Benutzerrechte sind ein wichtiges Werkzeug, um den Zugang zu bestimmten Funktionen und sensiblen Daten zu steuern. Je nachdem, in welcher Abteilung deine Mitarbeiter tätig sind, können die Bedürfnisse sehr unterschiedlich sein. Ein Mitarbeiter in der Buchhaltung benötigt beispielsweise Zugriff auf andere Funktionen und Daten als das Lagerpersonal. Das Modul Benutzer Vorlage erlaubt es dir Vorlagen anzulegen, mit denen du schnell Rechte einer bestimmten Gruppe von Benutzern zuweisen kannst. So kannst du die Bedürfnisse einzelner Abteilungen und Rollen innerhalb deines Unternehmens optimal in Xentral abbilden.
Das Benutzer Vorlage kannst du ganz einfach über die Smart Search öffnen. Anschließend findest du im Tab Übersicht von Xentral vorgefertigte Benutzervorlagen. Später kannst du über die Übersicht auch deine selbst angelegten Benutzervorlagen einsehen und bei Bedarf bearbeiten.
Tipp
Du kannst die vorgefertigten Vorlagen an deine Anforderungen anpassen, indem du auf das Stift-Symbol rechts neben der jeweiligen Vorlage klickst. Öffne dann das Tab Rechte öffnest und dort die entsprechenden Rechte hinzufügst oder entferns
Die Standardvorlagen im Tab Übersicht des Moduls Benutzer Vorlage decken bereits eine große Zahl an Anwendungsfällen ab. Du kannst aber auch eigene Vorlagen erstellen. Gehe dazu wie folgt vor.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Benutzer Vorlage zu öffnen.
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Klicke oben rechts auf + NEU.
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Gib eine Bezeichnung ein, z.B. die Abteilung oder Mitarbeitergruppe, der die Vorlage zugewiesen werden soll.
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Optional: Gib eine Interne Beschreibung ein, um weitere Informationen zur Benutzervorlage zu speichern. Diese Information ist für dich und deine Mitarbeiter in Xentral sichtbar, wenn du die Vorlage bearbeitest. Sie ist nicht für deine Kunden sichtbar.
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Klicke auf Speichern.
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Öffne als Nächstes das Tab Rechte, um die gewünschten Rechte für die Vorlage auszuwählen.
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Weise der Benutzervorlage entweder einzelne Rechte oder Gruppen von Rechten zu. Per Klick auf Alle setzen kannst du komplette Gruppen von Rechten vergeben. Rechte, die der Vorlage erfolgreich zugewiesen wurden, sind blau hinterlegt. Nicht zugewiesene Rechte werden in grau dargestellt.
Anmerkung
Nach der Rechtevergabe ist es nicht notwendig, auf Speichern zu klicken. Die gewählten Rechte werden in Echtzeit übernommen und gespeichert. Verlasse das Tab Rechte, sobald du alle gewünschten Rechte ausgewählt hast.
Falls du eine andere Vorlage als Grundlage deiner neuen Vorlage nutzen möchtest, öffne das Tab Vorlagen kopieren. Öffne die Benutzervorlage, die du kopieren möchtest und klicke anschließend auf Vorlagen kopieren, um die Rechte der bestehenden Vorlage in eine neue Vorlage zu übernehmen. Diese neue Vorlage kannst du dann im Tab Übersicht des Moduls Benutzer Vorlage nach deinen Wünschen anpassen.
Du kannst eine Vorlage, die von einer anderen Person vorbereitet wurde, im Tab Vorlage hochladen hochladen.
Wichtig
Das Hochladen von Benutzervorlagen ist nur möglich, wenn maximal 648 Benutzerrechte für die Vorlage ausgewählt wurden.
Hast du eine Vorlage mit mehr als 648 Rechten erhalten, kannst du sie direkt im Modul Benutzer hochladen. Öffne dazu den entsprechenden Nutzer und wähle die Vorlagendatei im Bereich Rechtedatei hochladen aus.
Vielleicht hast du einem Benutzer, dem eine Benutzervorlage zugewiesen ist, manuell weitere Rechte hinzugefügt oder genommen. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn bestimmte Mitarbeiter in der gleichen Abteilung tätig sind, ihre Tätigkeiten aber ein wenig voneinander abweichen und deshalb manuell abweichende Rechte vergeben wurden.
Du kannst manuelle Änderungen an Benutzerrechten zurücksetzen, indem du im Tab Übersicht das Tab Rechte abgleichen öffnest.
Wichtig
Beachte, dass diese Aktion keine Änderungen einer anderen Benutzervorlage überschreibt. Möchtest du eine Benutzervorlage ändern und die Rechte des Benutzers von Grund auf neu setzen, musst du entweder alle Rechte der betreffenden Benutzervorlage manuell löschen oder einen ganz neuen Benutzer anlegen.
Im letzten Schritt ordnest du die Benutzer deines Xentral Systems der passenden Benutzervorlage zu. Gehe dazu wie folgt vor.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Benutzer zu öffnen.
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Öffne den Butzer, dem du die Benutzervorlage zuweisen möchtest, per Klick auf das Stift-Symbol rechts.
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Öffne das Tab Benutzereinstellungen.
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Wähle die gewünschte Vorlage aus Dropdown-Menü Benutzervorlage aus.
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Klicke auf Speichern.
Der Benutzer verfügt nun über alle Rechte, die in der ausgewählten Benutzervorlage definiert wurden.