Note
This article describes the previous connection (legacy). You set up the current integration under Settings > Integrations, see article Shopify: Overview, Shopware 6: Overview, WooCommerce: Overview. How to switch and what changes is described in the article Updating the shop importer.
Caution
Dieser Artikel bezieht sich ausschließlich auf die klassischen Shopimporter-Schnittstellen. Er hat für eine Anbindung über Connect keine Relevanz!
In diesem Artikel wird die Anbindung von Online Shops und Marktplätzen (z. B. Amazon, ebay) an Xentral beschrieben. In jedem Shopimporter gibt es allgemeine bzw. übergreifende Einstellungen und Möglichkeiten, die hier näher erläutert werden. Da die Shopimporter teils unterschiedliche Einstellungen haben und nicht alle Shop-Schnittstellen alle Features beherrschen, werden importer-spezifische Aspekte werden in den jeweiligen Helpcenter-Artikeln beschrieben.
Zunächst musst du dir die API-Zugangsdaten für die Anbindung an Xentral im jeweiligen Shop bzw. Marktplatz generieren. Wie du das machst findest du im Helpcenter in den zugehörigen Shop-Artikeln. Wenn du die API-Zugangsdaten hast, kannst du mit dem Anlegen der Schnittstelle in Xentral fortfahren.
Um einen neuen Shop anzulegen, kannst unter Administration > Shop Schnittstelle > Übersicht > NEU einen neuen Importer anlegen. Je nachdem, welches Shopsystem du anbinden willst, kannst du das entsprechende Modul auswählen.
Im Anschluss erreichst du die angelegte Schnittstelle und kannst die Zugangsdaten eintragen und speichern.
In diesen Abschnitt erfährst du, wie du die Schnittstelle möglichst schnell zum Laufen bringst, sodass Aufträge importiert, Lagerzahlen abgeglichen und die Trackingnummern zurückgemeldet werden.
Jede Shop-Schnittstelle von Xentral erlaubt einen manuellen oder automatischen Auftragsimport vom Shop zu Xentral. Zudem gibt es einen Modus "Demo (Zum Testen)", bei dem der Auftragsstatus im Shop nicht umgestellt und keine Artikel oder Lagerzahlen übertragen werden.
Um Aufträge manuell zu importieren wählst du zunächst den Import-Modus aus und benutzt anschließend die Schaltfläche Aufträge abholen.
Der Auftragsimport aus dem Shop kann auch automatisch per Prozessstarter erfolgen.
Hierfür muss der Prozessstarter shopimport aktiv sein und der Import-Modus der Shop-Schnittstelle muss auf "Automatisch (per Prozessstarter)" eingestellt sein.
Weitere Einstellmöglichkeiten zum Auftragsimport werden im Abschnitt "Shop Einstellungen" und genauer erläutert.
Du hast die Möglichkeit, die Lagerzahlen manuell oder automatisch zu übertragen.
Manuelle Übertragung
Für eine manuelle Übertragung muss die folgende Voraussetzung erfüllt sein: Navigiere zu deiner Shop-Schnittstelleund öffne den Reiter Einstellungen. Hier muss die Option *Lagerzahlen Übertragung erlauben*aktiviert sein.
Für eine manuelle Übertragung eines Artikels, navigierst du in den Reiter *Online-Shop Optionen*des Artikels und klickst dort auf den nach rechts zeigenden Pfeil des entsprechenden Shops.
Automatische Übertragung
Dies sind die Voraussetzungen für den automatischen Abgleich der Lagerzahlen:
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Der Prozessstarter *lagerzahlen*muss aktiviert sein. Dieser synchronisiert bei jeder Ausführung die Lagerzahlen. Idealerweise wird der Prozessstarter periodisch ausgeführt mit einer Periode von 5 bis 10 Minuten.
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In den Online-Shop Optionen des Artikels ( Stammdaten > Artikel > Artikel auswählen > Online-Shop Optionen) muss die Option *Lagerzahlen Sync.*aktiviert sein und der Artikel mit dem Shop verknüpft sein .
Weitere Informationen zum Lagerzahlentracking findest du weiter unten in diesem Artikel.
Wenn du möchtest, dass die Trackingnummer an den Shop zurückgemeldet wird, musst du die Option "Auftragsstatus rückmelden" in der Shop-Schnittstelle aktivieren.
Diese Option meldet z.B. den Status Sendung "ausgeliefert" an den Shop zurück. Die Trackingnummer und andere Status werden je nach Shop ebenfalls rückgemeldet. So ist im Shop-Backend ersichtlich, welche Aufträge aktuell sind und welche schon importiert oder abgearbeitet wurden.
Der Bereich Einstellungen ist shopübergreifend und du kannst ihn je nach Shop ähnlich ausfüllen.
Es gibt folgende Felder:
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Bezeichnung > Name frei wählbar für den Shop (wird z.B. im Artikel und im Import-Menü angezeigt).
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Aktiv > Haken setzen, damit die Schnittstelle aktiv ist. Nicht mehr benötigte Schnittstellen können auf inaktiv gesetzt werden
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Projekt > Verknüpfung des Shops auf ein Projekt. Im Projekt können die Logistikeinstellungen vorgenommen werden
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Abholmodus > Je nach Shopschnittstelle gibt es hier unterschiedliche Optionen, z.B: nach Status, Datum oder Nummer
Note
Wenn du Aufträge nach Datum abholst, kannst du das Datum manuell auf einen Zeitpunkt in der Vergangenheit setzen, um alte Aufträge abzuholen, die bisher noch nicht importiert wurden. Anschließend musst du das Abholdatum nicht anpassen.
Der Import Modus legt fest, ob die Aufträge aus dem Shop manuell (per Knopfdruck) oder automatisch importiert werden sollen.
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Demo (zum Testen) > Der Auftragsstatus im Shop nicht umgestellt, keine Artikel oder Lagerzahlen übertragen.
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Manuell (mit Importzentrale) > Die Aufträge werden erst abgeholt, wenn die Schaltfläche Aufträge abholen geklickt wird.
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Automatisch (per Prozessstarter) > Die Aufträge werden regelmäßig automatisch vom Shop abgeholt. Hierfür wird der Prozessstarter Shopimporter benötigt.
Zudem sind weitere Einstellungen möglich:
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Nur 1 Auftrag pro Anfrage > Es wird nur 1 Auftrag pro Anfrage vom Shop übertragen.
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Aufträge in Zwischentabelle > Beim Abholen der Aufträge werden die Aufträge nicht direkt angelegt, sondern erstmal zum Durchschauen in einer Zwischentabelle gespeichert. Hier kann entschieden werden, welche Aufträge angelegt und welche erst später importiert werden sollen. Die Option gilt nur für den automatischen Importmodus. Der manuelle beinhaltet die Zwischentabelle immer und unabhängig von dieser Option.
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Anzahl abholen begrenzen > Möglichkeit um eingehende Aufträge auf einmal zu begrenzen. Steht nichts (0) drin gilt die Default-Begrenzung von 100
Diese Einstellungen sind je nach Shop-Schnittstelle unterschiedlich und beinhalten unter anderem die Felder für die Zugangsdaten, die du eintragen musst, um die Verbindung zwischen Xentral und Shop herzustellen. Das können z.B. eine API URL, ein Admin-Benutzername und ein API Key (Passwort). Je nach Schnittstelle sind allerdings andere Daten notwendig.
Darunter befinden sich shop-spezifische Einstellungen. Nähere Informationen findest du sich in den Artikeln zu der jeweiligen Schnittstellen.
Rechts befinden sich Schaltflächen für verschieden Aktionen, die sich ebenfalls von Schnittstelle zu Schnittstelle unterscheiden. Die Aktionen Verbindung prüfen, Aufträge abholen und Shopimport Zwischentabelle sind für alle Shopschnittstellen verfügbar.
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Verbindung prüfen > Xentral überprüft, ob mit den von dir eingetragenen Zugangsdaten eine Verbindung zum Shop erfolgreich hergestellt werden kann. Bei einer erfolgreichen Verbindung wird dir die Meldung "success" angezeigt. Falls im Shop mehrere Subshops existieren, werden die Subshops und deren IDs aufgelistet.
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Aufträge abholen > Holt alle Aufträge vom Shop ab, die zu den Einstellungen passen (gemäß Auftragsstatus, Nummer, etc.). Die Schaltfläche muss nur beim manuellen Importmodus betätigt werden.
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Shopimport Zwischentabelle > Springt zur Zwischentabelle der Aufträge vom Shop. Die Zwischentabelle wird nur im manuellen Importmodus befüllt und wenn die Option 'Aufträge in Zwischentabelle' aktiviert ist.
Im Folgenden werden alle Einstellungen gezeigt, die du im Reiter Einstellungen vornehmen kannst.
Die Einstellungen im Bereich Auftrag Import regeln die Art der Übertragung und Synchronisation zwischen Xentral und Shop. Zu beachten ist, dass nicht jede Shop-Schnittstelle auch jede Funktion unterstützt. Welche Shop-Schnittstellen welchen Funktionsumfang abdecken, kannst du den Artikeln zu den einzelnen Schnittstellen entnehmen.
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Zahlungweisen-Mapping verwenden > Zahlungsweisen in Xentral sollen auf Zahlungsweisen im Shop verknüpft werden.
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Versandarten-Mapping verwenden > Versandarten in Xentral sollen auf Versandarten im Shop verknüpft werden.
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Vorab als bezahlt markieren > Aufträge aus dem Shop werden in Xentral vorab als bezahlt markiert. Diese Funktion markiert Aufträge mit besonderen Bezahlarten (spezielle Bezahlarten über Zahlungsanbieter, Geldinstitute) als "vorab bezahlt". Die Ampel wird für diese Bezahlarten immer auf grün gestellt . Die Ampel mit dem Bezahlt-Icon schaltet also nicht auf orange (Aufträge ohne Zahlung (bei Vorab Bezahlarten) sind normalerweise immer orange, da eine manuelle Zahlungsfreigabe oder die Verknüpfung der Zahlung mit dem Auftrag über den Kontoauszug erforderlich ist).
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UTF8-Codierung > Der Shopimporter verwendet die UTF8-Codierung (bitte aktiveren, um Anzeigefehler bei Sonderzeichen usw. zu vermeiden!)
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Multiprojekt Shop > In diesem Shop werden Artikel aus verschiedenen Projekten angeboten. Es handelt sich hierbei um eine Sonderfunktion.
Diese Option benötigst du nur, wenn du in deinem Shop Artikel aus verschiedenen Projekten anbietest.
Beispiel: In deinem Shop werden einige Artikel angeboten, die einen anderen Logistikprozess erfordern oder bei denen direkt nach der Bestellung eine spezielle Kundenprüfung (z.B. Handelsregisterauszug anfordern) notwendig ist. Diese Artikel können auf diese Weise gemeinsam gekauft werden. Nach dem Abholen der Aufträge nach Xentral werden jedoch verschiedene Prozesse angestoßen (z.B. andere E-Mail Vorlagen, Kundenprüfung ist erforderlich, anderen Logistikprozess, anderen Rechnungsversand, anderes Briefpapier etc.)
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USt. geprüft + Freigabe für Versand > Der Haken 'UST-ID geprüft' wird in alle Aufträgen aus dem Shop automatisch gesetzt, sodass die Umsatzsteuer-Prüfung die Aufträge für den Versand freigibt. Auf diese Weise kannst du die UST-ID Prüfung deaktivieren.
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Porto > Artikel aus Xentral, der die Versandkosten aus dem Shopauftrag als eigene Position abbildet
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Porto ermäßigt > Artikel aus Xentral, über den ermäßigte Versandkosten für Aufträge aus diesem Shop, abgebildet werden sollen
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Portoartikel anlegen > Falls kein Portoartikel hinterlegt ist, wird ein Portoartikel mit der Bezeichnung aus dem Shop angelegt und in den Auftrag in Xentral eingefügt, um das Porto abzubilden
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Nachnahmegebühr als extra Position > Bei Nachnahme-Aufträgen wird die Nachnahme-Gebühr als eigene Position im Auftrag eingefügt
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Nachnahmegebühr > Artikel in Xentral, der die Nachnahmegebühr als Auftragsposition abbildet
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Auftragsstatus rückmelden > Xentral darf den Status importierter Aufträge an den Shop zurückmelden
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Automatische Rückmeldung deaktivieren > Dadurch wird die automatische Rückmeldung an den Shop, für Aufträge ohne Trackingnummer, deaktiviert. Die Rückmeldung findet also nur noch nach Speichern der Trackingnummer statt oder durch das automatische Rückmelden ohne Trackingnummer im Übertragenmodul
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Hole jeden Status > Es werden unabhängig vom Status alle Aufträge vom Shop zu Xentral übertragen
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Freitext aus Shopschnittstelle > Durch diese Einstellung ist es dir möglich den Freitext (Kommentarfeld im Shop) entweder in den Freitext oder in die interne Bemerkung des Auftrags zu übernehmen. Stell hierzu die Einstellung auf:
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in Feld Freitext laden
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oder: in Feld interne Bemerkung laden
Kundeninformationen/Kundenkommentare werden so mit in den Auftrag nach Xentral ins Feld 'Freitext' übernommen und werden somit auf den Dokumenten mit abgedruckt. Praxistipp: In der Logistik kannst du diese Info zusätzlich als rote Box in den Versandprozessen am Packtisch anzeigen lassen. Diese Information muss am Packtisch bestätigt werden. Die Einstellungen sind in den Systemeinstellungen (zentrale Einstellungen zu finden).
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Angebote statt Aufträge anlegen > Die Aufträge aus dem Shop werden in Xentral nicht als Aufträge, sondern als Angebote angelegt
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Autoversand bei Kommentar in Warenkorb deaktivieren > Hat der Kunde im Shop ein Kommentar beim Checkout im Shop hinterlassen, so wird der Autoversand für diesen Auftrag in Xentral deaktiviert (und erlaubt somit ein manuelles Prüfen der Aufträge durch den Mitarbeiter)
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Besteuerung im Drittland abhängig von Lieferadresse machen > Die Besteuerung bei Export-Aufträgen wird anhand der Lieferadresse statt an der Rechnungsadresse bestimmt
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Gesamtbetrag festsetzen > Der Gesamtbetrag der Aufträge wird aus dem Shop für Xentral übernommen und nicht in Xentral neu aus den Artikelpositionen berechnet
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Maximale Differenz zur berechneten Summe > Bereich, für den die Einstellung Gesamtbetrag festsetzen gelten soll. Nützlich z.B. wenn Auftragssummen auf 0,05 Währungseinheiten gerundet werden oder es zu Rundungsfehler bis zu 1 Cent kommt
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Lastschriftdaten in Adresse überschreiben > Die Lastschriftdaten einer Adresse im Adressstamm werden überschrieben, wenn sie bei einem Shopauftrag dieses Kunden abweichend waren
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Lagerzahlen Übertragung erlauben > Xentral darf die Lagerbestände der Artikel in den Shop exportieren
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Lager Grundlage > Lagerbestand des Artikels, der an den Shop gemeldet werden soll (Verkaufbare oder gesamter Lagerbestand minus Reservierungen)
Note
Diese Option hat keinen Einfluss auf Pseudolager-Regeln. Falls du Reservierungen von deinem Pseudolager abziehen möchtest, musst du der Pseudolager-Regel "- RES" hinzufügen.
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Lagerkorrekturwert überschreiben > Der hier eingetragene Lagerkorrekturwert wird für alle Artikel an den Shop gemeldet und muss somit nicht mehr pro Artikel im Artikelstamm gepflegt werden (anklicken, damit Lagerkorrekturwert eingetragen werden kann)
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Pseudolager Regeln > Meldet Lagerzahlen nach einem über Formeln einstellbaren Regelwerk an den Shop. Weitere Infos findest du im Helpcenter-Artikel Pseudolagerzahlen Formeln
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Artikel Übertragung erlauben > Xentral darf Artikel in den Shop exportieren
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Alle geänderten Artikel automatisch übertragen > Durch Anhaken werden alle geänderten Artikel automatisch von Xentral zum Shop übertragen. Dieses Feld hängt mit dem artikeluebertragen Cronjob zusammen. Wenn der Cronjob läuft und keine Artikel für den Export vorhanden sind, sucht der Cronjob nach allen Produkten, die mit einem Shop verbunden sind und bei denen dieses Feld aktiv ist. Er überprüft dann bei jedem dieser Artikel, ob es seit dem letzten Export irgendwelche Änderungen gab. Falls das der Fall ist, wird der jeweilige Artikel zu der Liste der zu exportierenden Artikel hinzugefügt, welche nach der Überprüfung exportiert wird
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Bilder übertragen > Xentral darf Artikelbilder in den Shop exportieren
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Eigenschaften übertragen > Xentral darf Artikeleigenschaften in den Shop exportieren
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Kategorien übertragen > Xentral darf Artikelkategorien in den Shop exportieren
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Crossselling übertragen > Xentral darf die Crossselling-Verknüpfungen zwischen Artikeln in den Shop exportieren
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Staffelpreise übertragen > Xentral darf Staffelpreise der Artikel in den Shop exportieren
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Gutscheine übertragen → Gutscheine aus Shopware 5 werden übertragen und können in Xentral verarbeitet werden.
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Artikeltext Übertragung unterdrücken > Der Export von Artikeltexten von Xentral zum Shop wird für die ganze Schnittstelle deaktiviert
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Artikelliste abholen nur neue Artikel anlegen > Bei der Aktion 'Artikelliste abholen' werden nur fehlende Artikel neu angelegt, aber bereits im Adressstamm von Xentral vorhandenen Artikel werden nicht aktualisiert
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Artikelnummer beim Anlegen aus Shop übernehmen > Die Artikelnummer aus dem Shop wird auch als Artikelnummer in Xentral angelegt, wenn der Artikel aus dem Shop importiert wird
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Rabatt > Hier gibts du die Artikelnummer von dem Artikel aus Xentral ein, der Rabatte im Shopauftrag als eigene Position im Auftrag mit negativem Verkaufspreis abbildet
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Steuersatz für Rabatt-Artikel > MwSt.-Satz des verwendeten Rabatt-Artikels (normal oder ermäßigt). Für einen B2B-Shop mit Netto-Rechnung musst du hier den Wert 0 eintragen. Du kannst dieses Feld leer lassen, wenn du den Steuersatz aus dem Artikel verwenden möchtest.
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URL > Hier die URL zum Importer eingeben
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ImportKey > 32 Zeichen langes Sicherheitspasswort
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ImportToken > 6 Zeichen langes Sicherheitstoken
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Fehlende Artikel anlegen > Artikel, die im Shopauftrag enthalten sind, aber nicht im Artikelstamm gefunden werden, werden automatisch im Artikelstamm von Xentral angelegt
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Rabatte Porto festschreiben > Rabatte und Porto werden aus dem Shop übernommen und festgeschrieben
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Beschreibungstexte aus Shop > Texte aus dem Shop werden in den Artikelstamm von Xentral übernommen
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Artikelnummern aus Nummernkreis > Den Artikeln, die aus dem Shop kommen, werden Artikelnummern aus dem Nummernkreis von Xentral vergeben
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einzeln > Nur bei Artikeln mit der Option 'Online Shop Abgleich' im Artikelstamm findet die obige Einstellung Anwendung
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Artikelnummern aus dem Shop > Falls die Artikelnummern aus dem Shop sich von denen in xentral unterscheiden (gefunden über die Fremdnummern), werden die Artikelnummern vom Shop übernommen
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Artikelbezeichnung aus xentral > Es werden die Artikelbezeichnungen aus xentral in die Auftragspositionen übernommen
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Artikelbeschreibungen aus xentral > Es werden Artikelbeschreibungen aus Xentral in die Auftragspositionen übernommen
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Artikelbeschreibungen aus dem Shop > Falls der Shop die Artikelbeschreibungen überträgt, werden diese im Auftrag übernommen
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Stücklisten ergänzen > Bei 'Mix & Match'-Artikel (z.B. Bündelartikel bei Magento) werden die Stücklisten analog zum Shop ergänzt
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Spezielle Steuersätze pro Positionen > Die Steuersätze aus dem Shop werden auch bei Aufträgen mit gemischten Steuersätzen übernommen
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Bestehende Kunden nur aus Projekt verwenden > Setze den Haken, wenn der Kunde pro Projekt mit einer neuen Adresse angelegt werden soll (die Kundenadresse existiert dann pro Projekt und z.B. pro Shop, also insgesamt mehrmals in xentral, sofern der Kunde über mehrere Shops bestellt)
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Bestehende Adressen nicht überschreiben > Die im Shop neu eingegebenen Daten überschreiben nicht die Kundenadresse in Xentral (keine Adressaktualisierung in den Stammdaten)
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Manuelle Adressübertragung
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Diese Funktion erlaubt das manuelle Übertragen von Adressdaten in den Shop.
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Die Manuelle Adressübertragung fügt in Adresse (Stammdaten → Adressen → Adresse auswählen) eine Schaltfläche hinzu (Voraussetzung: die Adresse hat das gleiche Projekt wie der Shop), der - wenn du ihn betätigst - die Adresse im Shop anlegt. Automatisch wird aber nichts übertragen.
Die manuelle Übertragung zeigt auch das Passwort an, welches die Kundennummer ist.
Note
Die manuelle Adressübertragung ist nur für die Schnittstelle zu Shopware 5 verfügbar.
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Vertrieb > Hier kannst du den Vertriebsansprechpartner eintragen. Dieser wird aktuell nur in den Auftrag übernommen, nicht aber in die Adresse.
Eine abweichende Lieferadresse aus dem Shop wird beim Auftragsimport nicht in die Adresse übernommen.
Es gibt auch die Möglichkeit in den Shopeinstellungen eine Preisgruppe anzugeben, für die deren Verkaufspreis in den Shop übertragen werden soll.
Sobald du den Verkaufspreis auf diese Gruppe angelegt hast, überträgt xentral diesen Verkaufspreis in deinen Shop und nicht z.B. den Standardverkaufspreise.
Wenn du den Shopanbieter wechselst, kannst du hier auch das Modul im Shopimporter umstellen oder aktualisieren. Dazu gehört z.B. auch ein Wechsel von einem externen Importer auf einen neuen internen Importer.
Alle allgemeinen Einstellungen sowie alle Verknüpfungen zu Artikeln, Kategorien, Fremdnummern, Versand- und Zahlungsmappings sowie Subshops bleiben dann bestehen, es wird aber eine neue API angesprochen.
Important
Alle shop-spezifischen Einstellungen gehen hierdurch verloren! Du musst die Zugangsdaten neu eingetragen und speichern.
Im Tab Zahlweisen kannst du die aus dem Shop übergebenen Parameter für die unterschiedlichen Zahlungsweisen auf die in Xentral angelegten Zahlungsweisen mappen. Dafür musst du unter Einstellungen die Option "Zahlungweisen-Mapping verwenden" aktiviert haben. Damit unbekannte Zahlungsweisen aus Online-Shops auf bekannte Zahlungsweisen in Xentral verknüpft werden können, werden die vom Shop übergebenen Parameter automatisch als leerer Eintrag in der Mapping-Tabelle angelegt.
Einstellungen
Mit einem Klick auf das Editiericon einer angelegten Zahlungsweise gelangst du in die Einstellungen. Pro Zahlungsweise kannst du Einstellungen vornehmen werden, wie Aufträge mit dieser Zahlungsweise zu behandeln sind.
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Zahlweise Shop > Bezeichnung der Zahlungsweise im Shop
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Zahlweise xentral > Zahlungsweise in Xentral
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Vorab als bezahlt markieren > Aufträge mit dieser Zahlungsweise vorab als bezahlt markieren
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Autoversand aktiv > Aufträge mit dieser Zahlungsweise werden für den Autoversand freigegeben
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Keine Rechnung erstellen > Es wird keine Rechnung für Aufträge mit dieser Rechnung erstellt
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Fast-Lane > Aufträge mit dieser Zahlungsweise automatisch in die Fast-Lane übergeben
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Aktiv > Zahlungsweise ist aktiv
Im Tab Versandarten kannst du die aus dem Shop übergebenen Parameter für die unterschiedlichen Versandarten auf die in Xentral angelegten Versandarten mappen. Dafür musst du unter Einstellungen die Option "Versandarten-Mapping verwenden" aktivieren. Damit unbekannte Versandarten aus Online-Shops auf bekannte Versandarten in Xentral verknüpft werden können, werden die vom Shop übergebenen Parameter automatisch als leerer Eintrag in der Mapping-Tabelle angelegt.
Einstellungen
Mit einem Klick auf das Editier-Icon einer angelegten Versandart gelangst du in die Einstellungen. Pro Versandart kannst du Einstellungen vornehmen, wie Aufträge mit dieser Versandart zu behandeln sind.
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Versandart Shop > Bezeichnung der Versandart im Shop
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Versandart xentral > Versandart in Xentral
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Versandart Ausgehend > Nur für Amazon und Billbee relevant
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Versandprodukt Ausgehend > Nur für Amazon und Billbee relevant
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Land (mit Komma getrennt, zweistellig ISO) > Einschränkung, für welches Land Versandart verfügbar ist (leer = keine Einschränkung)
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Fast-Lane > Aufträge mit dieser Versandart automatisch in die Fast-Lane übergeben
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Autoversand aktiv > Aufträge mit dieser Versandart werden für den Autoversand freigegeben
Aktiv > Versandart ist aktiv
Die textuelle Beschriftung der Versandart für die Software-Oberfläche und die Beschriftung auf den Dokumenten (abgedruckter Text auf Rechnung, Auftrag, etc.) erfolgt über das Mapping in den Versandarten (Administration → Einstellungen → Versandarten).
Dort wird der Typ (= Feldbezeichnung in Xentral, z.B. "selbstabholer") auf die textuelle Beschreibung wie z.B. "Selbstabholer" oder "Hofverkauf" verknüpft. Nähere Informationen zur Einstellung der Versandarten befinden sich hier.
Im Tab Freifelder kannst du für einige Shop-Schnittstellen (z.B. Shopware) in Xentral mit Freifeldern im Shop mappen, um diese beim Export zu übertragen bzw. zu aktualisieren. Freifelder sind nicht für alle Shops verfügbar.
Im Beispiel Shopware befindet sich die Freitextverwaltung unter Einstellungen im Hauptmenü:
Dabei ist der Spaltenname wichtig für xentral (attr1, attr2, etc.)
Falls du einen Shop mit Subshops angebunden hast, kannst im Tab Subshop die verschiedenen Subshops des Online-Shops mappen. Subshops werden z.B. für die Trennung nach Sprache oder Domain (z.B. meinshop.de und meinshop.com) verwendet. So könnte ein Mapping beispielsweise aussehen:
Im Tab Sprache/Lieferland kannst du verschiedene Sprachen für die Belege einstellen, indem du jeweils das Länderkürzel und die zugehörige Sprache eingibst und speicherst.
Note
Hierbei wird nur die Rechnungsadresse berücksichtigt, d.h. falls es eine abweichende Lieferadresse gibt, wird diese nicht berücksichtigt. Ist beispielsweise die Rechnungsadresse DE und die Lieferadresse GB, dann ist die Sprache des Auftrags deutsch.
Du kannst eine gespeicherte Sprache deaktivieren bzw. aktivieren, indem du auf das Editiersymbol klickst und den Haken bei "aktiv" entfernst oder hinzufügst.
Wenn du das Land leer lässt, gilt die Sprache für alle Länder außer diejenigen, für die du ebenfalls einen Eintrag angelegt hast. So kannst du zum Beispiel für die DACH-Region (D, AT, CH) jeweils Deutsch als Sprache hinterlegen. Als weiteren Eintrag Englisch ohne Land. Dann wird für alle Länder, die nicht aus der DACH-Region stammen, Englisch als Sprache hinterlegt.
In Online Shops, die Kundengruppen übergeben, kannst du ein Gruppenmapping einstellen. Um festzustellen, ob der Shopimporter die Information der Kundengruppe übermittelt, kannst du im Warenkorb eines importierten Auftrags nachsehen.
Die Gruppen im Shop kannst du auch Gruppen in Xentral mappen. Die Mechanik funktioniert dabei anhand von Rollen. Die Rollen können wie folgt verwendet werden:
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Import > Shop zu Xentral
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Export > Xentral zu Shop
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Kunde > Beim Bestellimport werden Adressen, wenn diese in der entsprechenden Shop-Gruppe sind, als Kunden bei der Xentral-Gruppe hinzugefügt. Die Option Neukunden zuweisen fügt alle über den Shop neu angelegten Adressen als Kunden bei der Xentral-Gruppe hinzu
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Mitglied > Beim Bestellimport werden Adressen, wenn diese in der entsprechenden Shop-Gruppe sind, als Mitglieder bei der Xentral-Gruppe hinzugefügt. Die Option Neukunden zuweisen fügt alle über den Shop neu angelegten Adressen als Mitglieder bei der Xentral- Gruppe hinzu.
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Artikel > Legt fest, welche Artikelpreise in den Shop übertragen werden sollen und in welcher Preisgruppe diese im Shop landen.
So könnte das Mapping beispielhaft aussehen:
In diesem Fall wird jeder Kunde, den du neu anlegst, automatisch als 'Preisgruppe 1' angelegt. Sofern der Kunde im Shop Mitglied der Gruppe KR33 ist, wird der Kunde zudem als 'Mitglied der Gruppe Gute Kunden' aufgenommen. Das dritte Mapping sorgt bei einem Artikelexport dafür, dass Staffelpreise der 'Großkunden Einzelhandel' als Preise für die Shop-Gruppe 'Preisgruppe für Einzelhändler' übertragen werden. Dadurch kannst du steuern, welche Preisgruppen in den Shop übertragen werden und wo diese landen sollen.
Im Tab Artikelbaum kannst du auswählen, ab welcher Kategorie der Artikelbaum an den Shop übertragen wird. So ist es möglich zum Beispiel für Nischenshops mit bestimmten Produkten nicht den gesamten Artikelbaum, sondern erst ab der relevanten Kategorie zu exportieren.
Wie du das Modul Artikelbaum nutzt und Artikelbäume erstellen kannst erfährst du hier.
Einige Shop-Schnittstellen erlauben dir einen Import der Artikel aus deinem Shop zu xentral über die Aktion Artikelliste abholen unter Schnittstellen. Shopartikel, die bereits in xentral vorhanden waren, werden aktualisiert, fehlende Artikel werden angelegt. Die Artikel werden nach dem Ausführen der Aktion nach und nach vom Prozessstarter Artikelimport abgeholt.
Einen einzelnen Artikel kannst du in den Stammdaten des Artikels unter Details > Online Shop Optionen importieren. Das ist hilfreich um diesen zu aktualisieren, wenn Daten im Shop geändert wurden.
Damit der richtige Artikel aus dem Shop zugeordnet wird, musst du die Fremdnummer bereits verknüpft haben.
Note
Es kann immer nur ein Shopartikel einem Lagerartikel zugeordnet werden. Soll z.B. eine Unisex Sonnenbrille im Shop eigene Einträge als Frauen und Männer Sonnenbrille erhalten, kann der hierbeschriebene Workaround genutzt werden.
Die Artikelübertragung exportiert Artikel mitsamt der gepflegten Daten an den Shop. Exportiert werden u.a. die Online-Shop-Texte, Standardpreis, Gewichte, Abverkauf usw.
Für den automatischen Export von Artikeln zu einem Online-Shop gibt es den Prozessstarter artikeluebertragen. Dieser überträgt alle zum Shop verknüpften Artikel nach und nach im Hintergrund, wenn der Export in der Schnittstellen über den Bereich "Artikel Übertragung" angestoßen wurde. Wurde ein Artikel verändert, kannst du im Artikelstamm ( Stammdaten > Artikel > Artikel auswählen) unter Details > Online Shop Optionen auch direkt per Knopfdruck in den Shop exportiert werden.
Note
Beim Export von (JIT-)Stücklisten darf nur der Kopfartikel an den Shop übertragen werden. Die einzelnen Bestandteile der (JIT-)Stückliste werden dann beim Import des Auftrags wieder in Xentral ergänzt. Falls du die einzelnen Bestandteile auch im Shop anzeigen möchtest, kannst du diese in der Artikelbeschreibung eintragen.
Willst du nur die Lagerzahlen der Artikel übertragen, da alle anderen Artikeldaten im Shop gepflegt werden, solltest du die Option "Artikel Übertragung erlauben" nicht setzen, sondern nur die Option "Lagerzahlen Übertragen erlauben".
Vor der Artikelübertragung musst du Artikel im Shopimporter Modul erstellen. Die Artikel Übertragung kannst du neben der Möglichkeit der Übertragung aus den Stammdaten selbst auch über die Shop Schnittstelle durchführen ( Administration > Shop Schnittstelle > Schnittstelle auswählen > Artikel Übertragung. Der Großteil der Funktionen ist hierbei für Marktplätze (z. B. eBay, Kaufland, Amazon) allerdings nicht geeignet.
Bevor die Funktionen im Modul verwendet werden können, musst du für den jeweiligen Importer den Artikelexport aktivieren.
Anschließend kannst du die einzelnen Aktionen bei Bedarf ausführen. Es muss immer bestätigt werden, dass die Artikel wirklich übertragen werden sollen.
Folgenden Aktionen stehen zur Artikel Übertragung zur Verfügung:
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Lagerzahlcache zurücksetzen > Hierbei handelt es sich um eine globale Funktion. Die Aktion überträgt die Lagerzahlen von allen Artikeln an alle Shops & Marktplätze. Warnhinweis: Je nach Anzahl von Artikeln kann diese Funktion mehrere Tage dauern
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Lagerzahlcache für Shopartikel mit Menge 0 zurücksetzen > Meldet die Lagerzahl nur für Artikel mit der Menge 0. Falls der Shop gerade erst gestartet ist und noch keine Artikel Übertragung stattgefunden hat oder es ein Problem gegeben hat, macht diese Funktion einen initialen Abgleich der Lagerzahlen für alle Artikel (analog "Lagerzahlcache zurücksetzen"). Diese Funktion funktioniert nur für Shop Importer
Artikelcache zurücksetzen > Es handelt sich hierbei um eine globale Funktion. Es werden alle Artikeldaten übertragen. Warnhinweis: Diese Aktion kann mehrere Wochen dauern.
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Alle Artikel laden > Durch diese Aktion werden alle Artikel von Xentral in den jeweiligen Shop geladen. Hierbei kann es sein, dass Artikel überschrieben bzw. aktualisiert werden.
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Alle geänderten Artikel laden > Nur geänderte Artikel werden übertragen. Initial werden alle Artikel an den Shop übertragen. Bei der ersten Ausführung dieser Funktion wird ein Index erstellt, sodass ab der 2. Ausführung nur noch Änderungen übertragen werden
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Übertragung komplett abbrechen > Diese Aktion kann als eine Art "Notbremse" genutzt werden, während eine Artikelübertragung bereits läuft.
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Artikel laden > Über diese Funktion können einzelne Artikel bzw. Kategorien gesucht und geladen werden. Dabei kann jeweils entschieden werden, ob auch Matrix bzw. Varianten mit geladen werden sollen.
Ein komplett automatisierter Abgleich ist nur bei Lagerzahlen möglich, nicht aber beim Artikelexport. Daher können nur Lagerzahlen separat automatisch gemeldet werden, andere Felder nicht.
In allen anderen Fällen musst du die Artikel immer einzeln (Im jeweiligen Artikel > Online-Shop Optionen) oder gesammelt über den Reiter Artikel Übertragung in der Shopschnittstelle geupdatet werden. Im Reiter Artikel Übertragung kannst du entweder alle seit dem letzten Export geänderten Artikel, alle Artikel oder Artikel einer Kategorie/Matrix laden. Diese werden dann der Liste hinzugefügt und über den Prozessstarter nach und nach abgeholt. Dabei werden immer alle relevanten Felder abgeglichen, ein Export nur eines bestimmten Feldes ist nicht möglich.
Manche Shop-Schnittstellen ermöglichen einen Export von Artikelbildern von Xentral zum Shop, wenn du diese in Xentral im Artikelstamm unter Dateien mit dem Stichwort Standard Artikelbild (Shopbild) angelegt hast. Nur Bilder mit diesem Stichwort werden an den Shop exportiert.
Beim Artikelexport in den Shop werden die Bilder dann mit exportiert, sofern die Schnittstelle den Bilderexport unterstützt.
Bilderreihenfolge für Export ändern: Im Artikelstamm kann anhand der Sortierung festgelegt werden, in welcher Reihenfolge die Artikelbilder im Shop gezeigt werden sollen. Beachte, dass nicht alle Shop-APIs die Reihenfolge beachten, obwohl von Xentral immer übergeben wird. Übernommen wird die Reihenfolge z.B. von Shopware. Das erste Bild in der Reihenfolge dient dort als Vorschau-Bild.
Um den Lagerbestand der Artikel automatisch an den Shop zurückzumelden, musst du die Option "Lagerzahlen Übertragung erlauben" aktivieren. Die Lagerzahl wird z.B. auch neu gemeldet, wenn du einen Auftrag mit einem Artikel anlegst. Dieser Artikel wird dann vom Bestand, der gekauft werden kann, weggerechnet.
Die automatische Meldung der Lagerzahlen an den Shop erfolgt, wenn der Prozessstarte lagerzahlen aktiv ist und ausgeführt wird.
Damit die Übertragung der Lagerzahlen möglichst wenige Ressourcen beansprucht, wird diese nicht jedes mal für alle Artikel durchgeführt. Nur Artikel, die seit ihrer letzten Synchronisation eingelagert, ausgelagert oder in einen Auftrag eingefügt werden, werden neu synchronisiert, wenn der Prozessstarter durchläuft. Zur Sicherheit werden zusätzlich alle 12 Stunden die Lagerbestände aller Artikel noch einmal synchronisiert.
Mit der Einstellung Lager Grundlage unter Details > Einstellungen definierst du, wie sich der "Bestand", der an deinen Shop zurückgemeldet werden soll, zusammensetzen soll:
Anhand "Artikel verkaufbare": Es wird der "berechnete Bestand" im Artikel an den Onlineshop zurückgemeldet
Anhand "Lagerbestand minus Reservierungen": Es wird der Lagerbestand minus der reservierten Aufträge zurückgemeldet (offene nicht reservierte Aufträge werden nicht berücksichtigt)
Aktivierst du diese Option, kann der Lagerkorrekturwert global für alle Artikel in diesem Shop einstellen. Den Lagerkorrekturwert musst du dann nicht mehr pro Artikel im Artikelstamm pflegen. Der eingestellte Lagerkorrekturwert im Artikelstamm des Artikels wird von diesem Wert überschrieben.
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In der Shop-Schnittstelle > Einstellungen muss die Option "Lagerzahlen Übertragung erlauben" aktiviert sein
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Im Artikel > Online-Shop Optionen muss die Option "Lagerzahlen Sync." aktiviert sein & der Artikel mit dem Shop verknüpft sein
Manuell übertragen: Wenn die Lagerzahl eines einzelnen Artikels übertragen werden sollen, musst du unter Artikel > Online-Shop Optionen gehen und auf die Schaltfläche "Export" klicken
Automatisch übertragen: Wenn es automatisch gehen soll, musst du den Prozessstarter "lagerzahlen" aktivieren (ideal 5 oder 10 Minuten). Dann wird zyklisch der Wert im Shop angepasst bei Lagerdifferenzen zwischen Xentral und dem Shop.
Allgemeine Informationen zu Prozessstartern findest du hier und Informationen zum Zeitpunkt des Lagerzahlensyncs unter diesem Link.
Note
Im Bezug zum Lagersync:
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Die Bestandsänderung muss auf Xentral-Seite passieren
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Xentral merkt sich, was das letzte mal an den Shop gemeldet wurde
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Wenn sich hieraus eine Änderung im Lagerbestand ergeben hat, werden genau diese Artikel übertragen
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Eine alleinige Änderung im Shop löst noch keine Bestandsänderung in xentral aus, eine Bestandsänderung in Xentral löst aber eine Rückmeldung zum Shop aus (sofern keine Pseudo-Lagerzahlen als Bestand verwendet werden)
Durch Betätigung der Schaltfläche Lagerzahlen zurücksetzen kannst du die zuletzt gespeicherten Bestandswerte löschen. Im Anschluss holt der Cronjob "lagerzahlen" erneut alle neuen Bestände ab und meldet diese an den Shop zurück.
Jede Shopschnittstelle von Xentral erlaubt einen manuellen oder automatischen Auftragsimport vom Shop zu Xentral. Zudem gibt es einen Modus "Demo (Zum Testen)", bei dem der Auftragsstatus im Shop nicht umgestellt und keine Artikel oder Lagerzahlen übertragen werden.
Um Aufträge manuell zu importieren wählst du zunächst unter Details > Schnittstelle den Import-Modus aus und benutzt anschließend die Schaltfläche Aufträge abholen.
Beim Import werden automatisch die neuen Aufträge auf bestehende Kunden gebucht, bzw. neue Kunden angelegt. Anhand der farblichen Markierung in der Shopimport Zwischentabelle ist erkennbar, ob ein Kunde bereits in der Datenbank existiert, oder ein ähnlicher Kunde gefunden wurde, dessen E-Mail-Adresse mit einem importierten Auftrag übereinstimmt.
Ein Kunde wird beim Import als vorhanden erkannt (grüne Markierung), wenn folgende Datenfelder übereinstimmen:
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Name
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E-Mail-Adresse
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Abteilung
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Strasse
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PLZ
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Ort
Wenn nur eines der folgenden Datenfelder übereinstimmt, ist eine manuelle Prüfung der Verknüpfung notwendig (lila Markierung):
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Name, oder
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E-Mail
In der Zwischentabelle kannst du entscheiden, ob du die Aufträge direkt importieren, später importieren oder auf den Müll legen willst.
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Grün > eindeutig gefunden > die Daten sind identisch zu den in den Stammdaten gespeicherten Werten
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Lila > Kunde anhand der Mail Adresse gefunden, allerdings hat der Kunde eine andere Adresse eingegeben (zumindest liegt eine Abweichung vor)
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Rot > Der Kunde hat seine Kundennummer im Shop eingegeben (sofern der Shop das unterstützt) > diese Nummer sollte ggf. manuell geprüft werden
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Rote Shopbestellnummer > Der Auftrag wurde bereits abgeholt, in diesem Fall steht der Auftrag auf "später"
Der Auftragsimport aus dem Shop kann auch automatisch per Prozessstarter erfolgen.
Hierfür muss der Prozessstarter shopimport aktiv sein und der Import-Modus der Shopschnittstelle muss auf Automatisch (per Prozessstarter) eingestellt sein.
Eine ausführliche Anleitung für den Import von Aufträgen aus dem Online Shop befindet sich hier.
Weitere Einstellungen für den Import und Export von Artikeln zwischen Shop und Xentral sind direkt im jeweiligen Artikel zu finden. Diese Einstellungsoptionen findest du hier.
Um Versandkosten (Porto), Nachnahmegebühren und Rabatte in den Positionen deiner vom Shop importierten Aufträge darzustellen, kannst du jeweils einen Artikel im Artikelstamm von Xentral anlegen und in der Schnittstelle verknüpfen.
Der unter Details > Schnittstelle als unter Porto bzw. Porto ermäßigt hinterlegte Artikel wird verwendet, um Porto/Versandkosten im Auftrag als eigenen Position darzustellen.
Auch im Artikel selbst unter Details musst du noch den Haken bei Artikel ist Porto setzen.
Hast du die die Option Nachnahmegebühr als extra Position in der Schnittstelle aktiviert, wird die Nachnahmegebühr als eigene Position im Auftrag eingefügt, zusätzlich zum normalen Portoartikel. Die vollständigen Versandkosten des Kunden setzen sich also aus diesen zwei Positionen zusammen: Nachnahmegebühr + Porto.
An folgender Stelle kannst du einen Rabattartikel einpflegen, auf den die Rabatte deines Shops übertragen werden.
Im Eingabefeld darunter kannst du festlegen, wie der Rabatt (im buchhalterischen Sinn eine Gutschrift) besteuert werden soll. Soll der Steuersatz aus dem Artikelstamm übernommen werden, musst du das Feld nicht ausfüllen.
Voraussetzung hierfür ist, dass der Artikel im Artikelstamm mit der Einstellung "Artikel ist Rabatt" versehen ist und das %-Feld leer gelassen wird:
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Demo Modus (Modus für die Einrichtungsphase oder Shopumstellungen) > Der letzte Auftrag aus dem Shop wird geladen - der Status (des Auftrags im Shop) aber nicht umgestellt, so kannst du diesen Auftrag immer wieder zu Demozwecken importieren.
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Einzel Sync (Modus für die Einrichtungsphase oder Shopumstellungen) > Es wird beim Import immer nur EIN Auftrag importiert. Diesen Modus kannst du bei der Einrichtung und Testphase verwenden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Aufträge langsam und einzeln nacheinander importiert und gleichzeitig sofort kontrolliert werden können. Erst wenn die ersten 10-20 Aufträge (hängt generell von der Tagesmenge an Aufträgen ab) fehlerfrei importiert wurden, kannst du de Haken herausnehmen und die nächste Ladung an Aufträgen zusammen importieren.