Mit der hier beschriebenen Funktion importierst du Artikel in Xentral: Stammdaten, Beschreibungstexte, Herstellerangaben, Abmessungen, Lager-/Produktionseinstellungen, Verkaufs- und Einkaufspreise, Bilder und Varianten.
Anmerkung
Möchtest du zu bereits bestehenden Artikeln nur einzelne Daten ergänzen oder aktualisieren, statt den vollständigen Artikel-Stammdatensatz zu importieren, nutze dafür den passenden spezifischen Datentyp: Verkaufspreise, Einkaufspreise, Medien, Stückliste, Freifelder, Fremdnummern, Artikel Online-Shops, Artikel Kategorie Zuordnungen, Tag-Zuweisungen oder Crosssellings.
Der Datentyp Artikel hat die Datenstruktur "Einfache Liste": Jede Zeile deiner CSV-Datei entspricht einem Artikel. Mehrere Feldgruppen wiederholen sich zwar innerhalb einer Zeile, aber nur bis zu einer festen Spaltenanzahl, nicht durch zusätzliche Zeilen:
Feldgruppe |
Limit je Zeile |
Beispielspalten |
|---|---|---|
|
Verkaufspreise |
3 Stufen |
Verkaufspreis (VK) 1/2/3 Netto |
|
Einkaufspreise |
3 Stufen |
Einkaufspreis (EK) 1/2/3 Netto |
|
Bilder |
5 Bilder |
Bild 1–5 URL |
|
Matrixoptionen |
10 Options-Paare |
Matrix 1–10 Gruppe / Option |
Varianten funktionieren anders: Eine Variante ist weiterhin nur eine Zeile, die über ein Feld mit ihrem übergeordneten Artikel verknüpft wird (siehe Varianten & Matrixoptionen). Der Gruppenbezeichner-Mechanismus kommt hier nicht zum Einsatz.
-
Die Zeile des übergeordneten Artikels muss in derselben Datei enthalten sein wie die Varianten-Zeilen — es reicht nicht, dass der übergeordnete Artikel bereits in Xentral existiert (siehe Varianten & Matrixoptionen).
Halte dich an folgende Formatierungsregeln, um ein reibungsloses Mapping zu gewährleisten:
Typ |
Format |
Beispiel |
|---|---|---|
|
Preise / Dezimalzahlen |
Punkt als Dezimaltrennzeichen |
2.59 für 2,59 € |
|
Datum |
JJJJ-MM-TT |
2026-05-01 |
|
CSV-Trennzeichen |
Semikolon oder Komma, einstellbar |
; oder , |
Manchmal ist es notwendig oder sinnvoll, beim Import eine ID zu nutzen, wobei diese eine echte Referenz zur Datenbank darstellt und keine Nummer oder Bezeichnung ist.
Anmerkung
Beachte, dass hier eine eindeutige Datenbank-ID gemeint ist, die nicht mit einer Nummer oder Bezeichnung verwechselt werden darf.
Um die ID eines Datensatzes zu ermitteln, benötigst du nur zwei Schritte:
-
Öffne den Datensatz, dessen ID du herausfinden möchtest.
-
Lies die ID in der URL ab.
Grundlegende Identifikations- und Statusfelder. Diese werden einmal je Zeile gelesen — sie wiederholen sich nicht.
Feld |
Pflichtfeld |
Hinweise |
|---|---|---|
|
Artikel Nr. |
Ja |
Muss eindeutig sein. Eine Zeile ohne Artikelnummer schlägt mit einem Fehler fehl. Existiert bereits ein Artikel mit dieser Nummer, aktualisiert Xentral ihn; sonst legt Xentral einen neuen an. |
|
Artikel (DE) |
Nein |
– |
|
EAN Nr. / Barcode |
Nein |
– |
|
Herkunftsland |
Nein |
ISO-Ländercode |
|
Umsatzsteuer |
Nein |
– |
|
Zolltarifnummer |
Nein |
– |
|
Projekt ID |
Nein |
– |
|
Artikelkategorie ID |
Nein |
– |
|
Pseudo Preis / UVP |
Nein |
– |
|
Artikel inaktiv |
Nein |
true / false |
|
Sperre aktiv |
Nein |
true / false |
Feld |
|---|
|
Kurztext (DE) |
|
Artikelbeschreibung (DE) |
|
Online-Shop Texte Artikelbeschreibung (DE) |
|
Hersteller |
|
Hersteller Nr. |
|
Herstellerlink |
|
Gewicht (in kg) |
|
Nettogewicht (in kg) |
|
Breite (in cm) |
|
Höhe (in cm) |
|
Länge (in cm) |
Feld |
Hinweise |
|---|---|
|
Lagerartikel |
true / false |
|
Min. Bestellmenge |
– |
|
Min. Lagermenge |
– |
|
Chargenverwaltung |
true / false |
|
Mindesthaltbarkeitsdatum |
true / false |
|
Stückliste |
true / false |
|
Just-In-Time Stückliste |
true / false |
|
Einzelpos. bei Stückliste ausblenden |
true / false |
|
Produktionsartikel |
true / false |
|
Seriennummern |
– |
|
Artikel ausverkauft |
true / false |
|
Restmenge (Abverkauf) |
true / false |
|
Pseudo Lagerzahl |
– |
|
Lieferzeittext manuell |
– |
|
Inventur Sperre |
true / false |
Jede Stufe (1, 2, 3) ist ein eigener Spaltensatz. Fülle zuerst Stufe 1 aus; füge Stufe 2 oder 3 nur hinzu, wenn du für diesen Artikel tatsächlich mehrere Preisstufen hast, zum Beispiel Mengenrabatte.
Feld (Stufe 1 gezeigt, 2 und 3 folgen demselben Muster) |
Pflichtfeld |
Hinweise |
|---|---|---|
|
Verkaufspreis (VK) 1 Netto |
Nein |
Ein Preis ist je Stufe optional, siehe nächste Spalte. |
|
Verkaufspreis (VK) 1 Währung |
Pflicht, wenn Nettopreis gesetzt |
– |
|
Verkaufspreis (VK) 1 Menge |
Nein |
Die Menge, ab der diese Preisstufe gilt. |
Feld (Stufe 1 gezeigt, 2 und 3 folgen demselben Muster) |
Pflichtfeld |
Hinweise |
|---|---|---|
|
Einkaufspreis (EK) 1 Netto |
Nein |
– |
|
Einkaufspreis (EK) 1 Währung |
Nein |
– |
|
Einkaufspreis (EK) 1 Menge |
Nein |
Die Menge, ab der diese Preisstufe gilt. |
|
Einkaufspreis (EK) 1 Lieferant ID |
Nein |
Bestehende Xentral-Lieferanten-ID, zu der dieser Preis gehört. |
Feld (Bild 1 gezeigt, 2–5 folgen demselben Muster) |
Pflichtfeld |
Hinweise |
|---|---|---|
|
Bild 1 URL |
Ja, um dieses Bild einzubinden |
Hier befindet sich die Quelldatei für das Bild. Nicht unterstützte Dateitypen überspringt Xentral mit einer Warnung. |
|
Bild 1 Titel |
Nein |
– |
|
Bild 1 Beschreibung |
Nein |
– |
Damit importierst du Artikel, die in mehreren Ausprägungen vorkommen, zum Beispiel Farbe oder Größe.
Feld |
Pflichtfeld |
Hinweise |
|---|---|---|
|
ist Variante |
Nein |
Auf true setzen bei Zeilen, die eine konkrete Variante darstellen, z. B. "Rot, Größe M". |
|
Variante von Artikel |
Ja, bei Varianten-Zeilen |
Die Artikelnummer des übergeordneten Artikels, zu dem diese Variante gehört. |
|
Matrix 1–10 Gruppe (z. B. "Farbe") |
Pflicht zusammen mit dem passenden Wert |
Nur bei Varianten-Zeilen nötig — siehe unten. |
|
Matrix 1–10 Option (z. B. "Rot") |
Pflicht zusammen mit der passenden Gruppe |
Nur bei Varianten-Zeilen nötig — siehe unten. |
Wichtig
Der übergeordnete Artikel muss als eigene Zeile in derselben CSV-Datei enthalten sein wie seine Varianten — mit eigener Artikelnummer. Das gilt auch, wenn dieser übergeordnete Artikel bereits in Xentral existiert: Fehlt seine Zeile in der Datei, importiert Xentral keine Variante, die über "Variante von Artikel" auf ihn verweist.
-
Nur Varianten-Zeilen brauchen die Matrixoptions-Spalten ausgefüllt — ein Gruppe/Option-Paar je Optionsachse, zum Beispiel Matrix 1 Gruppe = "Farbe", Matrix 1 Option = "Rot". Die Zeile des übergeordneten Artikels selbst braucht keine Matrixoptions-Spalten; Xentral erkennt ihn als übergeordnet, weil andere Zeilen auf ihn verweisen.
-
Eine Varianten-Zeile ganz ohne Matrixoptions-Werte lehnt Xentral mit einem Fehler ab ("hat keine Optionen und wird nicht importiert").
-
Gruppenname und Optionswert musst du für eine Stufe immer zusammen angeben — nur einen der beiden auszufüllen ist ein unvollständiger Eintrag.
Wichtig
Damit Xentral Zeilen mit Varianten oder Matrixoptionen überhaupt verarbeitet, muss der Schalter Varianten importieren in Schritt 2: Konfiguration aktiviert sein. Ist er deaktiviert, überspringt Xentral solche Zeilen komplett — es wird kein Artikel dafür angelegt oder aktualisiert, und dies wird nicht als Fehler markiert.
Du findest den CSV-Import im Menü Automatisierung > CSV-Import. Klicke dort auf + Hinzufügen, um den Import-Assistenten zu starten. Du befindest dich zunächst im Teil Allgemein. Dort legst du fest:
-
Datentyp: Der Datentyp, den du importieren möchtest.
-
Name: Damit du den Import später wiederfindest und wiederverwenden kannst.
-
Beschreibung: Optional.
-
Import-Modus: Einmalig oder Wiederkehrend.
Wähle diesen Modus, wenn du eine Datei einmalig, z. B. bei erstmaliger Einrichtung des Systems oder einer Funktion, hochladen möchtest. Der Import wird einmalig manuell ausgeführt: Du lädst dafür eine Datei hoch und startest den Import selbst.
Wähle diesen Modus, wenn der Import regelmäßig automatisch ausgeführt werden soll, ohne dass du die Datei jedes Mal manuell hochlädst. Xentral holt sich die Datei stattdessen selbstständig von einem FTP-Server ab. Zusätzlich zu den Feldern aus Allgemein legst du fest:
Zeitplan — wann der Import automatisch ausgeführt wird:
-
Intervall: Stündlich, Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
-
Wochentage: Bei Täglich oder Wöchentlich wählst du einen oder mehrere Wochentage aus, an denen der Import laufen soll.
-
Uhrzeit: Die Uhrzeit, zu der der Import gestartet wird.
Xentral zeigt dir direkt an, wann der nächste Lauf stattfindet.
FTP-Verbindung
Dieser Abschnitt definiert, woher Xentral die Datei holt und was danach mit ihr passiert:
-
FTP-Server: Wähle einen bereits hinterlegten FTP-Server aus oder lege über + Neuer Server einen neuen an.
-
Dateiname: Der Dateiname bzw. ein Muster dafür. Verwende einen Stern (*) als Platzhalter für beliebige Zeichen, zum Beispiel preise_*, um sowohl preise_2024 als auch preise_alt zu finden.
-
Dateien auflisten: Zeigt dir die auf dem FTP-Server gefundenen Dateien an, die auf dein Muster passen.
-
Archivierungsstrategie: Legt fest, was mit der Datei auf dem FTP-Server nach einem erfolgreichen Import passiert — Behalten, Archivieren oder Löschen.
Klicke auf Weiter, um mit der Konfiguration fortzufahren.
Nachdem du im Assistenten auf Weiter geklickt hast, befindest du dich im Teil Konfiguration. Hier legst du fest, wie jeder Teilbereich synchronisiert wird. Diese Einstellungen gelten für den gesamten Import, nicht je Zeile:
-
Projekt: Das Standardprojekt für importierte Artikel, falls zutreffend.
-
Varianten importieren: Ob Varianten- und Matrixoptions-Zeilen in deiner Datei überhaupt verarbeitet werden. Ist der Schalter deaktiviert, überspringt Xentral Zeilen mit Varianten oder Matrixoptionen komplett, ohne eine Fehlermeldung auszugeben. Aktiviere ihn, wenn deine Datei Varianten- oder Matrixdaten enthält.
Verkaufs- und Einkaufspreise bieten jeweils dieselben vier Schalter:
-
Verkaufs-/Einkaufspreise importieren: Hauptschalter für diesen Preistyp.
-
Neue Preise anlegen, die nur in deiner Quelle bestehen: Fügt Preise hinzu, die Xentral noch nicht kennt.
-
Bestehende Preise aktualisieren, die sowohl in deiner Quelle als auch in Xentral gepflegt sind: Überschreibt passende Preise.
-
Bestehende Preise invalidieren und neu anlegen statt aktualisieren: Behält eine Preishistorie in Xentral bei, indem Xentral den alten Preis schließt (gültig bis gestern) und einen neuen anlegt, statt ihn zu überschreiben.
-
Preise invalidieren, die nur in Xentral bestehen, nicht in deiner Quelle: Schließt Preise aus Xentral, die nicht in deiner CSV-Datei enthalten sind.
Wichtig
Ob ein Verkaufspreis bereits existiert, ermittelt Xentral anhand der Kombination aus Kundengruppe, Währung, Quantität und Gültigkeit. Weicht einer dieser Werte von deiner Datei ab, behandelt Xentral ihn als neuen Preis statt einen bestehenden zu aktualisieren. Einen Einkaufspreis gleicht Xentral anhand der Kombination aus Währung, Quantität, Gültigkeit und Lieferant ab.
Bei Bildern stehen zur Verfügung:
-
Bilder importieren: Hauptschalter, der steuert, ob Bilder überhaupt importiert werden.
-
Update-Strategie: Legt fest, wie Xentral mit Bildern aus deiner Datei umgeht:
-
Anlegen und Aktualisieren: Neue Bilder werden hinzugefügt, bestehende Bilder werden aktualisiert.
-
Nur Aktualisieren: Nur bestehende Bilder werden aktualisiert; neue Bilder werden nicht angelegt.
-
Nur Anlegen: Nur neue Bilder werden angelegt; bestehende Bilder bleiben unverändert.
-
-
Vorhandene Bilder löschen, wenn nicht in der Quelle: Entfernt Bilder aus Xentral, die nicht in deiner CSV-Datei enthalten sind.
Klicke auf Weiter, um mit dem Datei-Upload fortzufahren.
Nachdem du im Assistenten auf Weiter geklickt hast, befindest du dich im Teil Datei hochladen. Lade deine vorbereitete CSV-Datei hoch. Danach siehst du:
-
Erweiterte Einstellungen: Passe Trennzeichen, Textbegrenzer oder Encoding an, falls deine Datei nicht korrekt angezeigt wird.
-
Vorschau: Xentral zeigt dir die eingelesenen Zeilen und Spalten deiner Datei, bevor du mit dem Mapping beginnst.
Klicke auf Mit dem Mapping starten, um fortzufahren.
Xentral zeigt dir alle Felder, die für den gewählten Datentyp zur Verfügung stehen, mit denselben Bezeichnungen, die du auch sonst in Xentral siehst.
Wichtig
Xentral schlägt automatisch per KI ein Mapping zwischen den Spalten deiner Datei und den Xentral-Feldern vor. Die Meldung "Die KI hat die Feldzuordnungen automatisch vorgeschlagen. Prüfe sie und passe sie bei Bedarf an." zeigt dir, dass der Vorschlag bereit ist. Du musst also nicht jede Spalte von Hand zuordnen — prüfe das vorgeschlagene Mapping und passe es an, bevor du fortfährst.
Ab hier stehen dir alle folgenden Funktionen zur Verfügung.
Um eine Spaltenzuordnung zu konfigurieren oder eine vorgeschlagene Zuordnung zu ändern, klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel.
Im Feld Ursprünglicher Feldname wählst du den Spaltentitel aus deiner CSV-Datei aus, der der ausgewählten Xentral-Spalte entspricht, und bestätigst mit Anwenden. Die erfolgte Zuordnung wird dir in der Vorschau angezeigt.
Möchtest du eine bestehende Zuordnung nochmal anpassen, klicke erneut auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel und anschließend auf Startwert. Wähle die neue Spalte aus und bestätige mit Übernehmen.
Zeilen mit einem Validierungsproblem werden markiert, damit du sie vor Abschluss des Imports korrigieren kannst.
Falls du einer Spalte Daten zuweisen möchtest, für die in deiner CSV-Datei keine passende Spalte vorhanden ist, nutze beim Mapping die Auswahl Benutzerdefinierter Text.
Klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel, wähle im Feld Ursprünglicher Feldname die Option Benutzerdefinierter Text aus und trage den gewünschten Wert in das Feld daneben ein.
Mit den sogenannten Transformer-Funktionen passt du Daten aus deiner CSV-Datei vor dem Import an oder bereinigst sie. Du legst dazu eine Regel je Spalte fest; sie wirkt sich auf alle Datenzeilen aus, für die die Regel zutrifft.
Um eine Regel einzutragen, klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel und anschließend auf Schritt hinzufügen:
Wähle einen Konfigurationstyp aus, mit dem du die Daten anpassen möchtest, und klicke auf Übernehmen:
Folgende Konfigurationstypen stehen zur Verfügung:
-
HTML entfernen: Entfernt HTML-Tags aus einem String.
Tipp
Beispiel: Der Inhalt des Feldes ist "<p>Text</p>", nach dem Transformieren ist er noch "Text".
-
Weißraum entfernen: Entfernt Leerzeichen, die vor oder nach dem Inhalt stehen (nicht innerhalb der Zeichenkette).
-
Text ersetzen: Ersetzt eine beliebige Zeichenkette durch eine andere. So kannst du z. B. auch Leerzeichen innerhalb einer Zeichenkette entfernen.
-
Feld anhängen: Hängt eine bestimmte Zeichenfolge an die im Feld vorhandenen Daten an.
-
Wert festlegen: Trägt einen festen Wert in die Spalte ein.
-
Bedingung: Lässt Daten anhand einer vorgegebenen Bedingung eintragen.
Tipp
Beispiel: "WENN die Artikelnummer das Präfix 'SW' hat, DANN trage in den Verkaufspreis den Wert 0 ein."
Je nach Konfigurationstyp machst du weitere Angaben.
Bei Bedarf ergänzt du weitere Konfigurationstypen, indem du erneut auf Schritt hinzufügen klickst — so kombinierst du mehrere Änderungen bzw. Ersetzungen:
Sobald du alle gewünschten Konfigurationstypen definiert hast, bestätige per Klick auf Anwenden. Die Vorschau zeigt dir die angepassten Daten, wie sie in Xentral übernommen werden.
Um eine Transformation nochmal anzupassen oder zu entfernen, klicke erneut auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel, um zum Transformations-Workflow zu gelangen. Dort kannst du Schritte entfernen, erneut zum Bearbeiten öffnen oder neue Schritte hinzufügen. Bestätige Änderungen per Klick auf Anwenden.
Ergänzend zur regelbasierten Transformation kannst du einzelne Datensätze auch manuell anpassen. Doppelklicke dazu in das zu ändernde Datenfeld, trage den Zielwert ein und bestätige mit der Eingabetaste oder dem grünen Haken.
Eine solche Änderung kannst du per Klick auf den Zurück-Pfeil wieder zurücksetzen.
Warnung
Beachte unbedingt: Leere Zellen in deiner CSV-Datei überschreiben bestehende Daten in Xentral und löschen diese somit im System. Stelle sicher, dass die Importdatei entweder nur die Spalten enthält, die du tatsächlich aktualisieren willst, dass du das Mapping nur für Spalten vornimmst, die angepasst werden sollen, oder dass alle vorhandenen Zellen mit den korrekten Werten gefüllt sind.
Sobald dein Mapping keine blockierenden Probleme mehr aufweist, klicke auf Abschließen. Xentral führt eine Datenvalidierung durch. Wurden keine invaliden Daten gefunden, erhältst du eine grüne Erfolgsmeldung und kannst mit Import starten bestätigen:
Wichtig
Sind einzelne Datenfelder noch nicht ausreichend zugeordnet, erhältst du stattdessen eine rote Meldung. Brich in diesem Fall ab und korrigiere die genannten Datensätze, bevor du es erneut versuchst.
-
Der Import läuft im Hintergrund, du kannst die Seite also schließen.
-
Kehre jederzeit zur CSV-Import-Übersicht zurück, um den Fortschritt und das Reporting je Zeile zu verfolgen, inklusive etwaiger Fehler- oder Warnmeldungen.
Anmerkung
Trittst du beim Import auf eine Fehler- oder Warnmeldung, findest du Ursache und Abhilfe im Artikel CSV-Import Fehlermeldungen und Abhilfe.
Wie bei anderen Datentypen prüfst du nach dem Import das Reporting des CSV-Imports. Typische Ergebnisse:
Status |
Bedeutung |
|---|---|
|
Importiert |
Der Artikel und alle aktivierten Teilbereiche — Preise, Bilder, Varianten — wurden ohne Probleme angelegt oder aktualisiert. |
|
Importfehler |
Meist liegt das an einer fehlenden Artikelnummer, einer Variante mit nicht auflösbarem Vaterartikel oder ungültigen Matrixoptionen. Auch Fehler aus Teilbereichen, wie etwa ein nicht unterstützter Bildtyp, können die Ursache sein. |