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So startest du mit KI in Xentral

  • Aktualisiert

Hinweis

Zugriff auf die KI-Funktionen: Um die KI-Funktionen in Xentral nutzen zu können, musst du für die Beta-Phase freigeschaltet sein.

Voraussetzung: Deine Instanz ist für die KI-Funktionen aktiviert und du hast Zugriff auf die neuen Features. Falls dies noch nicht der Fall ist, kontaktiere uns bei Interesse unter: support@xentral.com

In diesem Artikel:

So findest du die KI-Funktionen in Xentral

Los geht’s - hier siehst du, wo du die KI-Funktionen findest und wie du sie öffnest.

Schritte:

  1. Logge dich in deine Xentral-Instanz ein.

  2. Im Hauptmenü auf der linken Seite findest du ein neues KI-Icon, über das du den Menüpunkt KI-Agenten aufrufen kannst. Optional: Auf der Startseite siehst du eine erste KI-Information als Einstieg in die neuen Funktionen (Dashboardkachel).

  3. Zusätzlich findest du oben rechts neben deinem Profil ein weiteres KI-Icon (Co-Pilot). Klicke auf dieses Icon, um den KI-Chat als Sidebar zu öffnen und direkt mit dem Co-Pilot (Chat) zu arbeiten.

dashboard_AI_xentral_startseite_dashboard_002.png
chat_AI_xentral_startseite_dashboard_001.png

Erste Schritte mit dem KI Co-Pilot (Chat)

Tipp

Nutze den KI-Chat, wenn du aktiv Fragen zu deinem Geschäft stellen, Auswertungen erhalten oder Aufgaben direkt im ERP anstoßen möchtest.

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chat_businessuebersicht_inxentral_sidebar.png

Mit dem KI Co-Pilot kannst du schnell Informationen abrufen, Auswertungen erstellen und Aufgaben direkt ausführen.

So startest du:

  1. Öffne den KI-Chat (Co-Pilot) über das entsprechende Menü-Icon.

  2. Klicke in das Chat Eingabefeld „Nachricht oder Befehl…“.

  3. Formuliere deine Anfrage möglichst konkret, z. B.:

    1. „Gib mir eine Übersicht meiner Umsätze der letzten 14 Tage“

    2. „Erstelle ein Briefing für Kunde [Name]“

    3. „Lege einen Auftrag für Kunde [Name] mit Artikel X an“

Analysen und Zusammenfassungen werden direkt angezeigt Vorschläge für nächste Schritte oder Aktionen werden hervorgehoben. Eine Aktion für deinen Kunden wird als Aufgabe angelegt wie eine eingehende E-Mail.

Starte mit einfachen Fragen oder klaren Aufgaben. Je konkreter deine Anfrage ist, desto präziser kann der Co-Pilot dir helfen.

Du kannst auch bestehende Inhalte (z. B. E-Mails oder Anfragen) direkt in den Chat kopieren, um daraus Aufgaben oder Auswertungen erstellen zu lassen.

Erste Schritte mit Kundenanfragen (E-Mails)

Tipp

Nutze die E-Mail-Agenten, wenn eingehende Kundenanfragen automatisch analysiert, strukturiert und für dich zur Bearbeitung vorbereitet werden sollen.

Tipp

So entstehen Antwortvorschläge und Empfehlungen

Für jede Anfrage erhältst du automatisch einen Antwortvorschlag und eine Handlungsempfehlung. Diese basieren auf drei zentralen Quellen:

  • der konkreten Anfrage deines Kunden

  • den verfügbaren Daten in Xentral (z. B. Aufträge, Kunden, Status)

  • deinen hinterlegten Firmenguidelines aus der Wissensdatenbank

Daraus erstellt die KI eine Bewertung mit Confidence Score, eine passende Antwortvorlage sowie eine konkrete Empfehlung für das weitere Vorgehen.

agent_handlungsempfehlung_002.png

So startest du:

  1. Klicke oben auf Inbox.

  2. Sende eine Kundenanfrage an die für deine Instanz bereitgestellte E-Mail-Adresse.

  3. Die E-Mail wird automatisch als Aufgabe im System angelegt.

  4. Warte kurz, bis die Anfrage verarbeitet wurde, und prüfe: welcher Agent die Anfrage übernommen hat, welche Zusammenfassung erstellt wurde, welche Handlungsempfehlung vorgeschlagen wird.

  5. Du erhältst zu jeder Anfrage auch einen Antwortvorschlag. Diesen kannst du an den Kunden senden oder bearbeiten - alternativ kannst du die Anfrage auch als erledigt markieren.

https://help.xentral.com/hc/article_attachments/27222503940764

Wenn sich eine Anfrage in Bearbeitung eines Agenten befindet, wird sie dir in der Warteschlange angezeigt.

warteschlange_KI_001.png

Beispiele: Lieferung eines defekten Artikels - Kunde sendet Foto und Retoure zurück.

defekter_artikel_geliefert.png

Erste Schritte deine Wissensdatenbank

Mit dem Learning Loop und der Wissensdatenbank trainierst du deine KI-Agenten und verbesserst kontinuierlich ihre Antworten.

  1. Öffne den Menüpunkt Learning Loop in Xentral.

  2. Verschaffe dir einen Überblick über deine bestehende Wissensdatenbank.

  3. Klicke auf bearbeiten, um einen bestehenden Eintrag anzupassen oder + Neuen Eintrag, um neues Wissen hinzuzufügen.

  4. Wähle den passenden Typ:

    1. Unternehmen für allgemeine Informationen (z. B. Kommunikationsstil, Prozesse)

    2. Fachwissen für Produktinformationen, FAQs oder konkrete Antworten

  5. Formuliere deinen Wissensbaustein als klare Frage-Antwort oder Anweisung.

  6. Speichere den Eintrag, damit deine Agenten ihn direkt nutzen können.

Learning-Loop.png

Hinweis

Hier sind konkrete Beispiele für Unternehmenswissen, das im Learning Loop sinnvoll ist:

Kommunikationsstil:

  • „Wir sprechen Kunden immer in der Du-Form an.“

  • „Antworten sollen freundlich, kurz und lösungsorientiert sein.“

  • „Keine Emojis im B2B-Kontext verwenden.“

  • „Bei Beschwerden immer empathisch starten.“

Unternehmenskontext:

  • „Wir sind ein D2C E-Commerce Unternehmen für Möbel.“

  • „Unsere Hauptmärkte sind Deutschland und Österreich.“

  • „Versand erfolgt ausschließlich mit DHL und DPD.“

  • "Unsere Marken heissen [Marke1], [Marke2], [Marke3]"

  • "Unsere Webseiten sind [www.unserefirmamuster.de] und [www.unserefirmamuster2.de]"

Sonderregeln & Ausnahmen:

  • „Keine Rückerstattung bei individuell gefertigten Produkten“

  • „Kulanzentscheidungen nur bei Stammkunden“

  • „Bei fehlendem Tracking nach 3 Tagen aktiv werden“

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