Projektmanagement

Im rechten Menübereich können beliebig viele Teil- und Unterprojekte angelegt werden. Hierzu wird auf das Plus-Icon im rechten Menübereich geklickt, wodurch sich erneut eine Eingabemaske öffnet.

Allgemeine Angaben

Hier finden Sie folgende Parameter vor:

Teilprojekte anlegen: Kostenschätzung

Gelb eingefärbt findet sich hier der Bereich Kostenschätzung, der bei der Projektplanung auf Basis von Schätz- bzw. Erfahrungswerten unterstützt:

Es kann immer flexibel entschieden werden, ob mit Pauschalen, Stundensätzen oder einer Mischkalkulation gearbeitet werden soll. So können bspw. mit einem fixen Verkaufspreis kalkuliert, aber die Kosten jederzeit mithilfe der entsprechenden EK-Preise auf Stundenbasis im Blick behalten werden.

Zum einen kann hier eine reine Planung vorgenommen werden, zum anderen können die Artikel in Belege wie Produktionen oder Rechnungen einfließen gelassen werden und damit kontrolliert werden, wie erfolgreich das Projekt war.

Artikel zu einem Teilprojekt hinzufügen

Im Bereich Artikel stehen wieder verschiedene Optionen zur Verfügung. Im Wesentlichen können hier den Teilprojekten verschiedene Artikel zugeordnet werden, bspw. weil diese im Rahmen eines Kundenprojekts produziert werden sollen.

Anmerkung

LS steht für Lieferschein und zeigt an in wie vielen Lieferscheinen der Artikel ist und wie viele davon schon ausgeliefert wurden.

Anmerkung

Die Daten der Zeiterfassung werden im Zusatz-Modul „zeiterfassung_kosten“ gepflegt, damit die dann im Projektdashboard zur Verfügung stehen.

Hierzu wird unten rechts zunächst auf den Button Artikel zu Teilprojekt hinzufügen geklickt und damit die folgende Oberfläche aufgerufen:

Zunächst wird ausgewählt, zu welchem Teilprojekt die Artikel hinzugefügt werden sollen. Dann wird ausgewählt, auf welche Art die Artikel hinzugefügt werden sollen:

1. Neuen Artikel/ Stückliste anlegen > Hier erscheint eine Schnelleingabemaske, wo Sie einige wenige Informationen erfassen können, um einen Artikel oder eine Stückliste anzulegen.

2. Es wird aus dem Artikelstamm ein bereits bestehender Artikel ausgewählt

3. Es wird eine Importvorlage ausgewählt, die in der Importzentrale angelegt wurde und dann eine Artikelliste im CSV Format hochgeladen. Nähere Informationen sind hier zu finden

Spezielle Importvariablen:

artikel_ek_geplant: Entspricht EK Artikel geplant, wird aber auch in die Stammdaten eingetragen

artikel_vk_geplant: Entspricht VK Artikel geplant, wird aber auch in die Stammdaten eingetragen

Kalkulation mit Planzahlen

Hier gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten:

1. Dummy-Artikel verwenden:

• Fügen Sie je Teilprojekt einen Planungsartikel hinzu (Dummy-Artikel ausreichend)

• Versehen Sie diesen Artikel mit einer Planmenge von 1 sowie den Planzahlen für EK und VK

• Wenn Sie in einem nächsten Schritt Ihre realen Artikel für den Verkauf und die Produktion hinzufügen, achten Sie darauf, dass die Werte EK und VK geplant auf 0 gesetzt sind

• Dann wird für die Kalkulation Ihrer Planzahlen immer der Planartikel verwendet, sobald Sie jedoch einen Beleg erzeugen, werden die Werte aus den Stammdaten Ihrer Artikel verwendet

2. Mit realen Artikeln planen:

• Laden Sie Ihre Artikelliste hoch bzw. fügen Sie Ihre Artikel den jeweiligen Teilprojekten hinzu

• Tragen Sie jeweils Planwerte für EK, VK und die Menge ein

• Beachten Sie, dass Sie diese Planwerte jederzeit ändern können, ohne dass dies Auswirkungen auf die Stammdaten hat

• Wenn Sie also Belege erzeugen, werden stets die Werte aus den Stammdaten verwendet

Je nachdem, wie viele Artikel in Ihr Projekt einfließen, können Sie auswählen, welche Planungsart Sie verwenden möchten. Da sich Projektplanungen in der Realität ohnehin ständig ändern, können Sie auch die "Dummy-Artikel Methode" für die Grobplanung verwenden und im weiteren Verlauf die Planwerte für die einzelnen Artikel ersetzen, je nachdem was für Ihr Unternehmen geeigneter erscheint.

Im Unterreiter Finanzen finden Sie einen Gesamtüberblick über Ihre Projektaktivitäten:

Die Zahlen sind dabei in drei Kernbereiche untergliedert: Gebucht, Geplant und Vergleich und setzen sich im Einzelnen folgendermaßen zusammen:

Gebuchte Werte: Diese Zahlen basieren ausschließlich auf den realen Belegen, die dem System daher vollständig vorliegen sollten

Geplante Werte

Vergleich

Weiterhin können Dienstleistungen auch direkt aus dem Dashboard heraus in Angebote, Aufträge oder Rechnungen überführt werden. Dazu wird folgendermaßen vorgegangen:

Falls für das Projekt bereits ein Kunde hinterlegt worden ist, ist dieser als Belegempfänger vorausgefüllt, was an dieser Stelle aber auch geändert werden kann. Weiterhin kann entscheiden werden, ob die ausgewählten Teilprojekte einem bereits bestehenden Entwurf hinzugefügt oder neu erstellt werden sollen. Zusätzlich ist dann noch zu entscheiden, wie die einzelnen Teilprojekte gehandhabt werden sollen, wobei folgende Optionen zur Verfügung stehen:

Ist zudem in dem Teilprojekt bereits spezifiziert, zu welchem Stundensatz die Abrechnung erfolgen soll, so ist die Anzeige Teilprojekt als Position vorausgewählt. Mit einem Klick auf Speichern und Schließen öffnet sich unmittelbar der Entwurf des Angebots, wo die Bezeichnung des Stundensatzartikels durch die Teilprojekte überschrieben werden. Wenn dies verhindern werden soll, kann die zweite Option Teilprojekt als Position (Artikeltext verwenden) markiert werden, wodurch die Bezeichnung des Abrechnungsartikels unverändert übernommen wird.

Unten links findet sich eine Frage nach dem Artikelformat, wo mittels Dropdown entweder die Nummerierung des Projekts auf die Belege übernommen oder dies ausgeschlossen werden kann. Falls noch kein Stundensatzartikel vorgegeben wurde, kann dies an dieser Stelle nachgeholt werden; es sollte in diesem Fall bedacht werden, dass sich der angegebene Stundensatz auf sämtliche Teil- bzw. Unterprojekte bezieht, denen noch kein Stundensatz zugeordnet worden ist. Handelt es sich hierbei um ein Teilprojekt, dem weitere Unterprojekte zugrunde liegen, so kann das Teilprojekt abgerechnet werden und wahlweise die zugehörigen Unterprojekte als Beschreibungstexte angezeigen werden. Alternativ können auch die Unterprojekte als eigenständige Positionen erscheinen, indem die Option inkl. aller Unterprojekte als eigene Position ausgewählt wird. Weiterhin können die geplanten Zeiten als Position erscheinen, wobei durch die entsprechende Einstellung wiederum zwischen den Bezeichnungen des Abrechnungsartikels und derer des Teilprojekts unterschieden werden kann.

Ab Version 19.3 können in der darüberliegenden Ebene alle Projekte in einem Übersichtsplan (GANTT) angezeigt werden. Einzelne Projekte können ausgeschlossen werden, in dem sie auf abgeschlossencompleted gesetzt oder über die Option Im Übersichts-Projektplan ausblenden in den Projekteinstellungen manuell ausgeschlossen werden. Per Klick auf den Projektnamen der Übersicht navigiert man in den jeweiligen Einzel-Projektplan.