Deine Adressstammdaten pflegst du im Menü Verkaufen > Adressen. Hier kannst du genau die Adressstammdaten öffnen, die du pflegen oder ändern möchtest.
Gehe wie folgt vor, um die gewünschten Adressstammdaten zu öffnen:
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Gib den Kunden-, Lieferanten oder Mitarbeiternamen oder einen Teil des Namens in den Suchfilter der Spalte Name ein.
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Wähle aus den angezeigten Ergebnissen den gewünschten Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter und öffne den Adressstammdatensatz per Doppelklick auf die entsprechende Zeile oder per Klick auf das Stift-Symbol.
Anmerkung
Alle in dieser Anleitung beschriebenen Felder sind optional, soweit sie nicht spezifisch als verpflichtend gekennzeichnet sind. Wir empfehlen jedoch, alle für dich relevanten Felder bestmöglich auszufüllen, da viele Felder auch in anderen Funktionalitäten Anwendung finden und du dir damit die Arbeit im Nachgang erleichterst.
Die meisten der hier beschriebenen Tabs bieten dir mithilfe der Schaltfläche Werkzeuge oberhalb der Tabellen folgende Exportfunktionen an:
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CSV
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Excel
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PDF
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Zwischenablage
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Drucken
Weitere informationen zum Export von Adressstammdaten findest du in diesem Artikel.
Ebenso bieten dir die meisten Tabs verschiedene Filter- und Suchoptionen.
Folgende Such- und Filteroptionen stehen zur Verfügung:
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Filteroptionen oberhalb der Tabelle, die aktiviert oder deaktiviert werden können:
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Spaltenfilter unterhalb der Überschriften von Tabellen, in denen du einen (Teil-)Suchbegriff eingeben kannst:
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Das Feld Suchen rechts über der Tabelle, in dem du einen (Teil-)Suchbegriff eingeben kannst:
Die beschriebenen Such- und Filteroptionen kannst du auch untereinander kombinieren.
Informationen zum Ausfüllen der Felder des Tabs Details findest du im Artikel Adressstammdaten anlegen.
Im Tab Dateien kannst du Dateien mit verschiedenen Inhalten wie z.B. den Anlieferrichtlinien oder Service Level Agreements mit Lieferanten hinterlegen.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Datei zu hinterlegen:
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Klicke auf neue Datei anlegen unter der Registerübersicht.
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Ziehe die gewünschte Datei per Drag & Drop in den Bereich Dateien hier einfügen oder klicke auf Datei auswählen und wähle die gewünschte Datei auf deinem PC aus.
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Gib eine eindeutige Bezeichnung deiner Datei in das Feld Titel ein.
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Gib eine Beschreibung deiner Datei in das Feld Beschreibung ein.
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Wähle im Feld Stichwort ein Stichwort für deine Datei aus. Mögliche Optionen sind: Sonstige Datei, Deckblatt, Anhang und Profilbild. Wählst du z.B. das Stichwort Anhang, kannst du die Datei beim Versenden von Belegen (z.B. dem Lieferschein) im Dialog Abschicken als Anhang mit versenden.
Über die Stapelverarbeitung kannst du eine ZIP-Datei mit mehreren Dateien erstellen oder die Dateien als Sammel-PDF öffnen.
Gehe wie folgt vor, um eine ZIP-Datei mit mehreren Dateien zu erstellen oder eine Sammel-PDF mit meinen Dateien zu öffnen:
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Wähle die gewünschten Dateien, indem du sie links auswählst. Alternativ klicke auf alle markieren unter Stapelverarbeitung.
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Klicke auf ZIP erstellen oder Sammel-PDF öffnen.
Im Tab CRM findest du eine Übersicht aller bisherigen Interaktionen mit deinem Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Diese Interaktionen bestehen aus folgenden Elementen:
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Alle versendeten Briefe
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Alle ausgetauschten E-Mails
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Alle Telefonnotizen, die erstellt wurden
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Alle Notizen, die erfasst wurden
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Alle Wiedervorlagen, die intern erstellt wurden
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Alle Tickets des Kunden oder Lieferanten
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Alle Termine
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Alle Belege wie z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen etc.
Links im Tab werden dir die verschiedenen (CRM-)Kategorien angezeigt, die in der Übersicht enthalten sind. Bei den Kategorien, die ein Kreuz rechts daneben aufweisen, kannst du direkt Kontakt mit dem Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter aufnehmen oder Notizen, Anmerkungen, Wiedervorlagen oder Termine erfassen.
Infos dazu, wie du CRM-Aktivitäten über die Adressstammdaten startest oder erfasst, findet du im Artikel CRM-Aktivitäten über die Adressstammdaten starten.
Rechts im Tab siehst du eine Übersicht aller vorhandenen Kontakte zwischen dir und dem Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter sowie Notizen und Belege.
Neben den bereits in der Einleitung dieses Artikels beschriebenen Filteroptionen steht dir in diesem Tab eine weitere Filteroption zur Verfügung:
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Möchtest du nur bestimmte Kategorien wie z.B. Wiedervorlagen, Briefe etc. in der Übersicht angezeigt bekommen, kannst du über die entsprechenden Checkboxen links die gewünschten Kategorien auswählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Anmerkung
Damit Antworten des Kunden oder Lieferanten in der Übersicht angezeigt werden, müssen diese an die zentrale Mailadresse deiner eigenen Firma gesendet werden.
Bei Anlage deiner Stammdaten definierst du Rollen, die diesen Stammdaten zugewiesen werden, d.h. Kunde, Lieferant und/oder Mitarbeiter.
Im Tab Rollen wird dir angezeigt, welche Rollen dem aktuell geöffneten Adressstammdatensatz zugewiesen sind. Zusätzlich werden dir weitere Informationen wie Zuordnung (Projekt oder Gruppe), Auswahl (welches Projekt bzw. welche Gruppe) sowie (Start- und, wenn vorhanden, Enddatum) der Rollenzuteilung in der Tabelle angezeigt.
In diesem Tab kannst du deinen Adressstammdaten auch nachträglich weitere Rollen zuweisen, wenn z.B. ein bisheriger Kunde nun auch dein Lieferant ist oder die Rollenzuweisung nach Projekt unterschiedlich ist. Außerdem kannst du hier temporäre Rollen vergeben und vorhandene Rollen löschen.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Rolle zuzuweisen:
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Wähle im Feld Rolle die neue Rolle, die du dem Adressstammdatensatz zuweisen möchtest. Mögliche Optionen sind Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder Mitglied. Die Rolle Mitglied bezieht sich dabei auf Gruppen. Weitere Informationen zu Gruppen findest du im Artikel .
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Wähle im Feld von aus, ob die Rolle auf Basis eines Projekts oder einer Gruppe zugewiesen werden soll.
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Wähle im Auswahlfeld rechts des Feldes von das gewünschte Projekt oder die gewünschte Gruppe. Lässt du das Feld leer, bezieht sich die Rolle auf alle Projekte oder Gruppen.
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Klicke auf als neue Rolle anlegen, um die Rolle zuzuweisen.
Die neue Rolle wird nun in der Tabelle aufgelistet.
Gehe wie folgt vor, um eine temporäre Rolle zuzuweisen:
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Führe die oben beschriebenen Schritte für die temporäre Rolle aus.
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Klicke auf das Stift-Symbol in der Spalte Aktion für die Rolle, die du temporär vergeben möchtest.
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Definiere das Von- und Bis- Datum und klicke auf Speichern.
In der Tabelle findest du nun in den Spalten Seit und Bis das Start- und Enddatum für die Zuweisung der temporären Rolle.
Gehe wie folgt vor, um Rollen zu löschen:
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Klicke bei der entsprechenden Rolle auf das X-Symbol in der Spalte Aktion.
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Du wirst gefragt, ob du die Rolle wirklich löschen möchtest. Klicke auf OK.
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Die Rollenzuweisung wird aus der Tabelle gelöscht.
Anmerkung
Mithilfe von Rollen können die Benutzerrechte von Mitarbeitern gesteuert werden. Weiterführende Informationen zu Benutzerrechten findest du im Artikel Benutzer verwalten.
Im Tab Gruppen kannst du deine Adressstammdaten zu Gruppen und Preisgruppen hinzufügen. Diese Gruppen müssen zuvor angelegt worden sein. Mehr dazu, wie du Gruppen verwendest und wie du sie anlegst, erfährst du im Artikel Gruppen .
In der Tabelle dieses Tabs sind alle verfügbaren Gruppen angezeigt. Möchtest du deinen Kunden einer Gruppe hinzufügen, aktivierst du einfach das Kontrollkästchen links in der Tabelle für die entsprechende(n) Gruppe(n).
Im Tab Zeit werden dir alle für den Mitarbeiter erfassten Zeiten mitsamt der dazugehörigen Tätigkeit angezeigt. Die Zeiterfassung erfolgt über das Modul Zeiterfassung.
Du kannst die angezeigten Zeiten bearbeiten, indem du in der Spalte Menü auf das Stift-Symbol klickst.
Mehr zur Zeiterfassung erfährst du im Artikel Zeiterfassung .
Im Tab Ansprechpartner findest du alle Ansprechpartner auf Seiten deines Kunden oder Lieferanten. Zudem kannst du hier neue Ansprechpartner anlegen.
Gehe wie folgt vor, um einen neuen Ansprechpartner anzulegen:
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Klicke rechts unter Aktionen auf +Neuen Eintrag anlegen.
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Fülle im Formular Ansprechpartner alle Felder mit den erforderlichen Informationen, füge sonstige Informationen in den entsprechenden Textfeldern hinzu und aktiviere die relevanten Checkboxen. Die Checkboxen sind im Artikel Adressstammdaten anlegen beschrieben.
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Wähle bei Bedarf eine Gruppe aus (muss bereits angelegt sein).
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Klicke auf Speichern.
Der neue Ansprechpartner wird deiner Übersichtstabelle hinzugefügt.
Im Tab Lieferadressen kannst du abweichende Lieferadressen zur Hauptadresse angeben und eine abweichende Standardlieferadresse definieren.
Gehe wie folgt vor, um eine (abweichende) Lieferadresse anzulegen:
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Klicke unter Aktionen auf die Schaltfläche Neuen Eintrag anlegen.
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Trage die Adress- und Kontaktdaten sowie die weiteren Informationen in die entsprechenden Felder ein.
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Optional: Text, den du in das Feld Lieferhinweis Bemerkung einträgst, wird anschließend auf Belegen (Angebot, Auftrag und Lieferschein) angezeigt, wenn du die Variable {LIEFERADRESSE_HINWEIS} der entsprechenden Textvorlage des Belegs hinzugefügt hast.
Du kannst die Variable unter Einstellungen > > Grundeinstellungen > Belege > Textvorlagen dem Beleg hinzufügen.
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Sollte die USt-ID oder die Besteuerung der abweichenden Lieferadresse von den im Tab Details erfassten Informationen abweichen, gib die alternative ID ein bzw. wähle die alternative Besteuerung.
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Möchtest du die abweichende Lieferadresse zukünftig als Standard-Lieferadresse verwenden, aktiviere die Option Standard-Lieferadresse.
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Klicke nach Eingabe aller Daten auf Speichern.
Die abweichende Lieferadresse kannst du in deinem Kundenauftrag auswählen.
Im Tab Preisliste findest du eine Übersicht aller Artikel mitsamt der der aktuellen Preise.
Im Tab Accounts kannst du Zugänge zu anderen Anwendungen wie z.B. einem Amazon-Verkäuferkonto oder einem LinkedIn-Konto verwalten.
Gehe wie folgt vor, um einen neuen Account anzulegen:
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Klicke unter Aktionen auf +Neuen Eintrag anlegen.
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Gib die erforderlichen Daten in die Felder Bezeichnung, Benutzername, Passwort, Art (z.B. LinkedIn, Amazon), URL, und E-Mail ein.
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Möchtest du weitere Informationen wie z.B. Fernwartungsinformationen zu diesem Account hinterlegen, kannst du das im Feld Notizen tun.
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Gib in die Felder Gültig ab und bis einen Zeitraum ein, in dem der Account gültig ist.
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Aktiviere die Option Aktiv, um den Account aktiv zu schalten.
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Wenn du alle Daten eingegeben hast, klicke auf Speichern.
Der Account wird deiner Übersicht hinzugefügt.
Im Tab Belege werden dir alle Belege des Kunden angezeigt. Hier findest du außerdem eine kurze Kundenstatistik inkl. Kreditlimit, Nettoumsatz des aktuellen Jahres und Salden.
Der Tab Artikel enthält die folgenden untergeordneten Tabs: Artikel, Seriennummern / Chargen / MHD und RMA.
In diesen Tabs werden dir alle Artikel angezeigt, die auf den Kundenbelegen enthalten sind.
Dieser Tab beinhaltet eine Übersicht aller auf den Belegen erfassten Artikel samt Verkaufspreis. Maßgeblich ist hier immer der Zeitpunkt, zu dem ein Artikel in einen Lieferschein bzw. in eine Rechnung eingefügt wurde.
Der untergeordnete Tab Seriennummern / Chargen / MHD:
Dieser Tab zeigt alle Artikel, die eine Seriennummer, ein Mindesthaltbarkeitsdatum oder eine Chargennummer haben.
Im Tab Zeitkonto findest du alle Zeiten, die auf den Kunden gebucht wurden, z.B. im Rahmen der Bereitstellung von Dienstleistungen. Diese Zeiten kannst du mit und ohne Zeitangabe als Dienstleistung auf einen Auftrag oder eine Rechnung übernehmen.
Die in dieser Übersicht angezeigten Zeiten kannst du per Stapelverarbeitung weiter verarbeiten.
Gehe wie folgt vor, um Zeiten per Stapelverarbeitung zu verarbeiten:
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Wähle die gewünschten Zeiten aus oder markiere alle Zeiten durch Auswahl der Checkbox alle markieren unter Stapelverarbeitung.
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Wenn gewünscht, aktiviere die Option inkl. Datum und Bearbeiter als Beschriftung, um Bearbeiter und Datum im Beleg zu ergänzen.
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Klicke nun auf eine der folgenden Schaltflächen:
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Zeiten abrechnen. Die Zeiten werden abgerechnet, d.h. es kann ein Auftrag oder eine Rechnung mit einem Stundensatz-Artikel an die Adresse erstellt werden.
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nur als abgerechnet markieren. Die Zeiten werden als abgerechnet markiert, jedoch wird kein Beleg erstellt.
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nur als offen markieren. Die Zeiten werden als offen gekennzeichnet.
Die Zeiten werden verarbeitet. In den Adressstammdaten eines Mitarbeiters kannst du die gebuchten Arbeits- und Pausenzeiten im Tabs Zeit einsehen.
Im Tab Abos findest du alle Informationen zu bestehenden Abos und du kannst neue Abos anlegen.
Anmerkung
Damit dir dieser Tab angezeigt wird, muss das entsprechende Modul im App-Center aktiviert sein.
Gehe wie folgt vor, um ein neues Abo anzulegen:
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Klicke unter Aktionen auf +Neue Position einfügen.
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Wähle den Artikel aus, für den ein Abo erstellt werden soll und gebe eine Bezeichnung des Abos und eine Beschreibung des Abos ein.
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Aktiviere die Option Beschreibungstext ersetzen, wenn nur die hier erfasste Beschreibung und nicht die Beschreibung aus den Stammdaten angezeigt werden soll.
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Gib die Menge des Artikels ein, den Preis (netto) und, falls gewünscht, den Rabatt in %.
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Wähle unter Automatisch anlegen als aus, ob das Abo automatisch als Rechnung oder Auftrag in einer zuvor definierten Gruppe festgelegt werden soll. Optional kannst du auch eine Reihenfolge festlegen.
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Gib als Erstes Startdatum, zu welchem Datum das Abo beginnen soll, im Feld Zahlzyklus den Zyklus in Wochen, Monaten oder Jahren, in dem abgerechnet werden soll und im Feld Enddatum das Enddatum des Abos.
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Aktiviere die Option Expertenmodus, um weitere Einstellungen sowie ein händisches Zurücksetzen des letzten Abrechnungsdatums zu ermöglichen.
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Klicke auf Speichern.
Das neue Abo ist angelegt und wird in der Übersicht angezeigt.
Mit einem Klick auf Sortieren unter Aktionen werden die Aboartikel sortiert.
Du kannst hier auch Abos bearbeiten oder löschen. Zum Bearbeiten eines Abos klickst du für das jeweilige Abo unter Menü auf das Stift-Symbol. Zum Löschen klickst du auf das Kreuz.
Im Tab Service findest du die aktuellen Service & Support-Tickets. Dort können auch neue Anfragen in Form eines Service & Support-Tickets erstellt werden.
Gehe wie folgt vor, um ein neues Service & Support-Ticket zu erstellen:
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Klicke unter Aktionen auf +Neue Anfrage anlegen.
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Du wirst gefragt, ob eine neue Anfrage angelegt werden soll. Klicke auf OK.
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Fülle alle relevanten Felder aus und reiche deine Anfrage ein.
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Klicke auf Speichern.
Das neue Service & Support-Ticket ist erstellt und wird in der Übersicht angezeigt. Mehr zum Thema Service & Support findest du im Artikel Service & Support .
Der Tab Lieferprogramm enthält eine Übersicht der Einkaufspreise dieses Lieferanten für alle Artikel. Zudem kannst du sehen, in welchem Beleg der Artikel in welcher Menge auftaucht und die aktuelle Bestandssituation, sowie die Abfrage im aktuellen sowie im vergangenen Monat.
Der Tab Bestellungen enthält die beiden untergeordneten Tabs. Bestellungen und Artikel.
Im untergeordneten Tab Bestellungen werden dir alle offenen Bestellungen mit Status, Datum und Bearbeiter des Lieferanten angezeigt. Möchtest du auch die bereits abgeschlossenen Bestellungen sehen, aktiviere den Filter auch abgeschlossene über der Tabelle.
Im untergeordneten Tab Artikel findest du alle noch ausstehenden Artikel der Bestellungen. Möchtest du hier Artikel als geliefert kennzeichnen, klicke in der Spalte Menü auf den blauen Pfeil.
Im Tab Verbindlichkeiten findest du alle deine Verbindlichkeiten dem Lieferanten gegenüber. Neben den Rechnungsinformationen werden dir hier die Zahlungsoptionen sowie der aktuell offene Betrag angezeigt. In der Spalte Monitor kannst du an der Ampel direkt sehen, welche Schritte im Zahlungsprozess bereits abgeschlossen sind (grüne Darstellung) und welche noch offen sind (orangene Darstellung), z.B. Wareneingangsprüfung, Vorkontierung oder Zahlung.
Du kannst deine Verbindlichkeiten unter Menü mit einem Klick auf das Stift-Symbol öffnen und bearbeiten oder die Rechnung direkt als PDF-Dokument herunterladen, indem du auf das PDF-Symbol für deine Verbindlichkeit klickst.
Im Tab Serienbriefe werden dir alle verfügbaren Layoutvorlagen für Serienbriefe angezeigt. Wie du Layoutvorlagen für Serienbriefe erstellst, erfährst du im Artikel Layoutvorlagen .
Du kannst die hier angezeigten Layoutvorlagen im PDF-Format herunterladen, indem du in der Spalte Menü auf das PDF-Symbol klickst.
Im Tab Ust-ID Prf. kannst du die Umsatzsteuer-ID bei Kunden aus dem EU-Ausland abfragen. Für Prüfungszwecke wird dazu der offizielle Brief vom Bundeszentralamt für Steuern benötigt. Stelle sicher, dass jeweils ein Brief pro Anfrage vorliegt. Unter Adresse > Details > Zahlungskonditionen/Besteuerung handelt es sich nur um eine Formatprüfung der Ust.-ID. Die eigentliche Ust.-ID-Prüfung erfolgt im Tab Ust.-ID Prüfung.
Gehe wie folgt vor, um die Umsatzsteuer-ID des Kunden abzufragen:
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Klicke unter Aktionen auf +Neue Ust-ID Prüfung. Beachte, dass auch ohne Speichern automatisch eine neue Umfrage angelegt wird.
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Die Felder des Bereichs Daten werden automatisch mit den hinterlegten Stammdaten gefüllt. Trage fehlende Daten nach.
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Wähle eine der folgenden Aktionen aus:
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Einfache Online Prüfung. Bei korrekten Adressangaben kann eine Online-Prüfung beim Bundeszentralamt für Steuern erfolgen. Du bekommst eine Rückmeldung, ob die Prüfung der Daten erfolgreich war.
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Qualifizierte Online Prüfung. Diese Prüfung ist umfangreicher als die einfache Online-Prüfung. Neben der Ust-ID wird hier auch die Gültigkeit von Firmenname, Straße, PLZ und Ort geprüft.
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Stammdaten aktualisieren. Die Adressdaten werden aktualisiert und gleichzeitig alle angelegten offenen Aufträge.
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Google Suche. Die Google-Suche hilft dir dabei, die korrekten Adressdaten des Kunden zu finden.
Nach der Online-Prüfung zeigt Xentral dir an, ob die Umsatzsteuer-ID gültig oder ungültig ist.
Jede Prüfung wird in der Übersichtstabelle angezeigt.
Bitte beachte, dass die Schnittstelle aufgrund der Arbeitszeiten des Bundeszentralamts nur zwischen 5 und 23 Uhr funktioniert.
Wichtig
Stelle sicher, dass deine eigene USt.-ID in deinen Firmendaten erfasst ist, so dass diese als "anfragende" Nummer verwendet werden kann. Nur Firmen mit Sitz in Deutschland können diese Funktion nutzen.