Textvorlagen einrichten

Die Vorlagen sind mit Beispeltexten gefüllt. Weitere Beispiele sind in einem späteren Abschnitt dieses Artikels gelistet. Es sind bereits die gängigsten Variablen aufgeführt.

Den Standardtext für EU-Lieferung (Innergemeinschaftliche Lieferung) und Export (Drittland) kann direkt hier eingegeben werden:

Beispielsatz für die Information der Netto und Bruttobeträge (gemischte Besteuerung und getrennter Ausweis der MWST bei gemischten Rechnungen) Der Gesamtbetrag setzt sich zusammen aus {STEUERNORMAL}% {GESAMTNETTONORMAL} {WAEHRUNG} und {STEUERERMAESSIGT}% {GESAMTNETTOERMAESSIGT} {WAEHRUNG}.

Damit bei fehlenden Werten für die Variable nicht der Beschriftungstext im Beleg angezeigt wird, kann in den Textvorlagen wie folgt einen "IF-Block" hinterlegt werden. Sobald die Bedingung erfüllt ist, wird der Wert der Variable im Beleg ausgegeben. Ansonsten kann nichts oder einen ausgewählter Textbaustein abgebildet werden.

Damit wird in diesem Beispiel entweder die Umsatzsteuer-ID oder nichts in der Proformarechnung ausgegeben: Hat der Kund eine USt-ID, wird folgendes ausgegeben → "Ihre UmsatzsteuerID: ATUXXXXXXXX"

(Wobei "ATUXXXXXXXX" die UST-ID des Kunden ist, die im Auftrag eingetragen wurde). Ist das UST-ID Feld im Auftrag nicht gefüllt, dann wird "nichts" angezeigt auf der Auftragsbestätigung.

Beispiel 1: einfacher If-Block

{IF}{USTID}{THEN}Ihre UmsatzsteuerID: {USTID} {ELSE}{ENDIF}

→ Falls USTID vorhanden (Bsp. DE1234567) gibt xentral Folgendes aus: "Ihre UmsatzsteuerID: DE1234567"

→ Falls USTID nicht vorhanden, wird einfach gar nichts ausgegeben

Folgende Blöcke könnten z.B. auf einer Rechnung ausgegeben werden:

Beispiel 2: Steuersatz Steuertext Schweiz anders als Steuertext anderer Drittländer

{IF}{LAND}="CH"{THEN}Steuertext für CH{ELSE}Steuertext für alle anderen Drittländer{ENDIF}

Beispiel 3: Auftrag wenn auf einem Auftrag die Kundennummer oder die Lieferantennummer aufgedruckt werden soll, je nachdem, ob ein Kunden oder ein Lieferant ausgewählt wurde, kann das folgendermaßen gelöst werden:

{IF}{LIEFERANTENNUMMER}{THEN}Ihre Lieferantennummer:{LIEFERANTENNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{KUNDENNUMMER}{THEN}Ihre Kundennummer:{KUNDENNUMMER}{ELSE}{ENDIF}

Durch den IF Block wird die Beschriftung nur abgedruckt, wenn eine der beiden Nummern vorhanden ist.

Beispiel 4: Rechnung, Gutschrift, GLN

{ANSCHREIBEN},

vielen Dank für Ihren Auftrag. Folgende Positionen stellen wir Ihnen in Rechnung/schreiben wir Ihnen gut.

{IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer: {TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{LIEFERSCHEIN}{THEN}Lieferschein: {LIEFERSCHEIN}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{ART}{THEN}Art des Beleges: {ART}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{INTERNET}{THEN}Shopbestellnummer: {INTERNET}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{AUFTRAGSDATUM}{THEN}Auftragsdatum: {AUFTRAGSDATUM}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{VERSANDARTBEZEICHNUNG}{THEN}Versandart: {VERSANDARTBEZEICHNUNG}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{ADRESSE_GLN}{THEN}GLN: {ADRESSE_GLN}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{LIEFERGLN}{THEN}GLN: {LIEFERGLN}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{LIEFERADRESSE}{THEN}Lieferadresse:{LIEFERADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

Beispiel 5: Verschachtelte If-Blöcke

Doppelte Bedingung wenn auf einem Beleg einen Text aufgedruckt werden soll, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind. In folgendem Beispiel möchten wir auf der Rechnung in dem B2B Projekt eine bestimmte UST-ID ausgeben, nur wenn der Kunde in AT ansässig ist. Dies kann folgendermaßen gelöst werden:

{IF}{PROJEKT}=“B2B”{THEN}{IF}{LAND}=“AT”{THEN}Wir beziehen uns auf die Ust-IDNr. ATUxxxxx{ELSE}{ENDIF}{ELSE}{ENDIF}

Durch den doppelten IF Block wird die Beschriftung nur abgedruckt, wenn beide Bedingungen erfüllt sind.

Wenn nicht beide Bedingungen erfüllt sein sollen, sondern wenn nur eine von zwei erfüllt sein muss, ist die IF-Bedingung folgendermaßen aufgebaut:

{IF}{PROJEKT}="PROJEKT1"{THEN}AGBs Projekt1+2{ELSE}{IF}{PROJEKT}="PROJEKT2"{THEN}AGBs Projekt1+2{ELSE}AGBs für alle anderen Projekte{ENDIF}{ENDIF}

Beispiel 6:

Um die Lieferadresse auf Rechnungen anzuzueigen, wenn die Lieferadresse bei abweichender Rechnungsadressse mit der Hauptadresse übereinstimmt, kannst du folgenden Block verwenden. Bei der Verwendung von {LIEFERADRESSE} würde ansonsten nur "enspricht Hauptadresse" erscheinen.

{IF}{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{THEN}{ADRESSE_STRASSE}{ADRESSE_PLZ} {ADRESSE_ORT}{ELSE}{ENDIF{IF}{UNTERSCHIEDLICHE_RECHNUNGSADRESSE}{DANN}{ADRESSE_STRASSE}
{ADDRESS_PLZ} {ADDRESS_LOCATION}{ELSE}{ENDIF}

Beispiel 7:

Du kannst besondere Nachrichten für Mitglieder bestimmter Gruppen anzeigen. Du kannst, z.B. eine Nachricht anzeigen um Kunden in dein Treueprogramm einzuladen.

Hierzu benötigst du die Gruppen-ID der Gruppe, die du ansprechen möchtest. Die Gruppen-ID findest du unter Datenbank Ansicht > gruppen. In diesem Beispiel möchten wir die Gruppe mit ID = "2" ansprechen. Eine Vorlage könnte so aussehen:

{IF}{GRUPPE}="2"{THEN}Tritt unserem Treueprogramm bei, um Zugang zu den besten Preisen zu bekommen! {ELSE}{ENDIF}

{IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer: {TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{LIEFERSCHEIN}{THEN}Lieferschein: {LIEFERSCHEIN}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ART}{THEN}Art des Beleges: {ART}{ELSE}{ENDIF}{IF}{INTERNET}{THEN}Shopbestellnummer: {INTERNET}{ELSE}{ENDIF}{IF}{AUFTRAGSDATUM}{THEN}Auftragsdatum: {AUFTRAGSDATUM}{ELSE}{ENDIF}{IF}{VERSANDARTBEZEICHNUNG}{THEN}Versandart: {VERSANDARTBEZEICHNUNG}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ADRESSE_GLN}{THEN}GLN: {ADRESSE_GLN}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{PROJEKT}="STANDARD"{THEN}Das ist das Standardprojekt{ELSE}Das ist ein anderes Projekt{ENDIF}

{IF}{KUNDENNUMMER}="10002"{THEN}Das ist für Hans Huber{ELSE}Nicht für Hans Huber{ENDIF}

{IF}{ZAHLUNGSWEISE}="vorkasse"{THEN}Bitte überweisen Sie den Betrag{ELSE}Die Zahlung ist eingegangen{ENDIF}

Textvorlagen lassen sich pro Belegsprache auch bequem über das Weltkugel-Icon erstellen:

Folgende Variablen sind für die Bestellung relevant:

Sehr geehrte Damen und Herren, wir bestellen hiermit:

Unsere Kundennummer: {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT}Unsere Auftragsnummer von Ihnen: {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER}Unsere Angebotsnummer von Ihnen: {ANGEBOT}

Bitte liefern Sie bis zum: {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM}

Dasselbe gilt für den Liefertermin und die Lieferwoche. Beides kann auch kombiniert verwendet werden z.B. {LIEFERTERMIN} / {LIEFERWOCHE} oder auch als IF Block: {IF}{LIEFERTERMIN}{THEN}Ihr Wunsch-Liefertermin: {LIEFERTERMIN}{ELSE}{ENDIF} / {IF}{LIEFERWOCHE}{THEN}Lieferwoche: {LIEFERWOCHE}{ELSE}{ENDIF}

Im Auftrag den Wunschliefertermin eintragen (ohne de Haken KW (=Kalenderwoche) zu setzen → dieser zeigt dann in beiden Fällen nur die KW an)

Wenn du das Lieferdatum ausgeben möchtest, Lieferwoche, oder wenn nichts anderes angegeben wurde, "sofort" (kommt darauf an, was definiert wurde), dann kannst du dies mit folgender IF Bedingung definieren: {IF}{LIEFERDATUMKW}="1"{THEN}KW: {LIEFERWOCHE}{ELSE}{IF}{LIEFERTERMIN}{THEN}Liefertermin:{LIEFERTERMIN}{ELSE}{ENDIF}{ENDIF}

Ganzen unten kann bei den Textvorlagen auch die Reihenfolge festgelegt werden, in der einzelne Textelemente im jeweiligen Beleg aufgelistet werden sollen.

Die verwendbaren Variablen stehen dabei direkt bei der Checkbox mit dabei. Für die Auftragsbestätigung könnte die Reihenfolge zum Beispiel wie folgt verändert werden.

Dies würde sich dann wie folgt auf die Ansicht der Auftragsbestätigung auswirken.

Dabei wird einmal der Wert aus dem Freitext, der Textvorlage des Auftrag unterhalb der Artikeltabelle und der Zahlungsweisentext gezogen.