Im Bereich Workflows kannst du nun die Details zu den gewählten Features konfigurieren und die Features einzeln aktiv schalten. Du erreichst die Workflows unter dem Pfad Einstellungen > Verkaufen > Shops/Marktplätze > Gambio > Workflows.
Die Schaltfläche “Aktiv” steht dir in jedem Reiter zur Verfügung. Sie bezieht sich jeweils auf den Reiter, in dem du dich gerade befindest.
Anmerkung
Diese Schaltfläche benötigst du erst, nachdem du alle Einstellungen vorgenommen und getestet hast und alles bereit ist für den produktiven Einsatz deiner Schnittstelle.
Belasse den Schalter bis zum Abschluss deiner Tests auf links (inaktiv).
Achtung
Erst nachdem deine Einrichtung und Tests abgeschlossen sind, kannst du die Schnittstelle produktiv schalten. Beachte dazu die Hinweise in diesem Handbuchabschnitt.
Im Folgenden findest du zu jedem Feature detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten.
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Bestand
Schau dir die Workflowkonfiguration für die Bestandssynchronisation am Beispiel Shopify gleich hier an!
“Auswahl Xentral Lager”: Hake hier die Xentral-Lagerorte an, aus denen die Bestände (summiert) an den Shop gemeldet werden.
Tipp
Wenn du einen neuen Lagerort angelegt hast, der im Auswahlfeld noch nicht zur Verfügung steht, klicke auf Optionen neu laden, um die Auswahl zu aktualisieren.
Wähle folgende Optionen aus, um die an den Shop übertragene Bestandsmenge zu manipulieren:
-
“Reservierungen beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn die reservierte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden soll.
-
“Offene Aufträge beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn offene Auftragsmengen abgezogen werden sollen.
-
“Lagerkorrekturwert beachten”: Setze den Schalter nach rechts, wenn der Lagerbestand um den im Artikel festgelegten Lagerkorrekturwert verändert werden soll. Das Feld “Lagerkorrekturwert” findest du unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
-
“Pseudo Lagerzahl statt echten Lagerzahlen verwenden”: Setze den Schalter nach rechts, wenn statt dem berechneten Lagerbestand eine im Artikelstamm festgelegte Pseudomenge übertragen werden soll. Das Feld Pseudo Lagerzahl findest du ebenfalls unter Artikel > Details > Online-Shop Optionen, Bereich Lagerbestand.
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Aufträge
Schau dir die Workflowkonfiguration für den Auftragsimport am Beispiel Shopify gleich hier an!
Der Reiter Aufträge ist das Kernstück der Workflow-Konfiguration. Hier legst du unter anderem fest, ab welchem Auftragsstatus Bestellungen aus dem Shop zu Xentral importiert werden, wie Zahlungen gehandhabt werden, wie Lieferbedingungen verknüpft werden, auf welche Artikelnummern Versandgebühren und Rabatte gebucht werden, wie mit Kommentaren verfahren werden soll und wie Kunden angelegt und zugeordnet werden.
Anmerkung
Im Rahmen des automatischen Auftragsimports holen wir Aufträge mit folgenden Kriterien ab:
-
Auftrag ist nicht älter als 3 Tage
-
Auftrag wurde nach Live-Schalten des Auftragsimports angelegt
-
Auftrag hat zum Zeitpunkt des Auftragsimports den in den Workflows definierten Auftragsstatus
Bestimme, welche Auftragsstatus als Auslöser für den Import aus dem Shop dienen sollen, und nimm bei Bedarf weitere Einstellungen vor:
-
Status für Auftragsimport: Wähle einen oder mehrere Auftragsstatus aus Gambio aus. Xentral ruft Aufträge ab, die einen dieser Status haben. Zur Auswahl stehen die Auftragsstatus aus Gambio, z. B. Pending, Processing, Dispatched oder Canceled.
-
Bearbeiter: Trage bei Bedarf einen Namen ein, der in den importierten Aufträgen als Bearbeiter erscheint.
-
Status in Bearbeitung: Wähle bei Bedarf einen Status aus, den Xentral nach der Abholung eines Auftrags in Gambio setzt, z. B. Processing. Hier kannst du genau einen Status wählen.
-
Wähle ein Standardprojekt, das standardmäßig in die importierten Aufträge eingefügt wird. Zur Auswahl stehen alle Projekte, die du in Xentral angelegt hast.
-
Hinterlege bei der Standardzahlungsart eine Zahlungsweise, die verwendet werden soll, falls keine Zahlungsweise vom Shop übergeben wird.
-
Wenn du den Schalter Standardzahlungsart auch bei fehlender Zuordnung verwenden aktivierst, wird diese nicht nur bei fehlenden Informationen zur Zahlungsart im Shop gezogen, sondern auch, wenn gar keine Zahlungsart zugeordnet ist.
-
Verknüpfe bei Bedarf weitere Zahlungsweisen, in dem du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
-
Du kannst außerdem Zahlungsarten auswählen, für die kein Autoversand gelten soll. Solche Aufträge werden importiert und können im weiteren Verlauf manuell in den Versand gegeben werden.
-
Hinterlege bei Welche Lieferbedingungen sollen für den Auftragsimport für diesen Verkaufskanal gelten? eine feste Lieferbedingung, die bei importierten Belegen eingetragen wird. Möchtest du keine Lieferbedingungen nutzen, kannst du das Feld leer lassen.
-
Hinterlege bei der Standardversandart eine Versandart, die verwendet werden soll, falls keine Versandart vom Shop übergeben wird.
-
Wenn du den Schalter Standardversandart auch bei fehlender Zuordnung verwenden aktivierst, wird diese nicht nur bei fehlenden Informationen zur Versandart im Shop gezogen, sondern auch, wenn gar keine Versandart zugeordnet ist.
-
Verknüpfe bei Bedarf weitere Versandarten, in dem Du auf + Gruppe hinzufügen klickst.
-
Fast-Lane Versandarten: Falls du deinen Kunden Express-Versandarten anbieten möchtest, kannst du auf dieses Feld klicken und dort die zutreffenden Versandarten anhaken.
-
Belege im Autoversand erstellen: Wähle hier, welche Belege im Autoversand erstellt werden sollen. Die Option Nur Rechnung bietet sich z. B. an, wenn du einen Abholprozess abbilden möchtest.
-
Außerdem kannst du Versandarten auswählen, bei denen kein Autoversand gelten soll.
-
Ordne unter Artikelnummer für Versandkosten den Porto-Artikel zu, auf den Versandgebühren geschrieben werden sollen.
Hinweis
Sollen die Versandkosten bei Auftragsimporten aus Shops immer direkt aus dem Shop übernommen werden, darf der Porto-Artikel keinen Verkaufspreis haben.
Ist in den Grundeinstellungen die Option Porto berechnen aktiviert, übernimmt Xentral sonst den Verkaufspreis aus dem Porto-Artikel. Das kann zu Abweichungen zwischen den Versandkosten in Shop und Xentral führen.
Achtung
Wenn du Artikel mit reduzierten Steuersätzen hast, aktiviere das Modul Versand Aufsplitten, damit der korrekte Steuersatz für die Versandkostenposition berechnet wird.
-
Trage den Standort des Versandlagers ein, damit Steuern korrekt berechnet werden können.
Anmerkung
Berücksichtige im Zusammenhang der Steuern auch die Lieferschwellen-Thematik. Nähere Informationen dazu findest du hier.
-
Falls du eine USt-Identprüfung bereits im Shop abgedeckt hast, kannst du den Auswahlschalter USt-IdNr. automatisch als geprüft kennzeichnen nach rechts stellen, um eine Doppelprüfung zu vermeiden.
Wichtig
Ein aktiv gesetzter Schalter übergibt stets das Kriterium USt-Id-Nr. ok. Nimmst du deine USt-Identprüfung nicht innerhalb von Xentral vor, musst du daher bereits im Shop sicherstellen, dass ausschließlich Aufträge positiv geprüfter Kunden übergeben werden.
-
Wenn dein jährlicher EU-weiter Gesamtumsatz unter 10.000 EUR liegt, kannst du Besteuerung abhängig von Lagerstandort machen aktivieren, um die Mehrwertsteuer im Land des Lagerstandortes zu entrichten.
-
Wenn du Gesamtbetrag festsetzen aktivierst, übernimmt Xentral den Gesamtbetrag aus dem Verkaufskanal und berechnet ihn nicht als Summe aus den Einzelpreisen. So werden Rundungsdifferenzen vermieden. Aktivierst du diese Schaltfläche, kannst du im nächsten Feld die maximale Differenz zwischen den Beträgen in Verkaufskanal und Xentral definieren. Überschreitet die Differenz eines Auftrags die von dir festgelegte Grenze, so wird der Autoversand für diesen Auftrag deaktiviert und du kannst die notwendigen Korrekturen vornehmen.
Hinweis
Sollten Differenzen vorliegen, wird im Auftragsprotokoll der Eintrag Onlineshop Differenz erkannt hinterlegt und der Autoversand automatisch gestoppt.
-
Trage eine Artikelnummer ein, auf die Zuschläge gebucht werden sollen. Wenn du z. B. unterhalb eines bestimmten Gesamtrechnungsbetrages einen Mindermengenzuschlag erheben möchtest, kannst du hierfür eine Artikelnummer anlegen (Artikel ist “Kein Lagerartikel”) und sie hier verknüpfen. Sobald ein Auftrag unterhalb des Mindestbetrags liegt, wird der entsprechende Mindermengenzuschlag auf diese Artikelnummer erfasst.
Lege hier fest, wie Kommentare aus dem Shop-Beleg in Xentral übernommen werden sollen.
Unter “Kommentar aus Auftrag verarbeiten?” stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
-
“nicht beachten”: Kommentare werden nicht übernommen
-
“in Freitext schreiben”: Kommentare werden in das Freitextfeld des Auftrags importiert
-
“in interne Bemerkung schreiben”: Kommentare werden in das Feld Interne Bemerkung des Auftrags importiert
Setze den Auswahlschieber bei Autoversand bei Kommentar stoppen? nach rechts, wenn du verhindern möchtest, dass Aufträge mit Kommentar automatisch im Auto-Versand fortgeführt werden.
In den folgenden Feldern legst du fest, wie Kunden zwischen deinem Shop und Xentral verknüpft werden sollen. Wir unterscheiden zwischen im Shop angelegten Kunden und Gastkunden, die kein Konto angelegt haben.
-
Für Kunden sowie für Kunden ohne Kundenkonto (Gastkunden) hast du folgende Optionen:
-
Hast du bei mind. einem der beiden vorhergehenden Felder die Option “Kunde aus Auftrag auf einen bestehenden Kunden zuordnen” gewählt, legst du im Feld Kundenzuordnung fest, anhand welcher Kriterien die Zuordnung erfolgt, wobei die Prüfreihenfolge “Kundennummer” vor “Mail-Adresse” vor “Name & Adresse” ist.
Anmerkung
Beispiel: Du hast alle drei Möglichkeiten angehakt.
-
Das System prüft als erstes, ob eine übereinstimmende Kundennummer vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt die nächste Prüfrunde anhand der Mail-Adresse:
-
Das System prüft, ob eine übereinstimmende Mail-Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, erfolgt der letzte Prüfschritt:
-
Das System prüft, ob ein Datensatz mit übereinstimmendem Namen und Adresse vorhanden ist. Wenn ja, wird die Shopbestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn nein, wird nach der Regel verfahren, die du im nächsten Schritt eingestellt hast.
-
-
Bestimme schließlich im Feld Wenn kein Kunde gefunden wird, dann, wie verfahren werden soll, falls kein Kunde zugeordnet werden kann:
-
Setze den Auswahlschieber bei Bestehende Kunden nur innerhalb des Projektes zuordnen? nach rechts, wenn du die Suche nach Kunden auf das Gambio -spezifische Projekt in Xentral einschränken möchtest. Üblicherweise bleibt diese Schaltfläche deaktiviert.
-
Hast du oben bei der Kundenanlage die Option “Jeden Kunden auf Default-Kunden schreiben” gewählt, trägst du schließlich im Feld “Default-Kunden auswählen” eine entsprechende Kundennummer ein.
In diesem Abschnitt kannst du festlegen, in welcher Sprache Belege ausgegeben werden sollen. Du kannst die Sprache aus dem Shop übernehmen oder eine manuelle Zuordnung hinterlegen.
Wichtig
Stelle sicher, dass die Sprachen, die du verwenden möchtest, in der Xentral-Sprachenliste angelegt sind. Weitere Hinweise dazu findest du hier.
Aktiviere den Schalter, wenn du in den Belegen die Artikelbezeichnung aus dem Xentral Artikelstamm andrucken möchtest. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn du im Shop andere Bezeichnungen (z. B. für SEO-Zwecke) verwendest, als du in der Auftragsabwicklung nutzen möchtest. Du kannst außerdem wählen, ob bzw. welche Artikelbeschreibung in den Auftragspositionen angezeigt werden soll:
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Auftragsstatus & Tracking
Möchtest du dir innerhalb weniger Minuten einen Überblick über die Workflowkonfiguration für Auftragsstatus und Trackinginformationen verschaffen? Dann ist unser Video-Tutorial (am Beispiel Shopify) genau das Richtige für dich. Schau es dir gleich an!
In diesem Abschnitt legst du fest, wie Xentral Versand und Stornierungen an Gambio zurückmeldet:
-
Update Strategie für Auftragsstatus & Tracking Export: Lege fest, zu welchem Zeitpunkt Xentral die Rückmeldung sendet. Zur Auswahl stehen:
-
Sobald der Auftrag oder Teilauftrag abgeschlossen ist
-
Sobald Tracking-Informationen verfügbar sind
-
-
Aufträge automatisch im Verkaufskanal stornieren? Setze den Schalter nach rechts, wenn Aufträge, die du in Xentral stornierst, auch in Gambio automatisch storniert werden sollen.
-
Auftragsstatus Versand: Wähle den Auftragsstatus aus, den Xentral bei der Versandrückmeldung am Auftrag in Gambio setzt, z. B. Dispatched.
-
Auftragsstatus Stornierung: Wähle den Auftragsstatus aus, den Xentral bei einer Stornierung am Auftrag in Gambio setzt, z. B. Canceled.
Damit Xentral Tracking-Informationen korrekt an Gambio übermitteln kann, ordnest du hier die Versandarten aus Xentral den entsprechenden Versanddienstleistern in Gambio zu. Klicke auf + Gruppe hinzufügen, um weitere Zuordnungen zu ergänzen.
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Preise
Schau dir die Workflowkonfiguration für die Preissynchronisation am Beispiel Shopify gleich hier an!
Falls du für deinen Shop einen bestimmten Preis festlegen möchtest, kannst du in diesem Feld eine Kundengruppe auswählen. Möchtest du Standardpreise nutzen, lasse das Feld leer. Wählst du eine Kundengruppe aus, überträgt Xentral ausschließlich den Preis dieser Kundengruppe und greift nicht auf den Standardpreis zurück.
Tipp
Video-Tutorial: Workflowkonfiguration: Artikel
Schau dir die Workflowkonfiguration für die Artikelsynchronisation am Beispiel Shopify gleich hier an!
Setze den Schalter nach rechts, wenn du Metatexte an den Shop übertragen möchtest. Xentral schreibt Meta-Titel und Meta-Beschreibung in die dafür vorgesehenen SEO-Felder in Gambio.
In diesem Abschnitt legst du fest, wie Xentral Artikel an Gambio überträgt:
-
Update Strategie: Wähle aus, ob Xentral neue Artikel anlegt, bestehende Artikel aktualisiert oder beides. Zur Auswahl stehen:
-
Ich möchte nur neue Artikel anlegen
-
Ich möchte nur bestehende Artikel updaten
-
Ich möchte bestehende Artikel updaten und neue Artikel automatisch anlegen
Anmerkung
Damit Xentral Artikel in Gambio anlegen kann, muss im Abschnitt Datentypen mindestens der Datentyp Stammdaten aktiv sein.
-
-
Artikel automatisch in Verkaufskanal löschen? Setze den Schalter nach rechts, wenn Artikel, die du in Xentral löschst, auch in Gambio gelöscht werden sollen. Wird ein Matrixartikel gelöscht, löscht Xentral auch alle zugehörigen Varianten in Gambio.
Lege fest, wie Xentral bei der Übertragung von Artikelbildern an Gambio vorgeht:
-
Bilder Update Strategie: Zur Auswahl stehen:
-
Ich möchte Bilder nur anlegen: Xentral überträgt neue Bilder an Gambio. Bilder, die du in Xentral entfernst, bleiben in Gambio erhalten.
-
Ich möchte Bilder anlegen und löschen: Xentral überträgt neue Bilder und löscht in Gambio auch Bilder, die du in Xentral entfernst.
-
Mit der Freifeldzuordnung überträgst du Inhalte aus Xentral-Freifeldern in Felder in Gambio:
-
Wie sollen die Freifelder aus Xentral an den Verkaufskanal übergeben werden? Zur Auswahl stehen:
-
Freifelder aus Xentral übernehmen: Xentral überträgt die Freifelder automatisch in gleichnamige Felder in Gambio.
-
Manuelle Zuordnungstabelle: Du ordnest die Freifelder selbst zu. Wähle dazu in der Tabelle Freifeldzuordnung links das Freifeld aus Xentral aus und trage rechts den Namen des Felds in Gambio ein, z. B. codeIsbn oder brandName. Klicke auf + Gruppe hinzufügen, um weitere Zuordnungen zu ergänzen.
-
Wenn du alle Einstellungen in den Workflows vorgenommen hast, solltest du die Anbindung ausgiebig testen.
Schränke die Artikelzuordnung auf wenige Artikel ein.
Nutze einige Testdaten und führe die Tests mit Hilfe der Funktionen im Journal durch.
Sobald die Schnittstelle die Testdaten richtig und wie erwartet übergibt, kannst du mit der Produktiv-Schaltung fortfahren.
Viel Spaß mit deiner neuen Schnittstelle!