Das Modul Lohnabrechnung dient dazu, die gebuchten Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter einsehen zu können. Diese Übersicht kannst du als Hilfestellung verwenden, um die Lohnabrechnung deiner Mitarbeiter zu erstellen oder auszugeben und auszudrucken, insbesondere bei Mitarbeitern, denen variable Gehälter gezahlt werden (z.B. Lohnarbeiter auf Stundenbasis, Teilzeit, nach Stunden bezahlte Freiberufler). Als Grundlage dient die Zeiterfassung im Menü Team > Zeiterfassung, in dem die Benutzer deiner Xentral-Instanz ihre eigenen Arbeitszeiten buchen und Administratoren auch für andere Mitarbeiter Zeiten buchen kann. Voraussetzung für die korrekte Nutzung und Funktionsweise des Moduls Lohnabrechnung ist, dass alle Mitarbeiter, für die du die Zeiterfassung und Lohnabrechnung in Xentral nutzen möchtest, als Adressen in Xentral angelegt sind und ihnen jeweils die Rolle Mitarbeiter zugeordnet wurde.
Wichtig
Das Modul Lohnabrechnung ist nur verfügbar, wenn du Xentral im Business-Tarif oder Pro-Tarif nutzt.
Weitere Informationen zu den Xentral-Tarifen findest du auf unserer Webseite.
Die Übersicht zur Lohnabrechnung findest du, indem du du die Smart Search nutzt, um das Modul Lohnabrechnung aufzurufen. In der Übersicht findest du eine Auflistung aller Mitarbeiter, für die Zeiten in der Zeiterfassung gebucht wurden. Zusätzlich wird die Gesamtanzahl an Stunden angezeigt, die deine Mitarbeiter im Abrechnungszeitraum gearbeitet haben.
Mithilfe des Filters oberhalb der Übersicht kannst du den Zeitraum zur Anzeige der gebuchten Arbeitszeiten näher eingrenzen. Der Filter ist standardmäßig auf einen Zeitraum vom ersten bis zum aktuellen Tag des laufenden Monats eingestellt.
Neben der allgemeinen Übersicht gibt es auch eine Monatsübersicht. Diese zeigt die insgesamt erbrachten Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeiter in jedem Monat eines bestimmten Jahres. Unter der Tabelle können Ansichten vergangener Jahre ausgewählt werden.
Über den Pfeil auf der linken Seite jedes Eintrags in der Übersicht des Moduls Lohnabrechnung kannst du die so genannte Minidetail-Ansicht öffnen. Dort kannst du die eingetragenen Arbeitszeiten des Mitarbeiters einsehen. Zusätzlich stehen dir in der Minidetail-Ansicht folgende Aktionen zur Verfügung:
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Stornieren: Per Klick auf Stornieren kannst du die gebuchte Arbeitszeit des Mitarbeiters stornieren. Sie wird somit aus dem System gelöscht und nicht länger auf die Soll-Arbeitszeit angerechnet.
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Bearbeiten: Wechsle in die Zeiterfassung, um einen Eintrag zu ändern.
Im Modul Lohnabrechnung kannst du die Daten für die Lohnabrechnung als CSV-, Excel-, oder PDF-Datei exportieren und ausdrucken. Beachte jedoch, dass es sich hier nicht um eine vollständige oder rechtskonforme Lohnabrechnung handelt, sondern nur die in Xentral zum Zeitpunkt des Downloads vorhandenen Daten beinhaltet sind.
Die Funktionen zum Export und Druck der Daten für die Lohnabrechnung nutzt du wie folgt.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Lohnabrechnung zu öffnen.
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Klicke oberhalb der Übersicht auf Werkzeuge.
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Wähle eine der Optionen CSV, Excel oder PDF, um die Daten im entsprechenden Format zu exportieren.
Alternativ: Wähle eine der Optionen Zwischenablage oder Drucken, um die Daten entweder in die Zwischenabnahme zu exportieren oder direkt auszudrucken.