Mit der hier beschriebenen Funktion kannst du neue Kategorien, die in einer CSV-Datei vorliegen, in deinen Xentral Artikelbaum importieren. Du findest den CSV-Importer im Menü Einstellungen > Administration > Datenaustausch > CSV-Importer.
Der Import von Kategorien über den CSV-Importer läuft nach folgendem Prozess ab:
Stelle sicher, dass deine CSV-Datei mindestens folgende Pflichtfelder enthält:
Anmerkung
Die Spaltenbenennungen können frei gewählt werden. Sie müssen nicht zwingend den hier aufgeführten Namen entsprechen, da sie im Rahmen das sog. Mappings den entsprechenden Xentral-Datenfeldern zugeordnet werden.
-
Kategorie-ID
-
Übergeordnete Parent-ID
-
Kategorie-Name
Anmerkung
Beachte, dass die hier aufgeführten Felder eine Minimal-Konfiguration darstellen. Es ist möglich, dass zusätzliche Felder erforderlich werden, sobald du weitere Spalten einfügst, die eine Abhängigkeit zur Folge haben.
Beispiel: Wenn du Verkaufsaufträge mit Versandkosten importieren möchtest, benötigst du nicht nur "Versandkosten (netto)", sondern auch das Feld "Versandkosten Artikelnummer".
Beim Import von Kategorien arbeitest du mit IDs, um die Hierarchie deines Artikelbaums korrekt abzubilden. In diesem Abschnitt erfährst du, wie du vorhandene IDs ermittelst und diese für deine Import-Datei aufbereitest.
Anmerkung
Es handelt sich hierbei um die eindeutige Datenbank-ID. Diese darf nicht mit einer manuell vergebenen Nummer oder der Bezeichnung der Kategorie verwechselt werden.
Um die ID eines Datensatzes zu ermitteln, nutzt du die Datenbank Ansicht.
-
Suche in der Smart Search nach "Datenbank Ansicht".
-
Wähle in der linken Seitenleiste die Tabelle product_category aus.
-
In der Tabelle werden dir alle bereits angelegten Kategorien mit der dazugehörigen ID angezeigt.
Wichtig
Wenn du neue Kategorien importierst, musst du IDs verwenden, die noch nicht im System existieren. Wähle daher für neue Datensätze stets IDs, die größer sind als die höchste bereits vergebene ID in der Datenbank.
In unserem Beispiel-Artikelbaum werden die Kategorien aus der Datenbank Ansicht wie folgt dargestellt:
Anmerkung
Die Struktur des Artikelbaums wird über die Spalte Parent gesteuert. Kategorien auf der obersten Ebene (Hauptkategorien) haben in der Datenbank die Parent-ID 0. Unterkategorien erhalten als Parent-ID immer die ID der direkt übergeordneten Kategorie.
Erstelle deine CSV-Datei nach dem unten stehenden Muster. In diesem Beispiel legen wir "Äpfel", "Birnen" und "Weißkohl" als neue Unterkategorien an:
Beachte beim Aufbau folgende Regeln:
-
Vollständiger Pfad: Um eine saubere Struktur zu gewährleisten, muss der gesamte Pfad der Kategorie in der Datei enthalten sein. Möchtest du z. B. "Äpfel" importieren (Zeile 5), müssen auch die übergeordneten Ebenen ("Handelsware", "Obst & Gemüse", "Heimisches Obst") in der CSV aufgeführt werden.
-
Parent-ID bei Hauptkategorien: Kategorien der obersten Ebene (in der Datenbank Ansicht mit Parent "0") dürfen in der CSV-Datei in der Spalte Parent keinen Wert enthalten. Dieses Feld muss leer bleiben.
-
Neue IDs: Stelle sicher, dass du für alle neuen Kategorien IDs vergibst, die höher sind als die letzte vorhandene ID in deiner Datenbank. Bestehende Kategorien behalten ihre ID aus der Datenbank Ansicht.
Klicke auf + CSV-Import erstellen, um einen neuen Import anzulegen:
Tipp
Sobald du Importe angelegt hast, kannst du sie an dieser Stelle wiederfinden, bearbeiten und erneut ausführen.
Lege die allgemeinen Daten deines Imports an, um ihn später wiederfinden zu können und lade die CSV-Datei hoch:
-
Trage einen Namen und
-
eine Beschreibung ein, die dir bei der Identifikation des Imports helfen.
-
Wähle den Datentyp, den du importieren möchtest.
-
Füge deine vorbereitete CSV-Datei ein.
Anmerkung
Per Klick auf Zurücksetzen kannst du eine andere Datei hochladen. Beachte, dass die Inhalte in den vorhergehenden Feldern verloren gehen, bevor du das erste Mal gespeichert hast.
-
Unter den Erweiterten Einstellungen kannst du bei Bedarf Anpassungen an den Trennzeichen und Sonderzeichen vornehmen, falls die Spalten der Importdatei auf der rechten Seite nicht korrekt angezeigt werden.
Warnung
Beachte unbedingt: Leere Zellen in deiner CSV-Datei überschreiben bestehende Daten in Xentral und löschen diese somit im System. Stelle sicher, dass die Importdatei entweder nur die Spalten enthält, die du tatsächlich aktualisieren willst, oder dass alle vorhandenen Zellen mit den korrekten Werten gefüllt sind.
Sobald du auf Mit dem Mapping starten geklickt hast, werden die Daten in eine Vorschau geladen.
In der Vorschauliste stehen dir folgende allgemeine Schaltflächen zur Verfügung:
-
(1) Suchfeld: Ermöglicht die Suche nach einer Artikelnummer
-
(2) Filter: Hier kannst du die Vorschauliste nach einem oder mehreren Filterkriterien einschränken.
Wichtig
Achte bei der Eingabe von Filterwerten auf eine korrekte Schreibweise einschließlich Groß-/Kleinschreibung.
-
(3) Anleitung öffnen: Hier bekommst du einen kurzen Überblick über die Importschritte.
-
(4) Schnellfilter: Filtert die Daten nach Spalten, die nicht zugeordnet sind oder nach Zeilen, die invalide Daten enthalten.
-
(5) Neu laden: Hiermit kannst du die Vorschau neu laden.
-
(6) Abschließen: Führt eine Validierung durch und ermöglicht den anschließenden Datenimport.
In der linken Spalte der Vorschau ist der Eindeutige Bezeichner aufgeführt, in unserem Beispiel
. Daneben werden alle Spalten geladen, die im Xentral Datenstamm für den zu importierenden Datentyp zur Verfügung stehen. Rot hinterlegte Felder stellen Pflichtfelder dar und müssen im nächsten Schritt zugeordnet werden. Alle weißen Spalten sind optional. Für diese nimmst du eine Zuordnung vor, nur soweit du es möchtest.
Um eine Spaltenzuordnung zu konfigurieren, klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel:
Im Feld Ursprünglicher Feldname werden dir die Spaltentitel aus der CSV-Datei angezeigt.
Wähle den Feldnamen aus, der der ausgewählten Xentral-Spalte entspricht und klicke auf Anwenden. Die bereits erfolgte Zuordnung wird dir in der Vorschau angezeigt:
Wiederhole das Vorgehen für alle Pflichtspalten und bei Bedarf weitere optionale Spalten.
Anmerkung
Die gelbe Kennzeichnung oben rechts zeigt dir an, dass noch Pflichtfelder zuzuordnen sind. Sobald alle verpflichtenden Spalten zugewiesen sind, verschwindet der Hinweis.
Falls du einer Spalte Daten zuweisen möchtest, für die in der ursprünglichen CSV-Datei keine passende Spalte vorhanden ist, kannst du beim Mapping die Auswahl Benutzerdefinierter Text nutzen.
Klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel, um die Zuordnung zu öffnen. Wähle im Feld Ursprünglicher Feldname die Option Benutzerdefinierter Text aus und trage den zutreffenden Wert in das Feld daneben ein.
Sobald alle Daten in der Vorschau so vorliegen, wie du es benötigst und keine invaliden Daten mehr angezeigt werden, kannst du mit dem Import starten. Klicke dazu zunächst auf Abschließen:
Das System führt eine Datenvalidierung durch. Wenn keine invaliden Daten gefunden wurden, erhältst du eine grüne Erfolgsmeldung und kannst den Import starten:
Wichtig
Sollten einzelne Datenfelder noch nicht ausreichend zugeordnet worden sein, bekommst du eine rote Meldung. Brich in diesem Fall ab und korrigiere die genannten Datensätze.
Nachdem du auf Import starten geklickt hast, startet der Import im Hintergrund und du gelangst automatisch auf die Statusseite. Dort kannst du die Ansicht über die Filter oben einschränken und den Status über die Schaltfläche rechts aktualisieren:
Anmerkung
Beachte, dass der Start des Kategorienimports einige Minuten verzögert erfolgen kann.
Nach erfolgreichem Abschluss des Imports ist der Status für alle Datensätze grün:
Anmerkung
Nach dem Start des Imports kannst Du diese Seite jederzeit schließen. Der Import läuft im Hintergrund weiter, solange noch Datensätze übrig sind. Du kannst jederzeit über die CSV-Importer Übersicht zum Reporting zurückkehren und den Status verfolgen.
Nach dem Import findest du die neuen Kategorien in deinem Artikelbaum: