Der Agent Hub verarbeitet eingehende E-Mails automatisch und beantwortet sie mithilfe von KI – direkt aus Xentral heraus. Damit er auf deine Nachrichten zugreifen kann, verbindest du dein bestehendes Postfach über eine Weiterleitungsregel mit dem Agent Hub. Deine bestehenden E-Mail-Adressen und deine Mail-Infrastruktur bleiben dabei vollständig unverändert. Hier erfährst du, wie du die E-Mail-Anbindung einrichtest, Blockierregeln für die Vorfilterung eingehender E-Mails anlegst und welche Berechtigungen du benötigst.
Mit dem Agent Hub kannst du eingehende E-Mails automatisch verarbeiten und beantworten lassen. Dafür erhält jede Agent-Hub-Instanz eine eigene E-Mail-Adresse, an die du Nachrichten aus deinem bestehenden Postfach weiterleitest.
Die Einrichtung erfolgt direkt in deinem bestehenden Mail-System, zum Beispiel in Gmail oder Microsoft 365. Du musst dafür kein bestehendes Postfach migrieren oder neu aufsetzen. Deine bisherigen E-Mail-Adressen bleiben wie gewohnt bestehen. Neue Nachrichten werden zusätzlich an den Agent Hub weitergeleitet.
Dieses Verfahren ist auch bei vielen Ticket-, Helpdesk- und KI-Systemen üblich.
Tipp
Starte am besten mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall und einer einzelnen E-Mail-Adresse.
Gut geeignet sind zum Beispiel:
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Retourenanfragen
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Supportanfragen
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Bestellungen
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Lieferantenanfragen
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interne Servicepostfächer
Beispiel:
retoure@firma.de → weiterleiten an deine Agent-Hub-Adresse
oder
support@firma.de → weiterleiten an deine Agent-Hub-Adresse
So kannst du den Agent Hub gezielt für einen konkreten Prozess testen und später schrittweise erweitern.
Jede Agent-Hub-Instanz hat eine eigene E-Mail-Adresse, die Eingangsadresse. An diese Adresse leitest du Nachrichten aus deinem bestehenden Postfach weiter. Du findest sie im Agent Hub unter Einstellungen > E-Mail Anbindung und auf der Seite Home im Bereich In 2 Schritten startklar.
Beispiel:
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Deine bestehende Adresse: support@firma.de
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Agent-Hub-Adresse: d8d3ba5z-c770-4f59-8781-f39rvdf8ea63@xentral.help
Wenn ein Kunde an support@firma.de schreibt, wird die Nachricht automatisch an den Agent Hub weitergeleitet und dort als Aufgabe verarbeitet.
Du kannst selbst entscheiden, welche Nachrichten weitergeleitet werden. Entweder leitest du alle E-Mails einer Adresse weiter oder nur bestimmte Nachrichten, zum Beispiel anhand von Absender, Betreff oder Empfängeradresse.
Damit der Agent Hub deine eingehenden E-Mails verarbeiten kann, richtest du in deinem Mailsystem eine Weiterleitung an die Agent-Hub-Adresse ein. Du entscheidest dabei selbst, ob alle E-Mails einer Adresse weitergeleitet werden oder nur bestimmte – zum Beispiel anhand von Absender, Betreff oder Empfängeradresse:
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nur Bestellungen
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nur Rechnungen
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nur bestimmte Absender
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nur bestimmte Betreffzeilen
Auch in Microsoft 365 oder Outlook kannst du Regeln anlegen, die eingehende Nachrichten automatisch an den Agent Hub weiterleiten. Das funktioniert zum Beispiel über Outlook-Regeln, Posteingangsregeln oder das Exchange Admin Center.
Schritte:
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Kopiere die Eingangsadresse im Agent Hub unter Einstellungen > E-Mail Anbindung über das Kopieren-Symbol.
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Öffne die Einstellungen deines Mailanbieters.
In Gmail oder Google Workspace navigierst du zu Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP.
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Füge die Agent-Hub-E-Mail-Adresse als Weiterleitungsadresse hinzu.
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Aktiviere die automatische Weiterleitung.
Für ausgehende E-Mails richtest du in Xentral ein Versandkonto ein. Darüber legst du fest, über welches Postfach Antworten verschickt werden und welche Absenderadresse sichtbar ist. Die Einstellungen dafür findest du im Agent Hub unter Einstellungen > E-Mail Anbindung:
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Eingangsadresse |
Die E-Mail-Adresse deiner Agent-Hub-Instanz. Leite deine E-Mails an diese Adresse weiter, damit die Agenten sie automatisch bearbeiten. Über das Kopieren-Symbol übernimmst du die Adresse in die Zwischenablage. |
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Absender-Account |
Der Xentral-E-Mail-Account, mit dem die Agenten Nachrichten versenden, wenn sich kein passender Account automatisch ermitteln lässt (siehe unten). Die verfügbaren Konten entsprechen den in Xentral hinterlegten E-Mail-Accounts. |
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BCC-Adresse (optional) |
Alle von den Agenten versendeten E-Mails werden zusätzlich als BCC an diese Adresse zugestellt. Nützlich für interne Dokumentation oder Qualitätskontrolle. |
Die Agenten antworten automatisch über das Postfach, von dem die E-Mail an den Agent Hub weitergeleitet wurde. Voraussetzung: Diese Adresse ist in Xentral als E-Mail-Account hinterlegt. Leitest du z. B. eine E-Mail von einkauf@firma.de weiter, wird die Antwort auch über einkauf@firma.de versendet, bei info@firma.de über info@firma.de. Den Absender-Account verwenden die Agenten nur, wenn es zur weiterleitenden Adresse keinen passenden E-Mail-Account gibt.
Der Ablauf ist dann:
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Ein Kunde schreibt an deine bestehende E-Mail-Adresse, zum Beispiel support@firma.de.
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Die E-Mail wird automatisch an den Agent Hub weitergeleitet.
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Der Agent Hub verarbeitet die Nachricht und legt im Tab Aufgaben einen Vorschlag an.
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Du prüfst den Vorschlag und gibst ihn frei. Die Antwort wird über das in Xentral eingerichtete Versandkonto verschickt.
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Antwortet der Kunde erneut, geht die Antwort wieder an deine bestehende E-Mail-Adresse und wird erneut an den Agent Hub weitergeleitet.
Tipp
Verwende für Eingang und Ausgang dieselbe E-Mail-Adresse, damit Kundenantworten automatisch über dieselbe Weiterleitung zurück zum Agent Hub gelangen. Wenn Eingangsadresse und Absender-Account unterschiedlich sind, müssen beide Adressen eine Weiterleitung zum Agent Hub haben.
So bleibt die gesamte Unterhaltung zusammenhängend.
Alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten werden automatisch in der Xentral COM dokumentiert. Dadurch stehen dir frühere Nachrichten, Antworten und Anhänge direkt im jeweiligen Kontext zur Verfügung.
Anmerkung
Hinweise für Administratoren und Key-User:
Der Agent Hub arbeitet mit einer Weiterleitungs-Architektur und nicht mit einer direkten IMAP- oder Exchange-Synchronisierung.
Das bedeutet:
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Es wird keine direkte Verbindung zu deinem Postfach hergestellt.
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Es werden keine historischen E-Mails synchronisiert.
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Verarbeitet werden nur neue Nachrichten, die an die Agent-Hub-Adresse weitergeleitet werden.
Die Weiterleitung funktioniert mit nahezu allen gängigen Mailanbietern, unter anderem:
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Google Workspace / Gmail
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Microsoft 365 / Exchange
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klassische IMAP-Mailserver
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Hosting-Anbieter mit Mailregeln
Dadurch lässt sich der Agent Hub einfach in bestehende Mail-Infrastrukturen integrieren.
Über den Tab Blockierregeln in den Einstellungen legst du feste Regeln an, die passende E-Mails verwerfen, bevor ein Agent sie sieht – ähnlich einer Blacklist. So verhinderst du zum Beispiel, dass Newsletter oder bestimmte Absender als Aufgaben verarbeitet werden.
Schritte:
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Klicke auf Regel hinzufügen.
Das Formular Blockierregel hinzufügen öffnet sich.
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Fülle die Felder im Formular aus.
-
Klicke auf Regel hinzufügen.
Die Felder im Einzelnen:
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
E-Mail-Feld prüfen |
Das E-Mail-Feld, das geprüft werden soll: Von (Absender) oder Betreff. |
|
Matching-Typ |
Legt fest, wie der Wert verglichen wird: Exakte Übereinstimmung, Enthält, Beginnt mit, Endet mit oder Regex-Muster. |
|
Wert |
Der Wert, nach dem das gewählte E-Mail-Feld geprüft wird, z. B. „spam" oder „@domain.com". |
|
Beschreibung (optional) |
Interne Beschreibung der Regel. |
|
Regel aktiv |
Aktiviere die Option, damit die Regel angewendet wird. |
Alle angelegten Regeln siehst du in einer Tabelle mit den Spalten Feld, Typ, Wert, Beschreibung, Status und Aktionen. Über die Aktionen kannst du eine Regel bearbeiten oder löschen.
Anmerkung
Beispiel: Du möchtest, dass E-Mails mit dem Betreff „SPAM" gar nicht erst von der KI verarbeitet werden. Lege eine Regel an mit E-Mail-Feld „Betreff", Matching-Typ „Enthält" und Wert „SPAM". Alle eingehenden E-Mails, deren Betreff diesen Wert enthält, werden dann vor der KI-Verarbeitung aussortiert.
Tipp
Zusätzlich zu deinen Blockierregeln sortiert der Agent Hub Spam und reine Benachrichtigungs-E-Mails, die keine Bearbeitung benötigen (z. B. Versandbenachrichtigungen oder Systemmeldungen), automatisch aus. Diese E-Mails findest du im Tab Aufgaben unter Mehr > Spam bzw. Mehr > Nicht relevant.
Ab Xentral-Version 26.41 legst du in der Benutzerverwaltung von Xentral fest, welche Benutzer den Agent Hub nutzen dürfen und welche Bereiche und Agenten sie dort sehen. Benutzer mit Administratorrechten haben automatisch alle Rechte für den Agent Hub.
Benutzer, die vor dem Update auf 26.41 bereits die Grundrechte für den Agent Hub hatten (siehe Berechtigungen in älteren Xentral-Versionen), erhalten automatisch alle Rechte im Modul Agent_hub. Du musst die Rechte nur anpassen, wenn du den Zugriff einschränken möchtest.
Schritte:
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Rufe die Benutzerverwaltung über den Pfad Einstellungen > Grundeinstellungen > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten oder über die Smart Search auf und öffne den gewünschten Benutzer.
-
Öffne den Tab Rechte.
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Klicke im Modul Agent_hub auf die Rechte, die der Benutzer erhalten soll (siehe Tabelle). Blau bedeutet erlaubt, Grau gesperrt. Jeder Klick wird sofort gespeichert.
Die Rechte gelten im Agent Hub nach etwa 5 Minuten.
Recht |
Beschreibung |
|---|---|
|
agent_hub_ui |
Zugriff auf den Agent Hub. Ohne dieses Recht ist der Agent Hub für den Benutzer gesperrt. |
|
task_list |
Zeigt den Tab Aufgaben an. |
|
agent_hub_settings |
Zeigt den Tab Einstellungen an. |
|
custom_agent_list |
Zeigt eigene Agenten und ihre Aufgaben an. |
|
custom_agent_creation |
Erlaubt, eigene Agenten zu erstellen. |
|
sales_order_agent |
Zeigt die Aufgaben des Auftrags-Agenten an. |
|
delivery_agent |
Zeigt die Aufgaben des Lieferauskunft-Agenten an. |
|
product_question_agent |
Zeigt die Aufgaben des Produktfragen-Agenten an. |
|
payment_advice_agent |
Zeigt die Aufgaben des Zahlungsavis-Agenten an. |
|
liability_agent |
Zeigt die Aufgaben des Eingangsrechnungs-Agenten an. |
|
refund_return_agent |
Zeigt die Aufgaben des Retouren-Agenten an. |
|
purchase_order_agent |
Zeigt die Aufgaben der Bestellverwaltung an. |
Fehlt einem Benutzer das Recht für einen Agenten, sieht er dessen Aufgaben nicht und kann sie nicht bearbeiten. Für den Allgemeinen Kundenservice gibt es kein eigenes Recht: Seine Aufgaben sieht jeder Benutzer mit dem Recht task_list. Den KI Co-Pilot (Chat) gibst du separat im Modul ai_platform über das Recht copilot frei.
Mehr zur Vergabe von Rechten erfährst du im Artikel Benutzerrechte Vergabe (Workflow).
In Xentral-Versionen vor 26.41 gibt es noch kein Modul Agent_hub. Dort nutzen Benutzer den Agent Hub, wenn sie Administratorrechte haben oder alle folgenden Rechte gleichzeitig:
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Adresse: Recht list
-
Auftrag: Recht list
-
Lieferschein: Recht list
-
Artikel: Recht list
-
Analytics_platform: Recht all