Geschäftsbrief Vorlagen

Mit dem Kopieren-Icon, können bestehende Geschäftsbriefvorlagen kopiert und anschließend angepasst werden. Dies bietet sich besonders dann an, wenn schnell mehrere Vorlagen erstellt werden sollen und sich diese inhaltlich ähnlich sind.

Über den Button "+NEU" kann eine Geschäftsbriefvorlage neu angelegt und über das Edit-Icon editiert werden. In beiden Fällen öffnet sich folgendes Dialogfeld:

Im Feld Typwird die Bezeichnung des jeweiligen Dokuments eingegeben. Das sind unter anderem:

Diese sind unter anderem:

Für Belege, die abweichende Bezeichnungen zulassen (z.B. "Proformarechnung" oder "Quittung" für Rechnung), kann auch eine eigene Geschäftsbriefvorlage eingestellt werden.

Die Typbezeichnung ist dann entsprechend der Beleg + _Abweichend. Beispiele: Rechnung_Abweichend, Auftrag_Abweichend, Lieferschein_Abweichend etc.

Mit dem Haken "Alternative Beschriftung" bei der Erstellung oder Bearbeitung von Belegen kann dann im Beleg festgelegt werden, dass dieser die angelegte, abweichende Bezeichnung bekommen soll. Diese ist dann auch in der Beleg-Vorschau zu sehen.

Für die Geschäftsbriefvorlagen steht standardmäßig "deutsch" und "englisch" für die Belegsprache zur Verfügung. Sobald ein Beleg auf einen Kunden erstellt wird, der die entsprechende Belegsprache eingestellt hat, wird diese Vorlage verwendet. Es stehen alle Belegsprachen zur Auswahl, die unter Administration → System → Sprachenliste auf aktiv gesetzt sind.

Abgeschickt werden kann die Vorlage über die Aktion "abschicken" (Aktion im jeweiligen Dokument):

Dokumente können per Drucker, Fax, E-Mail, Telefongespräch oder Sonstiges verschickt werden:

Das Versenden der Dokumente stellt folgende Dinge sicher:

Um Vorlagen neu zu laden, wenn diese geändert wurden, während ein Beleg verschickt wird, gibt es einen Button im Abschicken-Dialog. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn der Beleg schon einmal verschickt wurde und eine aktualisierte Geschäftsbriefvorlage oder eine Geschäftsbriefvorlage für eine abweichende Bezeichnung geladen werden soll (z.B. erst den Auftrag abgeschickt, danach eine Proformarechnung erstellen).

In den Stammdaten einer Adresse kann eine personalisierte Anrede eingetragen werden.

Eingefügt wird diese Anrede mit der Variablen: {ANSCHREIBEN}

Ist das Anschreiben Feld nicht gefüllt in der Adresse und die Variable wird trotzdem verwendet, dann wird als default "Sehr geehrte Damen und Herren" eingefügt.

Unter Administration → System → Übersetzungen kann dieser Default-Wert "Sehr geehrte Damen und Herren" auch übersetzt bzw. geändert werden mit der Variable dokument_anschreiben. Diese Übersetzungsvariable übersetzt die Variable {ANSCHREIBEN} der Geschäftsbriefvorlage und Textvorlagen.

An eine bestimmte Geschäftsbriefvorlage können auch Dateien angehängt werden. Dazu ist in die entsprechende Vorlage zu klicken und über den Button Dateien, die Datei hochzuladen und auszuwählen. Der Typ der Datei muss dabei Anhang sein.

Die Anhänge werden dann automatisch im Auftrag aufgelistet. Standardmäßig werden diese per E-Mail mitgeschickt, können aber auch abgewählt werden.

Beispielvorlage: Sehr geehrter Herr {NAME},

anbei übersenden wir Ihnen das gewünschte Angebot.

Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt und würden uns freuen wieder von Ihnen zu hören.

Beispielvorlage: Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei übersenden wir Ihnen Ihre Auftragsbestätigung.

Für Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Beispielvorlage:

Sehr geehrte Damen und Herren,anbei übersenden wir Ihnen unsere Bestellung.Bitte senden Sie uns als Bestätigung für den Empfang eine Auftragsbestätigung per Fax an: +49 XXX XX XX.Vielen Dank

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Herr/Frau {NAME},anbei finden Sie Ihre Rechnung. Gerne stehen wir Ihnen weiterhin zur Verfügung.Ihre Rechnung ist im PDF-Format erstellt worden.Sehr geehrter Kunde,anbei übersenden wir Ihnen unseren Lieferschein.

Beispielvorlage:

Dear Mr/Mrs {NAME},

Please find enclosed your invoice. We will be happy to continue to serve you.

Your invoice has been created in PDF format.

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,soeben wurde Ihr Bestellung zusammengestellt. Sie können Ihre Ware jetzt abholen. Sind Sie bereits bei uns gewesen, so sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.{VERSAND}Ihr XXX-Team

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,Ihr Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} wurde soeben aus unserem System storniert.Bereits bezahltes Auftragsguthaben erstatten wir Ihnen in den nächsten Tagen auf dem gleichen Weg (Bank, Paypal, Kreditkarte, etc.) Ihrer Zahlung zurück.Sollten Daten für die Zahlung fehlen, wird ein Sachbearbeiter mit Ihnen Kontakt aufnehmen.Vielen Dank.Ihr XXX Team

Typ: Versand

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,soeben wurde Ihre Bestellung zusammengestellt und wird in Kürze unserem Versandunternehmen übergeben.{VERSAND}Ihr XXXX Team 

Variablen:

Wie du automatisch eine Trackingmail verschicken kannst, erfährst du hier.

Beispiel für die Versandmail mit IF Blöcken und mehrere Versanddienstleister in einer Versandbestätigung:

Hallo {NAME},es dauert nicht mehr lange, 
Deine Bestellung wurde heute versendet und ist` unterwegs!{IF}{VERSANDTYPE}="DHL"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER}
 hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DHL elektronisch übermittelt. Bitte beachte, dass sich der Sendungsverlauf erst beim Eingangsscan von DHL aktualisiert. Du kannst Deine Sendung hier direkt verfolgen:https://www.meinefirma.de/tracking/?tracking-code=DE~{TRACKINGNUMMER}~{LIEFERPLZ}{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="DPD"{THEN}Das Paket mit der Sendungsnummer {TRACKINGNUMMER} hat unser Lager heute verlassen und die Daten wurden an DPD elektronisch übermittelt.Du kannst Deine Sendung hier direkt verfolgen:https://www.dpd.com/tracking/(lang)/de_DE{ENDIF}{IF}{VERSANDTYPE}="sevensenders"{THEN}Das Paket hat unser Lager heute verlassen und an einen Partner zur Auslieferung übergeben. Sobald Deine Bestellung im Lager unseres Partner eingetroffen ist, erhältst Du eine weitere Email mit einer Trackingnummer. Dies kann je nach Land 5 Werktage dauern.{ENDIF}

Typ: ZahlungDiff

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,

bezüglich Ihrer Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR gab es bei der Zuordnung eine Zahlungsdifferenz von {REST} EUR.
Bitte überweisen Sie noch den Fehlbetrag in Höhe von {REST} EUR mit dem angegebenen
 Verwendungszweck auf unser Konto:

Verwendungszweck: {AUFTRAG}

XXXXIBAN: DEXXXXBIC: DEUXXXX

Bitte beachten Sie bei der Zahlung: eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.Ihr XXXX Team

Typ: ZahlungMiss

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,

bezüglich Ihres Auftrags Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR senden wir Ihnen die Zahlungsinformationen zu. 
Sollten Sie zwischenzeitlich den Betrag überwiesen haben, sehen Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos an.
Verwendungszweck: {AUFTRAG} Betrag: {REST}

XXXXX Bank: XXXXXX BIC: XXX IBAN: DEXXXXX

Bitte beachten Sie bei der Zahlung: Eventuelle Gebühren dürfen nicht zu unseren Lasten gehen.
Zwischenverkauf vorbehalten - sollte ein Artikel ausverkauft sein, werden wir Sie so schnell wie möglich mit der neuen Ware beliefern.
Ihr XXXXX Team

Unter Optional Bedingungen dürfen nur "lager_ok" oder "check_ok" eingetragen werden. Diese Bedingungen beziehen sich auf die Auftragsampel. Die Zahlungsmail wird bei "lager_ok" nur versandt, falls sich der Artikel im Lager befindet, die Lagerampel also grün ist. Bei "check_ok" muss der Kundencheck bestanden werden. Ansonsten ist das Feld leer zu lassen.

Der Prozessstarter sendet die erste Mail mit der Zahlungserinnerung nach 6 Tagen (Standardeinstellung) an den Kunden. Nach 11 Tagen wird eine E-Mail an die in den Firmendaten eingestellte eigene E-Mail-Adresse gesendet, damit die Buchhaltungsabteilung den Auftrag gegebenenfalls stornieren kann.

Typ: ZahlungOK

Beispielvorlage:

Sehr geehrter Kunde,
Ihre Zahlung zum Auftrag Nr. {AUFTRAG} vom {DATUM} in Höhe von {GESAMT} EUR konnte
 zugeordnet werden.
Ihr XXXXX Team

Diese Variablen kannst du für die Adresse verwenden:

Diese Variablen kannst du für die Belege-Details verwenden:

Diese Variablen kannst du für die Belege-Positionen verwenden: