Der Agent Hub verarbeitet eingehende E-Mails automatisch und beantwortet sie mithilfe von KI – direkt aus Xentral heraus. Damit er auf deine Nachrichten zugreifen kann, verbindest du dein bestehendes Postfach über eine Weiterleitungsregel mit dem Agent Hub. Deine bestehenden E-Mail-Adressen und deine Mail-Infrastruktur bleiben dabei vollständig unverändert. Hier erfährst du, wie du die E-Mail-Anbindung einrichtest, Blockierregeln für die Vorfilterung eingehender E-Mails anlegst und welche Berechtigungen du benötigst.
Mit dem Agent Hub kannst du eingehende E-Mails automatisch verarbeiten und beantworten lassen. Dafür erhält jede Agent-Hub-Instanz eine eigene E-Mail-Adresse, an die du Nachrichten aus deinem bestehenden Postfach weiterleitest.
Die Einrichtung erfolgt direkt in deinem bestehenden Mail-System, zum Beispiel in Gmail oder Microsoft 365. Du musst dafür kein bestehendes Postfach migrieren oder neu aufsetzen. Deine bisherigen E-Mail-Adressen bleiben wie gewohnt bestehen. Neue Nachrichten werden zusätzlich an den Agent Hub weitergeleitet.
Dieses Verfahren ist auch bei vielen Ticket-, Helpdesk- und KI-Systemen üblich.
Tipp
Starte am besten mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall und einer einzelnen E-Mail-Adresse.
Gut geeignet sind zum Beispiel:
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Retourenanfragen
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Supportanfragen
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Bestellungen
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Lieferantenanfragen
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interne Servicepostfächer
Beispiel:
retoure@firma.de → weiterleiten an deine Agent-Hub-Adresse
oder
support@firma.de → weiterleiten an deine Agent-Hub-Adresse
So kannst du den Agent Hub gezielt für einen konkreten Prozess testen und später schrittweise erweitern.
Jede Agent-Hub-Instanz hat eine eigene E-Mail-Adresse. An diese Adresse leitest du Nachrichten aus deinem bestehenden Postfach weiter.
Beispiel:
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Deine bestehende Adresse: support@firma.de
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Agent-Hub-Adresse: d8d3ba5z-c770-4f59-8781-f39rvdf8ea63@xentral.help
Wenn ein Kunde an support@firma.de schreibt, wird die Nachricht automatisch an den Agent Hub weitergeleitet und dort verarbeitet.
Du kannst selbst entscheiden, welche Nachrichten weitergeleitet werden. Entweder leitest du alle E-Mails einer Adresse weiter oder nur bestimmte Nachrichten, zum Beispiel anhand von Absender, Betreff oder Empfängeradresse.
Damit der Agent Hub deine eingehenden E-Mails verarbeiten kann, richtest du in deinem Mailsystem eine Weiterleitung an die Agent-Hub-Adresse ein. Du entscheidest dabei selbst, ob alle E-Mails einer Adresse weitergeleitet werden oder nur bestimmte – zum Beispiel anhand von Absender, Betreff oder Empfängeradresse:
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nur Bestellungen
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nur Rechnungen
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nur bestimmte Absender
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nur bestimmte Betreffzeilen
Auch in Microsoft 365 oder Outlook kannst du Regeln anlegen, die eingehende Nachrichten automatisch an den Agent Hub weiterleiten. Das funktioniert zum Beispiel über Outlook-Regeln, Posteingangsregeln oder das Exchange Admin Center.
Schritte:
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Öffne die Einstellungen deines Mailanbieters.
In Gmail oder Google Workspace navigierst du zu Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP.
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Füge die Agent-Hub-E-Mail-Adresse als Weiterleitungsadresse hinzu.
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Aktiviere die automatische Weiterleitung.
Für ausgehende E-Mails richtest du in Xentral ein Versandkonto ein. Darüber legst du fest, über welches Postfach Antworten verschickt werden und welche Absenderadresse sichtbar ist. Die Einstellungen dafür findest du im Agent Hub unter Einstellungen > E-Mail Anbindung. Dort siehst du im Bereich Sende mir eine Mail auch die Weiterleitungsadresse deiner Instanz:
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Absender-Account |
Wähle den Xentral-E-Mail-Account, mit dem der Agent Hub Nachrichten versendet. Die verfügbaren Konten entsprechen den in Xentral hinterlegten E-Mail-Accounts. |
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BCC-Adresse (optional) |
Alle vom Agenten versendeten E-Mails werden zusätzlich als BCC an diese Adresse zugestellt. Nützlich für interne Dokumentation oder Qualitätskontrolle. |
Der Ablauf ist dann:
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Ein Kunde schreibt an deine bestehende E-Mail-Adresse, zum Beispiel support@firma.de.
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Die E-Mail wird automatisch an den Agent Hub weitergeleitet.
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Der Agent Hub verarbeitet die Nachricht.
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Die Antwort wird über das in Xentral eingerichtete Versandkonto verschickt.
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Antwortet der Kunde erneut, geht die Antwort wieder an deine bestehende E-Mail-Adresse und wird erneut an den Agent Hub weitergeleitet.
Tipp
Verwende für Eingang und Ausgang dieselbe E-Mail-Adresse, damit Kundenantworten automatisch über dieselbe Weiterleitung zurück zum Agent Hub gelangen. Wenn Eingangsadresse und Absender-Account unterschiedlich sind, müssen beide Adressen eine Weiterleitung zum Agent Hub haben.
So bleibt die gesamte Unterhaltung zusammenhängend.
Alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten werden automatisch in der Xentral COM dokumentiert. Dadurch stehen dir frühere Nachrichten, Antworten und Anhänge direkt im jeweiligen Kontext zur Verfügung.
Anmerkung
Hinweise für Administratoren und Key-User:
Der Agent Hub arbeitet mit einer Weiterleitungs-Architektur und nicht mit einer direkten IMAP- oder Exchange-Synchronisierung.
Das bedeutet:
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Es wird keine direkte Verbindung zu deinem Postfach hergestellt.
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Es werden keine historischen E-Mails synchronisiert.
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Verarbeitet werden nur neue Nachrichten, die an die Agent-Hub-Adresse weitergeleitet werden.
Die Weiterleitung funktioniert mit nahezu allen gängigen Mailanbietern, unter anderem:
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Google Workspace / Gmail
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Microsoft 365 / Exchange
-
klassische IMAP-Mailserver
-
Hosting-Anbieter mit Mailregeln
Dadurch lässt sich der Agent Hub einfach in bestehende Mail-Infrastrukturen integrieren.
Über den Tab Blockierregeln in den Einstellungen legst du deterministische Filter an, die eingehende E-Mails schon vor der KI-Verarbeitung verwerfen oder weiterleiten – ähnlich einer Blacklist. So verhinderst du zum Beispiel, dass Spam oder Newsletter als Aufgaben verarbeitet werden.
Schritte:
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Klicke auf Regel hinzufügen.
-
Fülle die Felder im Formular aus.
-
Klicke auf Eintrag hinzufügen.
Die Felder im Einzelnen:
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
|
E-Mail-Feld prüfen |
Das E-Mail-Feld, das geprüft werden soll: Von (Absender) oder Betreff. |
|
Matching-Typ |
Legt fest, wie der Wert verglichen wird: Exakte Übereinstimmung, Enthält, Endet mit oder Regex-Muster. |
|
Wert |
Der Wert, nach dem das gewählte E-Mail-Feld geprüft wird, z. B. „spam" oder „@domain.com". |
|
Beschreibung (optional) |
Interne Beschreibung der Regel. |
|
Regel aktiv |
Aktiviere die Option, damit die Regel angewendet wird. |
Alle angelegten Regeln siehst du in einer Tabelle mit den Spalten Typ, Wert, Beschreibung und Aktionen. Über die Aktionen kannst du eine Regel bearbeiten oder löschen.
Anmerkung
Beispiel: Du möchtest, dass E-Mails mit dem Betreff „SPAM" gar nicht erst von der KI verarbeitet werden. Lege eine Regel an mit E-Mail-Feld „Betreff", Matching-Typ „Enthält" und Wert „SPAM". Alle eingehenden E-Mails, deren Betreff diesen Wert enthält, werden dann vor der KI-Verarbeitung aussortiert.
Damit du den Agent Hub nutzen kannst, benötigst du bestimmte Berechtigungen in Xentral.
Es gibt dafür zwei Möglichkeiten:
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Administrator-Zugriff: Wenn dein Benutzerkonto Administratorrechte hat, sind automatisch alle benötigten Berechtigungen vorhanden.
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Einzelne Berechtigungen: Falls du kein Administrator bist, müssen folgende Rechte gesetzt sein:
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Adressen → Recht "list"
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Aufträge → Recht "list"
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Lieferscheine → Recht "list"
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Artikel → Recht "list"
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Analytics Platform → Recht "all"
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Wichtig
Alle genannten Berechtigungen müssen gleichzeitig aktiv sein.