Das Modul Provisionen ermöglicht die Abbildung der Vertriebsstruktur sowie eine flexible Festlegung und Abrechnung von Verkaufsprovisionen. Die vordefinierten Provisionen werden dem im Auftrag eingetragenen „Vertreter“ zugeschlagen und bei Verkäufen über eine Kasse dem jeweils angemeldeten Kassierer. Falls bereits über artikelspezifische Provisionsrichtlinien verfügt wird, können diese auch über den Stammdatenimport wiederhergestellt werden, wie hier beschrieben.
Im Tab Vertreter des Moduls Provisionen nimmst du zunächst die Zuordnung zwischen Vertriebsmitarbeitern und Vertriebsleitern vor, um die grundsätzlichen Beziehungen der Vertriebsstruktur widerzuspiegeln. Dies dient dazu, den Vertriebsleitern auch Provisionsbeteiligungen für Vertreter in dem Verantwortungsbereich zukommen zu lassen. Fülle hierzu die Felder für den Vertreter und seinen jeweiligen Vertriebsleiter aus.
Anmerkung
Wenn es in deinem Unternehmen keinen Vertriebshierarchie gibt, ist dieser Schritt nicht notwendig. Fahre in diesem Fall mit der Festlegung des Begünstigten fort.
Wenn du eine bestehende Verknüpfung zwischen Vertriebsleitern und den Mitarbeitern übernehmen möchtest, kannst du diese Verknüpfung mittels eines CSV-Datensatzes komfortabel in Xentral importieren, ohne diese Einstellungen manuell vornehmen zu müssen. Klicke dazu im Tab Vertreter auf den Untertab Importieren. Nimm anschließend die folgenden Einstellungen für den Import vor:
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Gib im Feld CSV-Daten ab Zeile den Wert 2 an.
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Wähle als CSV-Trennzeichen die Option ; (Semikolon) aus.
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Wähle im Feld Auswahl Charset die Option UTF-8 aus.
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Gib die Felder 1:vertreter; 2:vertriebsleitung in das Textfeld ein.
Anmerkung
Bei den Variablen vertreter und vertriebsleitung wird jeweils die ID aus Xentral benötigt.
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Wähle deine CSV-Datei per Klick auf Datei auswählen aus.
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Klicke auf Hochladen.
Damit ein Auftrag im Provisionssystem berücksichtigt wird, muss in den Auftragsdetails unter Vertrieb eine Adresse aus den Stammdaten ausgewählt werden. Nutze dazu das Stift-Symbol hinter dem Textfeld.
Alternativ kannst du pro Adresse einen fester bzw. vordefinierterten Vertriebsmitarbeiter hinterlegen, der dann für Aufträge dieser Adresse als Standardwert festgelegt wird.
Die Definition von Provisionssätzen nimmst du im Tab Provisionen des Moduls Provisionen vor.
+ Die Ansicht Provisionen wird geöffnet. .Nimm die Einstellungen wie gewünscht vor. .Du kannst einen Artikel, einen Prozentsatz im Feld Provision (eine einfache Zahl genügt) sowie die Berechnungsgrundlage im Feld Typ hinterlegen, um einen artikelspezifischen Provisionssatz vorzugeben. Je nach Wunsch kannst du die Provisionen auf Basis von Verkaufs- und Einkaufspreisen, Stückerlösen oder Verkaufspreisen abzüglich möglicher Rabatte kalkulieren. .Im Feld Provision Vertriebsleitung kannst du zusätzlich eine Provision für den Vertriebsleiter eintragen, der im Vorfeld dem entsprechenden Vertreter zugeordnet wurde. Xentral versieht fortan jeden Auftrag, der den ausgewählten Artikel sowie einen gültigen Eintrag im Feld Vertrieb enthält, automatisch mit der angelegten Provision. Bei entsprechender Einstellung erhält der Vertriebsleiter dabei eine gesondert festgelegte Provision. Soll dieser Mechanismus auf einen Teil der Belegschaft beschränkt werden oder möchtest du beispielsweise unterschiedliche Provisionssätze für verschiedene Mitarbeiter verwenden, füllst du zusätzlich das Feld Vertreter aus. Dadurch bezieht sich die gesamte Berechnung ausschließlich auf den eingetragenen Mitarbeiter. Du kannst außerdem eine globale Provision festlegen, die auf alle Artikel ohne provisionstechnische Spezifikationen angewendet wird. Auch hier kannst du über das Feld Vertreter flexibel festlegen, welche Mitarbeiter berücksichtigt werden. Soll die Abrechnung unabhängig von einem Artikel erfolgen, lässt du das Feld Artikel leer und trägst beispielsweise nur einen Vertreter und eine Provision ein.
+ .Hinweis
Anmerkung
Legst du die Provision auf Basis des Erlöses oder des Einkaufspreises eines Artikels an, berücksichtigt Xentral den günstigsten Einkaufspreis des Artikels, falls dieser mehrere Einkaufspreise bei verschiedenen Lieferanten hat.
Wenn du im Tab Vorschau des Moduls Provisionen auf Abrechnung anlegen klickst, öffnet sich die Oberfläche Buchhaltung > Provisionen > Abrechnungen mit zahlreichen verfügbaren Abrechnungsarten.
Auf der Startseite zeigt Xentral die wichtigsten Informationen zu historischen Abrechnungen an, sodass du die Umsatz- und Provisionshöhen direkt ablesen kannst. Über die drei Download-Symbole rechts neben jeder Abrechnung kannst du verschiedene Dokumente im CSV-Format herunterladen. Die erste Tabelle gibt Aufschluss darüber, welche Verkäufer in welcher Höhe Umsätze getätigt haben und welche Provisionen sowohl der Vertriebsleitung als auch den Mitarbeitern im abgerechneten Zeitraum zuzurechnen sind. Während die erste Tabelle mit aggregierten Werten arbeitet, findest du in der zweiten Tabelle sämtliche verkauften Artikel mit zusätzlichen Informationen. Die dritte Tabelle enthält wiederum summierte Werte, die nach Artikelkategorien aufgeschlüsselt sind. Über die Minidetail-Ansicht rufst du weitere Informationen zu den einzelnen Positionen der gewählten Abrechnung auf – von der Rechnungsnummer und dem Kunden bis hin zu Artikelnummern und Provisionen. Diese Informationen kannst du wie gewohnt per Klick auf das Download-Symbol als CSV-Datei herunterladen.
Um für die angelegten Provisionsabrechnungen im Anschluss eine Gutschrift für die Vertriebsmitarbeiter erstellen zu können, hinterlegst du zunächst im Tab Einstellungen des Moduls Provisionen einen Provisionsartikel, auf den du die Abrechnung buchen kannst. Zudem kannst du hier festlegen, ob der Rabatt die Provision direkt (absolut) mindert. So kann ein Vertreter, dem 20 % Provision zustehen, einen Rabatt von 5 % auf den Auftrag gewähren, wodurch sich die Provision auf 15 % reduziert.
Dafür kannst du in den Artikelstammdaten einen Provisionsabrechnungsartikel (oder eine ähnliche Bezeichnung) anlegen, den du dann für alle zukünftigen Abrechnungen verwendest. Zudem empfiehlt es sich, die Option Detaillierte Aufstellung in Gutschrift zu aktivieren, um die provisionierten Auftragspositionen besser nachvollziehen zu können. Ist diese Option nicht aktiviert, bucht Xentral alle Abrechnungen auf den Provisionsabrechnungsartikel. Aktivierst du die Einstellungsoption Rechnung bezahlt am verwenden, berücksichtigt Xentral in der Provisionsabrechnung nur Rechnungen, bei denen entweder ein Zahlungseingang der Rechnungssumme stattgefunden hat oder die Rechnung manuell auf bezahlt gesetzt wurde.
Im nächsten Schritt kannst du unter Buchhaltung > Provisionen > Abrechnungen durch einen Klick auf das Pfeil-Symbol eine Gutschrift für die ausgewählte Provisionsabrechnung erstellen.
Die Gutschrift befindet sich anschließend unter Buchhaltung > Gutschrift/Stornorechnung im Tab In Bearbeitung.
Im Tab Vorschau kannst du einen Entwurf der Gutschrift ansehen.