In der Geschäftspraxis ist es üblich, dass ausgestellte Rechnungen nicht in jedem Fall so bestehen bleiben können, wie sie ursprünglich erstellt wurden. Gründe können vielfältig sein:
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Retouren oder Reklamationen: Kunden senden Waren zurück, weil diese defekt sind oder nicht gefallen.
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Nachträgliche Preisänderungen: Es werden Rabatte oder Sonderkonditionen gewährt, die bei der ursprünglichen Rechnung nicht berücksichtigt wurden.
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Fehlerhafte Rechnungsstellung: Mengen, Preise oder Steuersätze wurden falsch erfasst.
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Komplette Stornierung: Ein Auftrag wird widerrufen oder storniert, sodass die Rechnung nicht mehr gültig ist.
Um solche Fälle buchhalterisch korrekt und nachvollziehbar abzubilden, werden Korrekturbelege eingesetzt. Die beiden wichtigsten Arten sind:
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Gutschrift: Ein Dokument, das den ursprünglichen Rechnungsbetrag mindert oder einen Betrag ausweist, den das Unternehmen an den Kunden zurückzahlt. In der Praxis bedeutet dies: Die Forderung des Unternehmens sinkt oder eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden entsteht.
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Stornorechnung: Eine spezielle Form der Gutschrift, die eine Rechnung vollständig neutralisiert. Sie hebt die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch auf, indem sie die identischen Beträge mit umgekehrtem Vorzeichen ausweist.
Sowohl Gutschriften als auch Stornorechnungen sind im ERP-Kontext notwendige Instrumente, um eine korrekte Abbildung der Geschäftsvorfälle sicherzustellen und den gesetzlichen Anforderungen der Buchhaltung zu entsprechen.
Xentral unterstützt beide Belegarten standardmäßig
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Gutschrift: In Xentral als Beleg mit positiven Beträgen dargestellt.
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Stornorechnung: In Xentral als Beleg mit negativen Beträgen dargestellt. Wird durch das Setzen der Option „Stornorechnung“ gekennzeichnet. Hier sind auch alternative Dokumentenbeschriftung wie "Rechnungskorrektur" möglich.
Beide Belegarten werden im Buchhaltungsexport korrekt berücksichtigt und dort immer als negative Beträge übertragen, unabhängig von der Darstellung im Beleg.
Darüber hinaus bietet Xentral eine Vielzahl an Funktionen, um Gutschriften und Stornorechnungen zu erstellen, zu bearbeiten und mit anderen Belegen (z. B. Rechnungen) zu verknüpfen. Je nach Ausgangssituation kann dies direkt aus einer Rechnung heraus erfolgen oder unabhängig als neuer Beleg.
Important
Die rechtlich korrekte Bezeichnung von Gutschriften, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen kann je nach Land, steuerlicher Vorschrift und individueller Handhabung durch die Finanzbehörden variieren.
Stimme also im Vorfeld mit deinem Steuerbüro bzw. direkt mit den zuständigen Steuerbehörden ab:
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ob du den Beleg als Gutschrift, Stornorechnung oder Rechnungskorrektur ausweisen musst,
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welche Bezeichnung auf deinen Dokumenten rechtlich zulässig ist,
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wie die Belege in deiner Finanzbuchhaltung und gegenüber den Steuerbehörden verarbeitet werden müssen.
Xentral bietet dir die Möglichkeit, sowohl Gutschriften als auch Stornorechnungen zu erstellen. Die Entscheidung, welche Belegart du rechtlich verwenden darfst, liegt jedoch bei dir und muss mit deiner steuerlichen Beratung abgestimmt werden.
In Xentral kannst du eine Gutschrift oder Stornorechnung auf verschiedenen Wegen anlegen. Die Wahl des Weges hängt davon ab, ob es einen direkten Bezug zu einer Rechnung gibt oder nicht.
An invoice can be cancelled with a credit note or a cancellation invoice. The cancellation of an invoice in accounting is always done with a "counter document". A credit note is titled as a cancellation invoice in Xentral, if the option "Cancellation invoice" is set. The amounts in the document will then be negative, while they are positive in the credit note.
The following options are available:
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Cancel invoice → directly generates a cancellation invoice or credit note ("delete" icon)
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Continue invoice as credit/cancellation invoice → directly generates a cancellation invoice or credit memo (same function, but via the "pull-down menu")
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Create credit/cancellation invoice without previous invoice → can be linked retroactively but also to an invoice
Note
Please check whether the created credit note has also been released and has been given a sequential number. Only then will the cancelled invoice be exported with a negative amount during the accounting export.
An invoice can be continued with the action "cancel" as a credit note/cancellation invoice can be continued:
Once a credit note number has been assigned, the document can no longer be deleted. A credit note can be deleted before it is sent:
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Not be transferred to another customer
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It is also possible to change the amount and edit the positions. (possibly a 0 EUR credit note, should a number have been assigned here by mistake)
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Otherwise there is the possibility to create an additional credit note with a minus amount, then the two credit notes cancel each other out
An invoice can also be continued via the action field as a credit note/cancellation invoice.
The following options are available for creating a credit note:
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Accounting → Credit note → "+NEW
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Master data → Addresses → Edit icon → Credit note (button)
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Manual: Offer → Order → Delivery bill/Invoice → Credit bill/Cancellation invoice
Partial cancellations for invoices can also be created via the action menu.
In the next step, a new interface appears. There you can select, which position(s) should be transferred in a credit note.
If items have already been partially canceled, they will no longer be displayed in the partial cancellation interface.
Note
This will set the invoice to the status "PARTIAL CANCELLATION".
Credit notes can only be cancelled if they appear in the "In process" tab, i.e. if they are still in the draft stage.
To "cancel" credit notes that have already been created, the following two options are available:
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In case the credit note created by mistake cancels the invoice completely (for the entire amount), the documents will balance each other for accounting purposes. So if the invoice should not have been canceled in the first place, the customer can be issued a new invoice for the same amount. The old invoice and the incorrect credit note then cancel each other out and the new invoice has the status "open".
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Alternatively, the invoice can be continued a second time as a credit note and put a "minus" in front of the amounts (minus credit memo). The original (inadvertently created) credit memo is then again offset by the minus amounts of the minus credit memo, so it is still an open to the customer in the amount of the original invoice.
Just like in invoices, it is possible to process the credit memo documents by mass processing.
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All open credit notes → All credit notes that have no incoming payment (which clears them) and all credit notes that do not have an entry in the "completed on" field (date field)
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All credit notes from today → Date of credit note is today (creation date of the document)
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All credit memos that have not been completed → Credit memos that have been entered in the "Completed on" field. (date input)
Batch processing
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Mark as done → Sets the "done on" date in the credit memo with today's date. Signals that the credit note has been paid out
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Remove done marker → Removes the "done on" date in the credit note
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Send by mail → Sends the credit note to the e-mail address specified in the credit note
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Mark as sent → Sets the status of the credit note to sent
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Collective PDF → Creates a collective PDF of the selected credit notes with the credit memo documents
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Print → prints the selected credit notes on the stored printer
The "not shipped" tab contains an overview of all credit notes that have not yet been sent.
As an example, we have created an invoice and a credit note. The amount of the invoice is higher. In the credit note you can specify the open invoice number:
The amount of the credit note will then appear in the log of the invoice and the balance will be adjusted accordingly. The credit memo will be offset against the invoice.
After that you have to set the credit note to completed.
As soon as the 7,41€ are transferred you can assign this in the incoming payment of the invoice.
If you want to clear credit memos via incoming payment with the direct debit payment method, it is necessary to set the credit memo to "paid" or "settled". Otherwise the credit note can be paid again by incoming payment.
To change the status of a credit memo, select it in the credit memo overview (Credit Memo / Cancellation Invoice > Overview), select the Mark as Completed option at the bottom of the batch processing and click on the Execute button.
The status of the credit note will now change and the credit note can no longer be loaded into the payment transaction.
Important
Once the credit note is loaded into the payment transaction, it will not disappear due to the status change and must be removed manually via the X symbol.
Die Ampel in einer Gutschrift zeigt nicht, ob die Gutschrift bezahlt ist. Sie zeigt, ob zur Gutschrift eine Zahlung im Zahlungsverkehr angelegt wurde und wie weit dieser Prozess ist.
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Ampel „Offen“: Die Ampel steht auf „offen“, wenn zur Gutschrift keine Zahlungsverkehr-Transaktion existiert, also keine payment_transaction_id vorhanden ist. Das passiert z. B., wenn keine Erstattung/kein Einzug über den Zahlungsverkehr angelegt wurde oder wenn die Gutschrift nur mit einem Zahlungsausgang verknüpft ist. In diesem Fall bleibt die Ampel meist unverändert – maßgeblich ist dann der Bezahlstatus der Gutschrift.
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Ampel zeigt Zahlungsverkehr-Status: Sobald für die Gutschrift eine Zahlung im Zahlungsverkehr erstellt wird (z. B. über „Gutschriften laden“ oder „Zahlung erstatten“ bzw. bei Erstattungen/Einzügen über PayPal, Mollie oder Lastschrift), entsteht eine payment_transaction_id. Ab diesem Moment zeigt die Ampel den jeweiligen Status des Zahlungsverkehr-Prozesses an, also wie weit die Erstattung/der Einzug ist.
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Ampel „Abgeschlossen/Erledigt“: Den finalen Ampelstatus erreicht eine Gutschrift nur, wenn (a) eine Zahlungsverkehr-Transaktion vorhanden ist und (b) diese den Prozess vollständig durchlaufen und abgeschlossen hat. Ohne abgeschlossene Zahlungsverkehr-Zahlung kann die Ampel nicht in den Endstatus wechseln.