In den Geschäftsbriefvorlagen kannst du Texte der E-Mails konfigurieren, die beim Versand von Belegen (Auftrag, Lieferschein, Rechnung) und weiteren automatisierten Benachrichtigungen (Mahnwesen, Versandbestätigung etc.) verschickt werden.
Geschäftsbriefvorlagen erleichtern das Versenden von Dokumenten, indem automatisch eine Textvorlage als Anschreiben oder E-Mail erstellt wird. Die gespeicherte Vorlage wird automatisch beim Anlegen eines neuen Dokumentes geladen und kann entweder manuell, einzeln oder in Kombination mit einem Logistikprozess versendet werden.
Geschäftsbriefvorlagen kannst du für alle Dokumente anlegen:
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Angebot
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Auftrag
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Gutschrift / Stornorechnung
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Lieferschein
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Mahnungen
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Rechnung
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Versandbestätigung
Wichtig
Die von Xentral verwendete PDF-Engine kann HTML-Tabellen nicht in PDF umwandeln. Wir raten dir, keine Tabellen in Geschäftsbriefvorlagen zu verwenden.
Besonders relevant ist dieses Modul, wenn regelmäßig E-Mails über Xentral versendet werden.
Die Übersicht enthält eine Auflistung aller erstellten Geschäftsbriefvorlagen. Hier kannst du neue Geschäftsbriefvorlagen erstellen und bestehende bearbeiten, löschen oder kopieren.
Mit dem Kopieren-Icon kannst du bestehende Geschäftsbriefvorlagen kopieren und anschließend anpassen. Dies bietet sich besonders dann an, wenn schnell mehrere Vorlagen erstellt werden sollen und sich diese inhaltlich ähnlich sind.
Über den Button "+NEU" kannst du eine Geschäftsbriefvorlage anlegen und über das Stift-Symbol bearbeiten. In beiden Fällen öffnet sich folgendes Dialogfeld:
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Typ → Typ des Belegs, für welchen die Geschäftsbriefvorlage verwendet werden soll. Der Typ muss immer genau eindeutig sein und darf nicht anders heißen als in den Standard-Vorlagen voreingestellt. Zu verwenden ist also z.B. Angebot, Auftrag, Bestellung, Lieferschein, Rechnung, etc.
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Sprache→ Auswahl der Sprache, in der die Vorlage erstellt wurde
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Projekt→ Angabe eines Projektes, wenn die Vorlage nur in einem bestimmten Projekt verwendet werden soll. Wird das Feld leer gelassen, ist die Vorlage in allen Projekten auswähl
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Betreff→ Betreff der Geschäftsbriefvorlage. Hier können Variablen verwendet werden
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Text→ Text der Geschäftsbriefvorlage. Hier können Variablen verwendet werden
Im Feld Typ wird die Bezeichnung des jeweiligen Dokuments eingegeben. Das sind unter anderem:
Diese sind unter anderem:
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Angebot → Typbezeichnung: Angebot
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Auftrag → Typbezeichnung: Auftrag
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Bestellung → Typbezeichnung: Bestellung
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Preisanfrage → Typbezeichnung: Preisanfrage
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Lieferschein → Typbezeichnung: Lieferschein
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Rechnung → Typbezeichnung: Rechnung
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Gutschrift → Typbezeichnung: Gutschrift
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Selbstabholer → Typbezeichnung: Selbstabholer
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Versandbenachrichtigung → Typbezeichnung: Versand
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Versand via Mail → Typbezeichnung: VersandMailDokument
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Ausstehende Zahlung → Typbezeichnung: ZahlungMiss
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Zahlungsdifferenz → Typbezeichnung: ZahlungDiff
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Zahlungseingang → Typbezeichnung: ZahlungOK
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Stornierung → Typbezeichnung: Stornierung
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Arbeitsnachweis → Typbezeichnung: Arbeitsnachweis
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Korrespondenz →Typbezeichnung: Korrespondenz
Anmerkung
Die Bezeichnung (Typ) musst du unbedingt genau so wählen wie im Standard vorhanden, z.B. nur "Versand". Die Typbezeichnungen können auch für mehrere Vorlagen mehrfach verwendet werden, dürfen aber nicht um Ziffern, Bezeichnungen usw. erweitert werden. Andernfalls ist die Geschäftsbriefvorlage nicht automatisch für das System abrufbar.
Für Belege, die abweichende Bezeichnungen zulassen (z.B. "Proformarechnung" oder "Quittung" für Rechnung), kannst du auch eine eigene Geschäftsbriefvorlage erstellen.
Die Typbezeichnung ist dann entsprechend der Beleg + _Abweichend. Beispiele: Rechnung_Abweichend, Auftrag_Abweichend, Lieferschein_Abweichend etc.
Mit dem Haken Alternative Beschriftung bei der Erstellung oder Bearbeitung von Belegen kannst du im Beleg festlegen, dass dieser die angelegte, abweichende Bezeichnung bekommen soll. Diese ist dann auch in der Belegvorschau zu sehen.
Für die Geschäftsbriefvorlagen stehen standardmäßig "deutsch" und "englisch" für die Belegsprache zur Verfügung. Sobald ein Beleg auf einen Kunden erstellt wird, der die entsprechende Belegsprache eingestellt hat, wird diese Vorlage verwendet. Es stehen alle Belegsprachen zur Auswahl, die unter Administration → System → Sprachenliste auf aktiv gesetzt sind.
Sowohl im Betreff als auch im Text können Variablen verwendet werden.
Anmerkung
Du kannst auch im Briefkopf Variablen verwenden. Den Briefkopf kannst du unter Administration > System > Grundeinstellungen > Briefkopf einstellen.
Variablen für Auftrag:
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{ABWEICHENDELIEFERADRESSE} → Abweichende Lieferadresse in einer Zeile
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{LIEFERNAME} → Lieferadresse Name
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{LIEFERABTEILUNG} → Lieferadresse Abteilung
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{LIEFERUNTERABTEILUNG} → Lieferadresse Unterabteilung
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{LIEFERADRESSZUSATZ} → Lieferadresse Adresszusatz
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{LIEFERANSPRECHPARTNER} → Ansprechpartner aus Lieferadresse
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{LIEFERSTRASSE} → Straße aus Lieferadresse
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{LIEFERPLZ} → Postleitzahl aus Lieferadresse
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{LIEFERLAND} → Land aus Lieferadresse
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{LIEFERORT} → Lieferort
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{TRANSAKTIONSNUMMER} → Transaktionsnummer (z.B. bei Zahlungen; geht auch für LS,GS,RE)
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{PROJEKT} → Projekt
-
{PROJEKTNAME} → Projektname{ADRESSE_NAME} → Adresse Name{KUNDENNUMMER} → Kundennummer
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{ADRESSE} → Adress ID
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{INTERNEBEZEICHNUNG} → Interne Bezeichnung
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{IHREBESTELLNUMMER} → Ihre Bestellnummer / Kommission
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{INTERNET} → Internet Bestellnummer (z.B. Shop-Bestellnummer; geht auch für LS, RE, GS)
Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:
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{GESAMTNETTO} → Ausgabe der Nettosumme
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{SOLL} → Ausgabe der Bruttosumme
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{SOLLMITSKONTO}
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{SKONTOBETRAG}
Variablen für Angebot, Auftrag, Rechnung:
-
{ZAHLUNGSZIELTAGE}
-
{ZAHLUNGBISDATUM}
Variablen für Lieferschein:
-
{RECHNUNGSADRESSE}
Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:
-
{NETTOGEWICHT}
-
{BELEGNR}
-
{ZAHLUNGSWEISE}
Variablen für Auftrag:
-
{LIEFERTERMIN}
-
{LIEFERWOCHE}
-
{GUELTIGBIS}
-
{GUELTIGBISWOCHE}
-
{ZAHLUNGSWEISE}
Variablen aus "Adresse" für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:
-
{FREIFELD1}
-
{FREIFELD2}
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{FREIFELD3}
-
{ANSCHREIBEN}
Zudem alle Felder aus dem Adressstamm:
-
{ADRESSE_KUNDENNUMMER}
-
{ADRESSE_TELEFON}
-
{ADRESSE_EMAILANSCHREIBEN}
usw
Sonstige Variablen:
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{VERBANDSNUMMER}
-
{VERBAND}
Du kannst die Vorlage über die Aktion "abschicken" versenden (Aktion im jeweiligen Dokument):
Dokumente kannst du per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschicken:
Das Versenden der Dokumente stellt folgende Dinge sicher:
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Setzen des Schreibschutzes für das jeweilige Dokument
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Statusänderung des Dokuments (z.B. abgeschickt) für Übersichten und Filter
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Speichern eines Protokolleintrags → wann und auf welche Art das Dokument von welchem Mitarbeiter versendet wurde
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Aktivierung weiterer wichtiger Folge-Vorgänge (z.B. im Dokument Bestellung: Aktivierung der bestellten Artikel für den Wareneingang)
Willst du einen Beleg verschicken und die Vorlage wurde zwischenzeitlich geändert, kannst du die Vorlage über die entsprechende Schaltfläche im Abschicken-Dialog neu laden. Das ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn der Beleg schon einmal verschickt wurde und eine aktualisierte Geschäftsbriefvorlage oder eine Geschäftsbriefvorlage für eine abweichende Bezeichnung geladen werden soll (z.B. erst den Auftrag abgeschickt, danach eine Proformarechnung erstellen).
In den Stammdaten einer Adresse kannst du eine personalisierte Anrede eintragen.
Eingefügt wird diese Anrede mit der Variable: {ANSCHREIBEN}
Ist das Anschreiben-Feld in der Adresse nicht gefüllt und die Variable wird trotzdem verwendet, wird standardmäßig "Sehr geehrte Damen und Herren" eingefügt.
Unter Administration → System → Übersetzungen kannst du den Standard-Wert "Sehr geehrte Damen und Herren" mit der Variable dokument_anschreiben übersetzen und ändern. Diese Übersetzungsvariable übersetzt die Variable {ANSCHREIBEN} der Geschäftsbriefvorlage und Textvorlagen.
Du kannst auch Dateien an eine bestimmte Geschäftsbriefvorlage anhängen. Klicke dazu in die entsprechende Vorlage und klicke auf die Dateien-Schaltfläche, um die Datei hochzuladen und auszuwählen. Der Typ der Datei muss Anhang sein.
Die Anhänge werden automatisch im Auftrag aufgelistet. Standardmäßig werden diese per E-Mail mitgeschickt, können aber abgewählt werden.
Im Folgenden findest du einige Beispielvorlagen für verschiedene Belegarten.
Beispielvorlage: Sehr geehrter Herr {NAME},
anbei übersenden wir Ihnen das gewünschte Angebot.
Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und würden uns freuen wieder von Ihnen zu hören.
Beispielvorlage: Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersenden wir Ihnen Ihre Auftragsbestätigung.
Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Beispielvorlage:
Sehr geehrte Damen und Herren,anbei übersenden wir Ihnen unsere Bestellung.Bitte senden Sie uns als Bestätigung für den Empfang eine Auftragsbestätigung per Fax an: +49 XXX XX XX.Vielen Dank
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Herr/Frau {NAME},anbei finden Sie Ihre Rechnung. Gerne stehen wir Ihnen weiterhin zur Verfügung.Ihre Rechnung ist im PDF-Format erstellt worden.Sehr geehrter Kunde,anbei übersenden wir Ihnen unseren Lieferschein.
Beispielvorlage:
Dear Mr/Mrs {NAME},
Please find enclosed your invoice. We will be happy to continue to serve you.
Your invoice has been created in PDF format.
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,soeben wurde Ihr Bestellung zusammengestellt. Sie können Ihre Ware jetzt abholen. Sind Sie bereits bei uns gewesen, so sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.{VERSAND}Ihr XXX-Team
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,Ihr Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} wurde soeben aus unserem System storniert.Bereits bezahltes Auftragsguthaben erstatten wir Ihnen in den nächsten Tagen auf dem gleichen Weg (Bank, Paypal, Kreditkarte, etc.) Ihrer Zahlung zurück.Sollten Daten für die Zahlung fehlen, wird ein Sachbearbeiter mit Ihnen Kontakt aufnehmen.Vielen Dank.Ihr XXX Team
Typ: Versand
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,soeben wurde Ihre Bestellung zusammengestellt und wird in Kürze unserem Versandunternehmen übergeben.{VERSAND}Ihr XXXX Team
Variablen:
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{VERSAND} → gibt Trackingnummer und Trackinglink zurück
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{VERSANDTYPE} → gibt den Typ aus dem Versandartenmodul zurück
-
{VERSANDBEZEICHNUNG} → gibt die Bezeichnung aus dem Versandartenmodul zurück
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{TRACKINGNUMMER} → gibt Trackingnummer zurück
-
{NAME} → gibt den Namen des Kunden aus
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{ADRESSE} → gibt die Anrede aus dem Feld "Anschreiben aus"
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{ANSCHREIBEN} → gibt das Anschreiben aus
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{BELEGNR}{IHREBESTELLNUMMER} → gibt die Belegnummer zusammen mit der Bestellnummer aus
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{INTERNET} → gibt die Internet Bestellnummer aus dem Shop zurück.
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{AUFTRAGDATUM} → gibt das Datum des Auftrags aus
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{LIEFERADRESSE} → gibt die Adresse des Kunden aus, an die geliefert wird
-
{LIEFERADRESSELANG}
Wie du automatisch eine Trackingmail verschicken kannst, erfährst du hier.
Beispiel für die Versandmail mit IF Blöcken und mehrere Versanddienstleister in einer Versandbestätigung:
Hallo {NAME},es dauert nicht mehr lange,
Deine Bestellung wurde heute versendet und ist` unterwegs!{IF}{VERSANDTYPE}="DHL"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER}
hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DHL elektronisch übermittelt. Bitte beachte, dass sich der Sendungsverlauf erst beim Eingangsscan von DHL aktualisiert. Du kannst Deine Sendung hier direkt verfolgen:https://www.meinefirma.de/tracking/?tracking-code=DE~{TRACKINGNUMMER}~{LIEFERPLZ}{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="DPD"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DPD elektronisch übermittelt.Du kannst Deine Sendung hier direkt verfolgen:https://www.dpd.com/tracking/(lang)/de_DE{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="sevensenders"{THEN}Das Paket hat unser Lager heute verlassen und an einen Partner zur Auslieferung übergeben. Sobald Deine Bestellung im Lager unseres Partner eingetroffen ist, erhältst Du eine weitere Email mit einer Trackingnummer. Dies kann je nach Land 5 Werktage dauern.{ENDIF}
Typ: ZahlungDiff
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,
bezüglich Ihrer Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR gab es bei der Zuordnung eine Zahlungsdifferenz von {REST} EUR.
Bitte überweisen Sie noch den Fehlbetrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen
Verwendungszweck auf unser Konto:
Verwendungszweck: {AUFTRAG}
XXXXIBAN: DEXXXXBIC: DEUXXXX
Bitte beachten Sie bei der Zahlung: eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.Ihr XXXX Team
Typ: ZahlungMiss
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,
bezüglich Ihres Auftrags Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR senden wir Ihnen die Zahlungsinformationen zu.
Sollten Sie zwischenzeitlich den Betrag überwiesen haben, sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.
Verwendungszweck: {AUFTRAG} Betrag: {REST}
XXXXX Bank: XXXXXX BIC: XXX IBAN: DEXXXXX
Bitte beachten Sie bei der Zahlung: Eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.
Zwischenverkauf vorbehalten - sollte ein Artikel ausverkauft sein, werden wir Sie so schnell wie möglich mit der neuen Ware beliefern.
Ihr XXXXX Team
Anmerkung
Die Variable {AUFTRAG} zeigt bei Aufträgen, welche aus einem Online-Shop importiert wurden, die Shop-Bestellnummer (Internetnummer) an, sofern diese in Xentral importiert wurde. Besitzt ein Auftrag keine Internetnummer, wird die Auftragsnummer aus Xentral verwendet.
Wichtig
Für den Versand automatischer Zahlungserinnerungen ist der Prozessstarter zahlungsmail notwendig. Der Prozessstarter versendet die Zahlungserinnerung nach der eingestellte Anzahl Tagen an den Kunden. Konfigurieren können Sie diese Einstellung unter Mahnwesen > Einstellungen. Im Projekt muss der Haken Zahlungsmail aktiviert sein (siehe Screenshot).
Unter Optional Bedingungen dürfen nur "lager_ok" oder "check_ok" eingetragen werden. Diese Bedingungen beziehen sich auf die Auftragsampel. Die Zahlungsmail wird bei "lager_ok" nur versandt, falls sich der Artikel im Lager befindet, die Lagerampel also grün ist. Bei "check_ok" muss der Kundencheck bestanden werden. Ansonsten ist das Feld leer zu lassen.
Der Prozessstarter sendet die erste Mail mit der Zahlungserinnerung nach 6 Tagen (Standardeinstellung) an den Kunden. Nach 11 Tagen wird eine E-Mail an die in den Firmendaten eingestellte eigene E-Mail-Adresse gesendet, damit die Buchhaltungsabteilung den Auftrag gegebenenfalls stornieren kann.
Typ: ZahlungOK
Beispielvorlage:
Sehr geehrter Kunde,
Ihre Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR konnte
zugeordnet werden.
Ihr XXXXX Team
Anmerkung
Die automatische Zahlungsbestätigung wird standardmäßig durch einen herkömmlichen Trigger-Befehl versendet, sobald die Zahlung auf Ihrem Geschäftskonto eingeht. Allerdings wird die ZahlungsOK-Mail nur versendet, wenn es einen Zahlungseingang auf den Auftrag gibt. Im Projekt muss die Option "Zahlungsmail" aktiviert sein. In den Einstellungen des Geschäftskontos darf der Haken "keine E-Mail" dann nicht gesetzt sein.
Im Folgenden findest du Variablen, die du in den Geschäftsbriefvorlagen verwenden kannst.
Diese Variablen kannst du für die Adresse verwenden:
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Variable |
Bedeutung |
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{ANSCHREIBEN} |
Adress-Anschreiben Feld |
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{FREIFELD1} |
Adress-Freifeld 1 |
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{FREIFELD2} |
Adress-Freifeld 2 |
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{FREIFELD3} |
Adress-Freifeld 3 |
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{KUNDENNUMMER} |
Kundennummer des Kunden |
|
{LAND} |
ISO Länderkürzel |
|
{LIEFERADRESSE} |
Lieferadresse: Nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben, sonst erscheint "Entspricht Rechnungsadresse" |
|
{USTID} |
Umsatzsteuernummer des Kunden |
|
{GLN} |
Adress-GLN |
|
{LIEFERGLN} |
GLN aus der Lieferadresse |
|
{ADRESSE_RECHNUNG_GLN} |
GLN aus der abweichenden Rechnungsadresse |
Diese Variablen kannst du für die Belege-Details verwenden:
|
Variable |
Bedeutung |
|
{BELEGNUMMER} |
Belegnummer des aktuellen Dokumentes |
|
{IHREBESTELLNUMMER} |
Deine Bestellnummer / Kommission |
|
{INTERNET} |
Shop-Bestellnummer bei importierten Aufträgen |
|
{LIEFERBEDINGUNG} |
Lieferbedingungen z.B. Frei Haus |
|
{LIEFERTERMIN} |
Zieht aus Feld "Wunschliefertermin" |
|
{TRACKINGNUMMER} |
Trackingnummer, falls Paketmarke erzeugt und Tracking bestätigt |
|
{VERSANDARTBEZEICHNUNG} |
Bezeichnung der Versandart |
|
{ABWEICHENDEBEZEICHNUNG} |
Haken für abweichende Bezeichnung gesetzt. Diese ist wichtig für anderen Text bei abweichender Belegbezeichnung via IF-Blöcke |