Hinweis
Zugriff auf die KI-Funktionen: Um die KI-Funktionen in Xentral nutzen zu können, musst du für die Beta-Phase freigeschaltet sein.
Voraussetzung: Deine Instanz ist für die KI-Funktionen aktiviert und du hast Zugriff auf die neuen Features. Falls dies noch nicht der Fall ist, kontaktiere uns bei Interesse unter: support@xentral.com
In diesem Artikel:
Los geht’s - hier siehst du, wo du die KI-Funktionen findest und wie du sie öffnest.
Schritte:
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Logge dich in deine Xentral-Instanz ein.
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Im Hauptmenü auf der linken Seite findest du ein neues KI-Icon, über das du den Menüpunkt KI-Agenten aufrufen kannst. Optional: Auf der Startseite siehst du eine erste KI-Information als Einstieg in die neuen Funktionen (Dashboardkachel).
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Zusätzlich findest du oben rechts neben deinem Profil ein weiteres KI-Icon (Co-Pilot). Klicke auf dieses Icon, um den KI-Chat als Sidebar zu öffnen und direkt mit dem Co-Pilot (Chat) zu arbeiten.
Tipp
Nutze den KI-Chat, wenn du aktiv Fragen zu deinem Geschäft stellen, Auswertungen erhalten oder Aufgaben direkt im ERP anstoßen möchtest.
Mit dem KI Co-Pilot kannst du schnell Informationen abrufen, Auswertungen erstellen und Aufgaben direkt ausführen.
So startest du:
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Öffne den KI-Chat (Co-Pilot) über das entsprechende Menü-Icon.
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Klicke in das Chat Eingabefeld „Nachricht oder Befehl…“.
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Formuliere deine Anfrage möglichst konkret, z. B.:
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„Gib mir eine Übersicht meiner Umsätze der letzten 14 Tage“
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„Erstelle ein Briefing für Kunde [Name]“
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„Lege einen Auftrag für Kunde [Name] mit Artikel X an“
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Analysen und Zusammenfassungen werden direkt angezeigt Vorschläge für nächste Schritte oder Aktionen werden hervorgehoben. Eine Aktion für deinen Kunden wird als Aufgabe angelegt wie eine eingehende E-Mail.
Starte mit einfachen Fragen oder klaren Aufgaben. Je konkreter deine Anfrage ist, desto präziser kann der Co-Pilot dir helfen.
Du kannst auch bestehende Inhalte (z. B. E-Mails oder Anfragen) direkt in den Chat kopieren, um daraus Aufgaben oder Auswertungen erstellen zu lassen.
Tipp
Nutze die E-Mail-Agenten, wenn eingehende Kundenanfragen automatisch analysiert, strukturiert und für dich zur Bearbeitung vorbereitet werden sollen.
Tipp
So entstehen Antwortvorschläge und Empfehlungen
Für jede Anfrage erhältst du automatisch einen Antwortvorschlag und eine Handlungsempfehlung. Diese basieren auf drei zentralen Quellen:
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der konkreten Anfrage deines Kunden
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den verfügbaren Daten in Xentral (z. B. Aufträge, Kunden, Status)
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deinen hinterlegten Firmenguidelines aus der Wissensdatenbank
Daraus erstellt die KI eine Bewertung mit Confidence Score, eine passende Antwortvorlage sowie eine konkrete Empfehlung für das weitere Vorgehen.
So startest du:
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Klicke oben auf Inbox.
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Sende eine Kundenanfrage an die für deine Instanz bereitgestellte E-Mail-Adresse.
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Die E-Mail wird automatisch als Aufgabe im System angelegt.
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Warte kurz, bis die Anfrage verarbeitet wurde, und prüfe: welcher Agent die Anfrage übernommen hat, welche Zusammenfassung erstellt wurde, welche Handlungsempfehlung vorgeschlagen wird.
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Du erhältst zu jeder Anfrage auch einen Antwortvorschlag. Diesen kannst du an den Kunden senden oder bearbeiten - alternativ kannst du die Anfrage auch als erledigt markieren.
Wenn sich eine Anfrage in Bearbeitung eines Agenten befindet, wird sie dir in der Warteschlange angezeigt.
Beispiele: Lieferung eines defekten Artikels - Kunde sendet Foto und Retoure zurück.
Mit dem Learning Loop und der Wissensdatenbank trainierst du deine KI-Agenten und verbesserst kontinuierlich ihre Antworten.
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Öffne den Menüpunkt Learning Loop in Xentral.
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Verschaffe dir einen Überblick über deine bestehende Wissensdatenbank.
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Klicke auf bearbeiten, um einen bestehenden Eintrag anzupassen oder + Neuen Eintrag, um neues Wissen hinzuzufügen.
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Wähle den passenden Typ:
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Unternehmen für allgemeine Informationen (z. B. Kommunikationsstil, Prozesse)
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Fachwissen für Produktinformationen, FAQs oder konkrete Antworten
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Formuliere deinen Wissensbaustein als klare Frage-Antwort oder Anweisung.
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Speichere den Eintrag, damit deine Agenten ihn direkt nutzen können.
Hinweis
Hier sind konkrete Beispiele für Unternehmenswissen, das im Learning Loop sinnvoll ist:
Kommunikationsstil:
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„Wir sprechen Kunden immer in der Du-Form an.“
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„Antworten sollen freundlich, kurz und lösungsorientiert sein.“
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„Keine Emojis im B2B-Kontext verwenden.“
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„Bei Beschwerden immer empathisch starten.“
Unternehmenskontext:
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„Wir sind ein D2C E-Commerce Unternehmen für Möbel.“
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„Unsere Hauptmärkte sind Deutschland und Österreich.“
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„Versand erfolgt ausschließlich mit DHL und DPD.“
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"Unsere Marken heissen [Marke1], [Marke2], [Marke3]"
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"Unsere Webseiten sind [www.unserefirmamuster.de] und [www.unserefirmamuster2.de]"
Sonderregeln & Ausnahmen:
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„Keine Rückerstattung bei individuell gefertigten Produkten“
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„Kulanzentscheidungen nur bei Stammkunden“
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„Bei fehlendem Tracking nach 3 Tagen aktiv werden“
Anmerkung
Zur aktuellen Xentral KI-Roadmap und den geplanten AI-Features geht es hier: Xentral KI-Roadmap →
Tipp
Gestalte die KI-Zukunft von Xentral aktiv mit!
Wir möchten Xentral nicht einfach nur mit Funktionen füllen, sondern genau die intelligenten Lösungen entwickeln, die dir im Arbeitsalltag echte Zeitersparnis bringen.
Hast du Prozesse, die dich täglich nerven? Gibt es Datenmengen, die händisch kaum zu bewältigen sind? Teile deine Vision mit uns! Je detaillierter du deine Use Cases beschreibst, desto besser können wir verstehen, wie die KI für dich arbeiten muss.
Die KI-Agenten unterstützen dich dabei, eingehende Aufgaben – insbesondere Kundenanfragen – automatisch zu verstehen, vorzubereiten und strukturiert zu bearbeiten.
Sie:
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analysieren Inhalte (z. B. E-Mails)
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erkennen das Anliegen (z. B. Retoure, Lieferstatus, Produktfrage)
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greifen auf deine ERP-Daten und dein hinterlegtes Wissen zu
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erstellen eine Zusammenfassung, einen Antwortvorschlag und eine Handlungsempfehlung
Du musst Informationen nicht mehr manuell zusammensuchen, sondern prüfst und entscheidest.
Das ist eine der wichtigsten Unterscheidungen:
KI-Chat (Co-Pilot) → Wenn du aktiv etwas wissen oder auslösen willst
Nutze den Chat für:
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Fragen zu deinem Business (z. B. Umsatz, Kunden, Lagerbestand)
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Analysen und Auswertungen
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Briefings (z. B. zu Kunden oder Prozessen)
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manuelle Aktionen (z. B. Auftrag anlegen)
Der Chat ist dein Analyse- und Steuerungstool.
E-Mail-Agenten → Wenn eine Kundenanfrage reinkommt
Nutze Agenten für:
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eingehende Kundenmails
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automatische Klassifizierung (z. B. Retoure, Lieferstatus)
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Antwortvorschläge
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Handlungsempfehlungen
Die Agenten arbeiten automatisch im Hintergrund und nehmen dir operative Arbeit ab.
Achtung: nicht alle Agenten stehen dir im Chat zur Verfügung. Du kannst allerdings jederzeit eine Aufgabe anlegen lassen und die Anfrage in die Inbox leiten.
Typische Gründe:
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Die Information ist nicht im ERP verfügbar oder nicht eindeutig zugeordnet
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Es fehlt Kontext in der Anfrage (z. B. Zeitraum, genaue Bezeichnung)
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Es fehlt das Analytics Modul für tiefe Fragestellungen und KPIs
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Der Use Case ist aktuell noch nicht vollständig abgedeckt (Beta)
Wichtig: Der Chat greift primär auf strukturierte Daten + Kontext zu.
Du leitest eine Kundenanfrage einfach an die bereitgestellte E-Mail-Adresse weiter (oder richtest eine automatische Weiterleitung ein).
Der Ablauf:
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E-Mail wird als Aufgabe angelegt
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Anfrage wird automatisch klassifiziert
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Passender Agent übernimmt
Du erhältst: * Zusammenfassung * Antwortvorschlag * konkrete nächste Schritte
Ziel: Weniger manuelle Bearbeitung, mehr Fokus auf Entscheidungen.
Die Agenten basieren auf drei zentralen Quellen:
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der Anfrage deines Kunden
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deinen ERP-Daten
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deinem hinterlegten Wissen (Learning Loop)
In vielen Fällen erhältst du bereits sehr gute Vorschläge. Gleichzeitig gilt in der Beta:
Ergebnisse sollten geprüft werden, bevor du sie übernimmst.
Die Qualität verbessert sich kontinuierlich durch:
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dein Feedback
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dein hinterlegtes Wissen
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reale Nutzung im Alltag
Es kann vorkommen, dass eine Anfrage dem falschen Agenten zugeordnet wird. Z.B. wenn ein Kunde mehrere Anfragen in einer E-Mail geschickt hat, oder nicht ganz eindeutig ist, welchem Agenten die Anfrage zuzuweisen ist.
In diesem Fall kannst du:
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die Aufgabe manuell prüfen und korrigieren
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Feedback geben
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einen anderen Agenten auswählen und die Anfrage erneut beantworten lassen
Diese Rückmeldungen sind zentral, um das Routing und die Erkennung zu verbessern.
Damit die KI zuverlässig und in deinem Stil antwortet, solltest du mindestens folgende Inhalte pflegen:
Firmendaten & Signatur (z. B. Absender, Grußformel) Website oder relevante Links Tone of Voice (z. B. Du/Sie, Tonalität, Beispielantworten) Produktinformationen (idealerweise als FAQs) Regeln & Prozesse (z. B. Retouren, Kommunikation, Sonderfälle)
Das ist die wichtigste Grundlage für gute Ergebnisse.
Nein – aber ein paar einfache Grundregeln helfen enorm:
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Eine Aufgabe pro Anfrage (nicht mehrere Themen mischen)
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Klar formulieren, was du willst
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Kontext geben (z. B. Kunde, Zeitraum, Ziel)
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Beispiele geben, wenn du ein bestimmtes Format erwartest
Du brauchst kein technisches Wissen – klare Sprache reicht.
Dein Feedback spielt eine zentrale Rolle in der Weiterentwicklung der KI-Funktionen. Gerade in der Beta-Phase freuen wir uns über konkrete Feature-Wünsche und Anwendungsfälle aus deinem Arbeitsalltag. Gleichzeitig ist die aktuelle Version bewusst auf ausgewählte Use Cases fokussiert. Im Bereich KI ist vieles möglich – jedoch unterscheiden sich unsere Kunden stark in Geschäftsmodell, Unternehmensgröße und technischer Affinität. Dadurch entstehen sehr unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen. Um die richtigen Prioritäten zu setzen, nutzen wir euer Feedback, um besser zu verstehen:
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welche Funktionen am häufigsten benötigt werden
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welche Use Cases für unterschiedliche Kundengruppen relevant sind
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wo der größte Mehrwert entsteht
Auf dieser Basis entwickeln wir die KI-Funktionen gezielt weiter.
Du kannst deine Ideen und konkreten Anwendungsfälle jederzeit über die bekannten Support- oder Feedback-Kanäle mit uns teilen.