Mit Xentral Flows steht dir ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung, um den Automatisierungsgrad deiner Xentral-Instanz individuell zu erhöhen und an deine spezifischen Unternehmensprozesse anzupassen. Du kannst damit individuelle Geschäftsprozesse flexibel gestalten, automatisieren und kontinuierlich optimieren, sodass möglichst wenig manuell gearbeitet werden muss.
Du findest Xentral Flows in der linken Navigationsleiste unter Automatisierung > Flows. In der dortigen Übersicht siehst du alle deine individuellen Workflows inklusive Status, Name und weiteren Informationen.
Wir unterscheiden bei diesem Feature zwischen zwei zentralen Komponenten: Xentral Flows (die Nutzung und Ausführung von Workflows) und dem Flow Editor (dem Werkzeug zur Erstellung eigener Workflows).
Xentral Flows steht allen Xentral-Kunden unabhängig vom gebuchten Plan zur Verfügung.
Das System funktioniert nach einem klaren Prinzip: Flows reagieren auf Events (Ereignisse) in Xentral. Die Methodik lautet immer: "Wenn etwas in Xentral passiert, dann tue etwas in Xentral."
Dir steht eine stetig wachsende Workflow-Bibliothek zur Verfügung. Diese umfasst aktuell rund 70 vorgefertigte Workflow-Typen für typische Use Cases
Typische Use Cases für Xentral Flows sind beispielsweise: * Bestellverarbeitung: Wenn eine neue Bestellung angelegt wird, kannst du die Daten über die API laden, transformieren und ein Update des Verkaufsauftrags durchführen. * Automatisierte Folgeaktionen: Nimm Statusänderungen vor, generiere aus einem Verkaufsauftrag direkt eine Einkaufsbestellung oder vergib automatisiert Labels. * Datenpflege: Setze wiederkehrende Häkchen bei Artikeln automatisch, validiere Kundendaten oder ordne Kunden regelbasiert bestimmten Kundengruppen zu. * Stornierungen: Lass unbezahlte Vorkasse-Bestellungen automatisch vom System stornieren.
Du kannst diese Standardprozesse über Parameter konfigurieren und direkt in deiner Instanz nutzen.
Der Xentral Flow Editor ist ein No-Code-Editor, mit dem du eigene Workflows mit einer typischen Wenn-Dann-Logik erstellen kannst, ohne programmieren zu müssen.
Verfügbarkeit: Aktuell befindet sich der Flow Editor in einer Betaphase und steht ausgewählten Kunden zur Verfügung. Perspektivisch wird der Editor schrittweise für Kunden geöffnet, die mindestens im Growth-Plan sind und ein Premium-Success-Package gebucht haben. Ob der Editor für dich freigeschaltet ist, erkennst du in der Übersicht: Wenn du auf das Pinselsymbol hinter einem Workflow klicken kannst, steht dir der Editor zur Verfügung.
Zielgruppe: Um eigene Flows zu bauen, solltest du eine klare Vorstellung davon haben, was der Workflow bewirken soll und welche Daten zur Verfügung stehen.
Hinweis
Eine grundlegende technische Affinität ist wichtig. Es ist sehr hilfreich, wenn du mit API-Konzepten vertraut bist, weißt, wie ein JSON-Objekt aufgebaut ist, oder bereits Vorerfahrung mit anderen Automatisierungslösungen wie n8n oder Zapier hast.
Wenn du selbst keine individuellen Anpassungen vornehmen möchtest oder dir die technische Erfahrung fehlt, kannst du deine Workflows über unser geschultes Consulting-Team erstellen, konfigurieren und betreuen lassen.
Der Aufruf von Xentral Flows selbst ist kostenlos. Jede Ausführung eines Workflows ("Job Execution", kurz "Job") ist jedoch mit Kosten verbunden:
-
Inklusivvolumen: In allen Plänen ist ein Inklusivvolumen an Workflow-Ausführungen für die normale Nutzung („Fair Usage“) enthalten.
-
Usage-based-Pricing: Wenn du Flows sehr intensiv nutzt, greift zukünftig eine nutzungsbasierte Abrechnung pro Job Execution. Die genauen Preise hängen von deinem Plan ab.
Um die Stabilität der Instanz zu gewährleisten, gibt es technische Limitierungen (sogenannte Rate Limits), wie etwa die maximale Anzahl an Workflows pro Kunde oder die maximale Ausführungshäufigkeit pro Sekunde. Das Tool zeigt dir transparent an, wo du bei diesen Limits stehst. Solltest du einmal an eine Grenze stoßen, können die Limits nach individueller Absprache mit uns angepasst werden.
Folge diesen Anleitungen, um zu erfahren, wie du Xentral Flows installierst und nutzen kannst:
Da sich der Editor noch in der Betaphase befindet, wird die entsprechende Dokumentation derzeit noch aufgebaut und stetig erweitert. Weiterführende technische Dokumentationen und Ressourcen für den Editor findest du unter: https://connect.xentral.com/connect/features/flows/flow-editor