FAQ Berichtswesen - Häufig gestellte Fragen

Das alte Berichtsmodul ist technisch veraltet und kann die hohen Datenanforderungen nicht mehr bewältigen, was oft zu Systemverlangsamungen führt. Zudem wird es nicht mehr aktiv gewartet. Ein Teil des alten Systems wird durch eine neue API ersetzt, die besser auf eure Bedürfnisse abgestimmt ist. Für das neue, leistungsfähigere Berichtswesen (basierend auf gänzlich neuer Infrastruktur) erheben wir deshalb eine zusätzliche Gebühr, um den langfristigen Betrieb zu sichern.

Neben neuer Infrastruktur und aktiver Wartung bietet das Modul allen Kunden die Möglichkeit, moderne no-code Berichte zu erstellen, einen vollständigen SQL Editor zu nutzen sowie auf zuverlässige, durchdachte Berichtsvorlagen zuzugreifen.

Für die Synchronisation in Nahe-Echtzeit bieten wir den Unlimited Plan an. Wir prüfen hierzu deine Anforderungen an Synchronisationsintervalle (stündlich bis nahe-Echtzeit), Datenvolumina sowie Komplexität der Abfragen und leiten daraus die zusätzlichen Infrastrukturkosten ab. Bitte habe Verständnis dafür, dass wir diese direkt an dich weiter verrechnen müssen.

Das kann mehrere Ursachen haben, die wir im Folgenden auflisten.

Wir synchronisieren die Daten nachts zwischen deiner Xentral Datenbank und unserer Analytics Platform, dem Motor, der das gesamte neue Xentral Berichtswesen antreibt. Das bedeutet zum Beispiel, dass am 1. eines jeden Monats in der Regel noch keine Daten für den aktuellen Monat zur Verfügung stehen. Wenn du dann die Verkaufszahlen des aktuellen Monats mit dem vorherigen Monat vergleichen willst, geht das in der Regel erst am nächsten Tag.

Wenn der Rest der Metriken auf dem Dashboard aktuell ist, dann liegt das mit ziemlicher Wahrscheinlichkeit daran, dass du die notwendigen Daten für diese Metrik nicht in Xentral eingepflegt hast oder für den ausgewählten Zeitraum keine Daten vorliegen. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Daten wir über dein Business haben, desto mehr und bessere Analysen können wir dir bieten. Um mehr Informationen zu den einzelnen Metriken zu erhalten, kannst du mit dem Mauszeiger über des Fragezeichensymbol am rechten oberen Rand der Metrik fahren. In den Tooltips findest du Hinweise darüber, wie wir die Metrik berechnen und was wir dafür für Daten benötigen.

Wenn du unser Premium Add-on erworben hast, stehen dir viele Filteroptionen zur Verfügung. Versuche auch die Zeitintervalle zu ändern. Eventuell liegen für den ausgewählten Zeitraum keine Daten vor.

Wenn du ein Neukunde bist, ist es wichtig zu verstehen, dass wir gerade für die Lageranalyse erst einmal Daten von dir über einige Zeit sammeln müssen, um dir gewisse Metriken anzeigen zu können.

Du befindest dich im Vorschau-Modus. Dieser dient hauptsächlich zu Test- und Entwicklungszwecken. Du kannst die Inhalte der Berichte prüfen oder testweise eigene Berichte entwickeln, ohne dir Sorgen zu machen, dass sofort Kosten verursacht werden. Es werden dir jedoch immer nur die ersten 5 Zeilen des Ergebnisses angezeigt.

Um die Komplexität im neuen Datenmodell gering zu halten, haben wir erstmal nur bestimmte Tabellen bereitgestellt (nämlich die, die notwendig waren, um 98% der 13.200 custom reports nachzubauen).

Weitere Tabellen und Felder können auf Kundenanfrage jederzeit von uns hinzugefügt werden, sofern diese für das Berichtswesen benötigt werden (und nicht etwa nur Funktionalität der noch fehlenden Xentral API Endpunkte abdecken).

Es gibt keine Einstellung, um diese Begrenzung in der Vollansicht zu erhöhen. Um alle Daten anzuzeigen, kannst du die Daten exportieren. Das Limit haben wir in der Vergangenheit bereits angepasst und von 1000 auf 5000 Ergebnisse erhöht.

Diese zwei Meldungen unterscheiden sich wie folgt voneinander:

Wenn Berichtabfragen länger als 5 Minuten dauern (z.B. durch ihre Komplexität), dann bricht Xentral diese im Frontend ab. Diese Berichte können dann nicht über die Benutzeroberfläche abgerufen werden.

Exportiere in diesem Fall direkt den gewünschten Bericht. Hierbei gibt es keine zeitliche Einschränkung, bei der ein Timeout auftreten könnte.

Die Exportergebnisse sind generell für 7 Tage sichtbar. Danach laufen sie ab und werden nicht mehr im System angezeigt. Die Download-Links aus der E-Mail funktionieren nach dieser Frist ebenfalls nicht mehr.

Sobald du in den Permalink-Einstellungen in Xentral etwas änderst, musst du per Klick auf Permalink generieren einen neuen Permalink erstellen.

Exportierte Daten werden im Standardformat CSV bereitgestellt. In den Berichtseinstellungen lässt sich festlegen, welches Trennzeichen verwendet werden soll. Probleme beim CSV-Export und dem Import in Excel treten häufig auf, wenn das gewählte Trennzeichen auch innerhalb der Datenwerte vorkommt.

Ein Artikelname wie „Schraube, M3“ kann beispielsweise zu Formatierungsfehlern führen, wenn ein Komma (,) als Trennzeichen verwendet wird.

Zur Lösung des Problems kann entweder ein alternatives Trennzeichen gewählt oder die Datenwerte in der SQL-Abfrage bereinigt werden, z.B. mit der Funktion REPLACE.

Die Nutzung der Vorschau zählt nicht als Abfrage. Daher empfehlen wir diese Ansicht, um Abfragen (Queries) zu testen. Wenn du in der Vollansicht auf Ausführen klickst, zählt dies als Abfrage. Jede weitere am selben Tag durchgeführte Abfrage, die das gleiche Ergebnis liefert, zählt nicht als Abfrage. Alle Abfragen an einem neuen Datum zählen als neue Abfrage.

Eine Berichts-Abfrage verbraucht einen Credit, wenn sie zum ersten Mal an einem Tag ausgeführt wird. Dies kann über die UI, per Export oder per API angestoßen werden. Wichtig: Es müssen auch dieselben Filterwerte in derselben Plattform (UI, Export oder API) genutzt werden, sonst wird eine neue Abfrage gezählt. Das bedeutet: Sobald der Bericht einmal geladen wurde, wird er aus dem Cache geladen. Er zeigt an diesem Tag immer die exakt gleichen Ergebnisse an (die Filter dürfen nicht verändert werden) und kann von mehreren Benutzern mehrmals in der UI oder per FTP abgerufen werden, ohne, dass neue Kosten anfallen.

Custom Query steht hier für die manuelle Ausführung der Berichte. Generell ist es nicht notwendig, den Bericht in der Instanz auszuführen, um ihn dann zu exportieren. Stattdessen kannst du direkt auf Exportieren klicken, sobald du die Vollansicht geöffnet hast.

Im neuen Berichtemodul werden Geldbeträge standardmäßig in deiner Systemwährung angezeigt (standardmäßig EUR). Das erleichtert Analysen, da Beträge über alle Einträge hinweg direkt aggregiert werden können, ohne dass eine manuelle Umrechnung nötig ist.

Xentral speichert die Währung eines Eintrags jedoch auch explizit. Wenn du Geldwerte in der Originalwährung sehen möchtest, kannst du auf die untransformierten Felder xen_ in den relevanten Tabellen zugreifen (z. B. xen_net_revenue oder xen_net_profit in invoices oder sales_orders). Das Feld original_currency zeigt dabei an, in welcher Währung der Betrag ursprünglich erfasst wurde.

Beispiel:

Damit kannst du sowohl in der standardisierten Systemwährung arbeiten als auch die Rohdaten aus dem Beleg abrufen.

In Tabellen, die das Feld original_currency nicht haben, gibt es keine xen_ Felder, da dort standardmäßig keine Euro-Transformationen vorgenommen werden. Alle Geld-Spalten sind hier immer in der Originalwährung. Ein Beispiel hierfür ist die Tabelle products.

Für die Währungstabelle exchange_rates werden die Wechselkurse direkt über die API der EZB abgerufen. Es kann daher zu Abweichungen zu den im Modul Währung Umrechnung angezeigten Kursen kommen. Im Modul Währung Umrechnung haben wir eine mangelhafte Datenqualität festgesetellt. Daher wäre eine Abfrage über diese Tabelle nicht zielführend und würde in unvollständigen Daten resultieren. Aus diesem Grund wurde die Verwaltung der Wechselkurse ausgelagert.

Diese Tabelle wurde zur besseren Nutzbarkeit in die Tabelle product_trees integriert.

International werden die Bezeichnungen Brutto (Gross) und Netto (Net) unterschiedlich ausgelegt. Deshalb gibt es immer eine konkrete Beschreibung zu den einzelnen Berichten. Du kannst diese Beschreibung aufrufen, indem du neben dem Bericht auf das Fragezeichen-Symbol klickst. Brutto bedeutet im internationalen Geschäftskontext, dass Retouren, Stornierungen und nachträgliche Rabatte im Umsatz enthalten sind. Es geht hier also audrücklich nicht um den steuerlichen Aspekt.

Das alte Modul verwendete MySQL, um Berichte zu erstellen.

Im neuen Berichtswesen wird der SQL-Dialekt von Amazon Redshift verwendet, der wiederum eine leicht abgewandelte Form von PostgreSQL ist. Die wichtigsten Änderungen im Überblick:

Im neuen Berichtswesen werden Zahlen in den Ergebnistabellen standardmäßig ohne Tausendertrennzeichen und mit Punkt (.) als Dezimaltrennzeichen dargestellt.

Beispiele:

Felder mit dem Typ „numeric“ im Datenkatalog sind standardmäßig auf sechs Nachkommastellen gerundet (z. B. 123.456789).

Falls ein anderes Zahlenformat erforderlich ist – beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Nachkommastellen, Tausendertrennzeichen oder ein Komma als Dezimaltrennzeichen – kann dies direkt im SQL-Ausdruck angepasst werden.

Beispiel für Redshift:

Soll das Feld net_price auf zwei Nachkommastellen gerundet und gleichzeitig mit Tausenderpunkten sowie Komma als Dezimaltrennzeichen ausgegeben werden, kann in Redshift folgender Ausdruck verwendet werden:

Erklärung der Bestandteile: