In diesem Artikel erfährst du, wie du die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG im Modul Differenzbesteuerung in Xentral einrichtest und im Tagesgeschäft anwendest.
Die Differenzbesteuerung ist eine spezielle Besteuerungsform, die im deutschen Umsatzsteuergesetz unter § 25a UStG geregelt ist. Sie findet vor allem beim Handel mit Gebrauchtwaren Anwendung, sowohl im stationären als auch im Online-Handel. Typische Artikel, die unter diese Regelung fallen, sind gebrauchte Elektronikgeräte, Kunstwerke, Sammlungsstücke wie limitierte Sneaker, Antiquitäten und einzigartige Möbelstücke.
Bei der Differenzbesteuerung wird die Umsatzsteuer nicht auf den gesamten Verkaufspreis berechnet, sondern nur auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis des Händlers. Dies ist besonders vorteilhaft, da bei vielen gebrauchten Waren kein Vorsteuerabzug möglich ist – diese werden oft von Privatpersonen gekauft, die keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Differenzbesteuerung ermöglicht es Händlern, die Steuerlast auf die erzielte Gewinnmarge zu beschränken, was die Steuerbelastung reduziert und den administrativen Aufwand minimiert.
Diese Besteuerungsform unterstützt somit den Handel mit gebrauchten Gütern und trägt zur Ressourcenschonung bei, indem sie Anreize für den Wiederverkauf von Produkten schafft. Die Differenzbesteuerung ist daher ein wichtiges Instrument, das insbesondere Kleinunternehmern und Gebrauchtwarenhändlern zugutekommt.
Im Folgenden findest du einige konkrete Beispiele zur Anwendung der Differenzbesteuerung.
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Gebrauchte Elektronikgeräte: Ein Online-Händler kauft gebrauchte Smartphones von Privatpersonen und bereitet diese für den Weiterverkauf auf. Beim Ankauf eines Geräts für 100 Euro und dem Weiterverkauf für 150 Euro wird die Umsatzsteuer lediglich auf die Differenz von 50 Euro erhoben, nicht auf den vollen Verkaufspreis.
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Limitierte Sneaker: Ein Kleinunternehmer spezialisiert sich auf den Ankauf und Verkauf von limitierten Sneaker-Editionen. Diese Schuhe kauft er oft von Sammlern, die keine Umsatzsteuer ausweisen. Wird ein Paar Sneaker für 300 Euro gekauft und für 400 Euro verkauft, so fällt die Umsatzsteuer nur auf die Gewinnmarge von 100 Euro an.
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Einzigartige Möbelstücke: Ein Händler für Vintage-Möbel erwirbt einzigartige Stücke von privaten Verkäufern und restauriert diese. Ein erworbenes Möbelstück kostet 500 Euro, wird nach der Restauration jedoch für 800 Euro verkauft. Auch hier wird die Steuer nur auf die Differenz von 300 Euro berechnet.
Diese Beispiele zeigen, wie die Differenzbesteuerung den Online-Handel mit gebrauchten oder sehr gefragten Artikeln unterstützt. Sie hilft Händlern, die keine Vorsteuer geltend machen können, die Steuerlast zu minimieren, und macht den Handel mit diesen Produkten wirtschaftlich attraktiver. Durch die Differenzbesteuerung wird nur die Wertsteigerung durch den Händler besteuert, nicht der gesamte Warenwert, was insbesondere bei hochpreisigen oder seltenen Artikeln signifikante steuerliche Erleichterungen bieten kann.
Das Modul Differenzbesteuerung öffnest du am einfachsten über die Smart Search.
Im Modul Differenzbesteuerung von Xentral kannst du die Umsatzsteuer für den Handel mit gebrauchten Artikeln effizient verwalten und die Buchhaltung transparent gestalten. Die Software bietet eine detaillierte Aufteilung der Verkaufspositionen auf zwei Erlöskonten und automatisiert die Eintragung und steuerrechtliche Kennzeichnung der Artikel im Lager, was den administrativen Aufwand für dich erheblich reduziert.
Du kannst die Verkaufspositionen in zwei separate Erlöskonten aufteilen. Dabei wird für die interne Verwaltung jeweils ein spezieller Artikel für die Differenzbesteuerung erstellt, während für deinen Kunden nur der normale Artikel sichtbar bleibt. Stelle sicher, dass du beim Wareneingang gebrauchte Artikel entsprechend in das Lager einbuchst; sie werden automatisch in der Übersicht des Moduls erfasst. Wichtig ist auch, dass du das vorgesehene Checkbox-Freifeld in deiner Bestellung aktivierst, damit der Artikel nach dem Wareneingang im Modul Differenzbesteuerung erscheint. Alternativ kannst du auch ein festes Lager als Referenzierung verwenden. Die Schritte findest du in den folgenden Abschnitten.
Wichtig
Bevor du mit der Abrechnung im Modul Differenzbesteuerung beginnst, stelle sicher, welche steuerrechtlichen Vorgaben für dein Geschäft gelten, indem du dich an dein lokales Steuerbüro oder das Finanzamt oder Steuerbüro wendest.
Beachte zwingend folgende Voraussezungen für die Verwendung des Moduls Differenzbesteuerung in Xentral.
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Die Verfolgung von Seriennummern muss aktiviert sein: In der Artikelverwaltung ist es erforderlich, dass die Option zur Verwaltung und Nutzung von Original-Seriennummern beim Einlagern aktiviert ist.
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Der Prozess von Bestellung bis Wareneingang muss genau befolgt werden. Beachte dabei, dass die schnelle Warenannahme ungeeignet ist, da hierbei die Zuordnung der Seriennummer zum Lager nicht gewährleistet bleibt. Diese Zuordnung ist entscheidend für eine korrekte und lückenlose Buchhaltung.
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Für die Zuordnung der Differenzbesteuerung hast du die Wahl: Nutze entweder ein Freifeld und markiere einen Artikel im Bestellprozess oder nutze ein spezielles Lager. Wähle eine Methode, die du präzise festlegst und konsequent anwendest.
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Erst im zweiten Schritt, im Versandzentrum bei der Eingabe der Seriennummer, erkennt Xentral, ob der Artikel differenzbesteuert wird. Die Erstellung der Rechnung sollte daher erst nach dieser Eingabe erfolgen. Nutze hierzu einen zweistufigen Kommissionierungsprozess.
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
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Erlöskonto 1 |
Kontierung für Teil 1 der Verkaufsposition. |
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Artikel für Differenz |
Der angelegte Artikel für die Differenzbesteuerung von Erlös 1. |
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Erlöskonto 2 |
Kontierung für Teil 2 der Verkaufsposition. |
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Artikel für Differenz |
Der angelegte Artikel für die Differenzbesteuerung von Erlös 2. |
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Artikelfreifeld für Wareneingang |
Option 1: Auswahl eines Freifeldes (zu verwenden: Typ Checkbox). Wenn ein Artikel in einer Bestellung dieses Freifeld aktiviert hat, das heißt, in der Position ein Häkchen gesetzt ist, erscheint der Artikel nach dem Wareneingang im Modul Differenzbesteuerung. + .Anmerkung AnmerkungVerwende nur eine der Optionen 1 und 2 und lasse das andere Feld leer. |
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Vorlage für rechtlichen Steuerhinweis |
Textfeld für einen steuerrechtlichen Hinweis, der für dein Geschäft vorgeschrieben ist. Steuerrechtliche Vorgabe ist eine Kennzeichnung der Differenzbesteuerung auf der Rechnung. + .Warnung WarnungStelle sicher, welche steuerrechtlichen Vorgaben für dein Geschäft gelten, indem du dich an dein lokales Steuerbüro oder das Finanzamt/Steuerbehörde wendest. |
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Beim Einlagern in das Lager Artikel eintragen |
Option 2: Gebrauchte Artikel werden im Wareneingang für die Differenzbesteuerung auf dieses Lager gebucht. Immer wenn ein Artikel auf dieses Lager eingelagert wird, entsteht ein neuer Eintrag im Tab Übersicht. + .Anmerkung AnmerkungVerwende nur eine der Optionen 1 und 2 und lasse das andere Feld leer. |
Gehe wie folgt vor, um die Besteuerungs-Positionen im Artikelstamm zu definieren:
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Lege im Artikelstamm jeweils einen Artikel für die Differenzbesteuerung von Erlös 1 und einen weiteren für Erlös 2 an. Dabei sind Artikelname und Nummer ausreichend, z. B. mit der Artikelbezeichnung Differenz 1 und Differenz 2.
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Trage den jeweiligen Artikel in das Feld Artikel für Differenz ein und vergib zu jedem Artikel eine Kontierung für deine interne Buchhaltung in die Felder Erlöskonto 1 und Erlöskonto 2.
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Trage die erforderliche Kennzeichnung der Differenzbesteuerung für den Andruck auf deiner Rechnung ein. Hierzu findest du das Textfeld Vorlage für rechtlichen Steuerhinweis, das du entsprechend anpassen kannst. Dadurch stellst du sicher, dass alle steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt sind und deine Rechnungsstellung korrekt abläuft.
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Klicke auf Speichern.
Warnung
Stelle sicher, welche steuerrechtlichen Vorgaben für dein Geschäft gelten, indem du dich an dein lokales Steuerbüro oder das Finanzamt wendest.
Beispiel für einen Andruck auf einer Rechnung: Differenzbesteuerung nach § 25a UStG (Stand 06/2024)
Wähle eine Option für die Verknüpfung und Rückverfolgung der Artikel ausgehend von Bestellung über Einlagerung bis zur Auslieferung und Rechnungstellung:
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Artikelfreifeld für Wareneingang: Das Freifeld greift innerhalb der Bestellung. In der Bestellposition kannst du die neue Option als Häkchen setzen. Ab diesem Zeitpunkt wird für den Artikel die Differenzbesteuerung verwendet.
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Beim Einlagern in das Lager Artikel eintragen: Das Lager wird ausgehend von der Bestellung über den Wareneingang angebucht. Der Artikel muss, wenn er vom Wareneingang kommt, einfach in diesem Lager liegen. Ab diesem Zeitpunkt wird die Differenzbesteuerung verwendet.
Eine Zuordnung erfolgt jeweils über die Seriennummer, die im Prozess verwendet wird.
Anmerkung
Wähle eine Option und lasse die andere Einstellung leer.
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Bestimme ein Freifeld in den Artikeleinstellungen, das die Artikeloption im Modul Bestellung aktiviert. Definiere ein Freifeld, das du aktuell noch nicht verwendest, und nenne es z. B. Differenzbesteuert.
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Stelle das Freifeld als Checkbox ein.
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Aktiviere das Freifeld für die Belegart Bestellung, indem du den Haken setzt.
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Klicke auf Speichern.
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Navigiere zurück zu den Einstellungen für Differenzbesteuerung und wähle im Dropdown-Menü bei Artikelfreifeld für Wareneingang dieses Freifeld aus.
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Klicke auf Speichern.
Anmerkung
In der Bestellung siehst du in den Positionen eine Auswahl (Checkbox) für die Differenzbesteuerung.
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Lege einen neuen Lagerort in der Lagerverwaltung an und nenne diesen z. B. Lager Differenzbesteuerung.
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Lege in diesem Lagerort einen Lagerplatz (Regal) an und nenne diesen z. B. Lager Differenzbesteuerung_001.
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Navigiere zurück zu den Einstellungen für Differenzbesteuerung und wähle im Dropdown-Menü bei Beim Einlagern in das Lager Artikel eintragen dieses Lager aus.
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Klicke auf Speichern.
Anmerkung
Artikel, die über diesen Lagerort verbucht werden, werden differenzbesteuert.
Lege im Artikelstamm einen Artikel an, der differenzbesteuert abgerechnet werden soll. Wähle alternativ einen bestehenden Artikel aus.
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Lege einen neuen Artikel an, z. B. Handy Differenzartikel Verkauf.
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Stelle den Artikel als Lagerartikel ein.
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Aktiviere für diesen Artikel die Seriennummernverwaltung im Lager mit der Option Originale einlagern + nutzen.
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Optional: Aktiviere im Artikel zusätzlich die Option Einkauf bei allen Lieferanten, wenn du mehrere Lieferanten für denselben Artikel anlegst, weil du z. B. aufgrund der Höhe des Einkaufspreises die Verkäufer namentlich erfassen musst.
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Klicke auf Speichern.
Tipp
Beim Einkauf eines Artikels muss der Einkaufspreis sowie die Seriennummer des Produkts sorgfältig dokumentiert werden. Dies geschieht über das Bestellsystem, um die Genauigkeit der Daten sicherzustellen.
Der Artikel wird dann mit der entsprechenden Seriennummer im Lager eingebucht. Diese Praxis ermöglicht es, bei späteren Verkäufen oder Audits auf genaue Daten zurückzugreifen.
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Lege einen neuen Lieferanten an. Wähle alternativ einen bestehenden Lieferanten aus.
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Lege einen Einkaufspreis für deinen Artikel Handy Differenzartikel Verkauf bei diesem Lieferanten an.
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Lege auf diesen Lieferanten eine neue Bestellung an.
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Füge in den Positionen deinen Artikel Handy Differenzartikel Verkauf ein.
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Für die Option Artikelfreifeld für Wareneingang: Klicke auf Position bearbeiten und setze den Haken bei Differenzbesteuert.
Für die Option Beim Einlagern in das Lager Artikel eintragen ist nichts zu tun.
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Gib die Bestellung frei und schicke sie ab.
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Öffne das Menü Wareneingang Paketannahme und filtere nach Lieferanten, zu denen eine Lieferung noch fehlt. Dort findest du den Lieferanten von oben.
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Klicke auf den Lieferanten und öffne den Tab Paketannahme. Achtung: Wähle nicht die Schnelle Paketannahme aus, da diese keine Seriennummern erfasst.
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Wähle in der Artikelliste den Artikel Handy Differenzartikel Verkauf aus.
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Trage die Menge 1 ein und klicke auf Zuordnen.
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Trage die Seriennummer des Artikels ein, z. B. DIFF-10001. Eine eindeutige Seriennummer ist z. B. die Gerätenummer. Wenn der Artikel keine Seriennummer besitzt, kannst du auch eine eigene vergeben.
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Wähle einen beliebigen Lagerplatz aus, wenn du die Option Artikelfreifeld für Wareneingang über das Freifeld nutzt.
Für die Option über das Lager Beim Einlagern in das Lager Artikel eintragen wählst du an dieser Stelle das Lager für die Differenzbesteuerung aus.
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Klicke auf Artikel einlagern.
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Xentral zeigt dir den Artikel automatisch in der Übersicht des Moduls Differenzbesteuerung im Bereich Einkauf als Wareneingang an.
Tipp
Beim Verkauf wird der Artikel anhand der Artikelnummer und der zugehörigen Seriennummer verkauft. Der Einkaufspreis des Artikels wird im Hintergrund verrechnet, ist aber für den Endkunden nicht sichtbar.
Xentral nimmt die korrekten Kontierungen in der Buchhaltung automatisch vor, um sicherzustellen, dass nur die Umsatzsteuer für die Preisdifferenz zwischen Einkauf und Verkauf berechnet wird.
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Lege einen Auftrag mit dem Artikel Handy Differenzartikel Verkauf an und gib den Auftrag frei.
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Wickle den Auftrag über einen zweistufigen Kommissionierungsprozess ab.
Warnung
Erst in Stufe 2 im Versandzentrum wird der Artikel bei der Eingabe der Seriennummer im darauffolgenden Schritt als differenzbesteuert in eine neue Rechnung übernommen.
Eine vorherige Rechnungserstellung ohne Seriennummer ist nicht möglich. In diesem Fall wird der Artikel nicht differenzbesteuert.
Stelle sicher, dass in den Projekteinstellungen die Option Rechnung erst beim Versandlabeldruck erzeugen aktiviert ist. Nur so wird technisch verhindert, dass eine Rechnung vor der Seriennummerneingabe im Versandzentrum erstellt wird.
Im Modul Differenzbesteuerung von Xentral kannst du effizient die Umsatzsteuer für den Handel mit gebrauchten Artikeln verwalten. Sobald du das Modul öffnest, erhältst du eine Übersicht aller Artikel, die einer Differenzbesteuerung unterliegen, einschließlich der relevanten Ein- und Ausgangsdaten. Dies erleichtert dir die Buchhaltung und sorgt für Transparenz im Umgang mit Gebrauchtwaren.
Bei den markierten Einträgen handelt es sich um einen Artikel, der verkauft und retourniert wurde.
Unter der angegebenen Rechnungsnummer findest du im Modul Rechnung im Tab Positionen die zur Differenzbesteuerung erstellten Artikelpositionen.
Der erste und zweite Eintrag heben sich gegenseitig auf; sie werden nur zur Erstellung des PDFs benötigt. Der dritte und vierte Eintrag sind die Artikel für Differenz, wie sie in den Einstellungen beschrieben werden. Im Tab Vorschau findest du die Rechnungsansicht des Kunden. Die Positionen 2, 3 und 4 werden hier ausgeblendet.