In Xentral kannst du die Sprache von Belegen und Geschäftsbriefen gezielt für Deine internationalen Kunden zu steuern. Mit der Funktion Sprachenliste kannst Du festlegen, in welchen Sprachen Standardbelege – wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen – sowie individuelle Geschäftsbriefvorlagen ausgegeben werden sollen. Dies ist besonders wichtig, wenn Du Kunden in verschiedenen Ländern bedienst und rechtssichere sowie sprachlich angepasste Kommunikation gewährleisten möchtest.
Über die Sprachenliste kannst Du neue Sprachen hinzufügen, bestehende bearbeiten und sie systemweit aktivieren oder deaktivieren. Jede Sprache benötigt spezifische Angaben, wie z. B. einen zweistelligen ISO-Sprachcode und eine Beschreibung in Deutsch und Englisch.
Sobald Du eine Sprache aktiviert hast, kannst Du diese einem Kunden zuweisen. Dadurch wird automatisch sichergestellt, dass alle zugehörigen Belege in der gewünschten Sprache erzeugt werden – sofern die entsprechenden Vorlagen gepflegt wurden.
Zusätzlich lassen sich Geschäftsbriefvorlagen individuell für jede Sprache anpassen. Das ermöglicht Dir, etwa Rechnungen oder Lieferscheine mit passendem Fließtext und korrekten Formulierungen in der Sprache des Empfängers zu erstellen.
Hinweis
Belegsprache richtig steuern:
Xentral unterscheidet zwischen der Belegsprache, die festlegt, in welcher Sprache ein Auftrag oder ein anderes Dokument ausgegeben wird, und dem Sprachmapping für E-Commerce-Shops, über das die vom Shop übergebene Sprache korrekt auf den Auftrag übertragen wird.
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Wie du die Belegsprache in Xentral definierst (am Kunden, im Beleg oder im Modul Sprachenliste) wird im Kapitel Belegsprache in Xentral festlegen beschrieben.
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Wie du die Sprache eines Shops auf die richtige Belegsprache in Xentral zuordnest, erfährst du im Kapitel Sprachmapping im E-Commerce: Shop-Sprache auf Auftrags-Sprache mappen
Beide Einstellungen greifen ineinander und sorgen dafür, dass Aufträge aus Shops sowie manuell angelegte Aufträge in der gewünschten Sprache erstellt werden.
Die Sprachenliste findest du über die Smart Search oder über Einstellungen > Stammdaten > Adressen > Sprachenliste. In der Listenansicht werden alle im System angelegten Sprachen angezeigt.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Sprache anzulegen.
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Klicke oben rechts auf neue Sprache hinzufügen.
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Fülle die folgenden Pflichtfelder aus:
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Zweistelliger ISO-Code: Der Sprachcode nach ISO 639-1 (z. B. DE für Deutsch, ES für Spanisch).
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Bezeichnung Deutsch: Die deutschsprachige Bezeichnung der Sprache (z. B. Holländisch).
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Bezeichnung Englisch: Die englischsprachige Bezeichnung der Sprache (z. B. Dutch).
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Aktiv: Setze den Haken, wenn die Sprache im System zur Auswahl stehen soll (z. B. für Kundenbelege).
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Klicke auf Speichern.
Gehe wie folgt vor, um eine bestehende Sprache zu bearbeiten.
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Klicke in der Sprachenliste auf das Stift-Symbol rechts neben der gewünschten Sprache.
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Nimm die gewünschten Änderungen vor.
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Klicke auf Speichern.
Die Belegsprache kann auch individuell pro Kunde hinterlegt werden. Gehe dazu wie folgt vor.
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Öffne das Menü Verkaufen > Adressen.
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Wähle den gewünschten Kunden aus, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
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Wähle in den Kundenstammdaten im Tab Details > Adressdaten im Bereich Einstellungen die Sprache für Belege aus.
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Klicke auf Speichern.
Anmerkung
Die am Kunden hinterlegte Belegsprache wird bei der Erstellung von Belegen automatisch verwendet, sofern die Sprache im System aktiv ist und passende Textbausteine in den Vorlagen vorhanden sind.
Wenn einem Kunden beispielsweise die Sprache Spanisch zugewiesen wurde, wird beim Erstellen eines Belegs automatisch auf die spanischen Textbausteine zugegriffen – vorausgesetzt, diese sind in den Geschäftsbriefvorlagen gepflegt.
Die gesamte Kommunikation (Positionsüberschriften, Fußtexte, Einleitungstexte usw.) wird dann in der gewählten Sprache angezeigt. Es ist keine manuelle Umstellung pro Beleg erforderlich.
Für eine korrekte sprachliche Darstellung müssen die Geschäftsbriefvorlagen je Sprache gepflegt werden. Gehe dazu wie folgt vor.
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Öffne das Menü Einstellungen > Grundeinstellungen > Belege > Textvorlagen.
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Wähle den gewünschten Geschäftsbrieftyp aus und klicke auf das Weltkugel-Symbol rechts neben dem Textfeld.
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Füge die Übersetzung ein.
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Klicke auf Speichern.
Anmerkung
Füge die Sprache und Textbausteine für alle Belege ein. Alle Übersetzungen kannst du im Modul Übersetzungen direkt bearbeiten und einfügen.
Achtung
Prüfe den Beleg in der Sprache in der Vorschau um sicherzustellen, dass du auch Elemente wie Artikeltabellen-Beschriftung und Gesamtsumme des Belegs und Steuern vollständig und korrekt übersetzt hast. Alle Übersetzungen kannst du im Modul Übersetzungen direkt bearbeiten und einfügen.
Für eine korrekte sprachliche Darstellung müssen die Geschäftsbriefvorlagen je Sprache gepflegt werden. Gehe dazu wie folgt vor.
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Öffne das Menü Einstellungen > Grundeinstellungen > E-Mail > E-Mail-Vorlagen.
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Wähle den gewünschten Geschäftsbrieftyp in der Systemsprache aus und klicke rechts in der Spalte Menü auf das Kopieren-Symbol.
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Wechsle in der Bearbeitungsansicht zur gewünschten Sprache.
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Pflege die folgenden Textfelder mit Inhalten in der Zielsprache:
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Betreff: Betreffzeile der E-Mail-Vorlage
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Text: Text der E-Mail Vorlage.
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Klicke auf Speichern.
Anmerkung
Beim Abschicken eines Belegs mit entsprechender Belegsprache wird nun automatisch die passende Sprachvorlage verwendet.
Hinweis
Beispiel: Rechnung mit spanischer Belegsprache
Wenn die Sprache Spanisch für einen Kunden hinterlegt wurde und eine Rechnung erzeugt wird, geschieht folgendes:
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Der Belegtext wird automatisch in Spanisch angezeigt.
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Die verwendeten Textbausteine stammen aus der spanischen Sprachversion der E-Mail Vorlage (Geschäftsbriefvorlage).
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Auch Versandtexte (z. B. in E-Mails) werden in der gepflegten Sprache ausgegeben, sofern definiert.
Die Belegsprache bestimmt, in welcher Sprache ein Auftrag, Lieferschein oder eine Rechnung ausgegeben wird. Xentral nutzt hierfür mehrere Ebenen, die aufeinander aufbauen:
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Sprache in der Sprachenliste hinterlegen: Damit eine Sprache überhaupt genutzt oder gemappt werden kann, muss sie unter Einstellungen > Stammdaten > Adressen > Sprachenliste angelegt sein. Erst dann kann sie für Kunden und Belegen verwendet werden.
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Belegsprache am Kunden festlegen: In den Kundenstammdaten kann im Bereich Einstellungen mithilfe der Option Sprache für Belege eine bevorzugte Sprache pro Kunde definiert werden. Neue Belege übernehmen automatisch diese Kundensprache, sofern kein Mapping oder keine Überschreibung erfolgt.
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Belegsprache direkt im Auftrag auswählen: Wird ein Auftrag manuell erstellt oder soll die Sprache abweichen, kann die Belegsprache direkt im Beleg über das Sprachfeld gesetzt oder angepasst werden. Diese Einstellung wirkt ausschließlich auf den aktuellen Beleg und überschreibt die Kundensprache für diesen Vorgang.
Wichtig
Damit eine Sprache als gültige Belegsprache akzeptieren kann, muss sie immer im Modul Sprachenliste gepflegt sein.
Beim Import aus angebundenen Shops (Shopify, Amazon, Shopware und weitere Marktplätze) wird die Sprache eines Auftrags nicht automatisch allein anhand der Kundendaten bestimmt. Stattdessen kann Xentral die Sprache aus dem Shop übernehmen. Als Voraussetzung dafür muss das Sprachmapping korrekt eingerichtet ist.
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Sprache aus dem Shop empfangen: Der Shop muss die Sprache des Auftrags oder des Kunden in seiner API übertragen.
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Bei Amazon erfolgt dies z. B. über das Language/Country Mapping.
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Bei Shopify hängt es vom Theme und der Checkout-Konfiguration ab.
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Sprachmapping im Shop-Workflow konfigurieren: Im jeweiligen Shop in Xentral (im Menü Einstellungen > Verkaufen > Shops/Marktplätze Shop auswählen oder im neuen Connect im Workflow „Auftragsimport“) lässt sich definieren, welche vom Shop übergebene Sprache welcher Belegsprache in Xentral entspricht.
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Beispiel: en_GB → Englisch, fr_FR → Französisch, de_DE → Deutsch.
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Voraussetzung: Sprache muss in der Sprachenliste existieren: Nur wenn die gemappte Sprache in Xentral angelegt ist, kann sie beim Import als Belegsprache gesetzt werden.
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Optional: Artikeltexte mehrsprachig importieren: Wenn zusätzlich Artikeltexte oder -beschreibungen in einer bestimmten Sprache importiert werden sollen, müssen folgende Bedingungen erfüllt werden:
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Die Sprache muss im Shop aktiviert sein
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Die Shop-Schnittstelle übergibt diese Daten an Xentral. Diese Funktionalität hängt vom jeweiligen Shop ab.
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Wichtig
Damit eine Belegsprache korrekt importiert werden kann, muss sie immer im Modul Sprachenliste gepflegt sein.
Erst wenn das Mapping korrekt ist und der Shop die Sprache liefert, erscheinen die importierten Aufträge in Xentral automatisch in der richtigen Sprache.