Der Versand erfolgt in Xentral über die Ansicht des Versandzentrums. Dort sind die zu bearbeitenden Sendungen / Lieferscheine aufgelistet und werden nach offenen Lieferungen, bereits versendeten Lieferungen und Kommissionierläufen aufgeteilt. Im Versandzentrum werden alle offenen Lieferscheine aufgelistet. Besonders relevant ist dieses Modul, wenn es einen Versand im Unternehmen gibt.
In der Übersicht befinden sich Auflistungen zu offenen Lieferungen, versendeten Lieferungen und Kommissionierläufen.
In diesem Tab befindet sich eine Auflistung aller offenen Lieferungen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten Lieferungen zu versenden:
-
Lieferscheine/ Kisten scannen und versenden
-
Artikel scannen und versenden
-
Lieferungen über die Suche suchen und dann über den Pfeil unter Menü direkt versenden
Versendete Lieferungen sind dann im Tab versendete Lieferungen einsehbar.
Über Filter ist es möglich nach nur Fast-Lane, ohne Klärfälle und nach nur Klärfälle zu filtern.
Der aktuell zu kommissionierende Lieferschein kann auch über Barcode eingescannt werden. Der Barcode ist auf dem Lieferschein abgedruckt (wenn dieser auf dem Dokument eingeblendet ist, dieser Barcode kann im Briefpapier auch deaktiviert werden). Ansonsten kann die Nummer des Lieferscheins auch eingegeben werden. Prinzipiell geht es hier darum, sich die Arbeit zu sparen den zu versendeten Auftrag herauszusuchen, wenn sich der Lieferschein in der Hand befindet.
Über die Suche kann z.B. nach dem Namen des Kunden gesucht und mit dem Pfeil-Icon im rechten Menü direkt in den Versand dieses Lieferscheins gesprungen werden. Beim Versand erfolgt je nach Wunsch automatisch der Druck der Lieferscheine, Rechnungen und der Paketmarken. Nach dem Scan kann es sein, dass zusätzliche Hinweise aus einem Auftrag angezeigt werden. Diese Hinweise müssen dann „als gelesen markiert“ bestätigt werden, bevor die Bearbeitung weitergehen kann. Anschließend geht es im Prozess weiter und die Artikel müssen gescannt und die Mengen bestätigt werden.
Nach der Erfassung aller Artikel wird automatisch die Paketmarke erzeugt. Alternativ (wenn die Automatik nicht aktiviert ist) erscheint das Paketmarken-Fenster zur Kontrolle der Lieferanschrift und des Gewichts. Mit Bestätigung Paketmarke drucken wird das Label erstellt und gedruckt. Danach kann die Tracking-Nummer gespeichert werden.
Es gibt auch die Möglichkeit, eine Artikelnummer zu scannen. Dazu ist der Artikel zu scannen oder die Nummer händisch in das Feld Artikel scannen einzutragen.
Die Priorität bei mehreren Lieferscheinen ist Folgende:
-
Nur dieser Artikel im Lieferschein enthalten und Artikel-Menge = 1 > Springt gleich in die Paketmarke
-
Nur dieser Artikel im Lieferschein enthalten und Artikel-Menge > 1 > Springt in Lieferschein um Artikel zu scannen
-
Dieser Artikel und andere Artikel im Lieferschein > Springt in Lieferschein um Artikel zu scannen
Dadurch können Sendungen schnell zu einem einzelnen Artikel abgearbeitet werden.
Bei den Kommissionierverfahren
-
Einfache Lagerbuchung + Scannen im Versandzentrum,
-
Lieferschein mit Lagerplatz + automatische Lagerausbuchung + sofort drucken + scannen im Versandzentrum, und dem
-
Kommissionierverfahren xentral Logistikzentrum (2-stufige Kommissionierung)
muss nach dem Verpacken einer Sendung die Trackingnummer gescannt (oder eingetippt) werden.
Bei entsprechenden Projekt-Einstellungen wird nach dem Abschluss des Versandprozesses automatisch eine E-Mail mit der Trackingnummer zur Sendungsverfolgung an den Kunden verschickt.
Anmerkung
Die Trackingnummer wird bei DHL & UPS & GLS automatisch in das Feld eingefügt und dann muss nur noch einmal Enter gedrückt werden. Dazu muss in der Versandart die Option Versandbestätigung/ Tracking unter Projekt > *Projekt öffnen* > Einstellungen > Logistik / Versand im Bereich Stufe 2 (Pack) an Versandstation angehakt sein.
Anmerkung
Mit dem Benutzer-Recht Freigabe beim versanderzeugen Rechteblock unter Benutzer > *Benutzer öffnen* > Rechte ist es auch Nicht-Admins möglich, Lieferscheine im Versandzentrum von anderen Mitarbeitern zu übernehmen.
Stornierte Lieferscheine im Versandzentrum werden als Protokolleintrag im Lieferschein dargestellt.
Wenn im Projekt die Optionen MHD/Charge automatisch übernehmen falls eindeutig und MHD/Charge immer automatisch vorauswählen im Reiter Einstellungen > Logistik / Versand im Bereich Optionen ausgewählt sind, wird im Versandzentrum nach dem FIFO Prinzip ausgebucht bzw. vorgeschlagen.
Anmerkung
Die Sortierung bei Artikeln mit nur Chargen (ohne MHD), sodass z.B. die kleinste Charge nach dem Chargennamen genommen wird, funktioniert nicht.
In diesem Tab werden alle versendeten Lieferungen aufgelistet. Unter Menü besteht die Möglichkeit den Lieferschein zu drucken, in diesen zu springen oder diesen zu löschen bzw. zu stornieren.
In diesem Tab werden alle Kommissionierläufe aufgelistet. Unter Menü ist es möglich, den Kommissionierlauf zu versenden, das Etikett zu drucken, den Kommissionierschein anzuzeigen und eine Sammel-PDF der Lieferscheine zu erstellen.
In diesem Reiter ist eine Auflistung aller offenen Artikel, die Teil einer noch nicht versendeten Lieferung sind.
In diesem Reiter können offene Lieferung abgeschlossen, sowie Klärfall-Gründe angesehen und neu angelegt werden.
Es ist möglich, alle offenen Lieferungen durch Klick auf Alle offenen abschließen abzuschließen.
Aufträge können im Versandzentrum als Klärfall markiert werden, um Lieferungen zurückzustellen. Die Lieferung kann sowohl direkt beim Scan der Artikel am Packtisch über eine Schaltfläche als Klärfall markiert werden als auch beim Druck der Paketmarke. Gründe für einen Klärfall können z.B. sein:
-
Ware nicht ausreichend im Lager vorhanden
-
Ware defekt
-
MHD nicht passend
-
Artikel falsch verpackt
-
Versandadresse nicht korrekt, etc.
Für jeden Klärfall kann eine Kennung angegeben werden mit einem kurzen Hinweis z.B. "Ware defekt > Austausch vornehmen"
Ein neuer Klärfall kann direkt am Packtisch oder in der Paketmarkenansicht angelegt werden:
-
Schaltfläche Klärfall anlegen klicken
-
Klärfallgrund auswählen + speichern
-
Es wird in die Versandübersicht gewechselt und die Klärfallmarkierung wird gesetzt > nächster Versandauftrag kann direkt gestartet werden
Schaltfläche Klärfall anlegen klicken in der Packtischansicht:
... oder Klärfall anlegen klicken in der Paketmarkenansicht:
Klärfallgrund auswählen und speichern.
Es wird in die Versandübersicht gewechselt, hier sind alle Klärfälle markiert, diese können mit dem Filter oben ausgeblendet werden.
Klärfälle können über den Filter in Versandzentrum ein- und ausgeblendet werden:
-
nur Fast-Lane
-
ohne Klärfälle
-
nur Klärfälle
Zusätzlich ist es möglich nach der Klärfallkennung oder nach dem Klärfalltext zu filtern:
-
der Klärfalltext/Kennung kann in Spalte Lieferung eingetragen werden
-
der Klärfalltext/Kennung kann in der Standardsuche (Suchfeld rechts oben) eingetragen werden
Über +Neuen Klärfall-Grund anlegen kann ein neuer Grund angelegt werden.
Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem der Grund sowie die Sortierung einzugeben sind.
Im Versandzentrum kann der Grund angegeben werden. Dies geschieht entweder schon beim Scannen der Artikel, dazu ist auf die Schaltfläche Klärfall zu gehen oder der Grund ist beim Bestätigen der Lieferadresse anzugeben, wenn es z.B. einen Adressfehler gab. Im Anschluss kann nach den Klärfällen gefiltert werden.
Wird ein falscher Artikel am Packtisch gescannt (der nicht in der Lieferung vorliegt), erfolgt eine Meldung. Der korrekte Artikel kann im Anschluss gescannt werden, ohne Zwischenklick direkt zum weiter scannen.
Im Versandzentrum gibt es die Möglichkeit, eine Teilmenge bereits zu versenden und für den Rest einen Teilauftrag zu erstellen:
Neben einem Teilauftrag gibt es auch die Möglichkeit, einen Teillieferschein zu erstellen. Dadurch wird gleich ein Teillieferschein von den Sendungen, die bisher gescannt wurden, erstellt und es erscheint danach die entsprechende Paketmarke dafür. Die restlichen Artikel bleiben als offene Positionen im Versandzentrum, um diese dann wieder zu scannen.
Zu einem Auftrag können auch mehrere Paketmarken mit unterschiedlichem Wert (Gewicht, Versicherungshöhe, etc.) gedruckt werden. Dabei ist wie folgt vorzugehen:
-
Klicke auf Sofort Sendungsnummer eingeben
-
Haken Weitere Paketmarke für diese Lieferung erstellen vor dem Scan der Trackingnummer setzen
-
aktuelle Trackingnummer scannen
-
Dialog wechselt nochmals in eine neue Paketmarke
-
Hier Adresse, Gewicht, Versicherung etc. einstellen und Paketmarke drucken
-
Trackingnummer erfassen oder weitere neue Paketmarke erstellen
