Wichtig
Die Xentral Warehouse App befindet sich aktuell im Beta-Status und wird voraussichtlich ab dem 27. Juli 2026 im App Store (iOS) und Play Store (Android) erhältlich sein.
Hast du Interesse, die App schon jetzt zu verwenden und zu testen? Dann wende dich an support@xentral.com, damit das Modul für deine Xentral Instanz freigeschaltet wird.
Die Warehouse App (Xentral Warehouse) bringt die wichtigsten Lagerprozesse direkt auf dein Smartphone oder MDE-Gerät: Wareneingang zu Bestellungen und bestellungsunabhängig, die Bearbeitung von Retouren, das Ein-, Aus- und Umlagern von Artikeln sowie eine schnelle Bestandsauskunft. Du meldest dich per QR-Code und PIN an, scannst wahlweise mit der Kamera, einem MDE-Gerät oder einem Bluetooth-Handscanner und profitierst dabei von der automatischen Erkennung von GS1-Barcodes. So arbeitest du direkt am Lagerplatz - schnell, mobil und mit möglichst wenig manueller Eingabe.
Nach der Anmeldung stehen dir vier Bereiche zur Verfügung:
-
Wareneingang: Öffne eine Bestellung, zähle die gelieferten Artikel per Scan oder manuell, erfasse je nach Produkt MHD, Charge oder Seriennummern, weise Lagerplätze zu und buche die Positionen ein.
-
Schneller Wareneingang: Buche Artikel ohne Bezug zu einer Bestellung ein - ideal für spontane Lieferungen oder Sonderfälle.
-
Retouren: Finde Retouren über die Liste oder die belegübergreifende Suche, lege bei Bedarf eine neue Retoure an und bearbeite sie inklusive Chargen- und MHD-Vorschlägen aus dem ursprünglichen Lieferschein.
-
Lagerverwaltung: Lagere Artikel ein, aus oder auf einen anderen Lagerplatz um, nutze dafür auch ein Zwischenlager und rufe jederzeit den aktuellen Lagerinhalt ab.
Darüber hinaus bietet dir die App:
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Flexibles Scannen: Kamera-Scanner, MDE-Geräte mit eingebautem Scanner und Bluetooth-Handscanner werden unterstützt. GS1-Barcodes liest die App automatisch aus - inklusive Artikel, Charge, MHD, Seriennummer und Menge in einem einzigen Scan.
-
Dokumente direkt am Beleg: Fotografiere Lieferscheine oder Retourenscheine und hänge sie direkt an die Bestellung oder Retoure in Xentral an.
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Arbeiten auch ohne durchgängige Internetverbindung: Nach der ersten Anmeldung synchronisiert die App deine Lager, Regale und Produkte auf das Gerät. Das Scannen und Auflösen von Produkten und Lagerplätzen funktioniert dadurch auch offline. Für Buchungen (Wareneingang, Retouren, Umlagerungen) und Uploads von Dokumenten benötigst du weiterhin eine Internetverbindung.
Beachte die folgenden Voraussetzungen und vorbereitenden Einstellungen im Xentral, um die Warehouse App zu nutzen:
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Betriebssystem: iOS ab Version 15.5 oder Android ab Version 7.0.
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Mobile-Device-QR-Code mit PIN: Für jedes Gerät, mit dem sich ein Benutzer anmelden soll, muss in Xentral ein Mobile-Device-QR-Code mit PIN erstellt sein (siehe Kapitel Mobile-Device-QR-Code und PIN einrichten).
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Benutzerrechte: Der Benutzer benötigt in Xentral die passenden Berechtigungen für die Module, die er über die App nutzen soll - insbesondere für Bestellungen, Retouren, Wareneingang, Artikel, Lieferscheine, Aufträge, Rechnungen und den Produktexport im Modul Lager. Fehlende Rechte blockieren die App nicht direkt, führen aber zu Fehlermeldungen bei der jeweiligen Aktion.
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Produktpflege: Damit Artikel korrekt gescannt und erfasst werden, sollten Chargen-, MHD- und Seriennummern-Pflicht sowie EANs bzw. Fremdnummern an den Produkten gepflegt sein.
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Retourengründe: Um Retouren erstellen zu können, müssen in Xentral Retourengründe gepflegt sein.
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Zwischenlager: Möchtest du die Funktion Zwischenlager umlagern nutzen, müssen die entsprechenden Lagerplätze mit dem Namenspräfix Zwisch… oder Interim… angelegt sein (siehe Kapitel Zwischenlager umlagern).
Alle scan-gestützten Bildschirme der Warehouse App - Wareneingang, Retouren, Lagerverwaltung, Lagerinhalt, Schneller Wareneingang und Anmeldung - unterstützen zwei Wege: Du nutzt den Kamera-Scanner über das Scan-Symbol in der App-Leiste oder einen Hardware-Scanner, dessen Scan-Taste direkt auf dem geöffneten Bildschirm wirkt, ohne dass du die Kamera öffnen musst.
Das Scan-Symbol öffnet ein Fenster mit Kamerabild und Scan-Rahmen. Dort steht auch die Umschaltung Barcode / QR / Dokument bereit (siehe Kapitel Dokumente scannen und hochladen).
Sobald ein Code erkannt wurde, blinkt der Rahmen grün, das Gerät vibriert kurz und das Kamera-Fenster schließt sich automatisch. Ob der gescannte Wert inhaltlich passt, prüft der jeweilige Bildschirm erst danach.
Die App versteht GS1-Barcodes (z. B. GS1-128, GS1 DataMatrix) und übernimmt daraus in einem einzigen Scan folgende Daten:
Inhalt |
GS1 Application Identifier |
|---|---|
|
Artikel (GTIN) |
01 bzw. 02 |
|
Charge |
10 |
|
MHD |
17 (Verfallsdatum) bzw. 15 (Mindesthaltbarkeitsdatum) |
|
Seriennummer |
21 |
|
Menge |
30 bzw. 37 (ohne Angabe: 1) |
Die GTIN wird gegen EAN, Artikelnummer und Fremdnummern der Artikel abgeglichen; enthaltene Charge, MHD, Seriennummer und Menge übernimmt die App automatisch in die passende Position. Passt die GTIN auf mehrere offene Positionen, öffnet sich stattdessen die Auswahl Mehrere Positionen gefunden.
GS1-Codes funktionieren überall dort, wo Artikel gescannt werden - im Wareneingang, in den Retouren, im Schnellen Wareneingang, in der Lagerverwaltung und im Lagerinhalt.
Die App unterstützt zwei Arten von Hardware-Scannern: MDE-Geräte mit eingebautem Scanner und Bluetooth-Handscanner. Auf unterstützten MDE-Geräten ist keine Einrichtung in der App nötig - die Scan-Taste funktioniert direkt auf jedem scan-fähigen Bildschirm, einschließlich des QR-Logins.
Folgende MDE-Geräte mit eingebautem Scanner werden auf Android unterstützt:
Hersteller |
Serien |
|---|---|
|
Honeywell |
CT-, CK-, CN-, EDA-, ScanPal-, Dolphin-, RT-Serie |
|
Datalogic |
Memor-, Skorpio-, Joya-, Falcon-, Elf-Serie |
|
Sunmi |
L2-, V2-, M2-, T2-, P2-Serie |
|
Zebra |
TC-, MC-, ET-, WT-, RS-, DS-, LI-Serie (DataWedge ab Version 6.3) |
|
KEYENCE |
BT-A600 |
|
Unitech |
PA-, EA-, HT-, TB-Serie (verifiziert auf PA760) |
Der Gerätetyp wird automatisch erkannt und das passende Scanner-SDK von der App initialisiert. Auf Geräten ohne unterstütztes Hardware-Scanning zeigen die Scanner-Einstellungen Scanner nicht verfügbar.
Bluetooth-Handscanner werden auf Android und iOS unterstützt, müssen aber vor dem Koppeln in den zur Plattform passenden Modus versetzt werden:
-
Android: Versetze den Scanner in den SPP-Modus, indem du den SPP-QR-Code mit dem Scanner scannst.
-
iOS: Versetze den Scanner in den BLE-Modus, indem du den BLE-QR-Code mit dem Scanner scannst.
Tipp
Die Konfigurations-QR-Codes liegen dem Scanner in der Regel bei (Handbuch bzw. Beiblatt des Herstellers). Der Scanner bestätigt den Moduswechsel durch einen Signalton oder eine Leuchtanzeige.
Danach koppelst du den Scanner:
-
Android: Versetze den Scanner in den Kopplungsmodus und koppele ihn in den Bluetooth-Systemeinstellungen des Geräts. Anschließend ist der Scanner in der App nutzbar.
-
iOS: Eine manuelle Kopplung ist nicht nötig - die App findet und verbindet eingeschaltete Scanner im BLE-Modus automatisch.
Die Verbindung wird bei Abbrüchen automatisch wiederhergestellt.
Anmerkung
Getestete Bluetooth-Scanner: EYOYO-Barcode-Scanner, NETUM-Barcode-Scanner, Honeywell-Bluetooth-Scanner.
Unter Einstellungen > Scanner-Einstellungen suchst und verbindest du Bluetooth-Scanner.
Pro gefundenem Gerät zeigt dir die App Name, Typ (BLE/SPP/HID) und die Schaltfläche Verbinden bzw. Verbunden. Auf Android tragen gekoppelte Geräte das Badge GEKOPPELT. Auf iOS steht zusätzlich eine Signalstärke-Anzeige zur Verfügung.
Über Geräte aktualisieren aktualisierst du die Liste, über Trennen löst du die Verbindung zu einem Scanner wieder.
Die Warehouse App steht für iOS und Android zum Download bereit.
-
Öffne auf deinem mobilen Gerät den App Store (iOS) oder den Play Store (Android).
-
Suche nach der App Xentral Warehouse.
-
Tippe auf Installieren.
Die App wird heruntergeladen und auf deinem Gerät installiert.
Damit sich ein Benutzer in die Warehouse App einloggen kann, benötigt er einen persönlichen Mobile-Device-QR-Code und eine PIN aus Xentral.
Wichtig
Falls du keine Berechtigung hast, um die Benutzerverwaltung aufzurufen, kannst du die folgenden Schritte nicht durchführen. Besprich das weitere Vorgehen in diesem Fall mit dem Admin deiner Xentral-Instanz.
-
Öffne in Xentral das Menü Einstellungen > Grundeinstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten.
-
Öffne den gewünschten Benutzer, indem du rechts auf das Stift-Symbol klickst.
-
Klicke auf den Tab Mobile Apps.
-
Falls noch kein QR-Code angezeigt wird, klicke auf Mobile Device Token erstellen.
Der QR-Code wird generiert und angezeigt.
-
Gib im Feld PIN (4 Stellen, numerisch) die gewünschte PIN ein, die der Benutzer später für den App-Login verwenden wird.
-
Klicke auf PIN aktualisieren.
Die eingegebene PIN wird dem Benutzer zugewiesen.
Tipp
Du kannst den QR-Code ausdrucken, sodass der Lagermitarbeiter ihn auf seine Zugangskarte kleben und jederzeit scannen kann, wenn er mit der App arbeiten möchte. So wird der Login in die App deutlich beschleunigt und vereinfacht.
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Öffne die Warehouse App auf deinem mobilen Gerät.
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Tippe auf den Bildschirm, um den Kamera-Scanner zu öffnen (auf MDE-Geräten kannst du den QR-Code auch direkt mit dem Hardware-Scanner scannen).
-
Scanne den Mobile-Device-QR-Code, den du wie im Kapitel Mobile-Device-QR-Code und PIN einrichten beschrieben erstellt hast.
Der PIN-Bildschirm mit der Begrüßung Hallo, ‹Name› 👋 wird angezeigt.
-
Gib die 4-stellige PIN ein.
Mit der vierten Ziffer wird die Anmeldung automatisch ausgelöst - eine separate Bestätigung ist nicht nötig.
Anmerkung
Bei einer falschen PIN färbt sich die Anzeige kurz rot und zeigt Falscher PIN Code / Noch einmal versuchen. Nach 3 Fehlversuchen kehrt die App zum QR-Scan-Bildschirm zurück. Der QR-Code muss dann erneut gescannt werden. Eine dauerhafte Sperre gibt es nicht.
Wichtig
Die Sitzung wird aus Sicherheitsgründen nicht auf dem Gerät gespeichert. Wird die App beendet oder neu gestartet, ist eine erneute Anmeldung per QR-Code und PIN nötig.
Nach der Anmeldung zeigt die App den Startbildschirm Modul auswählen mit vier Kacheln:
Kachel |
Öffnet |
|---|---|
|
Wareneingang |
Die Bestellliste für den Wareneingang (siehe Kapitel Bestellliste) |
|
Lagerverwaltung |
Das Menü mit den Funktionen zum Ein-, Aus- und Umlagern sowie Lagerinhalt (siehe Kapitel Lagerverwaltung) |
|
Retouren |
Die Retourenliste (siehe Kapitel Retourenliste und Suche) |
|
Schneller Wareneingang |
Den bestellungsunabhängigen Wareneingang (siehe Kapitel Schneller Wareneingang) |
Oben rechts findest du das Zahnrad zu den Einstellungen (siehe Kapitel Einstellungen und Rechte). Fehlen dir erforderliche Xentral-Rechte, zeigt das Zahnrad ein rotes !-Symbol.
Direkt nach der Anmeldung lädt die App deine Stammdaten für das Offline-Scannen herunter: Zuerst folgen Lager und Regale, danach Projekte und zuletzt der Produktstamm. Sind auf dem Gerät bereits Regale vorhanden, überspringt die App die automatische Regal-Synchronisierung beim Start. Eine manuelle Aktualisierung ist jederzeit über Regale synchronisieren in den Einstellungen möglich (siehe Kapitel Regale synchronisieren).
Tipp
Scannst du ein frisch angelegtes Produkt oder einen frisch angelegten Lagerplatz und die App findet ihn nicht, synchronisiere die Stammdaten erneut: Für Produkte meldest du dich neu an, für Regale nutzt du Regale synchronisieren in den Einstellungen.
Die Kachel Wareneingang auf dem Startbildschirm öffnet die Liste Bestellungen mit allen Einkaufsbestellungen aus Xentral.
Jede Karte zeigt Belegnummer, Status-Badge, Lieferant und Belegdatum. Über die Leiste Sortieren nach: filterst du nach Belegstatus (Alle, Angelegt, Abgeschlossen, Freigegeben, Versendet, Storniert). Die Standard-Sortierung ist Alle.
Das Suchfeld Suchen… durchsucht Belegnummer und Lieferantenname. Auch ein Scan (Hardware-Scanner oder Kamera über das Scan-Symbol) trägt den gescannten Code direkt in die Suche ein. Tippe auf eine Karte, um die Bestellung zur Bearbeitung zu öffnen.
Nach dem Öffnen einer Bestellung zählst du die gelieferten Artikel, erfasst je nach Produkt MHD, Charge oder Seriennummern, weist Lagerplätze zu und buchst die Positionen ein.
Im Kopfbereich siehst du die Bestellnummer, den Lieferanten, den Bestellstatus und die Schaltfläche Alle einbuchen. Darunter befinden sich zwei auf- und zuklappbare Bereiche: Offene Bestellpositionen (rot) und Gebuchte Bestellpositionen (grün). Eine feststehende Hinweiszeile führt dich durch den jeweils nächsten Schritt, zum Beispiel Produkt auswählen, MHD/Charge hinzufügen oder Regal scannen oder auswählen.
Ein Scan wird in dieser Reihenfolge ausgewertet:
-
Ist an einer Position der Serien-Scan aktiv, übernimmt die App den Code als Seriennummer.
-
Erkennt die App einen GS1-Barcode, liest sie daraus GTIN sowie - falls enthalten - Charge, MHD, Seriennummer und Menge aus und füllt die passende Position automatisch (siehe Kapitel GS1-Barcodes).
-
Entspricht der Code einer Regal-Bezeichnung, weist die App den Lagerplatz der ausgewählten Position (bzw. dem angehefteten Lagerplatz) zu.
-
Andernfalls gleicht die App den Code als Artikelnummer, EAN oder Fremdnummer gegen die offenen Positionen ab.
Die Liste springt dabei automatisch zur getroffenen Position. Passt ein gescannter Code zu mehreren offenen Positionen, öffnet sich die Auswahl Mehrere Positionen gefunden, in der du die richtige Position antippst.
Anmerkung
Passt ein gescannter Code zu keiner offenen Position, zeigt die App Produkt in dieser Bestellung nicht gefunden. Ist ein gescannter Lagerplatz lokal nicht bekannt, hilft in der Regel Regale synchronisieren (siehe Kapitel Regale synchronisieren).
Welche Erfassung eine Position verlangt, bestimmen die Produktstammdaten in Xentral (Chargenpflicht, MHD-Pflicht, Seriennummernmodus):
-
Einfaches Produkt: Mengenzähler mit −/+ und Direkteingabe. Jeder passende Produktscan erhöht die Menge um 1.
-
Produkt mit MHD/Charge: Über die Schaltfläche an der Position öffnet sich der Dialog MHD & Charge erfassen mit den Feldern MHD (Datumsauswahl), Charge und Menge. Bestätige mit Hinzufügen. Jeder Eintrag erscheint als eigene Karte mit eigenem Zähler. Eine Menge über der offenen Restmenge wird automatisch auf die Restmenge reduziert.
-
Seriennummern-Produkt: Ein Schalter aktiviert den Serien-Scan. Jeder Scan fügt eine Seriennummer hinzu, die Menge ergibt sich aus der Anzahl der erfassten Seriennummern. Doppelte Nummern werden abgelehnt (Seriennummer existiert bereits).
Achtung
Es kann nie mehr erfasst werden, als noch offen ist. Beim Überschreiten der erwarteten Menge - per Scan oder Direkteingabe - weist dich die App darauf hin und der Zähler blinkt kurz rot.
Du kannst einen Lagerplatz pro Position über das Lagerplatz-Symbol zuweisen, das die Bestandsansicht mit vorhandenen Lagerplätzen des Produkts öffnet. Alternativ heftest du über die Leiste Auf einen Lagerplatz buchen einen gemeinsamen Lagerplatz an, der automatisch für alle offenen Positionen übernommen wird - auch für danach gescannte.
Beim Lösen der Anheftung fragt dich die App, ob die bereits zugewiesenen Lagerplätze Behalten oder Entfernen werden sollen.
Die grüne Schaltfläche Einbuchen an einer Position ist aktiv, sobald eine Menge größer als 0 erfasst und ein Lagerplatz zugewiesen ist. Über Alle einbuchen im Kopfbereich buchst du alle vorbereiteten Positionen gleichzeitig. Sind nicht alle offenen Positionen vollständig vorbereitet, warnt dich die App:
Anmerkung
Wird weniger als die Bestellmenge gebucht, bleibt die Position mit der Restmenge offen und kann später weiter gebucht werden (Teillieferung).
Sind keine offenen Positionen mehr vorhanden, erscheint die Schaltfläche Abschließen, mit der du die Bestellung in Xentral abschließt.
Über das Scan-Symbol kannst du außerdem in den Modus Dokument wechseln, um zum Beispiel einen Lieferschein zu fotografieren und an die Bestellung anzuhängen (siehe Kapitel Dokumente scannen und hochladen).
Die Kachel Schneller Wareneingang auf dem Startbildschirm öffnet einen bestellungsunabhängigen Wareneingang: Artikel scannen oder suchen, zählen, Lagerplatz zuweisen und direkt einbuchen - ganz ohne zugehörige Bestellung.
-
Optional: Heftest du über Auf einen Lagerplatz buchen einen Lagerplatz an, gilt er für alle - auch später hinzugefügte - Positionen.
-
Stelle im Feld Eingangsdatum das gewünschte Datum ein. Vorbelegt ist das heutige Datum. Wählbar ist jedes Datum zurück bis zum 1. Januar des Vorjahres.
-
Füge über das Suchfeld Produkt suchen oder per Scan Artikel als Positionen hinzu.
-
Erfasse je nach Produkt die Menge, MHD/Charge oder Seriennummern und weise jeder Position über das Lagerplatz-Symbol oder per Scan einen Lagerplatz zu. Über das X entfernst du eine Position wieder.
-
Tippe auf Einbuchen, sobald jede Position eine Menge größer als 0 und einen Lagerplatz hat.
Nach erfolgreicher Buchung erscheint kurz eine grüne Erfolgsanimation. Danach ist das Formular leer und bereit für den nächsten Vorgang.
Wichtig
Verlässt du den Bildschirm mit bereits erfassten, aber noch nicht eingebuchten Positionen, warnt dich die App mit dem Dialog Ungespeicherte Daten.
Die Kachel Retouren öffnet die Liste der Retouren aus Xentral. Von hier aus öffnest du eine Retoure zur Bearbeitung (siehe Kapitel Retoure verarbeiten) oder legst - wenn zu einem gescannten bzw. gesuchten Beleg noch keine Retoure existiert - eine neue Retoure an (siehe Kapitel Retoure erstellen).
Jede Karte zeigt Belegnummer, Status-Badge, Kunde, Belegdatum und Bearbeitungsfortschritt. Über die Filterleiste Sortieren nach: filterst du nach Belegstatus (Alle, Angelegt, Abgeschlossen, Freigegeben, Storniert).
Das Suchfeld Suchen… filtert ab 3 Zeichen nach Belegnummer, Kundennummer und Kundenname. Passende Treffer werden im Text hervorgehoben.
Findet die normale Suche keine Retoure, sucht die App automatisch belegübergreifend in Xentral - nach Adresse, Lieferschein, Rechnung, Auftrag, Sendungsnummer, Gutschrift und Ersatzauftrag:
-
Beleg gehört zu einer vorhandenen Retoure: Die Retoure erscheint in der Liste mit dem Hinweis Identifiziert durch: ‹Belegart› – ‹Beleg› und lässt sich direkt öffnen.
-
Beleg ohne Retoure: Der Treffer erscheint als Karte mit Belegart-Chip und der Schaltfläche Retoure erstellen, die die Retourenerstellung mit diesem Beleg als Quelle startet.
Aus der erweiterten Suche heraus legst du über Retoure erstellen eine neue Retoure an. Als Quelle dient der gefundene Beleg (Adresse, Lieferschein, Rechnung, Auftrag, Sendungsnummer, Gutschrift oder Ersatzauftrag).
Führt eine Adresse zu mehreren Belegen, zeigt dir die App zunächst eine Auftragsauswahl: Jede Karte zeigt Belegnummer, Datum und Adresse. Tippe auf Auftrag auswählen, um den Beleg zu übernehmen. Über das Suchfeld Produkt suchen grenzt du die Belegliste auf Belege mit diesem Produkt ein.
-
Kreuze die gewünschte Position an. Die Retourenmenge wird mit der gelieferten Menge aus dem Beleg vorbelegt und lässt sich per Zähler anpassen (maximal die Belegmenge).
-
Tippe auf Retourengrund auswählen, um einen Retourengrund aus Xentral zuzuweisen.
Wichtig
Ein Retourengrund ist pro ausgewählter Position Pflicht. Fehlt er, markiert die App das Feld rot.
-
Optional: Über das Suchfeld Produkt suchen oder per Scan fügst du auch Produkte hinzu, die in keinem der verfügbaren Aufträge vorkommen. Die App fragt dann nach, ob mit diesem Produkt eine Retoure erstellt werden soll.
-
Tippe auf Retoure einreichen, sobald mindestens eine Position ausgewählt ist und jede ausgewählte Position eine Menge größer als 0 sowie einen Retourengrund hat.
Die App legt die Retoure in Xentral an, gibt sie frei und öffnet direkt die Retourenverarbeitung.
Beim Öffnen einer Retoure zählst du die zurückgesendeten Artikel, erfasst MHD/Charge bzw. Seriennummern, weist Lagerplätze zu und buchst jede Position einzeln ein.
Das Scannen von Artikeln und Lagerplätzen funktioniert wie im Wareneingang (siehe Kapitel Artikel zählen per Scan). Erscheint ein Produkt in mehreren Positionen, fragt dich die App:
Bei Produkten mit Chargen-/MHD-Pflicht öffnet sich der Dialog MHD & Charge erfassen mit Vorschlägen aus dem ursprünglichen Lieferschein: Die App schlägt automatisch die Chargen und MHDs aus der ursprünglichen Lieferung vor, jeder Vorschlag hat einen eigenen Mengenzähler. Zusätzlich kannst du im selben Fenster MHD und Charge auch manuell eingeben.
Einbuchen ist an einer Position aktiv, sobald eine Menge größer als 0 erfasst und ein Lagerplatz zugewiesen ist. Die Buchung legt den Wareneingang zur Retoure in Xentral an.
Der Bearbeitungsfortschritt einer Retoure durchläuft Angekündigt → Eingegangen → Geprüft → Erledigt. Sobald alle Positionen gebucht sind, erscheint die Karte Bestellfortschritt mit den passenden Schaltflächen, zum Beispiel Als Empfangen markieren oder Als Geprüft markieren.
Anmerkung
Den Status Erledigt setzt Xentral automatisch.
Über das Scan-Symbol kannst du auch hier in den Modus Dokument wechseln, um zum Beispiel den Retourenschein zu fotografieren und an die Retoure anzuhängen (siehe Kapitel Dokumente scannen und hochladen).
Die Kachel Lagerverwaltung öffnet ein Menü mit fünf Einträgen:
Menüpunkt |
Funktion |
|---|---|
|
Artikel einlagern |
Bestand auf einen Lagerplatz buchen |
|
Artikel auslagern |
Bestand von einem Lagerplatz entnehmen |
|
Artikel umlagern |
Bestand von einem Lagerplatz auf einen anderen umbuchen |
|
Zwischenlager umlagern |
Umlagern aus einem Zwischenlager, mit Standard-Zwischenlager |
|
Lagerinhalt |
Bestandsauskunft (siehe Kapitel Lagerinhalt (Bestandsauskunft)) |
Die vier Lager-Aktionen nutzen denselben Bildschirm mit angepassten Feldern und Schaltflächen-Beschriftungen. Am Beispiel Artikel umlagern läuft der Ablauf so:
-
Scanne oder wähle den Quelllagerplatz aus. Die App lädt die dort eingelagerten Artikel. (Beim Einlagern entfällt dieser Schritt.)
-
Suche über Artikel suchen den gewünschten Artikel oder scanne ihn. Die Tippvorschläge beschränken sich auf Artikel, die am Quelllagerplatz liegen.
-
Optional: Klappe den Bereich Lagerbestand (‹n› Regale) auf, um zu sehen, wo der Artikel überall liegt. Tippen auf eine Zeile übernimmt sie als Ziellagerplatz.
-
Erfasse die Menge - je nach Produkt über den Menge-Zähler, über MHD/Charge oder über Seriennummern.
Beim Einlagern erfasst du Chargen, MHDs und Seriennummern frei. Beim Aus- und Umlagern bietet dir die App die am Quelllagerplatz vorhandenen Werte zur Auswahl an.
-
Scanne oder wähle den Ziellagerplatz aus. (Beim Auslagern entfällt dieser Schritt.) Quell- und Ziellagerplatz müssen unterschiedlich sein.
-
Optional: Wähle über Projekt auswählen ein Projekt aus und ergänze einen Freitext-Grund.
-
Tippe auf die Aktions-Schaltfläche (Umlagern, Einlagern oder Auslagern), sobald alle Pflichtangaben vollständig sind.
Nach erfolgreicher Buchung erscheint kurz eine grüne Erfolgsanimation. Danach ist das Formular leer für den nächsten Vorgang.
Anmerkung
GS1-Barcodes funktionieren auch hier: Ein einziger Scan kann Produkt, Charge/MHD, Seriennummer und Menge gleichzeitig übernehmen (siehe Kapitel GS1-Barcodes).
Wichtig
Verlangt ein Produkt Seriennummern, sind am Quelllagerplatz aber keine hinterlegt, meldet die App: Dieses Produkt erfordert Seriennummern, aber am Quelllagerplatz sind keine verfügbar. Eine Umlagerung ist nicht möglich.
Das Umlagern erfolgt technisch in zwei Schritten: Erst wird der Bestand von der Quelle ausgebucht, danach am Ziel eingebucht. Schlägt das Einbuchen fehl - zum Beispiel durch einen Verbindungsabbruch -, zeigt dir die App den Dialog Umlagerung unvollständig. Erneut versuchen wiederholt nur das ausstehende Einbuchen. Trotzdem schließen verlangt eine zweite Bestätigung, da der Bestand dann im Transit verbleibt.
Achtung
Schließt du den Dialog trotz der Warnung, ist der Bestand vom Quelllagerplatz bereits entfernt, aber noch nicht am Ziel eingelagert. Korrigiere den Bestand in diesem Fall anschließend manuell in Xentral.
Zusätzlich zum normalen Umlagern gilt bei Zwischenlager umlagern:
-
Als Quelle sind ausschließlich Zwischenlager wählbar. Ein anderer Lagerplatz wird abgelehnt.
-
Über die +-Schaltfläche öffnest du Zwischenlager auswählen: Pro Zwischenlager kannst du Auswählen (einmalig verwenden) oder Standard speichern (als Standard-Zwischenlager anheften) wählen.
-
Das Standard-Zwischenlager bleibt auf dem Gerät gespeichert und wird beim nächsten Öffnen sowie nach jeder erfolgreichen Buchung automatisch vorausgewählt.
Wichtig
Die App erkennt Zwischenlager am Namen des Lagerplatzes - er muss mit Zwisch… (z. B. Zwischenlager 1) oder Interim… beginnen (Groß-/Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle). Anders benannte Lagerplätze erscheinen nicht als Zwischenlager.
Der Menüpunkt Lagerinhalt in der Lagerverwaltung ist eine reine Bestandsauskunft: Scanne oder suche einen Artikel oder Lagerplatz und sieh sofort, was wo liegt - inklusive Charge, MHD und Seriennummern. Es werden dabei keine Buchungen ausgeführt.
Die Tippvorschläge im Suchfeld Artikel oder Lagerplatz scannen oder suchen mischen Artikel und Lagerplätze und sind entsprechend gekennzeichnet.
Ansicht Artikel: Oben bleibt der Artikel (Bild, Nummer, Name, EAN) beim Scrollen stehen. Darunter siehst du alle Lagerplätze mit Regalname, Lager und Bestandsmenge. Tippen auf einen Lagerplatz lädt dessen Detaildaten nach und klappt sie auf.
Ansicht Lagerplatz: Oben bleibt der Lagerplatz (Regal und Lager) stehen. Darunter siehst du alle dort liegenden Artikel mit Menge und Detaildaten.
Sofern vorhanden, zeigen dir die Detailzeilen pro Bestand Charge, Haltbar bis (MHD), Menge und Seriennummern. Bestände mit gleicher Charge und gleichem MHD fasst die App zusammen.
Im Wareneingang und in der Retourenverarbeitung kannst du Dokumente - zum Beispiel Lieferscheine oder Retourenscheine - mit der Kamera erfassen und direkt an den Beleg in Xentral anhängen.
-
Öffne in der Bestellungs- bzw. Retourenverarbeitung das Scan-Symbol und schalte oben auf Dokument um (statt Barcode / QR).
-
Wähle im Dialog Dokumentformat auswählen das gewünschte Format: Bild oder PDF.
-
Fotografiere das Dokument. Im Format Bild erfasst du eine Seite pro Upload. Im Format PDF kannst du mehrere Seiten zu einem Dokument zusammenfassen.
-
Fülle im anschließenden Upload-Formular die Felder aus:
Feldbezeichnung
Beschreibung
Schlagwort
Vorbelegt mit Sonstige Datei. Weitere Werte sind Anhang und Deckblatt
Dateiname
Pflichtfeld
Titel
Vorbelegt mit aktuellem Datum und Uhrzeit
Beschreibung
Optional
Die Datei wird an die geöffnete Bestellung bzw. Retoure in Xentral angehängt.
Anmerkung
Bilder werden vor dem Upload automatisch komprimiert. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB.
Schlägt ein Upload fehl - zum Beispiel ohne Internetverbindung -, merkt sich die App den Upload lokal. In der App-Leiste erscheint dann ein Wolken-Symbol mit gelbem Zähler-Badge. Tippen darauf öffnet die Liste Fehlgeschlagene Uploads mit den Aktionen Erneut versuchen und Löschen pro Eintrag.
Tipp
Fehlgeschlagene Uploads bleiben auch nach dem Schließen der App lokal gespeichert und werden 30 Tage aufbewahrt. Sie erscheinen automatisch beim erneuten Öffnen des zugehörigen Belegs.
Das Zahnrad oben rechts auf dem Startbildschirm öffnet die Einstellungen. Oben stehen die verbundene Xentral-Instanz sowie Benutzername und E-Mail des angemeldeten Benutzers.
Eintrag |
Funktion |
|---|---|
|
Rechte |
Übersicht der Xentral-Berechtigungen (siehe Kapitel Rechte) |
|
Sprache |
Sprachauswahl: Deutsch oder Englisch |
|
Design |
Umschalter zwischen hellem und dunklem Design |
|
Schriftgröße |
Schieberegler von 0,5x bis 2,0x |
|
Scanner-Einstellungen |
Bluetooth-Scanner suchen und verbinden (siehe Kapitel Scanner-Einstellungen) |
|
Regale synchronisieren |
Lager und Regale erneut herunterladen (siehe Kapitel Regale synchronisieren) |
|
Abmelden |
Abmelden und zurück zum QR-Login |
Anmerkung
Design und Schriftgröße bleiben auf dem Gerät gespeichert. Die Sprachauswahl gilt sofort, wird aber nicht dauerhaft gespeichert: Nach einem App-Neustart folgt die App wieder der Gerätesprache.
Der Eintrag Rechte zeigt dir pro Xentral-Modul deine Berechtigungen als angemeldeter Benutzer:
-
Erteilt (grün): Berechtigung vorhanden.
-
Verweigert (rot): Erforderliche Berechtigung fehlt.
-
Fehlt mit Zusatz optional (gelb): Optionale Berechtigung fehlt. Die App funktioniert trotzdem.
Geprüft werden unter anderem die Module Bestellung, Retoure, Wareneingang, Lager, Artikel, Benutzer, Lieferschein, Auftrag und Rechnung. Fehlen dir erforderliche Rechte, zeigt das Zahnrad ein rotes !-Symbol.
Anmerkung
Administratoren sehen an dieser Stelle stattdessen den Hinweis Du hast vollen Administratorzugriff.