Im Modul Dateibrowser kannst du nach verschiedenen Dateien, wie zum Beispiel Belegen von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen usw. suchen und selbige über das Download-Symbol herunterladen. Auch Bilder, CAD-Zeichnungen und weitere Stichworte können hier gefunden werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, über den Link der Belegnummer direkt den jeweiligen Beleg zu öffnen, um weitere Zusatzinformationen anzuzeigen. Zusätzlich können stapelweise Dateien hochgeladen werden und den Stammdaten wie beispielsweise einer bestimmten Artikelnummer zugeordnet werden.
Über die Stapelverarbeitung im Tab Übersicht des Moduls Dateibrowser kannst du Aktionen für mehrere Dateien durchführen.
Die folgenden Aktionen stehen dir für die Stapelverarbeitung zur Verfügung:
-
Zip erstellen: Erstellung einer ZIP-Datei, die alle ausgewählten Dateien gesammelt enthält
-
Sammel PDF: Erstellung einer PDF-Datei, die alle ausgewählten Dateien gesammelt enthält
-
Dateien löschen: Löschung aller ausgewählten Dateien
Im Tab Dateien hochladen kannst du Dateien hochladen und diesen bei Bedarf direkt einem bestimmten Artikel in Xentral zuordnen. Du kannst mehrere Dateien gleichzeitig hochladen, indem du sie per Drag-and-Drop direkt im Upload-Bereich ablegst.
Wichtig
Wenn du Dateien im Modul Dateibrowser hochlädst, vermeide bei der Dateibenennung Sonderzeichen wie +, &, - und ähnliche. Es kann sonst zu Fehlern im Handling der Dateien kommen. Beachte außerdem, dass die maximale Dateigröße für den Upload 100 MB pro Datei beträgt.
Wenn du Dateien im Tab Dateien hochladen hinzufügst, kannst du diese auch automatisch direkt mit dem jeweiligen Artikel verknüpfen. Dazu musst du nur sicherstellen, dass die Dateinamen mit der gewünschten Artikelnummer beginnen. Diese Verknüpfung kommt dir besonders zugute, wenn du später die erweiterte Suche im Modul Dateibrowser verwenden möchtest.
Anmerkung
Gibt es mehrere Artikel, die die gleiche Artikelnummer haben (z.B. T-Shirts in unterschiedlichen Farben), dann muss der Name der Farbe mit einem Bindestrich von der Artikelnummer getrennt werden (z.B. 140527-schwarz).
Die Artikel werden nach dem Upload automatisch mit gefundenen Artikeln verlinkt und dort hinterlegt. Die entsprechend verknüpften Artikel sind nach dem Upload ersichtlich. Es ist auch möglich direkt per Link zur Weiterbearbeitung in den betreffenden Artikel zu springen. Per Klick auf Entfernen kannst du die Datei sofort wieder löschen, beispielsweise wenn versehentlich eine falsche Artikelzuordnung stattgefunden hat.
Die Suchfunktion im Feld Suche des Tabs Übersicht kann für die Suche nach Dateien verwendet werden, die bestimmten Artikeln zugeordnet sind.
Die Suche funktioniert wie folgt: Xentral sucht im Dateinamen nacheinander nach der Artikelnummer, der EAN und der Herstellernummer. Zusätzlich wird im gesamten Dateinamen nach zusammenhängenden Zahlen und Buchstaben gesucht. Nur eindeutige Treffer werden für die Zuordnung verwendet. Zu beachten sind folgende Hinweise und Beispiele.
Wichtig
Für eine erfolgreiche Suche dürfen die durchsuchten Werte (Artikelnummer, EAN und Herstellernummer) kein Trennzeichen enthalten. Trennzeichen sind das Minuszeichen, der Unterstrich, ein Punkt oder ein Leerzeichen. Beispiel: Die Artikelnummer 12345-678 kann nicht gefunden werden. Nur Artikelnummern ohne Trennzeichen können zugeordnet werden.
Wenn Trennzeichen (Minus, Unterstrich, Punkt, Leerzeichen) in Artikelnummer vorkommen, dann darf der Dateiname nur aus der Artikelnummer und Dateiendung bestehen. Das folgende Beispiel zeigt, warum das so ist:
-
Beispiel-Dateiname 1000008.jpg
-
Suche nach Artikel mit Artikelnummer 1000008 = Erfolg, keine weitere Suche notwendig (korrekte Zuordnung zu 1000008)
-
Beispiel-Dateiname 1000008-001.jpg
-
Suche nach Artikel mit Artikelnummer 1000008-001 = Erfolg, keine weitere Suche notwendig (korrekte Zuordnung zu 1000008-001)
-
Beispiel-Dateiname 1000008 T-Shirt.jpg
-
Suche nach Artikel mit Artikelnummer 1000008-T-Shirt = Kein Erfolg, weitere Suche notwendig
-
Suche nach Artikel mit Artikelnummer 1000008 oder T oder Shirt = Erfolg (Zuordnung zu 1000008)
-
Beispiel-Dateiname 1000008-001 T-Shirt.jpg
-
Suche nach Artikel mit Artikelnummer 1000008-001-T-Shirt = Kein Erfolg, weitere Suche notwendig
-
Suche nach Artikel mit Artikelnummer 1000008 oder 001 oder T oder Shirt = Hier wird der Parent-Artikel 1000008 erkannt und die Datei zu diesem Artikel zugewiesen
Bilder kannst du im Modul Dateibrowser löschen. Markiere dazu zunächst die betreffenden Bilder und klicke anschließend auf Dateien löschen im Bereich Stapelverarbeitung.
Warnung
Das Löschen von Bildern im Dateibrowser kann nicht rückgängig gemacht werden. Verwende diese Funktion mit der entsprechenden Vorsicht und führe vorher ein Datenbank-Backup durch.