Mit dem Agent Hub kannst du eingehende E-Mails automatisch verarbeiten und beantworten lassen. Dafür erhält jede Agent-Hub-Instanz eine eigene E-Mail-Adresse, an die du Nachrichten aus deinem bestehenden Postfach weiterleitest.
Die Einrichtung erfolgt direkt in deinem bestehenden Mail-System, zum Beispiel in Gmail oder Microsoft 365. Du musst dafür kein bestehendes Postfach migrieren oder neu aufsetzen. Deine bisherigen E-Mail-Adressen bleiben wie gewohnt bestehen. Neue Nachrichten werden zusätzlich an den Agent Hub weitergeleitet.
Dieses Verfahren ist auch bei vielen Ticket-, Helpdesk- und KI-Systemen üblich.
Tipp
Starte am besten mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall und einer einzelnen E-Mail-Adresse.
Gut geeignet sind zum Beispiel:
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Retourenanfragen
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Supportanfragen
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Bestellungen
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Lieferantenanfragen
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interne Servicepostfächer
Beispiel:
retoure@firma.de → weiterleiten an deine Agent-Hub-Adresse
oder
support@firma.de → weiterleiten an deine Agent-Hub-Adresse
So kannst du den Agent Hub gezielt für einen konkreten Prozess testen und später schrittweise erweitern.
Jede Agent-Hub-Instanz hat eine eigene E-Mail-Adresse. An diese Adresse leitest du Nachrichten aus deinem bestehenden Postfach weiter.
Beispiel:
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Deine bestehende Adresse:
support@firma.de -
Agent-Hub-Adresse:
abc123@agenthub.xentral.com
Wenn ein Kunde an support@firma.de schreibt, wird die Nachricht automatisch an den Agent Hub weitergeleitet und dort verarbeitet.
Du kannst selbst entscheiden, welche Nachrichten weitergeleitet werden. Entweder leitest du alle E-Mails einer Adresse weiter oder nur bestimmte Nachrichten, zum Beispiel anhand von Absender, Betreff oder Empfängeradresse.
Die Weiterleitung richtest du direkt bei deinem Mailanbieter ein.
In Gmail oder Google Workspace findest du die Einstellung in der Regel unter:
Einstellungen → Weiterleitung und POP/IMAP
Dort kannst du die Agent-Hub-Adresse als Weiterleitungsadresse hinzufügen und anschließend die automatische Weiterleitung aktivieren.
Viele Unternehmen nutzen zusätzlich folgende Einstellungen:
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Kopie der E-Mail im ursprünglichen Postfach behalten
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weitergeleitete Nachrichten automatisch als gelesen markieren
Auch in Microsoft 365 oder Outlook kannst du Regeln anlegen, die eingehende Nachrichten automatisch an den Agent Hub weiterleiten. Das funktioniert zum Beispiel über Outlook-Regeln, Posteingangsregeln oder das Exchange Admin Center.
Tipp
Du kannst die Weiterleitung für alle E-Mails einer Adresse einrichten oder gezielt Regeln verwenden, zum Beispiel:
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nur Bestellungen
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nur Rechnungen
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nur bestimmte Absender
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nur bestimmte Betreffzeilen
Für ausgehende E-Mails richtest du in Xentral ein Versandkonto ein. Darüber legst du fest, über welches Postfach Antworten verschickt werden und welche Absenderadresse sichtbar ist.
Der Ablauf ist dann:
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Ein Kunde schreibt an deine bestehende E-Mail-Adresse, zum Beispiel
support@firma.de. -
Die E-Mail wird automatisch an den Agent Hub weitergeleitet.
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Der Agent Hub verarbeitet die Nachricht.
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Die Antwort wird über das in Xentral eingerichtete Versandkonto verschickt.
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Antwortet der Kunde erneut, geht die Antwort wieder an deine bestehende E-Mail-Adresse und wird erneut an den Agent Hub weitergeleitet.
So bleibt die gesamte Unterhaltung zusammenhängend.
Alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten werden automatisch in der Xentral COM dokumentiert. Dadurch stehen dir frühere Nachrichten, Antworten und Anhänge direkt im jeweiligen Kontext zur Verfügung.
Der Agent Hub arbeitet mit einer Weiterleitungs-Architektur und nicht mit einer direkten IMAP- oder Exchange-Synchronisierung.
Das bedeutet:
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Es wird keine direkte Verbindung zu deinem Postfach hergestellt.
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Es werden keine historischen E-Mails synchronisiert.
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Verarbeitet werden nur neue Nachrichten, die an die Agent-Hub-Adresse weitergeleitet werden.
Die Weiterleitung funktioniert mit nahezu allen gängigen Mailanbietern, unter anderem:
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Google Workspace / Gmail
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Microsoft 365 / Exchange
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klassische IMAP-Mailserver
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Hosting-Anbieter mit Mailregeln
Dadurch lässt sich der Agent Hub einfach in bestehende Mail-Infrastrukturen integrieren.
Damit du den Agent Hub nutzen kannst, benötigst du bestimmte Berechtigungen in Xentral.
Es gibt dafür zwei Möglichkeiten:
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Administrator-Zugriff: Wenn dein Benutzerkonto Administratorrechte hat, sind automatisch alle benötigten Berechtigungen vorhanden.
ODER
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Einzelne Berechtigungen: Falls du kein Administrator bist, müssen folgende Rechte gesetzt sein:
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Adressen → Recht "list"
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Aufträge → Recht "list"
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Lieferscheine → Recht "list"
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Artikel → Recht "list"
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Analytics Platform → Recht "all"
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Hinweis
Wichtig: Alle genannten Berechtigungen müssen gleichzeitig aktiv sein.