Tipp
Gestalte die KI-Zukunft von Xentral aktiv mit!
Wir möchten Xentral nicht einfach nur mit Funktionen füllen, sondern genau die intelligenten Lösungen entwickeln, die dir im Arbeitsalltag echte Zeitersparnis bringen.
Hast du Prozesse, die dich täglich nerven? Gibt es Datenmengen, die händisch kaum zu bewältigen sind? Teile deine Vision mit uns! Je detaillierter du deine Use Cases beschreibst, desto besser können wir verstehen, wie die KI für dich arbeiten muss.
Diese KI-Funktionen bilden die Grundlage für automatisierte Abläufe, datenbasierte Entscheidungen und konsistente Kundenkommunikation in deinem Xentral.
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KI-Chat (Co-Pilot) – Analysiere deine Daten, stelle Fragen und stoße Aufgaben für deine Agenten an
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E-Mail-Agenten für Kundenanfragen – Automatisiere die Bearbeitung eingehender Anfragen und erhalte strukturierte Vorschläge
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Eigene Agenten – Erstelle KI-Agenten für deine individuellen Abläufe
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Wissensdatenbank – Baue dein Unternehmenswissen auf und trainiere deine KI-Agenten kontinuierlich
Der KI-Chat (Xentral Co-Pilot) unterstützt dich bei der Analyse, Planung und Umsetzung deiner täglichen Aufgaben im ERP. Du öffnest ihn über das KI-Icon oben rechts. Er steht dir als Sidebar überall in Xentral zur Verfügung.
Du kannst dem Chat Fragen zu deinem Geschäft stellen, z. B. zu Umsätzen, Kunden, Aufträgen oder Rechnungen. Der Co-Pilot greift dabei auf deine ERP-Daten zu und liefert dir direkt verständliche Antworten, Auswertungen oder Zusammenfassungen – auf Wunsch auch als Tabelle oder Diagramm. Außerdem beantwortet er Fragen zur Bedienung von Xentral auf Basis des Xentral-Handbuchs.
Zusätzlich kannst du über den Chat Aktionen anstoßen, z. B. einen Auftrag anlegen. Der Co-Pilot legt dafür eine Aufgabe an, die der passende Agent vorbereitet und die du im Agent Hub freigibst. Regeln und Informationen, die du im Chat nennst, kann der Co-Pilot nach deiner Bestätigung in deiner Wissensdatenbank speichern.
So kannst du Informationen schneller abrufen, Zusammenhänge verstehen und Aufgaben direkt aus dem Chat heraus anstoßen – ohne zwischen verschiedenen Modulen wechseln zu müssen.
Tipp
So stellst du deine ersten Anfragen und führst Aktionen aus: Erste Schritte mit dem KI Co-Pilot (Chat)
Deine KI-Mitarbeiter siehst du im Agent Hub auf der Seite Home im Bereich Deine KI-Mitarbeiter. Jede Karte zeigt, was der Agent kann (KANN) und auf welche Daten er zugreift (SIEHT). Jeder Agent übernimmt einen Anfragetyp. Aktionen in Xentral, z. B. das Anlegen eines Auftrags oder das Versenden einer Antwort, werden erst ausgeführt, wenn du sie freigibst.
Was jeder Agent im Einzelnen prüft, was er vorschlägt und wo seine Grenzen liegen, erfährst du im Artikel Deine KI-Mitarbeiter im Detail.
Er analysiert jede eingehende Anfrage, zerlegt mehrteilige Fälle und verteilt sie an die passenden Fachagenten. Einfache Fälle löst er selbst. Am Ende fasst er alles zu einer Aufgabe mit genau einer Antwort-E-Mail zusammen – auch wenn ein Kunde mehrere Anliegen in einer E-Mail schickt.
Er findet den Auftrag, liest Versanddienstleister und Trackingnummer aus und schlägt eine Antwort mit Status und Tracking-Link vor. Bei DHL ruft der Agent den Sendungsstatus in Echtzeit ab (wenn du die Versandart in Xentral angelegt und mit deinem DHL-Account verbunden hast). Für UPS, DPD, Hermes und GLS stellt er Tracking-Links bereit.
Er prüft den Fall gegen deine Retouren- und Reklamationsregeln, erkennt bereits vorhandene Retouren oder Gutschriften und verhindert so doppelte Gutschriften. Anschließend schlägt er eine Retoure, eine Gutschrift, ein Storno oder eine Ersatzlieferung samt Antwort an den Kunden vor.
Er erkennt Kunde, Artikel und Mengen aus dem E-Mail-Text oder einem Bestell-PDF, prüft auf doppelte Bestellungen, Liefersperre und Verfügbarkeit und bereitet neue Aufträge, Angebote, Auftragsänderungen oder Stornos vor – bei Bedarf auch einen Neukunden.
Alternativ kannst du eine Bestellanfrage auch in den KI-Chat (Co-Pilot) kopieren oder über Neue Aufgabe erstellen im Tab Aufgaben einfügen und den Agenten bitten, daraus einen Auftrag zu erstellen.
Er beantwortet Fragen zu Eigenschaften, Varianten und Verfügbarkeit direkt aus deinen Produktdaten und deiner Wissensdatenbank – auch anhand von Kundenfotos. Interne Informationen, z. B. Einkaufspreise oder Daten anderer Kunden, gibt er dabei nicht an deine Kunden weiter.
Er liest Lieferantenrechnungen aus, gleicht sie mit Lieferant und Bestellung ab und schlägt eine Verbindlichkeit mit Vorkontierung vor. Frühere Buchungen des Lieferanten nutzt er dabei als Vorlage, z. B. für Sachkonto und Kostenstelle.
Er gleicht jede Position eines Zahlungsavis mit deinen Rechnungen, Gutschriften und den offenen Umsätzen auf deinen Bankkonten ab und meldet Abweichungen wie Über- oder Unterzahlungen oder fehlende Belege. Nach deiner Freigabe bucht er die aufgeführten Belege gegen die Zahlung.
Tipp
So leitest du Kundenanfragen weiter und lässt sie automatisch verarbeiten: Erste Schritte mit Kundenanfragen (E-Mails)
Mit Eigenen Agenten erstellst du KI-Agenten für deine individuellen Abläufe, die automatisch in deinem E-Mail-Workflow mitlaufen. Du findest sie auf der Seite Home im Bereich Eigene Agenten.
Du beschreibst einem Assistenten in eigenen Worten, was dein Agent können soll. Der Assistent erstellt daraus den Agenten: seine Verhaltensbeschreibung, die Themen, für die er verwendet wird, und die Werkzeuge, mit denen er auf Xentral zugreifen darf. Eingehende Anfragen zu diesen Themen werden automatisch an deinen Agenten weitergeleitet. Wie die fest eingebauten Agenten bereitet auch dein eigener Agent Aktionen nur vor – ausgeführt werden sie erst nach deiner Freigabe.
Abgrenzung zu Flows: Flows automatisieren klar definierte Prozesse auf Basis fester Regeln und Durchsatz. Eigene Agenten ergänzen das operative Business, indem sie Kontext verstehen und dynamisch auf unterschiedliche Situationen reagieren.
Wie du einen eigenen Agenten erstellst, erfährst du im Artikel Eigene Agenten erstellen.
In der Wissensdatenbank hinterlegst du alle Informationen, die deine KI-Agenten benötigen, um in deinem Sinne zu arbeiten. Dabei unterscheidest du zwischen den Typen Unternehmen, Fachwissen und Vorlagen.
Hier speicherst du allgemeine Informationen über dein Unternehmen, z. B.: Kommunikationsstil (z. B. Du/Sie-Ansprache); Marken, Firmenstruktur und Rollen; Business-Modell oder interne Richtlinien. Dieses Wissen hilft den Agenten, konsistent und passend zu deiner Marke zu agieren.
Hier hinterlegst du alles rund um deine Produkte und den Umgang mit Kundenanfragen: Produktinformationen und häufige Fragen (FAQ); Konkrete Handlungsanweisungen (z. B. Verweise auf Website oder Tools). Zusätzlich definierst du hier deine Guidelines für die Kundenkommunikation, also wie Anfragen beantwortet werden sollen.
Hier hinterlegst du wiederverwendbare Antwortvorlagen für typische Kundenanliegen (z. B. Gutscheine, Retouren, Größenfragen). Eine Vorlage kannst du z. B. verwenden, wenn du eine Antwort in einer Aufgabe über Manuell mit Vorlage selbst bearbeitest.
Die Wissensdatenbank hilft dir, deine KI-Agenten laufend zu verbessern.
Während du Anfragen bearbeitest, kannst du deinem Agenten in der Aufgabe direkt Korrekturen und Regeln mitgeben. Das System erkennt solche Regeln und schlägt vor, sie als Wissenseintrag zu speichern. Das funktioniert genauso im KI-Chat (Co-Pilot).
Zusätzlich analysiert der Agent Hub deine bisherigen Anfragen und deine Wissensdatenbank und gibt dir Empfehlungen: Er zeigt dir Wissenslücken, Probleme in deinen Stammdaten und widersprüchliche oder doppelte Einträge in deiner Wissensdatenbank. So erkennst du schnell, in welchen Bereichen es sich lohnt, weiteres Wissen zu hinterlegen und deine Agenten gezielt zu optimieren.
So wächst deine Wissensbasis kontinuierlich – basierend auf deinem echten Arbeitsalltag.
Tipp
So baust du deine Wissensdatenbank auf und verbesserst deine Agenten kontinuierlich: Erste Schritte Wissensdatenbank