Mit der hier beschriebenen Funktion kannst du Auftragszeilen, die in einer CSV-Datei vorliegen, in dein Xentral importieren. Der Import legt neue Verkaufsaufträge mit ihren Zeilen an.
Warnung
Stelle sicher, dass die Kunden-Adressen, zu denen du Verkaufsaufträge hochladen möchtest, sowie die im Auftrag enthaltenen Artikel bereits in Xentral angelegt sind.
Du findest den CSV-Importer im Menü Einstellungen > Administration > Datenaustausch > CSV-Importer.
Der Import von Artikeldaten über den CSV-Importer läuft nach folgendem Prozess ab:
Stelle sicher, dass deine CSV-Datei mindestens folgende Pflichtfelder enthält:
Anmerkung
Die Spaltenbenennungen können frei gewählt werden. Sie müssen nicht zwingend den hier aufgeführten Namen entsprechen, da sie im Rahmen das sog. Mappings den entsprechenden Xentral-Datenfeldern zugeordnet werden.
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Auftragsnummer (extern)
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Auftrags-ID (extern)
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Auftragsdatum
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Währung
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Projekt-ID
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Versandart
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Artikelnummer
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Artikelpreis (Netto)
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Artikel Menge
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Zahlungsweise
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Rechnungsadresse Name
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Rechnungsadresse Land
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Rechnungsadresse E-Mail
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Lieferadresse Name
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Lieferadresse Land
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Lieferadresse PLZ
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Lieferadresse Ort
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Lieferadresse Straße
Anmerkung
Beachte, dass die hier aufgeführten Felder eine Minimal-Konfiguration darstellen. Es ist möglich, dass zusätzliche Felder erforderlich werden, sobald du weitere Spalten einfügst, die eine Abhängigkeit zur Folge haben.
Beispiel: Wenn du Verkaufsaufträge mit Versandkosten importieren möchtest, benötigst du nicht nur "Versandkosten (netto)", sondern auch das Feld "Versandkosten Artikelnummer".
Halte dich an folgende Formatierungsregeln, um ein reibungsloses Mapping zu gewährleisten:
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Preise/Kosten: Nutze einen Punkt als Trennzeichen. Beispiel: Der Betrag "Zwei Euro und 59 Cent" wird in der CSV-Datei als "2.59" eingetragen.
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Datum: Nutze die Struktur JJJJ-MM-TT. Formatiere z. B. das Gültig ab Datum als 2025-05-01, wenn die Gültigkeit ab dem ersten Mai 2025 starten soll.
Anmerkung
Als Trennzeichnen, die du zwischen den einzelnen Datenfeldern in der CSV-Datei nutzt, kannst du z. B. Semikolon oder Komma verwenden. Sie werden beim Hochladen der Importdatei automatisch erkannt.
Die Spaltenbenennungen können frei gewählt werden. Sie müssen nicht zwingend den oben aufgeführten Namen entsprechen, da sie im Rahmen das sog. Mappings den entsprechenden Xentral-Datenfeldern zugeordnet werden.
Manchmal ist es notwendig oder sinnvoll, beim Import eine ID zu nutzen, wobei diese eine echte Referenz zur Datenbank darstellt und keine Nummer oder Bezeichnung ist. In diesem Abschnitt erklären wir dir, wie du eine ID ermitteln und beim Import verwenden kannst.
Anmerkung
Beachte, dass hier eine eindeutige Datenbank-ID gemeint ist, die nicht mit einer Nummer oder Bezeichnung verwechselt werden darf.
Um die ID eines Datensatzes zu ermitteln, benötigst du nur zwei Schritte:
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Öffne den Datensatz, dessen ID du herausfinden möchtest.
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Lies die ID in der URL ab.
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Öffne das Modul Projekte, um die jeweilige Projekt-ID zu ermitteln. Das geht am Schnellsten über die Smart Search:
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In der Projektübersicht klickst du auf das Projekt, dessen Projekt-ID du herausfinden möchtest, um es zu öffnen. Lies anschließend die Projekt-ID in der URL ab:
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Öffne das Modul Adressen.
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Öffne eine Adresse zum Bearbeiten und lies die Kunden- bzw. Lieferanten-ID aus der URL ab:
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Öffne das Modul Artikel.
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Öffne einen Artikel zum Bearbeiten und lies die Artikel-ID aus der URL ab:
Klicke auf + CSV-Import erstellen, um einen neuen Import anzulegen:
Tipp
Sobald du Importe angelegt hast, kannst du sie an dieser Stelle wiederfinden, bearbeiten und erneut ausführen.
Lege die allgemeinen Daten deines Imports an, um ihn später wiederfinden zu können und lade die CSV-Datei hoch:
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Trage einen Namen und
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eine Beschreibung ein, die dir bei der Identifikation des Imports helfen.
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Wähle den Datentyp, den du importieren möchtest.
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Füge deine vorbereitete CSV-Datei ein.
Anmerkung
Per Klick auf Zurücksetzen kannst du eine andere Datei hochladen. Beachte, dass die Inhalte in den vorhergehenden Feldern verloren gehen, bevor du das erste Mal gespeichert hast.
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Unter den Erweiterten Einstellungen kannst du bei Bedarf Anpassungen an den Trennzeichen und Sonderzeichen vornehmen, falls die Spalten der Importdatei auf der rechten Seite nicht korrekt angezeigt werden.
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Wähle die Spalten aus, mit denen das System einen Datensatz eindeutig identifizieren kann (Datenbank-ID). Nutze z. B. Auftragsnummer und Artikelnummer, um sicherzustellen, dass sowohl alle Aufträge, als auch alle Auftragszeilen eindeutig erfasst werden können.
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Wähle diejenige Datenspalte aus, die als Auftragsnummer dienen soll.
Warnung
Beachte unbedingt: Leere Zellen in deiner CSV-Datei überschreiben bestehende Daten in Xentral und löschen diese somit im System. Stelle sicher, dass die Importdatei entweder nur die Spalten enthält, die du tatsächlich aktualisieren willst, oder dass alle vorhandenen Zellen mit den korrekten Werten gefüllt sind.
Sobald du auf Mit dem Mapping starten geklickt hast, werden die Daten in eine Vorschau geladen.
In der Vorschauliste stehen dir folgende allgemeine Schaltflächen zur Verfügung:
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(1) Suchfeld: Ermöglicht die Suche nach einer Artikelnummer
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(2) Filter: Hier kannst du die Vorschauliste nach einem oder mehreren Filterkriterien einschränken.
Wichtig
Achte bei der Eingabe von Filterwerten auf eine korrekte Schreibweise einschließlich Groß-/Kleinschreibung.
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(3) Anleitung öffnen: Hier bekommst du einen kurzen Überblick über die Importschritte.
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(4) Schnellfilter: Filtert die Daten nach Spalten, die nicht zugeordnet sind oder nach Zeilen, die invalide Daten enthalten.
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(5) Neu laden: Hiermit kannst du die Vorschau neu laden.
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(6) Abschließen: Führt eine Validierung durch und ermöglicht den anschließenden Datenimport.
In der linken Spalte der Vorschau ist der Eindeutige Bezeichner aufgeführt, in unserem Beispiel . Daneben werden alle Spalten geladen, die im Xentral Datenstamm für den zu importierenden Datentyp zur Verfügung stehen. Rot hinterlegte Felder stellen Pflichtfelder dar und müssen im nächsten Schritt zugeordnet werden. Alle weißen Spalten sind optional. Für diese nimmst du eine Zuordnung vor, nur soweit du es möchtest.
Um eine Spaltenzuordnung zu konfigurieren, klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel:
Im Feld Ursprünglicher Feldname werden dir die Spaltentitel aus der CSV-Datei angezeigt.
Wähle den Feldnamen aus, der der ausgewählten Xentral-Spalte entspricht und klicke auf Anwenden. Die bereits erfolgte Zuordnung wird dir in der Vorschau angezeigt:
Wiederhole das Vorgehen für alle Pflichtspalten und bei Bedarf weitere optionale Spalten.
Anmerkung
Die gelbe Kennzeichnung oben rechts zeigt dir an, dass noch Pflichtfelder zuzuordnen sind. Sobald alle verpflichtenden Spalten zugewiesen sind, verschwindet der Hinweis.
Anmerkung
Bei der Zuordnung des Projekts ist die Eingabe der Projekt-ID erforderlich. Die Nutzung der Projektbezeichnung oder eines Leerzeichens ist nicht möglich.
Öffne das Modul Projekte, um die jeweilige Projekt-ID zu ermitteln. Das geht am Schnellsten über die Smart Search:
In der Projektübersicht klickst du auf das Projekt, dessen Projekt-ID du herausfinden möchtest, um es zu öffnen. Lies anschließend die Projekt-ID in der URL ab:
Klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel Projekt ID. Wähle den Spaltennamen der CSV-Datei aus, in der die Projekt-ID steht, und klicke auf Anwenden. Die Zuordnung wird dir in der Vorschau angezeigt.
Anmerkung
Falls die Projekt-ID nicht in deiner CSV-Datei enthalten ist, nutze die Zuordnung von benutzerdefiniertem Text, die in dem folgenden Abschnitt beschrieben ist.
Falls du einer Spalte Daten zuweisen möchtest, für die in der ursprünglichen CSV-Datei keine passende Spalte vorhanden ist, kannst du beim Mapping die Auswahl Benutzerdefinierter Text nutzen.
Klicke auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel, um die Zuordnung zu öffnen. Wähle im Feld Ursprünglicher Feldname die Option Benutzerdefinierter Text aus und trage den zutreffenden Wert in das Feld daneben ein.
Mit Hilfe der so genannten Transformer-Funktionen kannst du Daten aus der CSV-Datei vor dem Importieren anpassen oder bereinigen.
Du kannst die Daten auf Basis einer selbst definierten Regel anpassen. Die Regel trägst du einmal je Spalte ein. Sie wirkt sich dann auf alle Datenzeilen aus, für die die Regel zutrifft.
Um eine Regel einzutragen, klicke erneut auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel und anschließend auf Schritt hinzufügen:
Wähle einen Konfigurationstypen aus, mit dem du die Daten anpassen möchtest und klicke auf Übernehmen:
Folgende Konfigurationstypen stehen zur Verfügung:
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HTML entfernen: Hiermit entfernst HTML-Tags aus einem String.
Tipp
Beispiel: Dein Inhalt des Feldes ist “<p>Text</p>”, nach dem Transformieren ist es noch “Text”.
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Weißraum entfernen: Diese Aktion entfernt Leerzeichen, die vor oder nach dem Inhalt stehen (jedoch keine Leerzeichen innerhalb der Zeichenkette).
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Text ersetzen: Hiermit kannst du eine beliebige Zeichenkette durch eine andere ersetzen. So kannst du z. B. auch Leerzeichen innerhalb einer Zeichenkette entfernen.
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Feld anhängen: Dies kannst du nutzen, um z. B. eine bestimmte Zeichenfolge an die im Feld vorhandenen Daten anzuhängen.
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Wert festlegen: So kannst du einen festen Wert in die Spalte eintragen.
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Bedingung: Auf diese Weise kannst du Daten vom System nach einer vorgegebenen Bedingung eintragen lassen.
Tipp
Beispiel: Du kannst das System z. B. mit Hilfe der Bedingung folgende Anweisung ausführen lassen: “WENN die Artikelnummer das Prefix “SW” hat, DANN trage in den Verkaufspreis den Wert 0 ein.”
Je nach Konfigurationstyp kannst du weitere Angaben machen.
Bei Bedarf kannst du weitere Konfigurationstypen ergänzen, indem du erneut auf Schritt hinzufügen klickst und das Vorgehen mit einem anderen Konfigurationstypen wiederholst. So kannst du mehrere Änderungen / Ersetzungen kombinieren:
Sobald du alle gewünschten Konfigurationstypen definiert hast, bestätige per Klick auf Anwenden:
Die Vorschau zeigt dir die angepassten Daten, wie sie in Xentral übernommen werden.
Falls du eine Transformation nochmal anpassen oder wieder entfernen möchtest, klicke erneut auf die Schaltfläche neben dem Spaltentitel, um zum Transformations-Workflow zu gelangen. Dort kannst du
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(1) Schritte wieder entfernen,
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(2) erneut zum Bearbeiten öffnen oder
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(3) neue Schritte hinzufügen.
Bestätige Änderungen per Klick auf Anwenden.
Ergänzend zur regelbasierten Transformation kannst du einzelne Datensätze manuell füllen. Doppelklicke dazu einfach in ein anzupassendes Datenfeld, tippe den Zielwert ein und bestätige mit der Enter-Taste oder dem grünen Haken:
Eine solche Änderung kannst du ganz einfach per Klick auf den Zurück-Pfeil zurücksetzen:
Sobald alle Daten in der Vorschau so vorliegen, wie du es benötigst und keine invaliden Daten mehr angezeigt werden, kannst du mit dem Import starten. Klicke dazu zunächst auf Abschließen:
Das System führt eine Datenvalidierung durch. Wenn keine invaliden Daten gefunden wurden, erhältst du eine grüne Erfolgsmeldung und kannst den Import starten:
Wichtig
Sollten einzelne Datenfelder noch nicht ausreichend zugeordnet worden sein, bekommst du eine rote Meldung. Brich in diesem Fall ab und korrigiere die genannten Datensätze.
Nachdem du auf Import starten geklickt hast, startet der Import im Hintergrund und du gelangst automatisch auf die Statusseite. Dort kannst du die Ansicht über die Filter oben einschränken und den Status über die Schaltfläche rechts aktualisieren:
Nach erfolgreichem Abschluss des Imports ist der Status für alle Datensätze grün:
Anmerkung
Nach dem Start des Imports kannst Du diese Seite jederzeit schließen. Der Import läuft im Hintergrund weiter, solange noch Datensätze übrig sind. Du kannst jederzeit über die CSV-Importer Übersicht zum Reporting zurückkehren und den Status verfolgen.