POS (alt) – Dokumentation zur Vorgängerversion

Legen Sie unter Stammdaten → Projekte ein eigenes Projekt für die Kasse an.

Für eine Kasse muss ein Kassenbuch hinterlegt werden, in welches die Umsätze der Kasse gebucht werden. Kassenbücher werden unter Administration → Einstellungen → Geschäftskonten angelegt. Dazu muss ein neues Geschäftskonto erstellt, und der Typ auf "Kasse" eingestellt werden.

Das so erstellte Kassenbuch wird dann unter Buchhaltung → Kassenbuch gelistet.

Legen Sie in Stammdaten → Adressen eine Adresse an, die stellvertretend für alle anonyme Kunden verwendet wird. Ein geeigneter Name könnte z.B. "Laufkundschaft" o. ä. lauten. Diese Adresse wird später bei den Projekteinstellungen hinterlegt (siehe Screenshot bei POS Einstellungen).

Die Bedienung der Kassenoberfläche kann nur durch ausgewiesene Kassierer erfolgen. Die Erstellung eines Kassierers im System, setzt voraus, dass dieser Kassierer bereits als Mitarbeiter in Stammdaten → Adressen vorhanden ist. Wichtig hierbei ist, dass der Mitarbeiter explizit die Rolle "Mitarbeiter des entsprechenden POS - Projektes ist", es reicht nicht wenn der Mitarbeiter nur die Rolle "Mitarbeiter von Projekt alle" besitzt.

Ist der Datensatz für den Mitarbeiter vorhanden, kann er unter App Center → POS (Konfiguration) → Übersicht als Kassierer hinzugefügt werden.

Legen Sie mit 'Neu' einen neuen Kassierer an.

Um an der Kasse einfach und schnell Rabatte an Kunden zu vergeben oder mit Gutscheinen zu arbeiten, legen Sie einen sog. Rabattartikel an, den Sie im weiteren Verlauf auch bei den Projekteinstellungen hinterlegen.

Da es sich hierbei nicht um einen prozentualen Rabatt handelt, ist der Artikel auch nicht als Rabattartikel durch ein Häkchen auszuzeichnen (siehe Screenshot). Vielmehr wird der Rabattabzug über einen negativen Verkaufspreis realisiert, der jedoch auch im Verkaufsprozess flexibel verändert werden kann.

Zusätzlich zu diesem "Standard-Rabatt-Artikel" können Sie auch beliebig viele weitere Rabattartikel dieser Art anlegen, um bspw. saisonale Gutscheine auszustellen und auf diesem Wege getätigte Umsätze anschließend auch auswerten zu können.

Sie müssen für die POS kein bestimmtes Kommissionierverfahren definieren. Alle Einstellungen nehmen Sie im Projekt unter Administration → Einstellungen → Verkauf → POS Einstellungen vor:

Folgende Schaltflächen können in den POS Einstellungen für die Kasse aktiviert werden:

Durch Betätigung der Rabatt-Schaltflächen können Sie einen Rabatt (in Euro oder Prozent) selektieren und unmittelbar auf alle Produkte im Warenkorb anwenden. Bei Auswahl des EUR Rabatts wird dabei die Artikelbezeichnung auf Ihrer Rechnung ausgewiesen, die Sie zuvor im Rabattartikel hinterlegt und in die Projekteinstellungen übertragen haben.

Außerdem kann die Annahme des Trinkgelds auf die Zahlweisen EC und Kreditkarte beschränkt werden. Dadurch steht der Schaltflächen bei anderen Zahlweisen nicht zur Verfügung (ausgegraut). Hintergrund hierfür ist, dass die Trinkgeldverwaltung nicht durch die Mitarbeiter selbst erlaubt sein soll, sondern diese nur über den Steuerberater möglich sein soll.

Beim Verkauf über die POS wird die Schaltfläche "Zahlung abbuchen" eingeblendet, wenn im POS-Projekt ein ZVT eingestellt ist.

Nehmen Sie hier die für Sie zutreffenden Konfigurationen vor:

Konfigurieren Sie hier welche Dokumente bei einer Transaktion an der Kasse, wie oft, und auf welchem Drucker ausgegeben werden:

Um zusätzlich zu den Rechnungsbelegen Bons zu drucken, können Sie einen Bondrucker einrichten.

Zunächst müssen Sie die hierfür die Verbindung zur Adapterbox einrichten. Öffnen Sie in der Ansicht Administration → Einstellungen → System den Punkt Adapterbox.

Wählen Sie in der Adapterbox-Ansicht "+NEU". Danach werden Sie von xentral in 3 Schritten durch die Einrichtung geführt.

Zunächst können Sie, falls nötig, die Netzwerkeinstellungen manuell festlegen. Sollten Sie hier Änderungen vornehmen, speichern Sie diese mit der 'Speichern'-Schaltfläche. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klicken Sie auf 'weiter mit Schritt 2'.

Für diesen Schritt erhalten Sie von xentral eine Liste von durchzuführenden Aktionen. Arbeiten Sie diese Liste in der vorgegebenen Reihenfolge sorgfältig ab. Sie benötigen jetzt den FAT-formatierten USB-Stick.

Wenn Sie die Liste abgearbeitet haben, drücken Sie weiter mit Schritt 3 und geben Sie eine Drucker-Bezeichnung und die Seriennummer der Adapterbox an.

Im letzten Schritt kann die Einrichtung durch einen Testdruck überprüft werden. Nach erfolgreichem Testdruck können Sie den Bondrucker in den POS-Einstellungen anwählen und dem Projekt hinterlegen.

Freifeld auf Bon

Es gibt die Möglichkeit, pro Artikel-Position auf dem Bon einen Freifeldtext des Artikels auszugeben.

Pro Zeile können 39 Zeichen dargestellt werden. Mit einem | im Freifeld-Text können Sie bei diesem Positionstext einen Umbruch erzeugen.

Anmerkung

Der Freifeld-Name erscheint auf dem Beleg auch, aber nur wenn er in den Freifeld-Einstellungen nicht leer ist.

Es ist möglich, ZVT-kompatible EC-Geräte anzubinden, indem man die IP-Adresse und den Port des Geräts dazu eingibt. Dadurch wird bei der Auswahl der Zahlungsweise "EC" der Betrag auf das Gerät übertragen.

Über die Schaltfläche "Zahlung abbuchen" im Verkaufendialog kann ein Trinkgeld bei Verkauf mit EC-Karte gebucht werden (siehe Schaltflächen).

Felder:

Bei ZVT muss man die IP-Adresse und den Port des EC-Kartenleser in xentral angeben. Hinweis: Meist ist es so das das EC-Kartenlesegerät im lokalen Netzwerk eingebunden ist und “nur” eine lokale IP Adresse hat. Betreibt man aber xentral in der Cloud oder auf einem externen Server kann xentral natürlich nicht auf die lokale IP Adresse des EC-Kartenlesers zugreifen. In diesem Fall muss man über den Router die lokale IP Adresse bzw. den Port nach außen verfügbar machen. Bitte wenden Sie sich an Ihre Administration - das kann nur diese für Sie machen. xentral hat keine Möglichkeit interne IP Adresse nach außen zu Veröffentlichen. Bitte stellen Sie ebenfalls die Sicherheit weiter sicher. D.h. es sollte mit Firewalls oder VPN-Techniken der Zugriff geschützt werden.

Die Anmeldung an der POS erfolgt unter Verkauf → POS mit der Kassierer-Nummer, die beim Anlegen des Kassierers vergeben wurde.

Wenn die Anmeldung erfolgreich war, wird die Kassenoberfläche entsperrt. Wenn Ware verkauft werden soll, wählen sie zunächst oben in der Mitte, entweder einen konkreten Kunden aus den Stammdaten aus, oder "Laufkundschaft" bei einem anonymen Vorgang. Falls ein neuer Kundendatensatz angelegt werden soll, wählen Sie hier "Neuer Kunde".

Fügen Sie unter Warenkorb die Artikel hinzu, die der Kunde erwerben möchte. Dazu können Sie die Artikel über das im Screenshot markierte Feld suchen (Leertaste = alle verfügbaren Artikel auflisten), oder Artikel mit dem Barcodescanner erfassen (der Cursor muss dazu in dem markierten blauen Textfeld stehen).

Negative Mengen werden in den POS Positionen verhindert, da diese nicht verarbeitet werden können und zu Fehlern im Lager führen würden.

Wenn alle zu verkaufenden Artikel erfasst wurden, wählen Sie über die entsprechenden Schaltflächen im rechten oberen Bildschirmbereich (siehe Screenshot) die Art der Transaktion und ggf. die Bezahlart aus. Wählen Sie dort auch aus, ob eine Rechnung gedruckt werden soll oder nicht.

Schließen Sie die Transaktion mit Hilfe der "Verkaufen" Schaltfläche ab. Nach dem Abschließen werden die Belege zu dieser Transaktion gedruckt.

Es ist möglich, Seriennummern direkt in der POS-Oberfläche zu erfassen.

Im Artikel muss dafür folgende Option ausgewählt sein:

Im POS-Projekt in den POS-Einstellungen muss Folgendes eingestellt sein:

In den System-Einstellungen (Administration → Einstellungen → System → Grundeinstellungen → System) folgende Option auswählen:

Chargen und -MHD Artikel werden nach FIFO-Prinzip (first in first out) ausgebucht.

Ähnliche Vorraussetzungen, wie bei Seriennummern (s.o.):

Wenn man eine Auftrags- oder Rechnungsnummer im Popup oben eingegeben hat und auf "Über Kasse abrechnen" klickt, wird der jeweilige Beleg in der Kassenoberfläche geladen.

Vom Beleg wird in der POS-Oberfläche folgendes übernommen:1. die Positionen des Belegs 2. die Adressdaten des Belegs

Danach können Sie diesen wie einen normalen POS-Vorgang weiter abwickeln.

Die Schaltfläche "Teilstorno" lädt alle Positionen des Auftrags / Rechnung im Popup. Danach kann man die Menge der einzelnen Positionen eingeben, die storniert werden sollen.

Mit einem Klick auf die "Übernehmen"-Schaltfläche werden die angegebenen Positionen in die POS geladen.

Die Schaltfläche "Komplettstorno" lädt alle Positionen direkt in die POS Oberfläche. Mit einem Klick auf die rote Storno-Schaltfläche, kann daraufhin eine Gutschrift erstellt werden.

Im Kassenbuch wird der Betrag der Gutschrift ausgebucht und im Tagesabschluss der POS als Entnahme gekennzeichnet. Die in xentral erstellte Rechnung wird automatisch storniert und es wird ein Gutschriftsbeleg für den Vorgang erstellt.

Sofern in den Einstellungen des Projekts "Mehrere Aufträge pro Kassierer" selektiert wurde, sind in der POS Oberfläche die zwei Schaltflächen "Vorgang Speichern" & "Laden" sichtbar.

Mit der Schaltfläche "Vorgang Speichern", kann man die bereits erfassten Artikel eines Vorgangs in einer Liste speichern (z.B. wenn der Kunde noch zusätzliche Artikel einkaufen möchte) und mit der Schaltfläche "Laden" können gespeicherte Vorgänge geladen und abkassiert werden.

Der Kassenabschluss wird am Anfang des Tages automatisch erstellt.

Alle Buchungen eines Tages über die POS fließen automatisch in diesen Tagesabschluss. Das bedeutet, dass dieser nicht manuell festgelegt werden muss. Nachdem Sie das Bargeld gezählt haben und "festgeschrieben" wurde, wird die Zählung auch in den Tagesabschluss übernommen.

Mit dem PDF Icon rechts können Sie sich diesen Abschluss anschauen / herunterladen. Dort werden folgende Positionen des Tages aufgelistet:

Hier ein Beispiel-PDF des Kassenabschlusses über mehrere Seiten:

Hier können Sie alle Münzen und Scheine zählen und die Anzahl jeweils in das entsprechende Feld eingeben.

Die Schaltfläche 'Gezählte Werte jetzt festschreiben' lädt die Anzahl der Münzen & Scheine in den Tagesabschluss

Die Schaltfläche “Gezählte Werte speichern ohne Korrekturbuchung” erzeugt eine Korrekturbuchung im Kassenbuch.

Hier wird ein Sammel-PDF für alle Tagesabschlüsse eines Monats erstellt.

Hier bekommen Sie einen kumulierten Abschluss mit aufaddierten Werten aus allen Monatstagen übersichtlich und knapp dargestellt.

Im Bereich Buchhaltung → Zahlungseingang können die Buchungen der Kasse importiert werden. Hierzu die entsprechende Kasse über das Stift Icon auswählen, anschließend wird man in die Maske "Import" weitergeleitet. Über die Schaltfläche "Live-Import" können die Kassen-Buchungen abgerufen werden und durch betätigen des "Buchung fertigstellen" importiert werden. Sobald die Buchung importiert wurde, sind die Rechnungsbelege der Kasse auch entsprechend ausgeglichen.

Es wird geprüft, ob es mehrere Buchungen mit gleichem Grundbetrag und Datum an dem Tag gibt. Falls ja wird in einer Klammer die Nummer der Kassenbuchung dran gehängt:

Unter Stammdaten → Projekte → Einstellungen → POS Einstellungen kann man den Umfang der Monats- bzw. der Tagesabschlüsse einstellen.

Option "Monatsberichte ohne Einzelbuchung": hier wird ein zusammengefasster Bericht erzeugt, in dem die Einzelbuchungen nicht angezeigt werden

Option "Einzelbuchungen ausblenden": dadurch werden in den Tagesabschlüssen die einzelne Buchungen ausgeblendet und es stehen nur die Ein- und Ausgänge drin.