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Geschäftsbrief Vorlagen

  • Aktualisiert

Inhaltsverzeichnis

In den Geschäftsbriefvorlagen können die Texte der E-Mails konfiguriert werden, die beim Versand von Belegen (Auftrag, Lieferschein, Rechnung) und weiteren automatisierten Benachrichtigungen (Mahnwesen, Versandbestätigung etc.) verschickt werden.

Geschäftsbriefvorlagen erleichtern das Versenden von Dokumenten, indem automatisch eine Textvorlage als Anschreiben oder E-Mail erstellt wird. Die gespeicherte Vorlage wird automatisch beim Anlegen eines neuen Dokumentes geladen und kann entweder manuell, einzeln oder in Kombination mit einem Logistikprozess versendet werden.

Geschäftsbriefvorlagen können für alle Dokumente angelegt werden:

  • Angebot
  • Auftrag
  • Gutschrift / Stornorechnung
  • Lieferschein
  • Mahnungen
  • Rechnung
  • Versandbestätigung

Besonders relevant ist dieses Modul, wenn regelmäßig E-Mails über xentral versendet werden.

Übersicht

Die Übersicht enthält eine Auflistung aller erstellten Geschäftsbriefvorlagen. Hier können sowohl neue erstellt, als auch bereits bestehende bearbeitet, gelöscht oder kopiert werden.

Geschäftsbriefvorlage kopieren

Mit dem Kopieren-Icon, können bestehende Geschäftsbriefvorlagen kopiert und anschließend angepasst werden. Dies bietet sich besonders dann an, wenn schnell mehrere Vorlagen erstellt werden sollen und sich diese inhaltlich ähnlich sind.

Geschäftsbriefvorlage erstellen

Über den Button "+NEU" kann eine Geschäftsbriefvorlage neu angelegt und über das Edit-Icon editiert werden. In beiden Fällen öffnet sich folgendes Dialogfeld:

  • Typ → Typ des Belegs, für welchen die Geschäftsbriefvorlage verwendet werden soll. Der Typ muss immer genau eindeutig sein und darf nicht anders heißen als n den Standard-Vorlagen voreingestellt. Zu verwenden ist also z.B. Angebot, Auftrag, Bestellung, Lieferschein, Rechnung, etc.
  • Sprache → Auswahl der Sprache, in der die Vorlage erstellt wurde
  • Projekt → Angabe eines Projektes, wenn die Vorlage nur in einem bestimmten Projekt verwendet werden soll. Wird das Feld leer gelassen, ist die Vorlage in allen Projekten auswählbar
  • Betreff → Betreff der Geschäftsbriefvorlage. Hier können Variablen verwendet werden
  • Text → Text der Geschäftsbriefvorlage. Hier können Variablen verwendet werden

Typ

Im Feld "Typ" wird die Bezeichnung des jeweiligen Dokuments eingegeben. Das sind unter anderem:

  • Angebot → Typbezeichnung: Angebot
  • Auftrag → Typbezeichnung: Auftrag
  • Bestellung → Typbezeichnung: Bestellung
  • Preisanfrage → Typbezeichnung: Preisanfrage
  • Lieferschein → Typbezeichnung: Lieferschein
  • Rechnung → Typbezeichnung: Rechnung
  • Gutschrift → Typbezeichnung: Gutschrift
  • Selbstabholer → Typbezeichnung: Selbstabholer
  • Versandbenachrichtigung → Typbezeichnung: Versand
  • Versand via Mail → Typbezeichnung: VersandMailDokument
  • Ausstehende Zahlung → Typbezeichnung: ZahlungMiss
  • Zahlungsdifferenz → Typbezeichnung: ZahlungDiff
  • Zahlungseingang → Typbezeichnung: ZahlungOK
  • Stornierung → Typbezeichnung: Stornierung
  • Arbeitsnachweis → Typbezeichnung: Arbeitsnachweis
  • Korrespondenz →Typbezeichnung: Korrespondenz

Hinweis: Diese Bezeichnung (Typ) muss unbedingt genau so gewählt werden, wie im Standard vorhanden, z.B. nur "Versand". Die Typbezeichnungen können auch für mehrere Vorlagen mehrfach verwendet werden, dürfen aber nicht um Ziffern, Bezeichnungen usw. erweitert werden. Andernfalls wird die Geschäftsbriefvorlage nicht automatisch vom System abrufbar sein und wird somit nicht funktionieren.

Für Belege, die abweichende Bezeichnungen zulassen (z.B. "Proformarechnung" oder "Quittung" für Rechnung), kann auch eine eigene Geschäftsbriefvorlage eingestellt werden.

Die Typbezeichnung ist dann entsprechend der Beleg + _Abweichend. Beispiele: Rechnung_Abweichend, Auftrag_Abweichend, Lieferschein_Abweichend etc.

Mit dem Haken "Alternative Beschriftung" bei der Erstellung oder Bearbeitung von Belegen kann dann im Beleg festgelegt werden, dass dieser die angelegte, abweichende Bezeichnung bekommen soll. Diese ist dann auch in der Beleg-Vorschau zu sehen.

Sprachen auswählen

Für die Geschäftsbriefvorlagen steht standardmäßig "deutsch" und "englisch" für die Belegsprache zur Verfügung. Sobald ein Beleg auf einen Kunden erstellt wird, der die entsprechende Belegsprache eingestellt hat, wird diese Vorlage verwendet. Es stehen alle Belegsprachen zur Auswahl, die unter Administration → System → Sprachenliste auf aktiv gesetzt sind.

Verfügbare Variablen in Geschäftsbriefvorlagen

Sowohl im Betreff als auch im Text können Variablen verwendet werden.

Hinweis: Du kannst auch im Briefkopf Variablen verwenden. Den Briefkopf kannst du unter Administration > System > Grundeinstellungen > Briefkopf einstellen.

Variablen für Auftrag:

  • {ABWEICHENDELIEFERADRESSE} → Abweichende Lieferadresse in einer Zeile
  • {LIEFERNAME} → Lieferadresse Name
  • {LIEFERABTEILUNG} → Lieferadresse Abteilung
  • {LIEFERUNTERABTEILUNG} → Lieferadresse Unterabteilung
  • {LIEFERADRESSZUSATZ} → Lieferadresse Adresszusatz
  • {LIEFERANSPRECHPARTNER} → Ansprechpartner aus Lieferadresse
  • {LIEFERSTRASSE} → Straße aus Lieferadresse
  • {LIEFERPLZ} → Postleitzahl aus Lieferadresse
  • {LIEFERLAND} → Land aus Lieferadresse
  • {LIEFERORT} → Lieferort
  • {TRANSAKTIONSNUMMER} → Transaktionsnummer (z.B. bei Zahlungen; geht auch für LS,GS,RE)
  • {PROJEKT} → Projekt
  • {PROJEKTNAME} → Projektname{ADRESSE_NAME} → Adresse Name{KUNDENNUMMER} → Kundennummer
  • {ADRESSE} → Adress ID
  • {INTERNEBEZEICHNUNG} → Interne Bezeichnung
  • {IHREBESTELLNUMMER} → Ihre Bestellnummer / Kommission
  • {INTERNET} → Internet Bestelnmmer (z.B. Shop-Bestellnummer; geht auch für LS, RE, GS)

Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:

  • {GESAMTNETTO} → Ausgabe der Nettosumme
  • {SOLL} → Ausgabe der Bruttosumme
  • {SOLLMITSKONTO}
  • {SKONTOBETRAG}

Variablen für Angebot, Auftrag, Rechnung:

  • ZAHLUNGSZIELTAGE
  • ZAHLUNGBISDATUM
  • ZAHLUNGSZIELTAGE
  • ZAHLUNGBISDATUM

Variablen für Lieferschein:

  • RECHNUNGSADRESSE

Variablen für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:

  • NETTOGEWICHT
  • BELEGNR
  • ZAHLUNGSWEISE

Variablen für Auftrag:

  • LIEFERTERMIN
  • LIEFERWOCHE
  • GUELTIGBIS
  • GUELTIGBISWOCHE
  • ZAHLUNGSWEISE

Variablen aus "Adresse" für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift:

  • FREIFELD1
  • FREIFELD2
  • FREIFELD3
  • ANSCHREIBEN

Zudem alle Felder aus dem Adressstamm:

  • ADRESSE_KUNDENNUMMER
  • ADRESSE_TELEFON
  • ADRESSE_EMAILANSCHREIBEN

usw...

Sonstige Variablen:

  • VERBANDSNUMMER
  • VERBAND

Funktionen der Geschäftsbriefvorlagen

Vorlage manuell abschicken (einzelne Verarbeitung)

Abgeschickt werden kann die Vorlage über die Aktion "abschicken" (Aktion im jeweiligen Dokument):

Dokumente können per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden:

Das Versenden der Dokumente stellt folgende Dinge sicher:

  • Setzen des Schreibschutzes für das jeweilige Dokument
  • Statusänderung des Dokuments (z.B. abgeschickt) für Übersichten und Filter
  • Speichern eines Protokolleintrags → wann und auf welche Art das Dokument von welchem Mitarbeiter versendet wurde
  • Aktivierung weiterer wichtiger Folge-Vorgänge (z.B. im Dokument Bestellung: Aktivierung der bestellten Artikel für den Wareneingang)

Um Vorlagen neu zu laden, wenn diese geändert wurden, während ein Beleg verschickt wird, gibt es einen Button im Abschicken-Dialog. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn der Beleg schon einmal verschickt wurde und eine aktualisierte Geschäftsbriefvorlage oder eine Geschäftsbriefvorlage für eine abweichende Bezeichnung geladen werden soll (z.B. erst den Auftrag abgeschickt, danach eine Proformarechnung erstellen).

Personalisierte Anrede für Geschäftsbriefvorlagen

In den Stammdaten einer Adresse kann eine personalisierte Anrede eingetragen werden.

Eingefügt wird diese Anrede mit der Variablen: {ANSCHREIBEN}

Ist das Anschreiben Feld nicht gefüllt in der Adresse und die Variable wird trotzdem verwendet, dann wird als default "Sehr geehrte Damen und Herren" eingefügt.

Ändern der Default-Anrede

Unter Administration → System → Übersetzungen kann dieser Default-Wert "Sehr geehrte Damen und Herren" auch übersetzt bzw. geändert werden mit der Variable dokument_anschreiben. Diese Übersetzungsvariable übersetzt die Variable {ANSCHREIBEN} der Geschäftsbriefvorlage und Textvorlagen.

Dateien anhängen

An eine bestimmte Geschäftsbriefvorlage können auch Dateien angehängt werden. Dazu ist in die entsprechende Vorlage zu klicken und über den Button Dateien, die Datei hochzuladen und auszuwählen. Der Typ der Datei muss dabei Anhang sein.

Die Anhänge werden dann automatisch im Auftrag aufgelistet. Standardmäßig werden diese per E-Mail mitgeschickt, können aber auch abgewählt werden.

Geschäftsbrief - Mustervorlagen

Im Folgenden befinden sich einige Beispielvorlagen für verschiedene Dokumententypen.

Angebot

Beispielvorlage: Sehr geehrter Herr {NAME},

anbei übersenden wir Ihnen das gewünschte Angebot.

Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und würden uns freuen wieder von Ihnen zu hören.

Auftrag

Beispielvorlage: Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei übersenden wir Ihnen Ihre Auftragsbestätigung.

Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Bestellung

Beispielvorlage:

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei übersenden wir Ihnen unsere Bestellung.

Bitte senden Sie uns als Bestätigung für den Empfang eine Auftragsbestätigung per Fax an: +49 XXX XX XX.

Vielen Dank

Lieferschein

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,

anbei übersenden wir Ihnen unseren Lieferschein.

Rechnung

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Herr/Frau {NAME},

anbei finden Sie Ihre Rechnung. Gerne stehen wir Ihnen weiterhin zur Verfügung.

Ihre Rechnung ist im PDF-Format erstellt worden.

Selbstabholer

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,

soeben wurde Ihr Bestellung zusammengestellt. Sie können Ihre Ware jetzt abholen. 
Sind Sie bereits bei uns gewesen, so sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.

{VERSAND}

Ihr XXX-Team

Stornierung

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,

Ihr Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} wurde soeben aus unserem System storniert.

Bereits bezahltes Auftragsguthaben erstatten wir Ihnen in den nächsten Tagen auf dem gleichen Weg (Bank, Paypal, Kreditkarte, etc.) Ihrer Zahlung zurück.

Sollten Daten für die Zahlung fehlen, wird ein Sachbearbeiter mit Ihnen Kontakt aufnehmen.

Vielen Dank.

Ihr XXX Team

Versandbestätigung (Tracking-Mail/Versand-Mail)

Typ: Versand

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,

soeben wurde Ihre Bestellung zusammengestellt und wird in Kürze unserem Versandunternehmen übergeben.

{VERSAND}

Ihr XXXX Team

 

Variablen:

  • {VERSAND} → gibt Trackingnummer und Trackinglink zurück
  • {VERSANDTYPE} → gibt den Typ aus dem Versandartenmodul zurück
  • {VERSANDBEZEICHNUNG} → gibt die Bezeichnung aus dem Versandartenmodul zurück
  • {TRACKINGNUMMER} → gibt Trackingnummer zurück
  • {NAME} → gibt den Namen des Kunden aus
  • {ANSCHREIBEN} → gibt die Anrede aus dem Feld "Anschreiben aus"
  • {BELEGNR}{IHREBESTELLNUMMER} → gibt die Belegnummer zusammen mit der Bestellnummer aus
  • {INTERNET} → gibt die Internet Bestellnummer aus dem Shop zurück.
  • {AUFTRAGDATUM} → gibt das Datum des Auftrags aus
  • {LIEFERADRESSE} → gibt die Adresse des Kunden aus, an die geliefert wird
  • {LIEFERADRESSELANG}

Wie du automatisch eine Trackingmail verschicken kannst, erfährst du hier.

Versandbestätigung mit IF-Verzweigung

Beispiel für die Versandmail mit IF Blöcken und mehrere Versanddienstleister in einer Versandbestätigung:

Hallo {NAME},

es dauert nicht mehr lange, Deine Bestellung wurde heute versendet und ist unterwegs!

{IF}{VERSANDTYPE}="DHL"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat

 unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DHL elektronisch übermittelt. Bitte beachte,

 dass sich der Sendungsverlauf erst beim Eingangsscan von DHL aktualisiert. Du kannst Deine Sendung

 hier direkt verfolgen:

https://www.meinefirma.de/tracking/?tracking-code=DE~{TRACKINGNUMMER}~{LIEFERPLZ}{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="DPD"

{THEN}

Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat unser Lager heute verlassen

 und die Daten wurden an DPD elektronisch übermittelt.Du kannst Deine Sendung hier direkt verfolgen:

https://www.dpd.com/tracking/(lang)/de_DE{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="sevensenders"{THEN}Das

 Paket hat unser Lager heute verlassen und an einen Partner zur Auslieferung übergeben. Sobald

 Deine Bestellung im Lager unseres Partner eingetroffen ist, erhältst Du eine weitere Email mit einer

 Trackingnummer. Dies kann je nach Land 5 Werktage dauern.{ENDIF}

 

Zahlungsdifferenz

Typ: ZahlungDiff

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,

bezüglich Ihrer Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR gab es bei der Zuordnung eine Zahlungsdifferenz von {REST} EUR.

Bitte überweisen Sie noch den Fehlbetrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen

 Verwendungszweck auf unser Konto:

Verwendungszweck: {AUFTRAG}

XXXXIBAN: DEXXXXBIC: DEUXXXX

Bitte beachten Sie bei der Zahlung: eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.

Ihr XXXX Team

 

Zahlung fehlt (Vorkasse)

Typ: ZahlungMiss

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,

bezüglich Ihres Auftrags Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR senden wir Ihnen die Zahlungsinformationen zu. 
Sollten Sie zwischenzeitlich den Betrag überwiesen haben, sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.

Bitte überweisen Sie den Betrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen Verwendungszweck auf unser Konto:

Verwendungszweck: {AUFTRAG} Betrag: {REST}

XXXXX Bank: XXXXXX BIC: XXX IBAN: DEXXXXX

Bitte beachten Sie bei der Zahlung: Eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.

Zwischenverkauf vorbehalten - sollte ein Artikel ausverkauft sein, werden wir Sie so schnell wie möglich mit der neuen Ware beliefern.

Ihr XXXXX Team

 

Hinweis: Die Variable {AUFTRAG} zeigt bei Aufträgen, welche aus einem Online-Shop importiert wurden, die Shop-Bestellnummer (Internetnummer) an, sofern diese in xentral importiert wurde. Besitzt ein Auftrag keine Internetnummer, wird die Auftragsnummer aus xentral verwendet.

Wichtig: Für den Versand automatischer Zahlungserinnerungen ist der Prozessstarter zahlungsmail notwendig. Der Prozessstarter versendet die Zahlungserinnerung nach der eingestellte Anzahl Tagen an den Kunden. Konfigurieren können Sie diese Einstellung unter Mahnwesen > Einstellungen. Im Projekt muss der Haken Zahlungsmail aktiviert sein (siehe Screenshot).

Bildschirmfoto_2021-03-05_um_14.47.23.png

Unter Optional Bedingungen dürfen nur "lager_ok" oder "check_ok" eingetragen werden. Diese Bedingungen beziehen sich auf die Auftragsampel. Die Zahlungsmail wird bei "lager_ok" nur versandt, falls sich der Artikel im Lager befindet, die Lagerampel also grün ist. Bei "check_ok" muss der Kundencheck bestanden werden. Ansonsten ist das Feld leer zu lassen.

Der Prozessstarter sendet die erste Mail mit der Zahlungserinnerung nach 6 Tagen (Standardeinstellung) an den Kunden. Nach 11 Tagen wird eine E-Mail an die in den Firmendaten eingestellte eigene E-Mail-Adresse gesendet, damit die Buchhaltungsabteilung den Auftrag gegebenenfalls stornieren kann.

Zahlungseingang

Typ: ZahlungOK

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,

Ihre Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR konnte

 zugeordnet werden.

Vielen Dank.

Ihr XXXXX Team

 

Hinweis: Die automatische Zahlungsbestätigung wird standardmäßig durch einen herkömmlichen Trigger-Befehl versendet, sobald die Zahlung auf Ihrem Geschäftskonto eingeht. Allerdings wird die ZahlungsOK-Mail nur versendet, wenn es einen Zahlungseingang auf den Auftrag gibt. Im Projekt muss die Option "Zahlungsmail" aktiviert sein. In den Einstellungen des Geschäftskontos darf der Haken "keine E-Mail" dann nicht gesetzt sein.

Sammlung Variablen der Geschäftsbriefvorlagen

Im Folgenden siehst du die Variablen, die du in den Geschäftsbriefvorlagen verwenden kannst.

Adresse

Diese Variablen kannst du für die Adresse verwenden:

Variable Bedeutung
{ANSCHREIBEN} Adress-Anschreiben Feld

{FREIFELD1}

 Adress-Freifeld 1

{FREIFELD2} 

 Adress-Freifeld 2

{FREIFELD3} 

 Adress-Freifeld 3

{KUNDENNUMMER} 

Kundennummer des Kunden

{LAND}

ISO Länderkürzel

{LIEFERADRESSE} 

 Lieferadresse: Nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben, sonst erscheint "Entspricht Rechnungsadresse"

{USTID} 

 Umsatzsteuernummer des Kunden

{GLN} 

 Adress-GLN

{LIEFERGLN} 

 GLN aus der Lieferadresse

{ADRESSE_RECHNUNG_GLN} 

 GLN aus der abweichenden Rechnungsadresse

Belege-Details 

Diese Variablen kannst du für die Belege-Details verwenden:

Variable Bedeutung

{BELEGNUMMER}  

 Belegnummer des aktuellen Dokumentes

{IHREBESTELLNUMMER} 

 Deine Bestellnummer / Kommission
{INTERNET} Shop-Bestellnummer bei importierten Aufträgen
{LIEFERBEDINGUNG} Lieferbedingungen z.B. Frei Haus
{LIEFERTERMIN} Zieht aus Feld "Wunschliefertermin"
{TRACKINGNUMMER} Trackingnummer, falls Paketmarke erzeugt und Tracking bestätigt
{VERSANDARTBEZEICHNUNG} Bezeichnung der Versandart
{ABWEICHENDEBEZEICHNUNG} Haken für abweichende Bezeichnung gesetzt. Diese ist wichtig für anderen Text bei abweichender Belegbezeichnung via IF-Blöcke

Belege-Positionen

Diese Variablen kannst du für die Belege-Positionen verwenden:

Variable Bedeutung

{ANZAHLTEILE} 

 Gesamtmenge aller Positionen
{NETTOGEWICHT} Gesamtgewicht aller Positionen

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