Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis aller Konten für die Buchführung. In diesem Modul kannst du einen Kontenrahmen entweder händisch anlegen oder von einer anderen Software (z.B. Datev) importieren. Zudem kannst du im Modul Kontorahmen den Kontenrahmen anpassen. Dieser ist hauptsächlich für die Buchhaltung relevant und wird vor allem bei den Verbindlichkeiten benutzt.
Nachfolgend werden als Beispiel Konten aus dem SKR04 Kontenrahmen verwendet. In Xentral kannst du aber auch problemlos andere Kontenrahmen verwenden.
Die Standard-Konten für den Finanzbuchhaltungsexport von Belegen befinden sich in den Grundeinstellungen im Bereich Steuer / Währung sowie in den Einstellungen pro Projekt. Wurden Einstellungen auf Projektbasis getätigt, werden diese gegenüber denen aus den globalen Grundeinstellungen vorgezogen.
App Center > Kontorahmen
Die Übersicht zeigt eine Auflistung aller vorhandenen Konten.
In der Tabelle kannst du in der Spalte Menü einzelne Konten über das Stift-Icon bearbeiten oder über das Kreuz-Icon löschen. Zudem kannst du die Tabelle in die Zwischenablage kopieren, dir diese als CSV, Excel oder PDF Datei ausgeben lassen sowie die Tabelle drucken.
Ist ein Konto durchgestrichen bedeutet dies, dass das Konto deaktiviert ist und nicht mehr verwendet wird.
Anmerkung
Automatikkonten in Datev (z.B. 5400) werden in Xentral nicht anders ausgewertet als alle anderen Konten. Bei der Übergabe der Daten an Datev erkennt dieses das Automatikkonto.
Im Folgenden kannst du genauer nachlesen, wie du einen Kontenrahmen anlegen kannst.
Über die Schaltlfäche +NEU kannst du neues Konto händisch anlegen.
Fülle folgende Felder aus:
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Konto: Gib das Konto des Kontenrahmens ein, z.B. 6815
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Beschriftung: Trage einen Namen/Beschriftung für das Konto ein
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Art: Wähle aus dem Drop-Down Menü die Art der Kosten aus. Diese wird nur innerhalb von Xentral verwendet
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Bemerkung: Hier kannst du optional zusätzliche Anmerkungen eintragen, z.B. zum Gebrauch des Kontos
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Projekt: Wähle über das Lupe-Icon ein Projekt aus oder trage ein Projekt händisch ein. Dieses Konto erscheint dann nur in einem bestimmten Projekt
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Nicht sichtbar: Durch Anhaken deaktivierst du ein nicht mehr benötigtes Konto. Deaktivierte Konten erscheinen in der Übersicht als durchgestrichen
Klicke abschließend auf Speichern.
Anmerkung
Konten kannst du in Xentral frei vergeben, bedenke jedoch, dass diese später beim Export (z.B. nach Datev) mit den dortigen Konten übereinstimmen müssen. Andernfalls kann es dort zu Problemen kommen.
Der Reiter Übersicht zeigt dir am Ende alle in Xentral angelegten Kontenrahmen.
Darüber hinaus kannst du über den Reiter CSV im Modul Kontenrahmen importieren.
Wähle über die Schaltfläche Datei auswählen eine Datei zum Import aus. Importiere diese anschließend über die Schaltfläche Importieren. Achte hierbei auf eine UTF-8 Kodierung und das richtige Format.
Befülle folgende, für das Format relevante Feldbezeichnungen:
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Konto: Gib das Buchhaltungskonto ein
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Beschriftung: Trage den Namen/die Beschriftung des Kontos ein
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Bemerkung: Trage interne Bemerkungen/Notizen für die Kontenverwendung ein
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Art: Wähle die Art des Kontos aus dem Drop-Down Menü aus. Möglich ist ein leeres Feld, sowie Aufwendungen, Erlöse, Geldtransit, oder Saldo
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Aktiv: Trage "1" für die Aktivierung des Kontos und "0" für die Deaktivierung des Kontos ein
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Projekt: Wähle ein Projekt aus der Liste über das Lupe-Icon aus oder trage händisch ein Projekt ein. Dieses Konto ist dann nur in diesem Projekt sichtbar
Anmerkung
Erstelle .csv ist mit Trennzeichen "Semikolon" und Maskierung "Gänsefüsschen" (z.B. "5400";"Wareneingang 19%";"alle Wareneinkäufe Inland 19%";"Aufwendungen";"Standard"):
Das Ergebnis des Imports ist das Erscheinen dieser zwei Einträge in der Liste.
Wenn du nicht alle Konten von der Software, von der die Konten importiert werden, verwenden willst, lege die Konten stattdessen händisch an.
Der Kontenrahmen findet vor allem im Zahlungseingang und beim Kassenbuch seine Verwendung, da du hier auf die Konten des Kontenrahmens buchst und diese von dort aus direkt (z.B. nach Datev) exportierst. Weitere Informationen zum Export für die Buchhaltung findest du hier und zur Zuordnung von Zahlungen zu Kontenrahmen hier.
Achte bei der Verwendung des Kontenrahmens mit Datev darauf, dass die Kontenlänge 4 (6805 → Telefon, Fax, Internet) bzw. 6 (906805 → Telefon, Fax, Internet 19% Vorsteuer) bei der Angabe von Steuerschlüsseln beträgt.
In Xentral gibt es mehrere Optionen, wo Kontorahmen hinterlegt sein können:
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In den Grundeinstellungen unter Administration > Einstellungen > System > Grundeinstellungen > Steuer / Währung
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In den Projekteinstellungen unter Stammdaten > Projekte > ProjektX > Einstellungen > Steuer / Währung
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Direkt im einzelnen Artikel unter Stammdaten > Artikel > ArtikelX > Finanzbuchhaltung
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In den Einstellungen der Artikelkategorien unter Administration > Einstellungen > Stammdaten > Artikel Kategorien > KategorieX