Diese KI-Funktionen bilden die Grundlage für automatisierte Abläufe, datenbasierte Entscheidungen und konsistente Kundenkommunikation in deinem xentral.
-
KI-Chat (Co-Pilot) – Analysiere deine Daten, stelle Fragen und führe Aufgaben direkt im ERP aus
-
E-Mail-Agenten für Kundenanfragen – Automatisiere die Bearbeitung eingehender Anfragen und erhalte strukturierte Vorschläge
-
Learning Loop & Wissensdatenbank – Baue dein Unternehmenswissen auf und trainiere deine KI-Agenten kontinuierlich
Der KI-Chat (Xentral Co-Pilot) unterstützt dich bei der Analyse, Planung und Umsetzung deiner täglichen Aufgaben im ERP.
Du kannst dem Chat Fragen zu deinem Geschäft stellen, z. B. zu Umsätzen, Kunden, Aufträgen oder laufenden Prozessen. Der Co-Pilot greift dabei auf deine ERP-Daten zu und liefert dir direkt verständliche Antworten, Auswertungen oder Zusammenfassungen.
Zusätzlich kannst du über den Chat konkrete Aktionen ausführen, z. B. Aufträge anlegen oder Automatisierungen erstellen. Auch individuelle Anfragen oder Aufgaben lassen sich einfach per Texteingabe starten.
So kannst du Informationen schneller abrufen, Zusammenhänge verstehen und Aufgaben direkt aus dem Chat heraus erledigen – ohne zwischen verschiedenen Modulen wechseln zu müssen.
Tipp
So stellst du deine ersten Anfragen und führst Aktionen aus: Erste Schritte mit dem KI Co-Pilot (Chat)
Er erkennt automatisch relevante Informationen aus der Nachricht, z. B. Bestellnummer, Kundendaten, Versanddienstleister und Trackingnummer. Anschließend gleicht der Agent die Daten mit Xentral und – falls verfügbar – mit dem Versanddienstleister ab (bei Versandart DHL verfügbar - wenn du die Versandart in Xentral angelegt und mit deinem DHL Account verbunden hast).
Auf dieser Basis erstellt er eine kurze Zusammenfassung, bewertet den aktuellen Lieferstatus und schlägt die nächsten Schritte vor, z. B. den Kunden zu informieren oder den Versanddienstleister zu kontaktieren.
So kannst du Lieferanfragen schneller prüfen und beantworten, ohne alle Informationen manuell zusammensuchen zu müssen.
Er erkennt automatisch relevante Informationen aus der Kundennachricht, z. B. Kundendaten, Bestellnummer, betroffene Artikel, Reklamationsgrund und hochgeladene Bilder. Anschließend prüft der Agent passende Regeln oder Prozesse, etwa Widerruf, Umtausch oder Ersatzlieferung.
Auf dieser Basis erstellt er eine Zusammenfassung, gibt eine Entscheidungsempfehlung und schlägt die nächsten Schritte vor, z. B. eine Rücksendung einzuleiten oder eine neue Bestellung für den Austausch zu erstellen.
Der Agent prüft deine hinterlegten Retouren- und Reklamationsregeln, z. B. Rückgabefristen von 14 Tagen oder Reklamationsfristen von 2 Jahren. Wenn keine Regel zutrifft, erhältst du eine Meldung mit entsprechender Handlungsempfehlung.
So kannst du Retouren und Reklamationen schneller, strukturierter und konsistenter bearbeiten.
Er erkennt automatisch relevante Informationen aus der Kundennachricht, z. B. Kundendaten, gewünschte Artikel, Mengen und weitere Angaben zur Bestellung. Anschließend gleicht der Agent die Informationen mit deinen Daten in Xentral ab und bereitet den Auftrag vor.
So kann der Agent für bestehende Kunden einen neuen Auftrag mit den angegebenen Artikeln anlegen, wenn ein Kunde beispielsweise per E-Mail Produkte aus deinem Sortiment bestellt.
Alternativ kannst du eine Bestellanfrage auch direkt in den Chat kopieren und den Agenten bitten, daraus einen Auftrag zu erstellen.
So kannst du neue Bestellungen schneller, strukturierter und mit weniger manueller Dateneingabe erfassen.
Er erkennt automatisch relevante Informationen aus der Kundennachricht, z. B. angefragte Artikel, Produkteigenschaften oder konkrete Fragen zur Nutzung, Verfügbarkeit oder Kompatibilität. Anschließend greift der Agent auf deine Produktdaten aus dem ERP, hinterlegte FAQ-Seiten sowie Produktwissen aus deiner Wissensdatenbank zu.
So kann der Agent passende Antworten formulieren, die auf deinen aktuellen Produktinformationen und deiner definierten Kundenkommunikation basieren.
Auf dieser Basis erstellt der Agent eine Zusammenfassung der Anfrage und schlägt eine passende Antwort vor, z. B. zu Produkteigenschaften, Größen, Materialien, Zubehör oder häufig gestellten Fragen.
So kannst du Produktfragen schneller, konsistenter und mit weniger manuellem Rechercheaufwand beantworten.
Tipp
So leitest du Kundenanfragen weiter und lässt sie automatisch verarbeiten: Erste Schritte mit Kundenanfragen (E-Mails)
In der Wissensdatenbank hinterlegst du alle Informationen, die deine KI-Agenten benötigen, um in deinem Sinne zu arbeiten. Dabei unterscheidest du zwischen zwei zentralen Bereichen: Dein Unternehmenswissen und dein Produkt- und Fachwissen
Hier speicherst du allgemeine Informationen über dein Unternehmen, z. B.: Kommunikationsstil (z. B. Du/Sie-Ansprache); Marken, Firmenstruktur und Rollen; Business-Modell oder interne Richtlinien. Dieses Wissen hilft den Agenten, konsistent und passend zu deiner Marke zu agieren.
Hier hinterlegst du alles rund um deine Produkte und den Umgang mit Kundenanfragen: Produktinformationen und häufige Fragen (FAQ); Antwortvorlagen für typische Kundenanliegen (z. B. Gutscheine, Retouren, Größenfragen); Konkrete Handlungsanweisungen (z. B. Verweise auf Website oder Tools). Zusätzlich definierst du hier deine Guidelines für die Kundenkommunikation, also wie Anfragen beantwortet werden sollen.
Der Learning Loop hilft dir, deine KI-Agenten laufend zu verbessern.
Während du Anfragen bearbeitest – z. B. in Tasks oder E-Mails – kannst du direkt per Chat neue Wissensbausteine zu konkreten Fällen erstellen. Der Agent unterstützt dich dabei, diese Inhalte sinnvoll zu formulieren und speichert sie direkt in deiner Wissensdatenbank.
Zusätzlich erhältst du im Learning Loop Einblicke, welche Anfragen besonders häufig auftreten. So erkennst du schnell, in welchen Bereichen es sich lohnt, weiteres Wissen zu hinterlegen und deine Agenten gezielt zu optimieren.
So wächst deine Wissensbasis kontinuierlich – basierend auf deinem echten Arbeitsalltag.
Tipp
So baust du deine Wissensdatenbank auf und verbesserst deine Agenten kontinuierlich: Erste Schritte Wissensdatenbank