Kunden sind die wichtigste Stammdatenrolle im ERP. Jeder Auftrag, jedes Angebot und jede Rechnung basiert auf einem korrekt angelegten Kundendatensatz. In Xentral dient das Adressmodul als zentrale Stelle, an der Kundendaten gepflegt werden. Eine saubere Anlage spart Zeit und verhindert Fehler in allen nachgelagerten Prozessen.
Du legst damit fest, wie reibungslos dein Vertrieb, deine Buchhaltung und dein Versand später arbeiten können. Jeder Fehler oder jede Lücke in den Stammdaten führt zu Nacharbeit – sei es eine falsche Mehrwertsteuer, eine fehlende Rechnungsadresse oder eine nicht auffindbare Kontaktperson.
Beim Anlegen von Adressen ist es wichtig, ob es sich um Geschäftskunden (B2B) oder Privatkunden (B2C) handelt. Beide Varianten haben unterschiedliche Anforderungen und Pflichtfelder.
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B2B (Business-to-Business): Firma / Organisation als Hauptadresse, Ansprechpartner (z. B. Einkauf, Buchhaltung) notwendig, Pflichtfelder: Firmenname, Adresse, USt-ID (bei EU-Kunden), Typische Nutzung: Rechnungen, Sammelbestellungen, individuelle Zahlungsziele, Gutschriften.
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B2C (Business-to-Consumer): Privatperson als Hauptadresse, Weniger Stammdaten nötig, Pflichtfelder: Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Typische Nutzung: Einzelbestellungen, Online-Shop-Integration, Vorkasse oder PayPal.
Hinweis
Beispiele:
B2B-Kunde: „Muster GmbH“ (Kunde 10001) mit Ansprechpartner Max Mustermann (Einkauf). Rechnung erfolgt netto mit 14 Tagen Zahlungsziel, Umsatzsteuer wird nach USt-ID geprüft.
B2C-Kunde: „Anna Müller“ als Privatkundin. Bestellung erfolgt im Online-Shop mit Sofortzahlung per PayPal, keine USt-ID erforderlich, Rechnung enthält automatisch die Mehrwertsteuer.
In dieser Anleitung wird beschrieben, wie du in Xentral eine neue Adresse erstellst und als Kunden anlegst – inklusive der erforderlichen Datenpflege je nach Kundentyp (B2C oder B2B).
Schritte:
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Neue Adresse anlegen:
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Gehe zu Verkaufen > Adressen und klicke auf + Neu.
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Basisdaten eingeben:
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Trage die Stammdaten ein (Name, Telefon, E-Mail, ggf. USt-ID, Steuernummer).
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Füge bei Bedarf eine abweichende Liefer- und/oder Rechnungsadresse hinzu.
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Projektzuordnung: Trage das entsprechende Projekt ein - um eine Kundennummer aus dem Nummernkreis zuzuordnen, um den Kunden einem Kanal zuzuordnen.
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Adresse speichern:
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Klicke auf Speichern, um den Datensatz anzulegen.
Anmerkung
Erst nach dem ersten Speichern kannst du einer Adresse eine Rolle (z. B. Kunde) zuweisen. Dadurch erhält sie automatisch eine Kundennummer aus dem vordefinierten Nummernkreis.
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Adresse als Kunde kennzeichnen:
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Aktiviere im Bereich Rollen den Haken "Ist Kunde" und speichere.
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Eine Kundennummer wird automatisch vergeben (global oder projektspezifisch).
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Datenpflege nach Kundentyp:
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B2C-Kunde: Nur Basisdaten wie Zahlungsart, Versandart etc. pflegen.
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B2B-Kunde: Erweiterte Felder wie Zahlungsziele, Skonti, Preisgruppe, Währung etc. ausfüllen.
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Optional: weitere Informationen hinterlegen
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Notizen, CRM-Daten oder Anhänge (z. B. Verträge) ergänzen.
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Beim Anlegen eines neuen Kunden wählst du im Adressmodul den Typ „Kunde“. Pflicht sind Name/Firma, Straße, PLZ/Ort und Land. Diese Angaben reichen aus, um einen ersten Beleg zu erzeugen – etwa ein Angebot.
Darüber hinaus stehen dir weitere Felder zur Verfügung, die du nach Bedarf ergänzt: Ansprechpartner mit Titel und Abteilung, ein Adresszusatz (z. B. „Gebäude B, 2. Stock“) oder bei internationalen Kunden auch der Bundesstaat. Für B2B-Kunden kann außerdem eine GLN (Global Location Number) relevant sein, wenn du mit EDI arbeitest.
Tipp
Trage bei B2B-Kunden immer die juristische Adresse (Firmensitz) in die Stammdaten ein. Filialen oder Lagerstandorte gehören in Lieferadressen. So stellst du sicher, dass Angebote und Aufträge rechtlich korrekt ausgestellt werden.
E-Mail, Telefon und Fax sind keine Pflichtfelder, aber extrem wichtig für die tägliche Arbeit. Vor allem die E-Mail-Adresse solltest du gleich hinterlegen, da Xentral sie standardmäßig für den Dokumentenversand nutzt. Ohne gültige E-Mail muss die Buchhaltung Papierrechnungen verschicken – das kostet Zeit und Geld.
Das Feld Anschreiben wird verwendet für B2B: Hier hinterlegst du die Standardanrede („Sehr geehrter Herr Mustermann“). Diese wird in Angeboten und anderen Belegen automatisch eingefügt. Wenn du sie sauber pflegst, sparst du dir später mühsame Nachbearbeitungen.
Ein häufiger Fehler in der Stammdatenpflege ist es, alles in die Stammdaten zu packen. Xentral unterscheidet bewusst zwischen drei Adresstypen:
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Stammdaten: Basisangaben, die standardmäßig für Angebote und Aufträge genutzt werden. Wenn nur die Stammdaten gepflegt sind, wird diese Adresse auch für Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine verwendet.
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Abweichende Rechnungsadresse: wird ausschließlich für Rechnungen und Gutschriften verwendet. Typischer Fall: Bestellt wird über die Niederlassung in München, Rechnungen gehen aber an die Zentrale in Berlin.
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Lieferadresse(n): werden auf Lieferscheinen und Versanddokumenten verwendet. Gerade im B2B-Bereich ist es üblich, dass Ware direkt ins Lager oder in eine Filiale geliefert wird.
Anmerkung
Hat dein Kunde nur die Stammdaten gepflegt, werden diese Daten der Stammdaten in allen Belegen verwendet.
Hinweis
Beispiel: Die „Muster GmbH“ hat Stammdaten in München, eine Rechnungsadresse in Berlin und ein Lager in Augsburg. Angebote und Aufträge laufen auf München, Rechnungen gehen nach Berlin, die Lieferung nach Augsburg. Alles gesteuert durch saubere Adresspflege.
Die Zahlungskonditionen entscheiden darüber, wie deine Rechnungen aussehen. Standard ist meist „Rechnung, 14 Tage netto“. In Xentral kannst du abweichende Ziele oder Skonti eintragen.
Besonders wichtig ist die Steuerlogik:
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Inlandskunde ohne Besonderheiten → normale MwSt.
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EU-Kunde mit gültiger USt-ID → innergemeinschaftliche Lieferung, steuerfrei
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EU-Kunde ohne USt-ID → wird wie ein Privatkunde behandelt → mit MwSt.
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Drittland → Export, steuerfrei, evtl. mit Zollnachweis
Tipp
Best Practice B2B: Trage die USt-ID immer direkt ein und prüfe sie online. So vermeidest du nachträgliche Korrekturen oder rechtliche Probleme.
Für Kunden ist die Bankverbindung nur dann relevant, wenn du Lastschriften einsetzt. Felder wie IBAN, BIC und Mandatsreferenz sind dann Pflicht, sonst kann die automatische Abbuchung nicht laufen. Wenn du ausschließlich auf Rechnung arbeitest, kannst du diesen Bereich leer lassen.
Hier steuerst du, wie Belege verschickt werden: per Mail, Fax oder Papier. Du kannst für jeden Belegtyp (Angebot, Auftrag, Rechnung, Mahnung usw.) einen Standardempfänger hinterlegen. Außerdem lassen sich zusätzliche Empfänger definieren, etwa wenn die Buchhaltung eine Kopie der Rechnung benötigt.
Hinweis
Beispiel: Angebote gehen an einkauf@muster.de, Rechnungen an buchhaltung@muster.de. So landet jedes Dokument direkt beim richtigen Ansprechpartner.
Wenn du keine Versandoptionen einstellst, greifen die E-Mail Adressen, die du in den Stammdaten, der Abweichenden Rechnungsadresse oder der Lieferadresse eingetragen hast.
Hat dein Kunde nur die Stammdaten gepflegt, wird die E-Mail Adresse der Stammdaten in allen Belegen verwendet.