Adressdaten bilden das Rückgrat jedes ERP-Systems. Sie sind nicht einfach nur ein Adressbuch, sondern der zentrale Ankerpunkt, an dem alle anderen Prozesse andocken. Von hier aus verzweigen sich Angebote, Aufträge, Bestellungen, Rechnungen oder auch logistische Abläufe wie Versand und Wareneingang. Wenn die Stammdaten sauber gepflegt sind, laufen diese Prozesse fast automatisch und fehlerfrei. Wenn sie jedoch lückenhaft oder widersprüchlich sind, entstehen vermeidbare Probleme: doppelte Kunden, nicht auffindbare Lieferanten oder sogar steuerliche Fehler, die teuer werden können.
In der täglichen Arbeit ist es deshalb entscheidend, dass du beim Anlegen und Pflegen von Adressen ein Grundverständnis dafür entwickelst, welche Daten im Zentrum stehen und warum sie relevant sind. Eine Adresse ist immer mehr als nur Name und Straße: Sie enthält Kontaktwege, steuerliche Informationen, Bankverbindungen und oft auch Hinweise für den Versand. Diese Daten sind die „Stellschrauben“, über die dein ERP-System Vorgänge automatisch steuert – von Zahlungsbedingungen bis zu Versandoptionen.
Hinweis
B2B und B2C – zwei unterschiedliche Welten:
Ein wichtiger Unterschied, den du im Blick behalten solltest, ist die Art der Beziehung: Handelt es sich um einen Geschäftskunden (B2B) oder um einen Privatkunden (B2C)?
Bei Geschäftskunden sind die Stammdaten komplexer. Hier steht die Organisation im Vordergrund, ergänzt durch Ansprechpartner in bestimmten Rollen – etwa im Einkauf oder in der Buchhaltung. Besonders wichtig ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) für europäische Kunden, da sie bestimmt, ob eine Rechnung mit oder ohne Mehrwertsteuer erstellt wird. Ein Beispiel verdeutlicht das: Legst du eine neue GmbH aus Österreich ohne USt-ID an, behandelt dein ERP diesen Kunden standardmäßig wie einen Inlandsfall – also mit deutscher Umsatzsteuer. Trägst du die USt-ID korrekt ein, wird daraus automatisch eine innergemeinschaftliche Lieferung, die steuerfrei ist. Ein einziges Feld entscheidet also darüber, ob die Rechnung steuerlich korrekt ist.
Bei Privatkunden dagegen ist die Datenlage einfacher. Hier genügt in den meisten Fällen ein Vor- und Nachname, eine Adresse und eine E-Mail-Adresse. Die Steuerlogik ist klar: Rechnungen enthalten immer die Mehrwertsteuer. Typisch sind außerdem andere Zahlungsweisen, etwa Vorkasse oder PayPal, während bei Geschäftskunden häufig individuelle Zahlungsziele wie „14 Tage netto“ vereinbart werden.
In Xentral findest du alle Adressen in einem eigenen Modul. Jeder Datensatz – ob Kunde, Lieferant, Kontakt oder Mitarbeiter – ist hier zentral gespeichert und steht anschließend in allen Prozessen zur Verfügung. Das bedeutet: Lege eine Adresse einmal sauber an, und du kannst sie in Angeboten, Rechnungen, Bestellungen oder Versandvorgängen wiederverwenden, ohne Daten neu eintippen zu müssen.
Dabei gilt: Nicht jede Adresse ist automatisch ein Kunde oder Lieferant. Eine Adresse kann zunächst auch neutral sein, also nur als allgemeiner Kontakt geführt werden. Sobald du sie mit einer Kunden- oder Lieferantennummer versiehst, wird sie belegfähig und kann in den jeweiligen Prozessen genutzt werden. Die Nummern werden entweder aus einem zentralen oder aus projektspezifischen Nummernkreisen vergeben.
Eine besondere Rolle nehmen die Mitarbeiter ein. Auch sie erhalten fortlaufende Nummern, allerdings nicht als Kunden- oder Lieferantennummer, sondern ausschließlich für die Benutzerverwaltung. So können Mitarbeiter in Belegen als Bearbeiter erscheinen oder für interne Freigaben und Rollensteuerungen genutzt werden.
Die Anlage ist bewusst flexibel gehalten. Du musst nicht sofort jedes Feld ausfüllen, sondern nur die Angaben, die das System braucht, damit ein Beleg erstellt werden kann. Für Kunden sind das in der Regel der Name, die Adresse und das Land. Für Lieferanten kommt praktisch immer die Bankverbindung hinzu, damit die Buchhaltung Zahlungen korrekt ausführen kann. Alles Weitere – Ansprechpartner, zusätzliche Lieferadressen, Versandoptionen – kannst du Schritt für Schritt ergänzen.
Tipp
Wenn du Adressen in Xentral pflegst, legst du die Grundlage für alle Geschäftsprozesse. Jeder Datensatz wirkt sich direkt darauf aus, wie Angebote und Rechnungen erstellt werden, welche Steuern angewendet werden, ob Zahlungen automatisch laufen können oder ob Dubletten im System entstehen. Felder wie USt-ID oder IBAN sind dabei nicht nur Formalitäten, sondern entscheidend für die korrekte Abwicklung von Steuer- und Finanzprozessen. Durch den Einsatz von Gruppen und Vorlagen stellst du sicher, dass Standardwerte wie Währung, Sprache oder Zahlungsbedingungen konsistent gesetzt werden. Je sauberer die Adressdaten gepflegt sind, desto reibungsloser arbeiten Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung und Logistik zusammen.
Weiterführend: [en-us] Kunden anlegen und pflegen in Xentral
In diesem Artikel findest du eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Erklärung, wie du neue Kunden korrekt anlegst, Stammdaten pflegst und typische Fehler vermeidest.
Weiterführend: [en-us] Lieferanten anlegen und pflegen in Xentral
Hier erfährst du im Detail, wie du Lieferanten richtig im System erfasst, Bankdaten und Konditionen pflegst und deine Einkaufsprozesse reibungslos organisierst.