Projekte können für verschiedenste Zwecke genutzt werden. Sie sind variabel einsetzbar, tauchen in Statistiken auf und grenzen Bereiche voneinander ab. In Projekten können verschiedene Einstellungen zu Logistik, Dienstleistung, POS (Kassenmodul) und Briefpapier/Nummernkreisen (Modul) getätigt werden.
Allgemeine Grundinformationen zu Projekten finden Sie hier.
Ein Projekt kann einen Geschäftsbereich von einem anderen abgrenzen:
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mehrere Online-Shops (Projekt: Shop1, Shop2, Shop3, ...)
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verschiedene Dienstleistungsprojekte (Projekt: Dienstleistung Software, Dienstleistung Hardware, Dienstleistung Beratung, ...)
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eigene Produktion (Projekt: Interne Produktion, Externe Produktion, ...)
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etc.
Verschiedenste Kundenprojekte können voneinander getrennt und bei Bedarf als abgeschlossen markiert werden:
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diverse Kundenprojekte (Projekt: Kunde A, Kunde B, Kunde C, ...)
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Bündelung von Kunden (Projekt: Kunden Websitenbetreuung, Kunden VorOrtBetreuung, ...)
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etc.
Pro Projekt kann ein eigener Logistikprozess (=Kommissionierverfahren) festgelegt werden. Die verschiedenen Logistikprozesse werden hier erläutert.
Für jedes Projekt kann eigens die Standard-Zahlungsweisen (für Kunde und Lieferant) und die Standard-Versandart festgelegt werden. So können Bezahlarten und Versanddienstleister auf Basis der über Projekte abgetrennten Geschäftssparten, Kundensegmente, Shopkanäle etc. definiert werden.
Die Einstellungen im Projekt stechen hier die aus den Grundeinstellungen, können aber bei Bedarf wiederum von abweichenden Einstellungen in der einzelnen Adresse überschrieben werden.
Projekte können räumlich getrennte Einheiten organisieren:
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Filiale mit Onlineshop, getrennt von Filiale mit POS (Kassenmodul)
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Hauptniederlassung mit Hauptlager, getrennt von Nebenlager
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Hauptniederlassung im Stammland mit Zweigniederlassung im EU-Ausland usw.
Du kannst mehrere Firmen in einem xentral-System über Projekte abbilden. Dabei ergeben sich allerdings auch einige Problemstellungen, die nachfolgend kurz näher beleuchtet werden. Dabei erhebt dieser Abschnitt keine Gewähr auf Vollständigkeit.
Anmerkung
Wenn mehrere Firmen untereinander Geschäfte machen, wird von der Abbildung der Firmen als Projekte in xentral allgemein abgeraten!
Folgende Module sind nicht projektspezifisch möglich bzw. du kannst dort nicht nach Projekten filtern:
Grundeinstellungen
Folgende Einstellungen sind nicht projektspezifisch möglich:
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Textvorlagen → Diese können nur global eingestellt werden, du kannst Projekte aber durch IF-Bedingungen abbilden
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Briefkopf → Dieser kann durch eigene Briefpapiere pro Projekt abgebildet werden
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Firmenanschrift → Die USt-ID muss in Textvorlagen/Geschäftsbriefvorlagen fest hinterlegt werden
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Freifelder → Diese können nur global, nicht projektspezifisch genutzt werden
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Bereinigung →Die Intervalle der Bereinigung für Logtabellen können nur global eingestellt werden
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Systemeinstellungen → Diese können nur global eingestellt werden
Bestellwesen/Bestellvorschlag
Du hast beim (erw.) Bestellvorschlag keinen Filter für Projekte und kannst dir daher die Bestellvorschläge nicht projektspezifisch anzeigen lassen.
Mahnwesen
Das Mahnwesen kannst du nur global einstellen.
Zahlungsverkehr
Folgendes kannst du nicht projektspezifisch einstellen:
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SEPA-Gläubiger-ID → Diese ist nicht projektspezifisch einstellbar, sondern kann nur global in den Grundeinstellungen eingestellt werden. Die dort vorgenommene Einstellungen gilt dann für alle Projekte.
Prozessstarter
Den Prozessstarter kannst du nur global einstellen.
Controlling
Folgende Punkte kannst du für das Controlling nicht projektspezifisch einstellen:
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Verkaufszahlen → Die Übersicht in diesem Modul gilt für alle Projekte
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Umsatzstatistik → Diese bildet eine Gruppe ab und besitzt keinen Projektfilter
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Managementboard → Teilweise kannst du hier nur ohne Projektfilter arbeiten
Finanzbuchhaltungsexport
Folgende Punkte kannst du im Finanzbuchhaltungsexport nicht projektspezifisch verwenden:
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Kunden → Der Export ist hier nicht projektspezifisch
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Lieferant → Es findet kein Export projektspezifisch statt
Berichte (beta)
Über die App kann auf die Datenbank zugegriffen werden. Die Arbeit mit dem Projektfilter bzw. mit über einen Bericht ist zwingend notwendig, damit nicht alle Informationen aus anderen Projekten ausgelesen werden.
POS
Hier sind mehrere POS nicht möglich, da im Kassierer kein Projekt hinterlegt werden kann.
Artikelbaum
Folgende Punkte kannst du im Artikelbaum nicht projektspezifisch verwenden:
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Die Unterkategorien, die in dieser App erzeugt werden, können nicht nach Projekt eingeschränkt werden.
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Der Artikelbaum kann nicht pro Projekt erzeugt werden.
Extra Module
Diese extra Module sind ohne Projektfilter:
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Gutscheine ohne Projektfilter
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Aktionscodes ohne Projektfilter
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Pinnwand ohne Projektfilter
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PDF-Archiv ohne Projektfilter
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MHV-Verwaltung ohne Projektfilter
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Chargenverwaltung ohne Projektfilter
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Seriennummernverwaltung ohne Projektfilter
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Service & Support ohne Projektfilter
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Spedition ohne Projektfilter
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Formeln, die sind nicht projektspezifisch
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Prozessmonitor
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Chat
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Transus
Import / Export Zentrale
Das Projekt kann optional mit angegeben werden. Die projektübergreifende Anlage von Datensätzen ist aber grundsätzlich möglich.
Lieferschwelle
Die Lieferschwelle ist nicht projektspezifisch möglich, sie gilt für alle Projekte.
API-Account
Folgende Punkte kannst du im API-Account nicht projektspezifisch verwenden:
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Der Projekt-Filter ist nur für die Anzeige der Accounts relevant.
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Ein API-Account kann mit entsprechender Einzelberechtigung auch auf Datensätze der anderen Projekte zugreifen.
Mitarbeiterzeiterfassung
Bei der Mitarbeiterzeiterfassung gibt es keinen Projektfilter bei der Mitarbeiterauswahl.
Verschiedene Personen im Unternehmen können verschiedenen Projekten zugehörig sein. Ein Mitarbeiter/in kann auch mehreren Projekten zugewiesen sein. Diese Einstellungen können unter Adressen getätigt werden.
Beispiel:
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Mitarbeiter/in 1 (Benutzer-Account: Shop1): Online-Shop1
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Mitarbeiter/in 2 (Benutzer-Account: Logistik): Online-Shop1, Online-Shop2
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Mitarbeiter/in 3 (Admin-Account): Alle Projekte
Das Briefpapier ist auch pro Projekt einstellbar. Weiterführende Informationen sind hier zu finden.
Unter den Einstellungen → Logistik/Versand kann auch eine eigene E-Mail Signatur pro Projekt erstellt werden.
Es kann auch für jedes Projekt ein eigenes HTML Template für E-Mails angegeben werden. Hierzu ist über die Editor-Schaltfläche in ein Projekt zu klicken. Dort finden sich die Einstellungen für das HTML Template unter Einstellungen→ Logistik/Versand.
Eine Anleitung zu den Templates gibt es hier:
Anmerkung
Eine Vorschau des HTML Codes kann sich im Internet durch sogenannte HTML Online Editoren angezeigt werden lassen. Dazu bitte nach "HTML Online Editor" suchen und eine der Websites dazu verwenden.
Kunden und Lieferanten können bestimmten Projekten zugewiesen werden:
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direkt als Rolle ("Ist Kunde von Projekt xy")
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nur im Kunden (unspezifische Rolle: "Ist Kunde von Projekt: ALLE")
Artikel können bestimmten Projekten zugewiesen werden:
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Produkt y (Projekt: Shop 1)
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Produkt x (Projekt: Shop 2)
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Produkt z (Projekt: Produktion)
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Artikel a (Projekt: Kunde A)
Lager können bestimmten Projekten zugewiesen werden:
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Lager A (Projekt: Shop1)
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Lager B (Projekt: Shop2)
Projekte können verwendet werden, um Geschäftstätigkeiten zu trennen, für die jeweils eigene Statistiken verfügbar sein sollen.
Es ist möglich, unter Administration → System → Grundeinstellungen → Freifelder für Projekte Freifelder einzustellen.
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Bezeichnung → Name der Spalte in Übersicht + Feldname im Projekt
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Typ → Einzeiliges Feld, Mehrzeiliges Feld, Datumsfeld, Auswahlbox (Haken für ja/nein)
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Spalte → keine oder 1. Bei 1 taucht das Feld im Projekt auf der Übersichtsseite auf
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Reihenfolge → Reihenfolge in der Tabelle und der Felder im Projekt
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Tabelle → 1 oder 0. Bei 1 taucht das Feld in der Übersichtstabelle aller Projekte auf
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Spaltenbreite in % → Spaltenbreite für die Übersichtstabelle alle Projekte
Danach tauchen diese im Projekt selber auf (wenn die Werte so gesetzt sind, s.o.):
Du kannst diverse Projekteinstellungen im Modul "Projekt" vornehmen. Diese sind im Folgenden aufgelistet.
Im Tab "Übersicht" kannst du generelle Angaben zum Projekt eingeben.
Du kannst verschiedene Details zum Projekt angeben:
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Bezeichnung → Projektbezeichnung (Lange Bezeichnungsform)
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Kennung → Projektkennung (Kurzform, Kennung) die in den Übersichten als Spalte aufgeführt wird (in GROSSBUCHSTABEN oder Nummern)
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Kunde → optional: meist bei Dienstleistungsprojekten die auf einen Kunden gebucht werden
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Verantwortlicher → optional: Projektverantwortlicher
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Status → optional (für Dienstleistungsprojekte): geplant, gestartet, abgeschlossen (steuert die Anzeige der Projekte in der Projektübersicht, abgeschlossene werden nur über den Filter oben angezeigt). Alle anderen Projekte sollten auf "gestartet" stehen.
Warnung
Die Bezeichnung und die Kennung dürfen keine Sonderzeichen wie "'" beinhalten, da dies das Speichern der nachfolgenden Einstellungen verhindern kann.
Darunter folgen die selbst definierten Freifelder, hier Projektfeld 1, Projektfeld 2 usw.
In diesem Tab können Projekte anlegt sowie Projektmanagement und -controlling abgebildet werden. Geeignet ist das Projekt-Dashboard für größere Kundenprojekte zu denen Vorgänge, Mitarbeiter/innen, Belege, Aufgaben, Kalkulationen und Dateien hinzugefügt werden sollen. Informationen zum Projekt-Dashboard findest du hier.
Legacy-Modul
Das in diesem Abschnitt des Artikels beschriebene Modul wurde als Legacy-Modul gekennzeichnet. Dies bedeutet Folgendes:
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Wir entwickeln keine neue Funktionalitäten oder beheben Bugs für dieses Modul.
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Das Modul ist in Xentral-Instanzen nicht mehr verfügbar, die nach dem 28. Sept. 2022 erstellt wurden. Dies gilt sowohl für Demo-Instanzen als auch für lizenzierte Instanzen. Solltest du als Neukunde spezielle Anforderungen haben, die nur durch dieses Modul erfüllbar wären, kontaktiere bitte unser Kundensupport-Team, um mögliche Lösungen zu besprechen.
Für weitere Informationen siehe auch Warum stuft Xentral einige Module als veraltet ein (Legacy-Module) und was bedeutet das für dich?
In diesem Tab können Projekte und Teilprojekte graphisch dargestellt werden.
In diesem Tab befindet sich dein eigener Projektkalender. Neue Termine müssen im Hauptkalender angelegt werden.
In diesem Reiter können Dateien für diese Projekt in der Übersicht eingesehen und über "neue Dateien anlegen" per Drag&Drop neu angelegt werden.
Hier kannst du Mitglieder für dieses Projekt einstellen.
Über "Adresse" wird die Adresse ausgewählt, die eine Rolle in dem Projekt bekommen soll. Über "Rolle als" kann die Rolle Mitarbeiter, Mitglied, Lieferant oder Kunde zugewiesen werden. Über die Schaltfläche "hinzufügen" wird der Vorgang abgeschlossen.
Legacy-Modul
Das in diesem Abschnitt des Artikels beschriebene Modul wurde als Legacy-Modul gekennzeichnet. Dies bedeutet Folgendes:
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Wir entwickeln keine neue Funktionalitäten oder beheben Bugs für dieses Modul.
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Das Modul ist in Xentral-Instanzen nicht mehr verfügbar, die nach dem 28. Sept. 2022 erstellt wurden. Dies gilt sowohl für Demo-Instanzen als auch für lizenzierte Instanzen. Solltest du als Neukunde spezielle Anforderungen haben, die nur durch dieses Modul erfüllbar wären, kontaktiere bitte unser Kundensupport-Team, um mögliche Lösungen zu besprechen.
Für weitere Informationen siehe auch Warum stuft Xentral einige Module als veraltet ein (Legacy-Module) und was bedeutet das für dich?
In diesem Tab befindet sich eine Liste mit allen Korrespondenzen über dieses Projekt.
Mit dem Pfeil im rechts unter Menü springst du direkt in den CRM Bereich des Kunden.
In den Projekteinstellungen finden sich die Grundeinstellungen (elementare Einstellungen zum Projekt selbst), die Logistikeinstellungen (Einstellungen der Logistikprozesse pro Projekt inkl. Logistikabläufen und Triggern), die Aktivierung eigener Nummernkreise für ein Projekt, Steuer- und Währungseinstellungen, POS Einstellungen und Filialeinstellungen. Diese Einstellungen sind je nach Projektverwendung grundlegend, werden aber nicht für alle Projekte gleichermassen benötigt.
Du kannst allgemeine Einstellungen vornehmen:
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Farbe → Auswahl der Farbe für die Anzeige des Projekts im Management Board (Statistik/Dashboard Farbeinstellung)
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Verkaufszahlen → Aktivierung: Anzeige in Verkaufszahlendiagramm
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Rechte → Rechteeinstellung: Öffentlich für alle Mitarbeiter (Das Projekt wird allen Mitarbeitern angezeigt (z.B. Artikel, die auf dieses Projekt laufen werden in der Artikelübersicht für alle angezeigt)
Du kannst Infos zur Buchhaltung einpflegen:
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Zahlungsmail → Aktiviert den Versand von Zahlungsmails für Auftragsbelege innerhalb dieses Projektes. So kann bei Vorkasse-Aufträgen, deren Zahlung eingegangen ist, etwa der Kunde per Mail darüber informiert werden, dass seine Zahlung bestätigt wurde und er seine Ware nun erhalten wird (ZahlungOK Mail). Andernfalls kann er eine Mail erhalten, um ihn daran zu erinnern, dass er seine Vorkasse-Zahlung noch leisten muss (ZahlungMiss Mail). Der Text dieser E-Mails wird im Modul Geschäftsbriefvorlagen hinterlegt
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Des Weiteren gibt es noch "Optional Bedingungen". Hier kannst du lager_ok oder check_ok eintragen. lager_ok prüft, ob die Lagerampel grün ist und check_ok, ob die Kundencheck-Ampel (Männchen-Symbol) grün ist
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Stornomail → Aktiviert eine Abfrage bei der Stornierung von Aufträgen, die es ermöglicht, dem Kunden eine Mail zu schicken, die sein Storno bestätigt
Du kannst Einstellungen zum Briefpapier vornehmen:
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Eigenes Briefpapier für Projekt → Aktivierung ermöglicht die abweichende Briefpapier Anzeige für dieses Projekt (Voraussetzung: Seite 1 und/oder Seite 2 des Briefpapiers sind bei den Dateien hochgeladen worden)
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Beschriftung → mit Beschriftung Header und Footer wie bei Firmendaten (Briefpapier Beschriftung)
Eine ausführliche Erklärung der Prozesse und Einstellungen ist hier zu finden.
Folgende Felder sind besonders wichtig:
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Lieferscheinposition: Etiketten → Hakst du dieses Feld an, dann wird in der Retoure und im Lieferschein im Aktionsmenü ein neuer Eintrag mit dem Namen "Positionen als Etiketten" hinzugefügt. Wenn du diese Option im Aktionsmenü auswählst, dann werden die Positionen des Lieferscheins bzw. der Retoure als Etikett an dem zuvor im Drop-Down Menü "Lieferscheinposition: Etiketten-Drucker" ausgewählten Drucker gedruckt
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Keine automatische Weiterleitung zum Frankieren → Der Benutzer wird im Versandzentrum nicht automatisch zum Paketmarkendruck weitergeleitet. Der Benutzer muss stattdessen mit einem Klick auf die Schaltfläche bestätigen, dass er in den Paketmarkendruck springen möchte.
In diesem Tab kann angegeben werden, ob ein eigener Nummernkreis verwendet werden soll.
Hierzu ist der Haken bei "Eigene Nummernkreise" zu setzten. Anschließend kann über "bearbeiten" die nächste Nummer angegeben werden. Beachte dabei, dass wenn ein eigener Nummernkreis für ein Projekt aktiviert wird, dass dann für jedes nachfolgende Feld ein für dieses Projekt spezifischer Nummernkreis eingetragen werden muss. Eine ausführliche Erklärung zu Nummernkreisen gibt es hier.
Du kannst für ein Projekt spezifische Einstellungen zur Steuer bzw. Währung vornehmen. Ausführliche Informationen zu Steuersätzen gibt es auch im zugehörigen Helpdesk Eintrag.
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Steuersatz Normal → normaler Steuersatz bei Aktivierung eigener Steuersätze für dieses Projekt
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Steuersatz Ermässigt → ermässigter Steuersatz bei Aktivierung eigener Steuersätze für dieses Projekt
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Weiterführen von Belegen → Einstellung woraus der Steuersatz gezogen werden soll, wenn ein Beleg weitergeführt wird
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Standard Zahlungsweise Kunde → Zahlungsweise die voreingestellt ist für Kunden (sofern im Kunden nicht separat eingestellt)
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Standard Zahlungsweise Lieferant → Zahlungsweise die voreingestellt ist für Lieferanten (sofern im Lieferanten nicht separat eingestellt)
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Standard Versandart → Standard-Versandart eingestellt für dieses Projekt
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Währung → Währung für dieses Projekt
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USTID → UST-ID für dieses Projekt
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Mahnwesen aktiv → Aktivierung der Belege in diesem Projekt für das Mahnwesen (ist das Mahnwesen nicht aktiviert, kommen keine Rechnungen ins Mahnwesen)
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Versand Mahnungen über E-Mail-Account → Einstellung des E-Mail Accounts über den Die Mahnung versendet wird
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Eigene Steuersätze verwenden → Aktivierung eigener Steuersätze für dieses Projekt (z.B. wenn das Projekt gleichzeitig ein Büro/Lager in einem anderen Land ist)
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Anzeige Steuer auf Belege → automatisch (Systemeinstellungen oder Adresse → Herr/Frau, Firma), immer netto, immer brutto
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Einstellung auch für Bestellungen verwenden → die vorherige Einstellung soll sich auch auf Bestellungen beziehen
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Bruttobetrag Berechnung → Rundungseinstellungen (z.B. betrifft den Brutto-Verkauf über die POS)
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Inland (normal) → normaler Steuersatz z.B. 19% in DE (Bsp. SKR04 4400)
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Inland (ermäßigt) → ermässigter Steuersatz z.B. 7% in DE (Bsp. SKR04 4300)
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Inland (steuerfrei) → befreiter Steuersatz z.B. 0% in DE (Bsp. SKR04 4000)
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Innergemeinschaftlich EU → befreiter Steuersatz z.B. 0% bei Warenlieferungen in die EU (EG-Unternehmer) (Bsp. SKR04 4125)
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EU (normal) → normaler Steuersatz z.B. 19% in die EU (Privatpersonen) (Bsp. SKR04 4135)
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EU (ermäßigt) → ermässigter Steuersatz z.B. 7% in die EU (Bsp. SKR04 4100)
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Export → Export Steuersatz (Bsp. SKR04 4120)
Anmerkung
Die Erlöskonten sind ebenso in den Grundeinstellungen, in den Artikelkategorien und im Artikel einstellbar. Hier lassen sich komplexe Besteuerungsmodelle abbilden. Ebenso ist dies erweiterbar über Lieferschwellen und das Steuerregel-Modul.
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Position Kontierung sticht alle Automatisierungen (Lieferschwelle berechnet sich pro Beleg)
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Artikel sticht Artikelkategorie, sticht Projekt, sticht Grundeinstellungen
Legacy-Modul
Das in diesem Abschnitt des Artikels beschriebene Modul wurde als Legacy-Modul gekennzeichnet. Dies bedeutet Folgendes:
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Wir entwickeln keine neue Funktionalitäten oder beheben Bugs für dieses Modul.
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Das Modul ist in Xentral-Instanzen nicht mehr verfügbar, die nach dem 28. Sept. 2022 erstellt wurden. Dies gilt sowohl für Demo-Instanzen als auch für lizenzierte Instanzen. Solltest du als Neukunde spezielle Anforderungen haben, die nur durch dieses Modul erfüllbar wären, kontaktiere bitte unser Kundensupport-Team, um mögliche Lösungen zu besprechen.
Für weitere Informationen siehe auch Warum stuft Xentral einige Module als veraltet ein (Legacy-Module) und was bedeutet das für dich?
Du kannst im "ESR Einstellungen" Angaben zu diesen machen.
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Modul aktiviert → Auswahl, ob das Modul aktiviert oder deaktiviert ist
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ESR-Identifikationsnummer → sechsstellige ESR-Identifikationsnummer
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ESR-Teilnehmernummer → ESR-Teilnehmernummer der Bank, z.B. 01-023456-7
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Bankname → Name der Bank
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Bank PLZ/Ort → Postleitzahl und Ort der Bank
Weitere Informationen zum Einzahlungsschein Schweiz (ESR) lassen sich hier finden.