noch kein Paketlabel erzeugt; Auftrag kann im Versandzentrum noch storniert werden.

Auftrag Protokoll: Anschrift

Auftrag Protokoll: Artikel & Lagerinformationen

In diesem Bereich findest du eine tabellarische Übersicht aller Artikel im Auftrag, inklusive Lagerzuordnung, aktuellem Bestand und reservierter Menge. Fehlbestände werden direkt in der Tabelle visuell hervorgehoben – Positionen, bei denen nicht genug Bestand verfügbar ist, erscheinen in Rot. So kannst du auf einen Blick erkennen, welche Produkte sofort lieferbar sind und bei welchen Nachschub benötigt wird, ohne jede Position einzeln im Artikelstamm prüfen zu müssen.

Diese Ansicht hilft dem Lager und der Disposition, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Liefertermine realistisch zu planen und gegebenenfalls Bestellungen oder Umlagerungen rechtzeitig anzustoßen. Die Angaben zur Reservierung zeigen dir außerdem, ob und in welcher Menge die Artikel bereits für diesen Auftrag geblockt sind.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Artikel	Bezeichnung des Artikels.
Artikelnummer	Interne Artikelnummer in Xentral inkl. Direktlink zum Artikel.
Menge	Anzahl der bestellten Einheiten. Diese Menge ist im Auftrag verbucht.
Lager	Lagerstandort, aus dem geliefert wird.
Reservierung	Reservierte Menge für diesen Auftrag (links: für Kunden reserviert, rechts: global reserviert über alle Aufträge).
Potentielles Lieferdatum	Voraussichtliches Lieferdatum basierend auf Bestand und Zulauf.

Auftrag Protokoll: Zahlungseingang

Der Abschnitt Zahlungseingang dokumentiert alle eingegangenen Zahlungen zu diesem Auftrag. Hier siehst du Datum, Belegreferenz, Betrag und den aktuellen offenen Saldo. Dieser Bereich ist besonders wichtig für die Buchhaltung und den Vertrieb, um Zahlungsstatus und eventuelle Außenstände schnell zu prüfen.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Zahlungsdatum	Datum des Zahlungseingangs.
Belegnummer	Referenz auf den zugehörigen Auftrag oder Beleg.
Betrag	Höhe der eingegangenen Zahlung.
Saldo	Aktueller offener Betrag (negativ bei Guthaben).

Auftrag Protokoll: Historie

Im Protokoll wird jede Änderung am Auftrag chronologisch erfasst – von der Anlage über die Freigabe bis hin zu Versandaktionen und Statusänderungen. So kannst du jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Aktion ausgeführt hat. Diese Transparenz ist besonders hilfreich bei Rückfragen aus dem Team oder gegenüber dem Kunden.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Zeit	Datum und Uhrzeit der Aktion.
Bearbeiter	Benutzer, der die Aktion ausgeführt hat.
Protokoll	Beschreibung der durchgeführten Änderung.

Auftrag Protokoll: RMA Prozess

Der RMA-Prozess (Return Merchandise Authorization) bündelt Rückgaben, Reklamationen, Umtausch und Reparaturen zu einem Auftrag in einem eindeutigen Vorgang. Die RMA-Nummer dient als Referenz für Kunde, Lager und Buchhaltung, steuert die Rücksendung, vereinfacht die Kommunikation und stellt korrekte Belege (z. B. Gutschrift/Neulieferung) sowie Bestandsbuchungen sicher. Im Auftragsprotokoll siehst du, ob bereits eine RMA existiert; falls nicht, kannst du sie bei Bedarf direkt aus dem Auftrag anlegen (z. B. Aktionen → RMA anlegen).

Feldbezeichnung	Beschreibung
Es ist kein RMA-Prozess zu diesem Auftrag vorhanden	Zeigt, ob zu diesem Auftrag ein RMA-Prozess (Return Merchandise Authorization = Retouren-/Reklamationsvorgang) existiert. Aktuell keiner vorhanden. Bei Bedarf über Aktionen → RMA anlegen starten.

Auftrag Protokoll: PDF Archiv

Das PDF-Archiv listet alle zum Auftrag erzeugten Belege – z. B. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift. Hier kannst du die Dokumente direkt öffnen, herunterladen oder erneut versenden. Dieser Bereich dient als zentrale Ablage für alle auftragsrelevanten Belege, unabhängig davon, in welchem Prozessschritt sie erstellt wurden.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Datum	Datum der Belegerstellung.
Belegnummer	Nummer des erzeugten Belegs.
Bearbeiter	Benutzer, der den Beleg erzeugt hat.
Menü	Aktionen, z. B. PDF öffnen oder herunterladen.

Auftrag Protokoll: Deckungsbeitrag

Im Abschnitt Deckungsbeitrag werden die wirtschaftlichen Kennzahlen des Auftrags dargestellt. Du siehst hier den Nettodeckungsbeitrag in Euro, den prozentualen Anteil am Umsatz und ggf. die gebuchte Arbeitszeit. Diese Werte helfen dir, die Rentabilität einzelner Aufträge zu bewerten und Entscheidungen zu Preisgestaltung oder Auftragsannahme zu treffen.

Feldbezeichnung	Beschreibung
Deckungsbeitrag (netto) in EUR	Nettobetrag, der nach Abzug der direkten Kosten verbleibt.
DB (netto) in %	Prozentualer Anteil des Deckungsbeitrags am Nettoumsatz.
Gebuchte Zeit in Stunden	Erfasste Arbeitszeit für diesen Auftrag.