Deine Adressstammdaten pflegst du unter
Stammdaten > Adressen
Öffne die Adressstammdaten, die du pflegen möchtest.
Um die gewünschten Adressstammdaten zu öffnen:
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Gib den Kunden-, Lieferanten oder Mitarbeiternamen oder einen Teil des Namens in den Suchfilter der Spalte Name ein.
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Wähle aus den angezeigten Ergebnissen den gewünschten Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter und öffne den Adressstammdatensatz mit einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile oder mit einem Klick auf das Stift-Symbol.
oder
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Gib den Namen oder Teil des Namens in das Feld Suche ein.
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Wähle aus den angezeigten Adressstammdatensätzen den gewünschten Datensatz und öffne ihn mit einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile oder mit einem Klick auf das Stift-Symbol.
Anmerkung
Alle in dieser Anleitung beschriebenen Felder sind optional, soweit sie nicht spezifisch als obligatorisch gekennzeichnet sind. Wir empfehlen jedoch, alle für dich relevanten Felder bestmöglich auszufüllen, da viele Felder auch in anderen Funktionalitäten Anwendung finden und du dir damit die Arbeit im Nachgang erleichterst.
Die meisten der in diesem Dokument beschriebenen Reiter bieten dir eine Exportoption der jeweiligen Daten über Schaltflächen an, die du unter den Tabellen findest:
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Clipboard
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CSV
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Excel
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PDF
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Drucken
Mehr zum Thema Export von Adressstammdaten erfährst du im Artikel Adressstammdaten exportieren.
Ebenso bieten dir die meisten Reiter verschiedene Filter- und Suchoptionen.
Folgende Such- und Filteroptionen stehen zur Verfügung:
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Filteroptionen über der Tabelle, die aktiviert oder deaktiviert werden können, z.B.
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Spaltenfilter unter den Überschriften von Tabellen, in denen du einen (Teil-)Suchbegriff eingeben kannst, z.B.
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Das Feld Suchen rechts über der Tabelle, in dem du einen (Teil-)Suchbegriff eingeben kannst:
Die beschriebenen Such- und Filteroptionen kannst du kombinieren.
Falls du direkt Informationen zu einem bestimmten Reiter suchst, kannst du mit den nachfolgenden Links in den entsprechenden Abschnitt springen:
Informationen zum Ausfüllen der Felder des Reiters Details findest du im Artikel Adressstammdaten anlegen.
Im Reiter Dateien kannst du Dateien mit verschiedenen Inhalten wie z.B. den Anlieferrichtlinien oder Service Level Agreements mit Lieferanten hinterlegen.
Um eine neue Datei zu hinterlegen:
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Klicke auf neue Datei anlegen unter der Registerübersicht.
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Ziehe die gewünschte Datei per Drag & Drop in den Bereich Dateien hier einfügen oder klicke auf Datei auswählen und wähle die gewünschte Datei auf deinem PC aus.
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Gib eine eindeutige Bezeichnung deiner Datei in das Feld Titel ein.
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Gib eine Beschreibung deiner Datei in das Feld Beschreibung ein.
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Wähle im Feld Stichwort ein Stichwort für deine Datei aus. Mögliche Optionen sind: Sonstige Datei, Deckblatt, Anhang und Profilbild. Wählst du z.B. das Stichwort Anhang, kannst du die Datei beim Versenden von Belegen (z.B. dem Lieferschein) im Dialog Abschicken als Anhang mit versenden.
Über die Stapelverarbeitung kannst du eine ZIP-Datei mit mehreren Dateien erstellen oder die Dateien als Sammel-PDF öffnen.
Um eine ZIP-Datei mit mehreren Dateien zu erstellen oder eine Sammel-PDF mit meinen Dateien zu öffnen:
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Wähle die gewünschten Dateien, indem du ein Häkchen am Anfang der jeweiligen Zeilen setzt. Alternativ klicke auf alle markieren unter Stapelverarbeitung.
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Klicke auf die Schaltfläche ZIP erstellen oder Sammel-PDF öffnen.
Im Reiter CRM / Korrespondenzen findest du eine Übersicht aller bisherigen Interaktionen mit deinem Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter, d.h.
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alle versendeten Briefe
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alle ausgetauschten E-Mails
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alle Telefonnotizen, die erstellt wurden
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alle Notizen, die erfasst wurden
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alle Wiedervorlagen, die intern erstellt wurden
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alle Tickets des Kunden oder Lieferanten
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alle Termine
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alle Belege wie z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen etc.
Links im Reiter werden dir die verschiedenen (CRM-)Kategorien angezeigt, die in der Übersicht enthalten sind. Bei den Kategorien, die ein Kreuz rechts daneben aufweisen, kannst du direkt Kontakt mit dem Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter aufnehmen oder Notizen, Anmerkungen, Wiedervorlagen oder Termine erfassen.
Infos dazu, wie du CRM-Aktivitäten über die Adressstammdaten startest oder erfasst, findet du in im Artikel CRM-Aktivitäten über die Adressstammdaten starten.
Rechts im Reiter siehst du eine Übersicht aller vorhandenen Kontakte zwischen dir und dem Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter sowie Notizen und Belege.
Neben den bereits in der Einleitung dieses Artikels beschriebenen Filteroptionen steht dir in diesem Reiter eine weitere Filteroption zur Verfügung:
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Möchtest du nur bestimmte Kategorien wie z.B. Wiedervorlagen, Briefe etc. in der Übersicht angezeigt bekommen, kannst du über die entsprechenden Kontrollkästchen links die gewünschten Kategorien auswählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Anmerkung
Damit Antworten des Kunden oder Lieferanten in der Übersicht angezeigt werden, müssen diese an die zentrale Mailadresse der eigenen Firma gesendet werden.
Bei Anlage deiner Stammdaten definierst du Rolle(n), die diesen Stammdaten zugewiesen werden, d.h. Kunde, Lieferant und/oder Mitarbeiter.
Im Reiter Rollen wird dir angezeigt, welche Rolle(n) dem aktuell geöffneten Adressstammdatensatz zugewiesen sind. Zusätzlich werden dir weitere Informationen wie Zuordnung (Projekt oder Gruppe), Auswahl ((welches Projekt bzw. welche Gruppe) sowie (Start- und, wenn vorhanden, Enddatum) der Rollenzuteilung in der Tabelle angezeigt.
In diesem Reiter kannst du deinen Adressstammdaten auch nachträglich weitere Rollen zuweisen, wenn z.B. ein bisheriger Kunde nun auch dein Lieferant ist oder die Rollenzuweisung nach Projekt unterschiedlich ist, d.h. in einem Projekt Lieferant, in einem anderen Projekt Kunde. Außerdem kannst du hier temporäre Rollen vergeben und vorhandene Rollen löschen.
Um eine neue Rolle zuzuweisen:
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Wähle im Feld Rolle die neue Rolle, die du dem Adressstammdatensatz zuweisen möchtest. Mögliche Optionen sind Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder Mitglied. Die Rolle Mitglied bezieht sich dabei auf Gruppen. Mehr Informationen zu Gruppen findest du im Artikel .
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Wähle im Feld von aus, ob die Rolle auf Basis eines Projekts oder einer Gruppe zugewiesen werden soll.
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Wähle im Auswahlfeld rechts des Feldes von das gewünschte Projekt oder die gewünschte Gruppe. Lässt du das Feld leer, bezieht sich die Rolle auf alle Projekte oder Gruppen.
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Klicke auf als neue Rolle anlegen, um die Rolle zuzuweisen.
Die neue Rolle wird nun in der Tabelle aufgelistet.
Um eine temporäre Rolle zuzuweisen:
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Führe die eben beschriebenen Schritte 1 bis 5 für die temporäre Rolle aus.
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Klicke auf das Stift-Symbol in der Spalte Aktion für die Rolle, die du temporär vergeben möchtest.
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Definiere das Von- und Bis-Datum und klicke auf Speichern.
In der Tabelle findest du nun in den Spalten Seit und Bis das Start- und Enddatum für die Zuweisung der temporären Rolle.
Um Rollen zu löschen:
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Klicke bei der entsprechenden Rolle auf das X-Symbol in der Spalte Aktion.
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Du wirst gefragt, ob du die Rolle wirklich löschen möchtest. Klicke auf OK.
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Die Rollenzuweisung wird aus der Tabelle gelöscht.
Anmerkung
Mithilfe von Rollen können die Benutzerrechte von Mitarbeitern gesteuert werden. Weiterführende Informationen zu Benutzerrechten findest du im Artikel Benutzer verwalten.
Im Reiter Gruppen kannst du deine Adressstammdaten zu Gruppen und Preisgruppen hinzufügen. Diese Gruppen müssen zuvor angelegt worden sein. Mehr dazu, wie du Gruppen verwendest und wie du sie anlegst, erfährst du im Artikel Gruppen .
In der Tabelle dieses Reiters sind alle verfügbaren Gruppen angezeigt. Möchtest du deinen Kunden einer Gruppe hinzufügen, aktivierst du einfach das Kontrollkästchen links in der Tabelle für die entsprechende(n) Gruppe(n).
Im Reiter Zeit werden dir alle für den Mitarbeiter erfassten Zeiten mitsamt der dazugehörigen Tätigkeit angezeigt. Die Zeiterfassung erfolgt über das Modul Zeiterfassung.
Du kannst die angezeigten Zeiten bearbeiten, indem du in der Spalte Menü auf das Stift-Symbol klickst.
Mehr zur Zeiterfassung erfährst du im Artikel Zeiterfassung .
Im Reiter Ansprechpartner findest du alle Ansprechpartner auf Seiten deines Kunden oder Lieferanten. Zudem kannst du hier neue Ansprechpartner anlegen.
Um einen neuen Ansprechpartner anzulegen:
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Klicke rechts unter Aktionen auf die Schaltfläche +Neuen Eintrag anlegen.
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Fülle im Formular Ansprechpartner alle Felder mit den erforderlichen Informationen, füge sonstige Informationen in den entsprechenden Textfeldern hinzu und aktiviere die relevanten Kontrollkästchen. Die Kontrollkästchen sind im Artikel Adressstammdaten anlegen beschrieben.
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Wähle bei Bedarf eine Gruppe aus (muss bereits angelegt sein).
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Klicke auf Speichern.
Der neue Ansprechpartner wird deiner Übersichtstabelle hinzugefügt.
Im Reiter Lieferadressen kannst du abweichende Lieferadressen zur Hauptadresse angeben und eine abweichende Standardlieferadresse definieren.
Um eine (abweichende) Lieferadressen anzulegen:
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Klicke unter Aktionen auf die Schaltfläche Neuen Eintrag anlegen.
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Trage die Adress- und Kontaktdaten sowie die weiteren Informationen in die entsprechenden Felder ein. Im Feld Lieferhinweis Bemerkung kannst du die Variable {LIEFERADRESSE_HINWEIS} verwenden, um einen hier erfassten Hinweis auf dem Angebot, Auftrag und Lieferschein zu hinterlegen.
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Sollte die USt-ID oder die Besteuerung der abweichenden Lieferadresse von den im Reiter Details erfassten Informationen abweichen, gib die alternative ID ein bzw. wähle die alternative Besteuerung.
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Möchtest du die abweichende Lieferadresse zukünftig als Standard-Lieferadresse verwenden, aktiviere das Kontrollkästchen Standard-Lieferadresse.
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Klicke nach Eingabe aller Daten auf Speichern.
Die abweichende Lieferadresse kannst du in deinem Kundenauftrag auswählen.
Im Reiter Preisliste findest du eine Übersicht aller Artikel mitsamt der der aktuellen Preise.
Im Reiter Accounts kannst du Zugänge zu anderen Anwendungen wie z.B. einem Amazon-Verkäuferkonto oder einem LinkedIn-Konto verwalten.
Um einen neuen Account anzulegen:
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Klicke unter Aktionen auf die Schaltfläche +Neuen Eintrag anlegen.
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Gib die erforderlichen Daten in die Felder Bezeichnung, Benutzername, Passwort, Art (z.B. LinkedIn, Amazon), URL, und E-Mail ein.
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Möchtest du weitere Informationen wie z.B. Fernwartungsinformationen zu diesem Account hinterlegen, kannst du das im Feld Notizen tun.
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Gib in die Felder Gültig ab und bis einen Zeitraum ein, in dem der Account gültig ist.
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Aktiviere das Kontrollkästchen Aktiv, um den Account aktiv zu schalten.
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Wenn du alle Daten eingegeben hast, klicke auf Speichern.
Der Account wird deiner Übersicht hinzugefügt.
Im Reiter Belege werden dir alle Belege des Kunden angezeigt. Hier findest du außerdem eine kurze Kundenstatistik inkl. Kreditlimit, Nettoumsatz des aktuellen Jahres und Salden.
Der Reiter Artikel enthält die folgenden untergeordneten Reiter: Artikel, Seriennummern / Chargen / MHD und RMA.
In diesen Reitern werden dir alle Artikel angezeigt, die auf den Kundenbelegen enthalten sind.
Dieser Reiter beinhaltet eine Übersicht aller auf den Belegen erfassten Artikel samt Verkaufspreis. Maßgeblich ist hier immer der Zeitpunkt, zu dem ein Artikel in einen Lieferschein bzw. in eine Rechnung eingefügt wurde.
Der untergeordnete Reiter Seriennummern / Chargen / MHD:
Dieser Reiter zeigt alle Artikel, die eine Seriennummer, ein Mindesthaltbarkeitsdatum oder eine Chargennummer haben.
Im Reiter Zeitkonto findest du alle Zeiten, die auf den Kunden gebucht wurden, z.B. im Rahmen der Bereitstellung von Dienstleistungen. Diese Zeiten kannst du mit und ohne Zeitangabe als Dienstleistung auf einen Auftrag oder eine Rechnung übernehmen.
Die in dieser Übersicht angezeigten Zeiten kannst du per Stapelverarbeitung weiter verarbeiten.
Um Zeiten per Stapelverarbeitung zu verarbeiten:
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Wähle die gewünschten Zeiten per setzen eines Häkchens am Anfang der entsprechenden Zeilen oder markiere alle Zeiten durch Auswahl des Kontrollkästchens alle markieren unter Stapelverarbeitung.
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Wenn gewünscht, aktiviere das Kontrollkästchen inkl. Datum und Bearbeiter als Beschriftung, um Bearbeiter und Datum im Beleg zu ergänzen.
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Klicke nun auf eine der folgenden Schaltflächen:
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Zeiten abrechnen. Die Zeiten werden abgerechnetet, d.h. es kann ein Auftrag oder eine Rechnung mit einem Stundensatz-Artikel an die Adresse erstellt werden.
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nur als abgerechnet markieren. Die Zeiten werden als abgerechnet markiert, jedoch wird kein Beleg erstellt.
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nur als offen markieren. Die Zeiten werden als offen gekennzeichnet.
Die Zeiten werden verarbeitet. In den Adressstammdaten eines Mitarbeiters kannst du die gebuchten Arbeits- und Pausenzeiten im Reiter Zeit einsehen.
Im Reiter Abos findest du alle Informationen zu bestehenden Abos und du kannst neue Abos anlegen.
Anmerkung
Damit dir dieser Reiter angezeigt wird, muss das entsprechende Modul im App-Center aktiviert sein.
Um ein neues Abo anzulegen:
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Klicke unter Aktionen auf die Schaltfläche +Neue Position einfügen.
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Wähle den Artikel aus, für den ein Abo erstellt werden soll und gebe eine Bezeichnung des Abos und eine Beschreibung des Abos ein.
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Aktiviere das Kontrollkästchen Beschreibungstext ersetzen, wenn nur die hier erfasste Beschreibung und nicht die Beschreibung aus den Stammdaten angezeigt werden soll.
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Gib die Menge des Artikels ein, den Preis (netto) und, falls gewünscht, den Rabatt in %.
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Wähle unter Automatisch anlegen als aus, ob das Abo automatisch als Rechnung oder Auftrag in einer zuvor definierten Gruppe festgelegt werden soll. Optional kannst du auch eine Reihenfolge festlegen.
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Gib als Erstes Startdatum, zu welchem Datum das Abo beginnen soll, im Feld Zahlzyklus den Zyklus in Wochen, Monaten oder Jahren, in dem abgerechnet werden soll und im Feld Enddatum das Enddatum des Abos.
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Aktiviere das Kontrollkästchen Expertenmodus, um weitere Einstellungen sowie ein händisches Zurücksetzen des letzten Abrechnungsdatums zu ermöglichen.
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Klicke auf Speichern.
Das neue Abo ist angelegt und wird in der Übersicht angezeigt.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Sortieren unter Aktionen werden die Aboartikel sortiert.
Du kannst hier auch Abos bearbeiten oder löschen. Zum Bearbeiten eines Abos klickst du für das jeweilige Abo unter Menü auf das Stift-Symbol, zum Löschen klickst du auf das Kreuz.
Im Reiter Service findest du die aktuellen Service & Support-Tickets. Dort können auch neue Anfragen in Form eines Service & Support-Tickets erstellt werden.
Um ein neues Service & Support-Ticket zu erstellen:
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Klicke unter Aktionen auf +Neue Anfrage anlegen.
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Du wirst gefragt, ob eine neue Anfrage angelegt werden soll. Klicke auf OK.
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Fülle alle relevanten Felder und reiche deine Anfrage ein.
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Klicke auf Speichern.
Das neue Service & Support-Ticket ist erstellt und wird in der Übersicht angezeigt. Mehr zum Thema Service & Support findest du im Artikel Service & Support .
Der Reiter Lieferprogramm enthält eine Übersicht der Einkaufspreise dieses Lieferanten für alle Artikel. Zudem kannst du sehen, in welchem Beleg der Artikel in welcher Menge auftaucht und die aktuelle Bestandssituation, sowie die Abfrage im aktuellen sowie im vergangenen Monat.
Der Reiter Bestellungen enthält die beiden untergeordneten Reiter Bestellungen und Artikel.
Im untergeordneten Reiter Bestellungen werden dir alle offenen Bestellungen mit Status, Datum und Bearbeiter des Lieferanten angezeigt. Möchtest du auch die bereits abgeschlossenen Bestellungen sehen, aktiviere den Filter auch abgeschlossene über der Tabelle.
Im untergeordneten Reiter Artikel findest du alle noch ausstehenden Artikel der Bestellungen. Möchtest du hier Artikel als geliefert kennzeichnen, klicke unter Menü auf den blauen Pfeil.
Im Reiter Verbindlichkeiten findest du alle deine Verbindlichkeiten dem Lieferanten gegenüber. Neben den Rechnungsinformationen werden dir hier die Zahlungsoptionen sowie der aktuell offene Betrag angezeigt. In der Spalte Monitor kannst du an der Ampel direkt sehen, welche Schritte im Zahlungsprozess bereits abgeschlossen sind (grüne Darstellung) und welche noch offen sind (orangene Darstellung), z.B. Wareneingangsprüfung, Vorkontierung oder Zahlung.
Du kannst deine Verbindlichkeiten unter Menü mit einem Klick auf das Stift-Symbol öffnen und bearbeiten oder die Rechnung direkt als PDF-Dokument herunterladen, indem du auf das PDF-Symbol für deine Verbindlichkeit klickst.
Im Reiter Serienbriefe werden dir alle verfügbaren Layoutvorlagen für Serienbriefe angezeigt. Wie du Layoutvorlagen für Serienbriefe erstellst, erfährst du im Artikel Layoutvorlagen .
Du kannst die hier angezeigten Layoutvorlagen im PDF-Format herunterladen, indem du unter Menü auf das PDF-Symbol klickst.
Im Reiter Ust-ID Prf. kannst du die Umsatzsteuer-ID bei Kunden aus dem EU-Ausland abfragen. Für Prüfungszwecke wird dazu der offizielle Brief vom Bundeszentralamt für Steuern benötigt. Stelle bitte sicher, dass jeweils ein Brief pro Anfrage vorliegt. Unter Adresse > Details > Zahlungskonditionen/Besteuerung handelt es sich nur um eine Formatprüfung der Ust.-ID. Die eigentliche Ust.-ID-Prüfung erfolgt im Reiter Ust.-ID Prüfung.
Um die Umsatzsteuer-ID des Kunden abzufragen:
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Klicke auf die Schaltfläche +Neue Ust-ID Prüfung unter Aktionen. Bitte beachte, dass auch ohne Speichern automatisch eine neue Umfrage angelegt wird.
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Die Felder des Bereichs Daten werden automatisch mit den hinterlegten Stammdaten gefüllt. Trage fehlende Daten nach.
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Wähle eine der folgenden Aktionen aus:
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Einfache Online Prüfung. Bei korrekten Adressangaben kann eine Online-Prüfung beim Bundeszentralamt für Steuern erfolgen. Du bekommst eine Rückmeldung dazu, ob die Prüfung der Daten erfolgreich war.
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Qualifizierte Online Prüfung. Diese Prüfung ist umfangreicher als die einfache Online-Prüfung. Neben der Ust-ID wird hier auch die Gültigkeit von Firmenname, Straße, PLZ und Ort geprüft.
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Stammdaten aktualisieren. Die Adressdaten werden aktualisiert und gleichzeitig alle angelegten offenen Aufträge.
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Google Suche. Die Google-Suche hilft dir dabei, die korrekten Adressdaten des Kunden zu finden.
Nach der Online-Prüfung zeigt Xentral dir an, ob die Umsatzsteuer-ID gültig oder ungültig ist.
Jede Prüfung wird in der Übersichtstabelle angezeigt.
Bitte beachte, dass die Schnittstelle aufgrund der Arbeitszeiten des Bundeszentralamts nur zwischen 5 und 23 Uhr funktioniert.
Wichtig
Stelle sicher, dass deine eigene USt.-ID in deinen Firmendaten erfasst ist, so dass diese als "Anfragende" Nummer verwendet werden kann. Nur Firmen mit Sitz in Deutschland können diese Funktion nutzen.
Im Reiter Dokumentation kannst du weitere Notizen erfassen, die in keinem anderen Feld erfasst sind und so z.B. die Vorgänge mit dem Kunden inhaltlich und zeitlich dokumentieren.
Um einen kundenspezifischen Eintrag anzulegen:
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Klicke unter Aktionen auf die Schaltfläche Neuen Eintrag anlegen.
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Gib eine Bezeichnung und eine Beschreibung zu deinem Eintrag ein. Deine Bezeichnung darf max. 40 Zeichen lang sein, deine Beschreibung max. 1025 Zeichen. Möchtest du den Eintrag mit einem anderen Datum als dem Tagesdatum versehen, kannst du das Datum im Feld Datum ändern.
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Klicke auf Speichern.
In der Übersichtstabelle werden dir alle entsprechenden Einträge mit u.a. dem Bearbeiter angezeigt.
Anmerkung
Um Kunden einen grundlegenden Rabatt auf alle Artikel zu geben, nutze bitte das Modul Erweiterte Rabatte. Mit dem Modul kannst du einem Kunden sowohl Preis-, als auch Prozentrabatte zuweisen. Mehr Informationen zu dem Modul findest du hier.
Solltest du es doch mit dem Gruppenrabatt probieren wollen, findest du mehr Informationen dazu im entsprechenden Helpdesk-Eintrag.
Eine andere Möglichkeit, bestimmten Kunden einen Rabatt zu geben, gibt es aktuell nicht.