[en-us] Der Lieferschein ist in Xentral das zentrale Dokument, um die Auslieferung von Waren zu dokumentieren und dem Kunden alle relevanten Versandinformationen mitzugeben. Er bildet die Brücke zwischen Auftrag, Lager und Versanddienstleister:
[en-us] Der Lieferschein ist in Xentral das zentrale Dokument, um die Auslieferung von Waren zu dokumentieren und dem Kunden alle relevanten Versandinformationen mitzugeben. Er bildet die Brücke zwischen Auftrag, Lager und Versanddienstleister:
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[en-us] Logistik-Trigger: Der Lieferschein legt fest, welche Positionen in welcher Menge an den Kunden versendet werden. Beim Erstellen werden die entsprechenden Artikel im Lager automatisch reserviert oder direkt entnommen.
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[en-us] Versandsteuerung: Er enthält alle relevanten Versandparameter – Versandart, Lieferbedingungen, Lieferadresse, Paket- und Trackinginformationen – und steuert so die Anbindung an Versanddienstleister oder Fulfillment-Dienstleister (3PL).
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[en-us] Bestandsrelevanz: Jede Buchung auf Basis des Lieferscheins verändert in Echtzeit den Lagerbestand in Xentral. Teillieferungen sind möglich, ohne den zugrunde liegenden Auftrag anzupassen.
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[en-us] Prozessintegration: Lieferscheine können automatisch aus Aufträgen generiert, manuell angepasst oder über Schnittstellen an externe Logistikpartner übergeben werden.
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[en-us] Revisionssicherheit: Änderungen am Lieferschein sind nur bis zur Freigabe möglich; danach gilt er als unveränderbares Versanddokument und Teil der Auftragsdokumentation.
[en-us] Praxisnutzen pro Bereich:
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[en-us] Für das Lager: Liefert alle Informationen zur korrekten Entnahme und Kommissionierung, inklusive Lagerort, reservierter Mengen und eventueller Packhinweise.
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[en-us] Für den Versand: Stellt Versandart, Lieferadresse, Paketdetails, Gewichte, Trackingnummern und optionale Zusatzinfos wie Seriennummern bereit.
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[en-us] Für den Kunden: Bietet eine klare, nachvollziehbare Übersicht der tatsächlich gelieferten Artikel.
[en-us] In Xentral kannst du Lieferscheine direkt aus einem Auftrag erzeugen oder manuell anlegen. Die Daten werden automatisch aus den hinterlegten Stammdaten des Kunden, aus dem zugehörigen Auftrag oder aus der Artikelverwaltung übernommen. Änderungen sind möglich, solange der Lieferschein noch nicht ausgelagert oder versendet wurde.
[en-us] Diese Nummern sind entscheidend für die eindeutige Identifikation, Nachverfolgbarkeit und reibungslose Abwicklung im Versandprozess. Sie dienen nicht nur der internen Referenz im ERP-System, sondern auch der externen Kommunikation – z. B. mit Versanddienstleistern, Kunden oder beim Abgleich mit Bestellungen und Rechnungen.
[en-us] Ein gut strukturierter Lieferschein ist ein zentraler Bestandteil der Logistikkette. Er hilft dabei, Rückfragen schneller zu klären, Versandprobleme zu vermeiden und Abläufe im Lager, Versand und Kundenservice effizienter zu gestalten.
[en-us] Hier sind die wichtigsten Nummern, die auf einem Lieferschein enthalten sein sollten:
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[en-us] Lieferscheinnummer: Eindeutige interne Referenz. Dient der Nachverfolgung, Buchhaltung und dem GoBD-Nachweis. Wird meist vom ERP generiert (z. B. LS-2025-00123).
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[en-us] Auftragsnummer / Bestellnummer (Shop): Vom Kunden bekannte Nummer aus dem Webshop (z. B. #123456). Wichtig für Support und Kundenkommunikation. Für B2C ist die Shop-Bestellnummer die Xentral Internetnummer. Für B2B wird meistens die ERP Systemnummer verwendet - die Xentral Auftragsnummer.
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[en-us] Kundennummer: Eindeutige ID des Kunden im ERP oder CRM, dient der Zuordnung und Historie.
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[en-us] Rechnungsnummer (falls schon vorhanden): Verknüpfung zur späteren Rechnung oder Proforma-Rechnung.
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[en-us] Versandnummer / Trackingnummer: Paketnummer des Carriers (z. B. DHL, DPD, UPS), um den Sendestatus online zu verfolgen.
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[en-us] Artikelnummer(n): Eindeutige Identifikation der gelieferten Produkte (z. B. SKU, GTIN oder interne Artikelnummer).
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[en-us] Positionsnummer: Laufende Nummer jeder Zeile auf dem Lieferschein. Wichtig bei Teillieferungen oder Reklamationen.
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[en-us] Kommissionier- / Packnummer: Nummer des Kommissioniervorgangs oder Packauftrags. Dient intern zur Lager- und Logistiknachverfolgung.
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[en-us] Versandauftragsnummer / Fulfillment-ID: Referenz zum Versandauftrag (Xentral Auftrag) im ERP oder Fulfillment-System (z. B. SO-12345-P1).
[en-us] xxxx
[en-us] In diesem Bereich legst du alle zentralen Parameter fest, die bestimmen, wer die Lieferung erhält, aus welchem Lager sie entnommen wird, wie sie verschickt wird und welche steuerlichen/administrativen Regeln gelten.
[en-us] Die Felder sind entscheidend für Lager, Logistik und Buchhaltung, da sie steuern, welche Bestände gebucht, welche Belege erzeugt und welche Versandprozesse angestoßen werden.
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[en-us] Feldbezeichnung |
[en-us] Beschreibung |
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[en-us] Lieferscheinnummer |
[en-us] Eindeutige ID, automatisch aus dem Nummernkreis vergeben. |
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[en-us] Kd.-Nr. |
[en-us] Kundennummer des Empfängers; Pflichtfeld, um den Lieferschein zu speichern. |
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[en-us] Aktion |
[en-us] Auswahl einer Aktion (z. B. Lieferschein stornieren, kopieren). |
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[en-us] Status |
[en-us] Bearbeitungsstatus (z. B. ERSTELLT, FREIGEGEBEN, VERSENDET). Wird automatisch durch Xentral gesetzt. |
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[en-us] Kunde |
[en-us] Auswahl oder Neuanlage des Kunden, an den geliefert wird. |
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[en-us] An Lieferanten |
[en-us] Option, wenn der Lieferschein an einen Lieferanten geht (z. B. für Rücksendungen). |
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[en-us] Projekt |
[en-us] Zuordnung zu einem Projekt, z. B. für Auswertungen oder Kostenstellen. |
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[en-us] Auftrag |
[en-us] Referenz auf den zugehörigen Auftrag, aus dem der Lieferschein generiert wurde. |
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[en-us] Ihre Bestellnummer |
[en-us] Kundeninterne Referenznummer; wird bei automatischer Erstellung übernommen. |
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[en-us] Interne Bezeichnung |
[en-us] Interner Name zur leichteren Identifikation. |
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[en-us] Datum |
[en-us] Erstelldatum des Lieferscheins. |
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[en-us] Bevorzugtes Lager |
[en-us] Hauptlager, aus dem die Ware entnommen wird. |
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[en-us] Kommissions-/Konsignationslager |
[en-us] Auswahl spezieller Lagerarten für den Vorgang. |
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[en-us] Schreibschutz |
[en-us] Sperrt den Beleg gegen Änderungen. |
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[en-us] Alternative Beschriftung |
[en-us] Überschreibt den Standardtitel "Lieferschein" auf Belegen. |
[en-us] xx
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[en-us] Feldbezeichnung |
[en-us] Beschreibung |
|---|---|
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[en-us] Typ |
[en-us] Kundentyp (Firma, Privatkunde, Händler). |
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[en-us] Name |
[en-us] Name des Unternehmens oder Privatkunden. |
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[en-us] Titel |
[en-us] Optionaler Namenszusatz (z. B. Dr., Prof.). |
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[en-us] Ansprechpartner |
[en-us] Direkter Kontakt beim Empfänger. |
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[en-us] Abteilung / Unterabteilung |
[en-us] Organisatorische Zuordnung. |
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[en-us] Adresszusatz |
[en-us] Zusätzliche Adressinformationen. |
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[en-us] Straße |
[en-us] Straße und Hausnummer der Lieferadresse. |
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[en-us] PLZ / Ort |
[en-us] Postleitzahl und Ort der Lieferadresse. |
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[en-us] Bundesstaat / Kanton |
[en-us] Regionale Angabe für internationale Lieferungen. |
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[en-us] Land |
[en-us] Zielland der Lieferung. |
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[en-us] Telefon / Telefax / E-Mail |
[en-us] Kommunikationsdaten für Versandabstimmungen. |
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[en-us] GLN |
[en-us] Globale Lokationsnummer. |
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[en-us] Lieferadresse aus Stammdaten übernehmen |
[en-us] Automatische Übernahme der gespeicherten Adresse. |
[en-us] xx
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[en-us] Feldbezeichnung |
[en-us] Beschreibung |
|---|---|
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[en-us] Freitext |
[en-us] Textblock, der auf dem Beleg erscheint (z. B. spezielle Lieferhinweise). |
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[en-us] Kopftext |
[en-us] Text, der im oberen Bereich des Belegs platziert wird. |
[en-us] xx
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[en-us] Feldbezeichnung |
[en-us] Beschreibung |
|---|---|
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[en-us] Versandart |
[en-us] Auswahl des Versanddienstleisters (z. B. DHL, GLS). |
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[en-us] Lieferbedingung |
[en-us] Lieferkonditionen gemäß Incoterms oder interner Definition. |
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[en-us] Vertrieb |
[en-us] Zuständige Vertriebsabteilung oder Mitarbeiter. |
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[en-us] Bearbeiter |
[en-us] Aktuell verantwortlicher Mitarbeiter für diesen Lieferschein. |
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[en-us] Keine Rechnung |
[en-us] Markiert den Beleg für Musterlieferungen; wird in bestimmten Filteransichten ausgeblendet. |
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[en-us] Kein Briefpapier und Logo |
[en-us] Beleg ohne Firmenbriefpapier/Logo erzeugen. |
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[en-us] Artikeltexte ausblenden |
[en-us] Unterdrückt die Artikelbeschreibung auf Positionen. |
[en-us] xx
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[en-us] Feldbezeichnung |
[en-us] Beschreibung |
|---|---|
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[en-us] Interne Bemerkung |
[en-us] Nur intern sichtbare Hinweise zur Abwicklung. |
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[en-us] UST ID |
[en-us] Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. |
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[en-us] Besteuerung |
[en-us] Steuerstatus (Inland, EU-Lieferung, Export, Steuerfrei Inland). |
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[en-us] MRN |
[en-us] Master Reference Number für Zollprozesse. |
Die Übersicht zeigt eine Auflistung aller Lieferscheine. Über den Reiter in Bearbeitung kann auch eine Liste aller Lieferscheine angezeigt werden, die sich in Bearbeitung befinden.
Es bestehen zwei Möglichkeiten, wie ein neuer Lieferschein erstellt werden kann. Zum einen kann ein Auftrag über das Aktionsmenü als Lieferschein weitergeführt werden, zum anderen kann ein neuer Lieferschein über den Button +NEU erstellt werden.
Über das Stift-Icon kann in die Detailansicht eines bestimmten Lieferscheins gesprungen werden. Wurde der Lieferschein bereits versendet, können die Details nicht mehr verändert werden. Wurde der Lieferschein noch nicht versendet bzw. freigegeben, können Details angepasst oder ergänzt werden. Die Details enthalten alle wichtigen Informationen eines Lieferscheins
Unter diesem Reiter können allgemeine und Stammdateninformationen sowie Textfelder, interne Bemerkungen und Details zur Umsatzsteuerprüfung angegeben werden. Folgende Felder können ausgefüllt werden:
Allgemein
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Kunde: Auswahl des Kunden
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an Lieferanten: Auswahl, dass der Lieferschein an einen Lieferanten geht
-
Projekt: Auswahl eines Projekts, zu dem der Lieferschein zugeordnet werden kann
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Status: dieses Feld wird von xentral ausgefüllt und gibt den Status (z.B. erstellt, freigegeben, versendet,...) des Lieferscheins
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Auftrag: Zuordnung eines Auftrags zu dem Lieferschein
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Ihre Bestellnummer: wird von xentral automatisch nach Freigabe ausgefüllt
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Interne Bezeichnung: interne Bezeichnung des Lieferscheins
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Datum: Datum des Lieferscheins
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Bevorzugtes Lager: Angabe des bevorzugten Lagers, aus dem die Ware entnommen wird
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Kommissions-/Konsignationslager: Angabe des Kommissions- bzw. Konsignationslagers
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Schreibschutz: Aktivierung des Schreibschutzes. Anschließend können keine Änderungen mehr vorgenommen werden
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Alternative Beschreibung: Aktivierung einer alternativen Beschreibung des Lieferscheins
Stammdaten
Nach Angabe des Kunden unter Allgemein füllt xentral die Informationen aus den Stammdaten automatisch aus. Diese können ergänzt oder geändert werden. Nähere Informationen zu den Stammdateninformationen befinden sich hier.
Freitext
Hier kann ein Text erstellt werden, der anschließend auf dem Lieferschein erscheint.
Kopftext
Hier kann ein Text erstellt werden, der anschließend als Kopftext auf dem Lieferschein erscheint.
Lieferschein
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Versandart: Auswahl der Versandart (z.B. DHL, GLS,...)
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Lieferbedingungen
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Vertrieb
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Bearbeiter: Angabe des Bearbeiters des Lieferscheins
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Keine Rechnung: Die Option ist gedacht für Musterlieferungen. Lieferscheine die mit diesem Haken versehen sind, werden nicht aufgeführt, wenn die Filteroption ohne Rechnung an folgende Stellen gewählt wird: Lieferschein Übersicht, Auftrags Übersicht, Sammelrechnung
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Kein Briefpapier und Logo: Auswahl, dass für den Lieferschein kein Briefpapier und kein Logo verwendet wird
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Artikeltext ausblenden: Die Artikelbeschreibung wird in allen Beleg-Positionen auf dem Beleg ausgeblendet
Interne Bemerkung
Platz für interne Bemerkungen
USt.-Prüfung
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UST ID: Angabe der Umsatzsteuer-ID
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Besteuerung: Angabe der Besteuerung (Inland, EU-Lieferung, Export, Steuerfrei Inland)
Einstellungen
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Sprache: Angabe der Sprache, in der der Lieferschein verfasst ist
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Kostenstelle: Angabe einer Kostenstelle, welche in xentral zuvor angelegt wurde
Anmerkung
Es gibt die Möglichkeit unter Administration > Einstellungen > System > Grundeinstellungen > System im Bereich Belege auf der rechten Seite eine abweichende Beschriftung für Lieferscheine einzustellen.
Unter diesem Reiter befindet sich eine Übersicht über Belege, welche direkt über PDF eingesehen werden können. Zudem ist hier eine Auflistung der Artikel, sowie die Informationen wer wann was mit dem Lieferschein gemacht hat und ein PDF-Archiv.
Wenn die Belege bzw. hier im Konkreten Positionen in Lieferscheinen ein- bzw. ausgelagert werden soll, dann kann die Funktion Belege ein- und auslagern genutzt werden.
In diesem Reiter können Paketmarken erstellt und gedruckt werden. Dabei werden die Informationen für den Empfänger von den Angaben unter Details übernommen.
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Gewicht: Gewicht der Lieferung
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Nachnahme: Lieferung erfolgt per Nachnahme
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Extra Versicherung: Angabe, dass eine extra Versicherung besteht
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Leitcodierung: Angabe, dass eine Leitcodierung vorhanden ist
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Abholdatum: Angabe des Abholdatums
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Wunschtermin: Angabe des Wunschtermins der Lieferung
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Retourenlabel drucken: Auswahl, dass ein Retourenlabel gedruckt werden soll
Im Anschluss kann die Paketmarke entweder gedruckt oder an dieser Stelle nochmal eine andere Versandart ausgewählt werden.
In diesem Reiter können Angaben zur Seriennummer für die einzelnen Artikel getätigt werden. Dies kann sowohl manuell, als auch über den Assistenten erfolgen.
Unter diesem Reiter können alle hochgeladenen Dateien eingesehen sowie neue Dateien angelegt werden (z.B. Lieferschein). Diese Dateien können exportiert werden.
In diesem Reiter können die einzelnen Artikel manuell ein- bzw. ausgelagert werden.
Es gibt die Möglichkeit neben Auftrag, Angebot, Rechnung und Gutschrift auch den Lieferschein als CSV-Datei zu exportieren.
Dazu wird der jeweilige Lieferschein über das Mini-Detail (Pfeil auf der linken Seite) geöffnet. Der Export des Lieferscheins kann dann über das Aktionsmenü ausgelöst werden. Dabei wird eine Datei erzeugt, die sich im Anschluss bei einem anderen xentral-System über den Beleg Importer einspielen lässt.
Damit diese Funktion immer funktioniert, musst du folgende Punkte erfüllen:
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Der Artikel ist ein Lagerartikel. Andernfalls kannst du ihn überhaupt nicht auslagern
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Der Lieferschein ist in einem Projekt angelegt, so dass du den Lieferschein auslagern kannst
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Der Lieferschein wurde noch nicht ausgelagert