Versandregeln – Xentral Helpcenter

Enthaltene Funktionalitäten:

Du kannst Regeln definieren, sodass eine bestimmte Versandmethode ausgewählt wird, sobald bestimmte Bedingungen zutreffen.
Falls eine Regel auf einen Auftrag zutrifft, wählt die Software die in den Regeln definierte Versandmethode.
Du kannst die Regeln auf manuelle und importierte Aufträge anwenden: Bei manuellen Aufträgen schlägt dir die Software eine Änderung der Versandmethode vor. Bei importierten Aufträgen ändert sich die Versandmethode automatisch.
Du kannst auch Regeln definieren, die sich gegenseitig überschneiden.
Du kannst sogenannte Gewichte (=Prioritäten) angeben, um die Anwendung der Regeln eindeutig zu machen.

Nicht enthaltene Funktionalitäten:

Du kannst nicht automatisch die optimale Versandart wählen, z.B. im Hinblick auf die Versandkosten.
Du kannst die Versandmethode nicht über Versandregeln ändern, falls der Import über das Übertragungen Modul oder den Dokumentenimporter erfolgt.

Typische Anwendungsfälle:

In der Praxis werden Versandregeln oft verwendet, um die Versandart für Aufträge zu ändern, die bestimmte Werte überschreiten. Ein Anwendungsfall ist z. B. die Änderung der Versandart je nach Gewicht. Beispiel: Bis 1,00 kg Versandart “Warenpost”; ab 1,01 kg Paketversand mit Versandart “DHL”; Größer 31,5 kg Versandart “Spedition”.
Die Versandart kann z. B. auch nach dem Zielland ausgewählt werden. Beispiel: DE mit Versandart “DHL”; AT mit “POST.AT”; CH mit” POST.CH”; Restliche EU mit “UPS”.

Im Modul Versandregeln lässt sich die Versandart in den Aufträgen nach Regeln vom System automatisch ändern. Die Regeln, welcher Versanddienstleister für einen Verkaufsauftrag verwendet werden soll, können z.B. auf dem Umsatz, dem Gewicht, den Artikeln, dem Zielland, der Zahlungsweise oder anderen Parametern basieren.

Bei manuell erfassten Aufträgen erscheint eine Hinweismeldung, dass es einen Änderungsvorschlag zu Versandart gibt. Dieser kann manuell mit Klick auf Versandart ändern übernommen werden.

Bei Aufträgen über den Online-Shop Importer werden die Regeln automatisch angewandt. Hier ist kein manueller Eingriff notwendig.

Regeln

Das Modul findest du über die Eingabe in der Super-Search oder im App-Store unter Versandregeln. Beim Aufrufen des Moduls öffnet sich zunächst der Reiter Regeln. Hier werden alle bisher angelegten Regeln angezeigt. Klicke rechts auf +Neue Regel um eine neue Regel anzulegen.

Die Regeln können dabei helfen, dass du nicht in jedem Auftrag den Versanddienstleister manuell auswählen musst, sondern dass dieser anhand gewisser Kriterien vorausgewählt wird.

Folgende Einstellungen und Parameter stehen dir dafür zur Verfügung:

Name: Ein beliebig wählbarer Name für die Regel
Ziel-Versandart: Auswahl der Versandart (z.B. DPD, DHL, UPS). Wenn die Regel zutrifft wird bei manueller Auftragseingabe ein Hinweis nach der Freigabe angezeigt. Bei Aufträgen, die aus einem Onlineshop importiert wurden, wird eine passende Regel über eine Hook automatisch angewendet und die Versandart im Auftrag verändert.
Aktiv: Durch Setzen des Hakens ist die Regel aktiv
Prio: Die Priorisierung hilft festzulegen, welche Regel gelten soll, falls zwei unterschiedliche Regeln auf denselben Auftrag zutreffen würden. Dabei gilt Prio 1 > Prio 2 > Prio 3 etc.
Artikel: Eingrenzung der Regel auf bestimmte Artikel . Beachte, dass Porto und Rabatte in Xentral auch als Artikel gelten!
Fastlane: Auswahl, ob es sich um um einen Auftrag mit Fastlane (höherer Priorität) handeln soll
Auftragssumme: Eingrenzungen bezüglich der Auftragssumme, z.B. 50 €
Zahlungsweise: Nur Aufträge mit dieser Zahlungsweise gelten für die Regel
Versandart: Die Regel gilt für Aufträge mit dieser vorausgewählten Versandart
Projekt: Nur für Aufträge dieses Projekts gilt die Regel
Lieferland: Ermöglicht die Beschränkung auf Lieferungen für bestimmte Länder
Shop: Hier kann der Name eines Shops eingegeben werden
Volumen: Muss der Summe der Volumina aller Artikel im Auftrag entsprechen. Du kannst das Volumen eines Artikels berechnen, indem du die Maße miteinander multiplizierst (Länge x Breite x Höhe). Zum Beispiel Länge: 5cm, Breite: 10cm, Höhe: 25cm = 1250. Die Abmessungen des Artikels sind unter Stammdaten > Artikel > Details im Bereich Lager / Abmessungen gespeichert.
Gewicht: Einschränkungen bezüglich der Gewichts, z.B. 1kg. Bei Angaben <1kg, muss ein Dezimalpunkt verwendet werden. Angaben die ein Komma enthalten werden nicht gewertet. Ein Gewicht von 100g wird also als 0.1kg angegeben.

Die Parameter können nach Belieben verwendet oder leer gelassen werden. Nicht jeder verfügbare Operator macht für jeden Parameter Sinn, so können z.B. die Operatoren ">" oder "<=" für das Gewicht genutzt, bei Artikeln oder Projekten jedoch nicht verwendet werden.

Anmerkung

Es gibt einen Unterschied zwischen den Operatoren "=" und "in". Betrachten wir einen Artikel ergeben sich folgende Unterschiede:

Nutzt du "=" ist nur ein bestimmter Artikel exklusiv im Auftrag erlaubt, damit die Versandregel angewendet werden kann. Sind weitere Artikel im Auftrag enthalten, wird die Regel nicht angewendet.

Nutzt du hingegen den "in" Operator, können mehrere Artikel zu einer Versandregel hinzugefügt werden. Ist ein beliebiger Artikel dieser Versandregel in einem Auftrag enthalten, wird die Regel angewendet. Dabei können auch andere Artikel im Auftrag enthalten sein.
Just-in-time (JIT) Stücklisten können nur mit “in” registriert werden. Eine Registrierung mit “=” ist nicht möglich.

So könnte beispielhaft eine Regel aussehen, um Aufträge eines bestimmten Projekts mit einer ausgewählten Versandart zu verschicken.

Wenn eine Regel für einen Auftrag greift, so wird diese im Auftrag (Verkauf → Auftrag → *Auftrag auswählen*) vorgeschlagen, nachdem du den Auftrag freigegeben hast. Klicke auf Versandart ändern, um die Änderung der Versandregel zu übernehmen.

Du kannst Regeln auch kombinieren, das heißt mehrere Parameter in der gleichen Versandregel nutzen. Hier ein Beispiel dafür:

Diese Regel bewirkt beispielsweise, dass Aufträge, die einer Auftragssumme größer als 1000€ besitzen und nach Frankreich geliefert werden sollen, mit der Versandart DHL verschickt werden.

Historie

Im Reiter Historie werden die Aufträge angezeigt, bei denen du im Auftrag bei der oben stehenden Meldung "Es wurde eine Versandregel gefunden. Versandart ändern?" auf Versandart ändern geklickt hast. Die Ansicht der ausgeführten Änderungen in der Historie ist sehr gut, um nachvollziehen zu können, ob und welche Regeln greifen.

Anwendungsfälle

Anwendungsfall 1 - Versandart nach Gewicht

In der Praxis werden oft Versandregeln genutzt, die eine Änderung der Versandart nach Gewichtsstaffeln vorsieht.

Hier eine Beispiel Matrix für eine Gewichtsstaffel:

Regel	von	bis	Versand per	Versandart Modul Xentral	Produkt
Gewicht in kg	0.01	0.5	Warenpost Dt. Post	Internetmarke	Bücher- und Warensendung 500g
kg	0.51	1.0	Warenpost Dt. Post	Internetmarke	Bücher- und Warensendung 1000g
kg	1.01	3.0	DHL	DHL versenden	Paket (bis 31,5 kg)
kg	3.01	31.5	DPD	DPDapi	Paket (bis 31,5 kg)
kg	31.6	1000	Spedition	Spedition	Palettenversand

Unabhängig mit welcher Versandart die Aufträge im System importiert oder angelegt werden, soll laut der Gewichts-Regel die gewünschte Versandart gewählt werden.

Im Modul legst du dazu fünf verschiedene Versandregeln fest. Für diese gibst du eine Bezeichnung und die Gewichtsspanne ein sowie die gewünschte Versandart.

Anwendungsfall 2 - mit Priorität

Ein weiterer Anwendungsfall ist die automatische Zuordnung einer Versandart für bestimmte Länder. Dies wird oft in Kombination mit einer Gewichtsstaffel benötigt.

Im folgenden soll die zuvor erstellte Gewichtsklasse generell gültig sein. Nur für den Fall, dass das Zielland Österreich ist, soll generell eine andere Versandart den Aufträgen zugeordnet werden.

Wir erweitern unser Beispiel um folgende Regel für das Lieferland Österreich. Hier soll generell immer DPD gewählt werden, egal welches Gewicht der Auftrag hat:

Regel	=	Versand per	Versandart Modul Xentral	Produkt
Lieferland	Österreich	DPD	DPDapi	Paket

In Xentral gibst du bei der Neuanlage der Regel die Priorität 0 sowie das Lieferland Österreich an.

Da in den Regeln nach Gewichten zuvor keine Vorgabe für das Lieferland eingetragen wurde, müssen wir hier mit einer Priorisierung arbeiten. Denn bei Aufträgen mit dem Lieferland Österreich würde nun eine Regel aufgrund des Gewicht und dem Land greifen.

Durch Vergabe der Prio 0 wird die Regel nach Lieferland bevorzugt. Alle weiteren Regeln werden schwächer gewichtet (0 > 1 > 2 > 3 > 4 > 5).