Diese KI-Funktionen gibt es

Er analysiert jede eingehende Anfrage, zerlegt mehrteilige Fälle und verteilt sie an die passenden Fachagenten. Einfache Fälle löst er selbst.

So stellst du sicher, dass jede Anfrage beim richtigen Agenten landet – auch wenn ein Kunde mehrere Anliegen in einer E-Mail schickt.

Er erkennt automatisch relevante Informationen aus der Nachricht, z. B. Bestellnummer, Kundendaten, Versanddienstleister und Trackingnummer. Anschließend gleicht der Agent die Daten mit Xentral und – falls verfügbar – mit dem Versanddienstleister ab. Bei DHL ruft der Agent den Sendungsstatus in Echtzeit ab (wenn du die Versandart in Xentral angelegt und mit deinem DHL-Account verbunden hast). Für UPS, DPD, Hermes und GLS stellt er Tracking-Links bereit.

Auf dieser Basis erstellt er eine kurze Zusammenfassung, bewertet den aktuellen Lieferstatus und schlägt die nächsten Schritte vor, z. B. den Kunden zu informieren oder den Versanddienstleister zu kontaktieren.

So kannst du Lieferanfragen schneller prüfen und beantworten, ohne alle Informationen manuell zusammensuchen zu müssen.

Er erkennt automatisch relevante Informationen aus der Kundennachricht, z. B. Kundendaten, Bestellnummer, betroffene Artikel, Reklamationsgrund und hochgeladene Bilder. Anschließend prüft der Agent passende Regeln oder Prozesse, etwa Widerruf, Umtausch oder Ersatzlieferung.

Auf dieser Basis erstellt er eine Zusammenfassung, gibt eine Entscheidungsempfehlung und schlägt die nächsten Schritte vor, z. B. eine Rücksendung einzuleiten oder eine neue Bestellung für den Austausch zu erstellen.

Der Agent prüft deine hinterlegten Retouren- und Reklamationsregeln, z. B. Rückgabefristen von 14 Tagen oder Reklamationsfristen von 2 Jahren, sowie das Wissen aus deiner Wissensdatenbank. Außerdem erkennt er bereits vorhandene Retouren oder Gutschriften und verhindert so doppelte Anlagen. Wenn keine Regel zutrifft, erhältst du eine Meldung mit entsprechender Handlungsempfehlung.

So kannst du Retouren und Reklamationen schneller, strukturierter und konsistenter bearbeiten.

Er erkennt automatisch relevante Informationen aus der Kundennachricht, z. B. Kundendaten, gewünschte Artikel, Mengen und weitere Angaben zur Bestellung. Anschließend gleicht der Agent die Informationen mit deinen Daten in Xentral ab und bereitet den Auftrag vor.

So kann der Agent für bestehende Kunden einen neuen Auftrag mit den angegebenen Artikeln anlegen, wenn ein Kunde beispielsweise per E-Mail Produkte aus deinem Sortiment bestellt.

Alternativ kannst du eine Bestellanfrage auch direkt in den Chat kopieren und den Agenten bitten, daraus einen Auftrag zu erstellen.

So kannst du neue Bestellungen schneller, strukturierter und mit weniger manueller Dateneingabe erfassen.

Er erkennt automatisch relevante Informationen aus der Kundennachricht, z. B. angefragte Artikel, Produkteigenschaften oder konkrete Fragen zur Nutzung, Verfügbarkeit oder Kompatibilität. Anschließend greift der Agent auf deine Produktdaten aus dem ERP, hinterlegte FAQ-Seiten sowie Produktwissen aus deiner Wissensdatenbank zu.

So kann der Agent passende Antworten formulieren, die auf deinen aktuellen Produktinformationen und deiner definierten Kundenkommunikation basieren.

Auf dieser Basis erstellt der Agent eine Zusammenfassung der Anfrage und schlägt eine passende Antwort vor, z. B. zu Produkteigenschaften, Größen, Materialien, Zubehör oder häufig gestellten Fragen.

So kannst du Produktfragen schneller, konsistenter und mit weniger manuellem Rechercheaufwand beantworten.

Er erkennt relevante Informationen aus eingehenden E-Mails und angehängten Rechnungen, z. B. Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge, Steuern, Fälligkeitsdatum und Zahlungsinformationen. Anschließend gleicht der Agent die Daten mit bestehenden Verbindlichkeiten, Lieferantendaten und hinterlegtem Wissen aus der Wissensdatenbank ab. Frühere Buchungen des Lieferanten nutzt er dabei als Vorlage, z. B. für die Vorkontierung und den passenden Bestellbezug.

Auf dieser Basis erstellt der Agent einen Vorschlag für die neue Verbindlichkeit und zeigt dir die geplanten Schritte sowie die vorausgefüllten Felder an. Nach deiner Prüfung kannst du die Aktion abschließen.

So kannst du Eingangsrechnungen schneller, strukturierter und mit weniger manueller Dateneingabe verarbeiten.

Er extrahiert automatisch relevante Informationen aus dem Avis, z. B. Gesamtbetrag, einzelne Positionen, Rechnungen, Gutschriften und zugehörige Beträge. Anschließend gleicht der Agent die Positionen mit den vorhandenen ERP-Dokumenten ab – zuerst über die Belegnummer, dann über den Zahlernamen, dann über den Lieferanten.

So erkennt der Agent, ob die Angaben im Avis mit den Daten in Xentral übereinstimmen, und meldet Abweichungen wie Über- oder Unterzahlungen oder fehlende Belege.

So kannst du auch umfangreiche Zahlungsavise schneller prüfen und den manuellen Aufwand in der Buchhaltung deutlich reduzieren.

Hier speicherst du allgemeine Informationen über dein Unternehmen, z. B.: Kommunikationsstil (z. B. Du/Sie-Ansprache); Marken, Firmenstruktur und Rollen; Business-Modell oder interne Richtlinien. Dieses Wissen hilft den Agenten, konsistent und passend zu deiner Marke zu agieren.

Hier hinterlegst du alles rund um deine Produkte und den Umgang mit Kundenanfragen: Produktinformationen und häufige Fragen (FAQ); Antwortvorlagen für typische Kundenanliegen (z. B. Gutscheine, Retouren, Größenfragen); Konkrete Handlungsanweisungen (z. B. Verweise auf Website oder Tools). Zusätzlich definierst du hier deine Guidelines für die Kundenkommunikation, also wie Anfragen beantwortet werden sollen.

Die Wissensdatenbank hilft dir, deine KI-Agenten laufend zu verbessern.

Während du Anfragen bearbeitest – z. B. in Tasks oder E-Mails – kannst du direkt per Chat neue Wissensbausteine zu konkreten Fällen erstellen. Der Agent unterstützt dich dabei, diese Inhalte sinnvoll zu formulieren und speichert sie direkt in deiner Wissensdatenbank.

Zusätzlich kannst du deine bisherigen Anfragen analysieren lassen, um mögliche Wissenslücken zu finden. So erkennst du schnell, in welchen Bereichen es sich lohnt, weiteres Wissen zu hinterlegen und deine Agenten gezielt zu optimieren.

So wächst deine Wissensbasis kontinuierlich – basierend auf deinem echten Arbeitsalltag.

Mit Eigenen Agenten kannst du bald KI-Agenten für deine individuellen Abläufe konfigurieren, die automatisch in deinem E-Mail-Workflow mitlaufen.

Ziel ist es, eigene Use Cases abzubilden – z. B. spezifische Prüfprozesse, individuelle Entscheidungslogiken oder unternehmensspezifische Abläufe.

Fokus: intelligente Entscheidungslogik & flexible, individuelle Use Cases

Abgrenzung zu Flows: Flows automatisieren klar definierte Prozesse auf Basis fester Regeln und Durchsatz. Eigene Agenten sollen das operative Business ergänzen, indem sie Kontext verstehen und dynamisch auf unterschiedliche Situationen reagieren.