FAQ Berichtswesen - Häufig gestellte Fragen

Das alte Berichtsmodul ist technisch veraltet und kann die hohen Datenanforderungen nicht mehr bewältigen, was oft zu Systemverlangsamungen führt. Zudem wird es nicht mehr aktiv gewartet. Ein Teil des alten Systems wird durch eine neue API ersetzt, die besser auf eure Bedürfnisse abgestimmt ist. Für das neue, leistungsfähigere Berichtswesen (basierend auf gänzlich neuer Infrastruktur) erheben wir deshalb eine zusätzliche Gebühr, um den langfristigen Betrieb zu sichern.

Neben neuer Infrastruktur und aktiver Wartung bietet das Modul allen Kunden die Möglichkeit, moderne no-code Berichte zu erstellen, einen vollständigen SQL Editor zu nutzen sowie auf zuverlässige, durchdachte Berichtsvorlagen zuzugreifen.

Das alte Berichtemodul bleibt bis zum Jahresende 2024 unverändert. Ab Januar 2025 werden wir erste Einschränkungen vornehmen, um den Verkehr auf diesem Modul langsam runter zu fahren (es können keine neuen Berichte mehr angelegt werden, auf bestehende Berichte kann nur noch lesend zugegriffen werden). Aktuell ist geplant, das Modul Ende Juni 2025 zu sunsetten. Wir empfehlen, dass du dich frühzeitig mit dem neuen Berichtswesen (oder alternativ der API) vertraut machst, um in Q2 2025 nicht unnötig unter Druck zu geraten.

Die komplette Infrastruktur, die für das neue Berichtswesen verwendet wird, befindet sich außerhalb deiner Xentral Instanz. Dort werden alle Daten gebündelt und können effizient abgerufen werden ohne Last auf deiner eigenen Datenbank zu erzeugen. Deshalb müssen die Daten regelmäßig zwischen deiner Datenbank und unserer Analytics Platform synchronisiert werden. Das geschieht im Regelfall einmal am Tag zwischen 22 Uhr abends und 4 Uhr morgens. Aufträge oder andere Daten, die du im Laufe des Tages einspielst, sind deshalb erst am nächsten Tag zu sehen.

Wir synchronisieren die Daten nachts zwischen deiner Xentral Datenbank und unserer Analytics Platform, dem Motor, der das gesamte neue Xentral Berichtswesen antreibt. Siehe hierzu “Warum werden die Aufträge die ich soeben in Xentral importiert habe nicht auf den Dashboards angezeigt? Warum tauchen sie nicht in den Berichten auf?”. Das bedeutet zum Beispiel, dass am 1. eines jeden Monats in der Regel noch keine Daten für den aktuellen Monat zur Verfügung stehen. Wenn du dann die Verkaufszahlen des aktuellen Monats mit dem vorherigen Monat vergleichen willst, geht das in der Regel erst am nächsten Tag.

Für die Synchronisation in Nahe-Echtzeit bieten wir den Unlimited Plan an. Wir prüfen hierzu deine Anforderungen an Synchronisationsintervalle (stündlich bis nahe-Echtzeit), Datenvolumina sowie Komplexität der Abfragen und leiten daraus die zusätzlichen Infrastrukturkosten ab. Bitte habe Verständnis dafür, dass wir diese direkt an dich weiter verrechnen müssen.

Wenn der Rest der Metriken auf dem Dashboard aktuell ist, dann liegt das mit ziemlicher Wahrscheinlichkeit daran, dass du die notwendigen Daten für diese Metrik nicht in Xentral eingepflegt hast oder für den ausgewählten Zeitraum keine Daten vorliegen. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Daten wir über dein Business haben, desto mehr und bessere Analysen können wir dir bieten. Um mehr Informationen zu den einzelnen Metriken zu erhalten, kannst du mit dem Mauszeiger über des Fragezeichensymbol am rechten oberen Rand der Metrik fahren. In den Tooltips findest du Hinweise darüber, wie wir die Metrik berechnen und was wir dafür für Daten benötigen.

Wenn du unser Premium Add-on erworben hast, stehen dir viele Filteroptionen zur Verfügung. Versuche auch die Zeitintervalle zu ändern. Eventuell liegen für den ausgewählten Zeitraum keine Daten vor.

Wenn du ein Neukunde bist, ist es wichtig zu verstehen, dass wir gerade für die Lageranalyse erst einmal Daten von dir über einige Zeit sammeln müssen, um dir gewisse Metriken anzeigen zu können.

Um die Komplexität im neuen Datenmodell gering zu halten, haben wir erstmal nur bestimmte Tabellen bereitgestellt (nämlich die, die notwendig waren, um 98% der 13.200 custom reports nachzubauen).

Weitere Tabellen und Felder können auf Kundenanfrage jederzeit von uns hinzugefügt werden, sofern diese für das Berichtswesen benötigt werden (und nicht etwa nur Funktionalität der noch fehlenden Xentral API Endpunkte abdecken).

Du befindest dich im Vorschau-Modus. Dieser dient hauptsächlich zu Test- und Entwicklungszwecken. Du kannst die Inhalte der Berichte prüfen oder testweise eigene Berichte entwickeln, ohne dir Sorgen zu machen, dass sofort Kosten verursacht werden. Es werden dir jedoch immer nur die ersten 5 Zeilen des Ergebnisses angezeigt.

Diese Tabelle wurde zur besseren Nutzbarkeit in die Tabelle product_trees integriert.

Xentral speichert die Währung eines Eintrags in der Regel explizit ab. Beim Aufbereiten deiner Daten für das neue Berichtemodul normalisieren wir dann alles auf deine Systemwährung (standardmäßig ist das EUR). Das reduziert die Komplexität beim erstellen von Berichten für dich, weil du zum Beispiel bei einer Umsatzanalyse einfach über alle Einträge aggregieren kannst, ohne diese einzeln umrechnen zu müssen. Wenn du wissen willst, welche Währung wir bei dir verwenden, dann frage die “settings” Tabelle ab. Willst du bestimmte Geldbeträge in eine Andere Währung umrechnen, dann verwende die “exchange_rates” Tabelle in deiner Abfrage.

Exportierte Daten werden im Standardformat CSV bereitgestellt. In den Berichtseinstellungen lässt sich festlegen, welches Trennzeichen verwendet werden soll. Probleme beim CSV-Export und dem Import in Excel treten häufig auf, wenn das gewählte Trennzeichen auch innerhalb der Datenwerte vorkommt.

Ein Artikelname wie „Schraube, M3“ kann beispielsweise zu Formatierungsfehlern führen, wenn ein Komma (,) als Trennzeichen verwendet wird.

Zur Lösung des Problems kann entweder ein alternatives Trennzeichen gewählt oder die Datenwerte in der SQL-Abfrage bereinigt werden, z. B. mit der Funktion REPLACE.

Im neuen Berichtswesen werden Zahlen in den Ergebnistabellen standardmäßig ohne Tausendertrennzeichen und mit Punkt (.) als Dezimaltrennzeichen dargestellt.

Beispiele:

Felder mit dem Typ „numeric“ im Datenkatalog sind standardmäßig auf sechs Nachkommastellen gerundet (z. B. 123.456789).

Falls ein anderes Zahlenformat erforderlich ist – beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Nachkommastellen, Tausendertrennzeichen oder ein Komma als Dezimaltrennzeichen – kann dies direkt im SQL-Ausdruck angepasst werden.

Beispiel für Redshift:

Soll das Feld net_price auf zwei Nachkommastellen gerundet und gleichzeitig mit Tausenderpunkten sowie Komma als Dezimaltrennzeichen ausgegeben werden, kann in Redshift folgender Ausdruck verwendet werden:

REPLACE(REPLACE(REPLACE(TO_CHAR(net_price, 'FM999G999G999D00'), ',', '#'), '.', ','), '#', '.')

Erklärung der Bestandteile:

Geldbeträge werden im neuen Berichtswesen standardmäßig in Euro angezeigt. Möchtest du in eine andere Währung umrechnen, ist das Datum, an dem der Betrag erzeugt wurde, ausschlaggebend. Informationen zu den Umrechnungskursen der verschiedenen Währungen für beliebige Daten findest du in der exchange_rates Tabelle.

Beispiel: Umrechnung net_revenue von EUR in USD.

  SELECT 
    so.net_revenue AS "net_revenue in EUR", 
    so.net_revenue * COALESCE(er.rate, 1) AS net_revenue_usd 
  FROM sales_orders so 
  LEFT JOIN exchange_rates er ON so.date = er.date 
    AND er.target_currency = 'EUR' 
    AND er.start_currency = 'USD'

Das alte Modul verwendete MySQL, um Berichte zu erstellen.

Im neuen Berichtswesen wird der SQL-Dialekt von Amazon Redshift verwendet, der wiederum eine leicht abgewandelte Form von PostgreSQL ist. Die wichtigsten Änderungen im Überblick: