Projekte in Xentral bieten dir die Möglichkeit, deine Geschäftsbereiche strukturiert zu organisieren und individuell anzupassen. Sie sind besonders hilfreich, wenn du verschiedene Online-Shops, Filialen oder Kundensegmente voneinander trennen möchtest. Durch die Flexibilität der Projekte kannst du Logistikprozesse, Steuersätze oder Zahlungsweisen je nach Anforderungen anpassen. Sie bieten also auch die Möglichkeit, spezifische Einstellungen für Logistik, POS, Briefpapier, Zahlungsweisen und vieles mehr vorzunehmen.
Projekte sind unverzichtbar, wenn dein Unternehmen:
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Mehrere Verkaufskanäle oder Regionen bedient und spezifische Prozesse benötigt.
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Unterschiedliche Logistikprozesse umsetzt, wie separate Versandzentren oder Retourenmanagement.
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Individuelle Anforderungen an Steuer- und Währungseinstellungen hat, z. B. bei internationalem Handel.
Tipp
Damit Projekte sauber funktionieren und deine Workflows nicht behindern:
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Projektnamen klar definieren: Wähle intuitive und prägnante Bezeichnungen.
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Logistik und Versand konfigurieren: Stelle sicher, dass jede Geschäftsaktivität durch die richtigen Prozesse unterstützt wird.
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Globale Einstellungen beachten: Manche Funktionen, wie Buchhaltung oder Zahlungsverkehr, sind projektspezifisch nicht anpassbar.
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Optional: Freifelder einrichten: Erstelle zusätzliche Datenfelder für projektspezifische Informationen.
Projekte in Xentral bieten dir vielseitige Möglichkeiten, deine Geschäftsprozesse klar zu strukturieren und zu steuern. Sie sind besonders nützlich, wenn du unterschiedliche Bereiche, Kunden oder Filialen getrennt verwalten möchtest. Hier sind einige Beispiele, wie du Projekte einsetzen kannst:
Projekte helfen dir, verschiedene Geschäftsfelder übersichtlich voneinander zu trennen und individuell anzupassen.
Beispiel:
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Online-Shops: Projekte wie „Shop1“, „Shop2“ und „Shop3“ trennen die Prozesse und ermöglichen dir, spezifische Einstellungen wie Logistikverfahren oder Versandarten pro Shop zu hinterlegen.
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High-Volume-Verkaufskanäle: Projekte für Verkaufskanäle mit hohen Transaktionsvolumen, wie „Amazon“, können mit längeren Stellenanzahlen im Nummernkreis ausgestattet werden, um das höhere Datenaufkommen besser zu verwalten.
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Ladenverkauf und Hauptlager: Trenne physische Filialen vom zentralen Hauptlager, indem du jeweils eigene Projekte wie „Ladenverkauf Berlin“ oder „Hauptlager Hamburg“ einrichtest. So kannst du Lagerbestände, POS-Systeme und Versandprozesse individuell steuern.
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B2B-Vertrieb: Erstelle ein Projekt „B2B-Vertrieb“ mit eigenen Nummernkreisen, die speziell auf die Anforderungen deiner Geschäftskunden abgestimmt sind, z. B. separate Belegnummern für Großhandelsrechnungen.
Anmerkung
Checkliste: Effektive Nutzung von Projekten
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Kanäle sinnvoll trennen: Überlege dir, welche Bereiche deines Geschäfts klare Abgrenzungen benötigen, z. B. Online-Shops, B2B-Kanäle oder Ladenverkauf. Beispiele: „Shop1“, „Shop2“, „Marktplatz A“, „Ladenverkauf“, "B2B", "B2G".
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Intuitive Bezeichnungen verwenden: Wähle kurze, prägnante Namen für deine Projekte, die sofort verständlich sind. Vermeide unverständliche Abkürzungen oder zu komplexe Bezeichnungen, die dein Team erst erlernen muss. Beispiele: "AMAZON" oder "AMZ" oder "AMZ_FBM" "AMZ_FBA", "EBAY", "SHOPWARE", "B2B".
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Projekte überschaubar halten: Nutze Projekte nur, wenn sie wirklich nötig sind. Zu viele Projekte erschweren die Übersicht und machen die Verwaltung komplexer.
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Nummernkreise anpassen: Richte eigene Nummernkreise für spezifische Projekte ein. Beispiel: z. B. längere Stellenanzahlen für High-Volume-Kanäle. B2B-Projekt mit separatem Nummernkreis für bessere Zuordnung und Übersichtlichkeit in der Finanzbuchhaltung.
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Logistik und Workflows strukturieren: Lege für jedes Projekt (spezifische) Logistikprozesse, Versandarten oder Zahlungsweisen fest, um klare Abläufe zu schaffen.
Beispiel1: "Shop1" und "Marktplatz1" werden gemeinsam über denselben Logistikprozess abgewickelt (Gleiche Projekteinstellungen für Logistik). Beispiel2 (Variante): "Shop1" wird in 'Lager1' mit einer Pickliste gepickt und verpackt. "Marktplatz1" wird über "Lager2" mit "Multi-Order-Picking" gepickt und gepackt.
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Teamfreundlich gestalten: Behalte die Benutzerfreundlichkeit im Blick: Erstelle Strukturen, die dein Team ohne zusätzliche Erklärungen versteht. Führe regelmäßige Schulungen oder Check-ins durch, um sicherzustellen, dass alle Projekte sinnvoll genutzt werden.
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Regelmäßig prüfen und optimieren: Überprüfe deine Projekte regelmäßig auf Relevanz und Effektivität. Deaktiviere Projekte, die nicht mehr benötigt werden, um die Übersichtlichkeit zu wahren. Vor allem wenn dein Unternehmen stark und schnell wächst, sind regelmässige Überlegungen und kleine oder größere Konfigurationsänderungen sinnvoll.
Für jedes Projekt kannst du eigene Logistikprozesse und Standardparameter definieren.
Beispiel:
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Gemeinsame Abwicklung: Projekte wie „Shop1“ und „Marktplatz1“ können denselben Logistikprozess verwenden, beispielsweise die Einzelkommissionierung. Hier wird jede Bestellung separat kommissioniert, was besonders bei geringer Bestellmenge oder individuellen Artikeln sinnvoll ist.
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Spezifische Logistikprozesse pro Projekt: Unterschiedliche Verkaufsplattformen können mit individuellen Lager- und Versandprozessen verknüpft werden:
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Beispiel 1: „Shop1“ wird aus Lager1 mit einer Pickliste kommissioniert und verpackt.
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Beispiel 2: „Marktplatz1“ wird aus Lager2 mit Multi-Order-Picking abgewickelt, bei dem mehrere Bestellungen gleichzeitig bearbeitet werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
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Optional: Bezahl- und Versandarten pro Projekt: Definiere für ein Projekt spezifische Bezahl- und Versandoptionen, um den Anforderungen deiner Kunden gerecht zu werden: Beispiel: „Shop1“ nutzt Vorkasse und DHL als Versanddienstleister, während „Marktplatz1“ Kreditkarte und UPS verwendet.
Organisiere räumlich getrennte Einheiten wie Filialen oder Lager mit individuellen Prozessen.
Beispiel:
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POS (= Point Of Sale): Eine Filiale mit POS-System wird als eigenes Projekt geführt, getrennt von einem Online-Shop oder einer Hauptniederlassung mit zentralem Lager.
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Räumliche Trennung: Projekte wie „Hauptlager München“ und „Nebenlager Augsburg“ erleichtern die Verwaltung von Beständen und Prozessen zwischen verschiedenen Standorten.
Wenn du mehrere Firmen in einem Xentral-System verwalten möchtest, kannst du diese durch Projekte abgrenzen.
Warnung
Wichtig: Beachte, dass mehrere Firmen nicht für alle Module vollständig projektspezifisch eingestellt werden können. Besonders bei Geschäftsbeziehungen zwischen den Firmen kann es zu Einschränkungen kommen.
Anmerkung
Damit deine Projekte effizient arbeiten, solltest du bereits im Onboarding folgende Punkte berücksichtigen:
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Standardversandarten und Bezahlmethoden für alle Projekte nutzen oder einzelne je Projekt festlegen.
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Briefpapiere und Steuersätze individuell konfigurieren.
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Sicherstellen, dass die Projekte sauber voneinander abgegrenzt sind, um Überschneidungen in den Prozessen zu vermeiden. Z.B: Nummernkreise und Debitoren, Kreditoren.
In den Projekteinstellungen kannst du spezifische Parameter wie Briefpapier, Logistikprozesse, Nummernkreise und mehr konfigurieren.
Mit grundlegenden Einstellungen wie Bezeichnung, Kennung, Status und Verantwortlicher können Projekte klar strukturiert und übersichtlich verwaltet werden.
Weiterführende Informationen zu Logistikeinstellungen und Workflows: Details zu den Logistikeinstellungen in Xentral, inklusive einer umfassenden Beschreibung der verschiedenen Logistik-Workflows wie Einzelkommissionierung, Sammelkommissionierung oder Multi-Order-Picking, findest du in unserem Artikel Übersicht der Logistikprozesse und im entsprechenden Artikel für die Auswahl und Einstellungen des Logistikprozesses.
In jedem Projekt kannst du spezifische Steuer- und Währungseinstellungen festlegen. Diese projektbezogenen Einstellungen überschreiben die globalen Grundeinstellungen und gelten ausschließlich für das jeweilige Projekt.
Weitere Informationen zur Einrichtung und Verwaltung von Benutzerrechten findest du in unserem Artikel: -> coming new soon (Stand: 16:01.2025)
Projekte können mit eigenen Nummernkreisen ausgestattet werden, um eindeutige Belegnummerierungen für Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und mehr festzulegen. Aktiviere dazu die Option "Eigene Nummernkreise" im entsprechenden Tab und lege anschließend über "Bearbeiten" die nächste Nummer fest. Beachte, dass für ein Projekt der komplette Nummernkreis definiert werden muss – einschließlich Kunden-, Lieferanten- und Belegnummern. Es ist nicht möglich, nur eine einzelne abweichende Nummer zu verwenden.
Detaillierte Hinweise zur Einrichtung von Nummernkreisen findest du hier.
Hier findest du eine Übersicht ihrer Anwendung in Artikeln, Kanälen, Rechten und mehr – mit weiterführenden Links.
Das Rechtesystem in Xentral ermöglicht es, Mitarbeitenden spezifische Projekte zuzuweisen, um den Zugriff und die Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Ein Mitarbeitender kann entweder einem oder mehreren Projekten zugeordnet sein. Diese Zuordnung erfolgt unter Adressen in der Benutzerverwaltung.
Beispiel für Projektzuweisungen:
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Mitarbeiter 1 (Benutzer-Account: Shop1): Zugriff auf Online-Shop1.
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Mitarbeiter 2 (Benutzer-Account: Logistik): Zugriff auf Online-Shop1 und Online-Shop2.
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Mitarbeiter 3 (Admin-Account): Zugriff auf alle Projekte.
Weitere Informationen zur Einrichtung und Verwaltung von Benutzerrechten findest du in unserem Artikel: Benutzerrechte Vergabe (Workflow).
In Xentral kannst du projektspezifische Briefpapiere einrichten, um individuelle Anforderungen wie sprachliche Unterschiede oder B2B- und B2C-Unterscheidungen abzubilden. Diese Einstellungen überschreiben das allgemeine Briefpapier und gelten für alle Belege, die einem Projekt zugeordnet sind.
Weitere Informationen zur Einrichtung und Verwaltung von Projektspezifischem Briefpapier findest du in unserem Artikel: Belegvorlage (Briefkopf) und Briefpapier.