Mithilfe des Moduls Versandregeln kannst du flexible Regelwerke aufbauen, anhand derer Xentral automatisch eine Versandart für einen Auftrag auswählt, sobald ebendiese Versandregeln zutreffen. Versandregeln können auf dem Umsatz, dem Gewicht, den enthaltenen Artikeln, dem Zielland, der Zahlungsweise oder anderen Parametern basieren.
Durch die Verwendung von Versandregeln kannst du einen Teil deiner Versandabwicklung automatisieren und somit Zeit sparen, da du in diesem Fall nicht mehr den Versanddienstleister in jedem Auftrag manuell auswählen musst. Stattdessen wird der Versanddienstleister automatisch aufgrund der von dir bestimmten Kriterien vorausgewählt.
Die Festlegung von Versandregeln ist besonders dann für dich interessant, wenn du mit mehr als einem Versanddienstleister zusammenarbeitest und zusätzlich auch in mehrere Länder versendest. Im Folgenden findest du einige praxisnahe Beispiele:
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In der Praxis werden Versandregeln oft verwendet, um die Versandart für Aufträge zu ändern, die bestimmte Werte überschreiten. Ein Anwendungsfall ist beispielsweise die Änderung der Versandart je nach Sendungsgewicht. In diesem Fall wird bis zu einem Sendungsgewicht von 1,00 kg die Versandart DHL Kleinpaket gewählt und ab 1,01 kg der reguläre Paketversand über die Versandart DHL National. Bei einem Sendungsgewicht über 31,5 kg wird die Versandart Spedition zugeordnet.
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Die Versandart kann auch auf Basis des Ziellandes ausgewählt werden. Beispielsweise kannst du alle Aufträge mit dem Zielland Deutschland in der Empfängeradresse automatisch mit der Versandart DHL National versehen lassen, und analog dazu alle Aufträge mit dem Zielland Österreich per POST.CH versenden. Für die restlichen EU-Länder kann dann die Versandart UPS automatisch zugeordnet werden.
Das Modul Versandregeln in Xentral enthält die folgenden Features:
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Definition von Regeln, sodass Xentral automatisch eine bestimmte Versandart auswählt, sobald bestimmte Bedingungen zutreffen
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Anwendung der Regeln auf manuelle und importierte Aufträge: Bei manuellen Aufträgen schlägt Xentral dir eine Änderung der Versandmethode vor. Bei importierten Aufträgen wird die Versandart automatisch anhand der Regeln angepasst.
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Festlegung einer Vielzahl von Versandregeln und gezielte Steuerung der Anwendung mithilfe von Prioritäten
Warnung
Beachte die folgenden Einschränkungen für die Verwendung von Versandregeln in Xentral:
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Es ist nicht möglich, automatisch die optimale Versandart auszuwählen, z.B. im Hinblick auf die Versandkosten. Die Auswahl der Versandart basiert einzig und allein auf den Einstellungen, die du innerhalb der Versandregeln vornimmst.
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Falls Aufträge durch das Modul Übertragungen in Xentral importiert werden, kann die Versandart nicht mithilfe von Versandregeln geändert werden.
Gehe wie folgt vor, um Versandregeln in Xentral zu erstellen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Versandregeln zu öffnen.
Du befindest dich im Tab Regeln.
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Klicke oben rechts im Bereich Aktionen auf +Neue Regel.
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Nimm die Einstellungen wie in der folgenden Tabelle beschrieben vor.
Anmerkung
Die verfügbaren Parameter für die unten aufgelisteten Einstellungen findest du im Kapitel
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Klicke auf Speichern.
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Einstellung |
Erläuterung |
|---|---|
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Name |
Gib hier einen beliebigen Namen für die Versandart ein. Dieser Name ist nur in Xentral für dich und deine Mitarbeiter sichtbar, jedoch nicht für deine Endkunden. |
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Ziel-Versandart |
Auswahl der Versandart (z.B. DPD, DHL, UPS). Wenn die Regel zutrifft wird bei manueller Auftragseingabe ein Hinweis nach der Freigabe angezeigt. Bei Aufträgen, die aus einem Onlineshop importiert wurden, wird eine passende Regel über eine Hook automatisch angewendet und die Versandart im Auftrag verändert. |
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Aktiv |
Durch Setzen des Hakens ist die Regel aktiv |
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Prio |
Die Priorisierung hilft festzulegen, welche Regel gelten soll, falls zwei unterschiedliche Regeln auf denselben Auftrag zutreffen würden. Dabei gilt Prio 1 > Prio 2 > Prio 3 etc. |
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Artikel |
Eingrenzung der Regel auf bestimmte Artikel . Beachte, dass Porto und Rabatte in Xentral auch als Artikel gelten! |
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Fast-Lane |
Auswahl, ob es sich um um einen Auftrag mit Fastlane (höherer Priorität) handeln soll |
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Auftragssumme |
Eingrenzungen bezüglich der Auftragssumme, z.B. 50 € |
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Zahlungsweise |
Nur Aufträge mit dieser Zahlungsweise gelten für die Regel |
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Versandart |
Die Regel gilt für Aufträge mit dieser vorausgewählten Versandart |
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Projekt |
Nur für Aufträge dieses Projekts gilt die Regel |
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Lieferland |
Ermöglicht die Beschränkung auf Lieferungen für bestimmte Länder |
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Shop |
Hier kann der Name eines Shops eingegeben werden |
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Volumen |
Muss der Summe der Volumina aller Artikel im Auftrag entsprechen. Du kannst das Volumen eines Artikels berechnen, indem du die Maße miteinander multiplizierst (Länge x Breite x Höhe). Zum Beispiel Länge: 5cm, Breite: 10cm, Höhe: 25cm = 1250. Die Abmessungen des Artikels sind unter Stammdaten > Artikel > Details im Bereich Lager / Abmessungen gespeichert. |
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Gewicht |
Einschränkungen bezüglich der Gewichts, z.B. 1kg. Bei Angaben <1 kg muss ein Dezimalpunkt verwendet werden. Angaben die ein Komma enthalten werden nicht gewertet. Ein Gewicht von 100g wird also als 0.1kg angegeben. |
So könnte beispielhaft eine Regel aussehen, um Aufträge eines bestimmten Projekts mit einer ausgewählten Versandart zu verschicken.
Wenn eine Regel für einen Auftrag greift, so wird diese im Auftrag (Verkauf → Auftrag → *Auftrag auswählen*) vorgeschlagen, nachdem du den Auftrag freigegeben hast. Klicke auf Versandart ändern, um die Änderung der Versandregel zu übernehmen.
Du kannst Regeln auch kombinieren, das heißt mehrere Parameter in der gleichen Versandregel nutzen. Hier ein Beispiel dafür:
Diese Regel bewirkt beispielsweise, dass Aufträge, die einer Auftragssumme größer als 1000€ besitzen und nach Frankreich geliefert werden sollen, mit der Versandart DHL verschickt werden.
Innerhalb der Einstellungen für Versandregeln sind verschiedene Operatoren verfügbar. Diese Operatoren kannst du nach Belieben verwenden oder leer lassen, falls ein Kriterium nicht in der Regel angewandt werden soll.
Es gibt einen Unterschied zwischen den Operatoren = und in. Betrachten wir die Einstellung Artikel, erkennst du folgende Unterschiede:
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Verwendung des Operators =: Nur ein bestimmter Artikel darf exklusiv im Auftrag enthalten sein, damit die Versandregel Anwendung findet. Sind weitere Artikel im Auftrag enthalten, wird die Regel nicht angewendet.
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Verwendung des Operators in: Hiermit können mehrere Artikel zu einer Versandregel hinzugefügt werden. Ist ein beliebiger Artikel dieser Versandregel in einem Auftrag enthalten, wird die Regel angewendet. Dabei können auch andere Artikel im Auftrag enthalten sein.
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Besonderheiten bei JIT-Stücklisten: Just-in-time (JIT) Stücklisten kannst du nur mit dem Operator in registrieren. Die Verwendung des Operators = ist nicht möglich.
Wichtig
Beachte, dass nicht jeder Operator für jede Einstellungsmöglichkeit sinnvoll ist. Die Operatoren < und > machen bei metrischen Angaben wie beispielsweise dem Gewicht Sinn, finden aber keine Anwendung bei den Einstellungen zum Artikel oder Projekt.
Im Tab Historie werden die Aufträge angezeigt, bei denen du im Auftrag bei der oben stehenden Meldung "Es wurde eine Versandregel gefunden. Versandart ändern?" auf Versandart ändern geklickt hast. Die Ansicht der ausgeführten Änderungen in der Historie ist sehr gut, um nachvollziehen zu können, ob und welche Regeln greifen.
In der Praxis werden oft Versandregeln genutzt, die eine Änderung der Versandart nach Gewichtsstaffeln vorsieht.
Hier eine Beispiel Matrix für eine Gewichtsstaffel:
|
Regel |
von |
bis |
Versand per |
Versandart Modul Xentral |
Produkt |
|
Gewicht in kg |
0.01 |
0.5 |
Warenpost Dt. Post |
Internetmarke |
Bücher- und Warensendung 500g |
|
kg |
0.51 |
1.0 |
Warenpost Dt. Post |
Internetmarke |
Bücher- und Warensendung 1000g |
|
kg |
1.01 |
3.0 |
DHL |
DHL versenden |
Paket (bis 31,5 kg) |
|
kg |
3.01 |
31.5 |
DPD |
DPDapi |
Paket (bis 31,5 kg) |
|
kg |
31.6 |
1000 |
Spedition |
Spedition |
Palettenversand |
Unabhängig mit welcher Versandart die Aufträge im System importiert oder angelegt werden, soll laut der Gewichts-Regel die gewünschte Versandart gewählt werden.
Im Modul legst du dazu fünf verschiedene Versandregeln fest. Für diese gibst du eine Bezeichnung und die Gewichtsspanne ein sowie die gewünschte Versandart.
Ein weiterer Anwendungsfall ist die automatische Zuordnung einer Versandart für bestimmte Länder. Dies wird oft in Kombination mit einer Gewichtsstaffel benötigt.
Im folgenden soll die zuvor erstellte Gewichtsklasse generell gültig sein. Nur für den Fall, dass das Zielland Österreich ist, soll generell eine andere Versandart den Aufträgen zugeordnet werden.
Wir erweitern unser Beispiel um folgende Regel für das Lieferland Österreich. Hier soll generell immer DPD gewählt werden, egal welches Gewicht der Auftrag hat:
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Regel |
= |
Versand per |
Versandart Modul Xentral |
Produkt |
|
Lieferland |
Österreich |
DPD |
DPDapi |
Paket |
In Xentral gibst du bei der Neuanlage der Regel die Priorität 0 sowie das Lieferland Österreich an.
Da in den Regeln nach Gewichten zuvor keine Vorgabe für das Lieferland eingetragen wurde, müssen wir hier mit einer Priorisierung arbeiten. Denn bei Aufträgen mit dem Lieferland Österreich würde nun eine Regel aufgrund des Gewicht und dem Land greifen.
Durch Vergabe der Prio 0 wird die Regel nach Lieferland bevorzugt. Alle weiteren Regeln werden schwächer gewichtet (0 > 1 > 2 > 3 > 4 > 5).