Besonders in Lebensmittel- und Pharmaindustrie ist es wichtig, die Mindesthaltbarkeitsdaten von Produkten zuverlässig zu pflegen. Es muss sichergestellt werden, dass Produkte rechtzeitig verkauft oder verwendet werden, bevor das Mindesthaltbarkeitsdatum überschritten wird. Diese Aufgabe kann kompliziert sein, besonders wenn es um viele verschiedene Produkte geht.
Xentral macht es dir einfach, Mindesthaltbarkeitsdaten an deinen Produkten zu hinterlegen und bei der Abwicklung von Aufträgen entsprechend zu verarbeiten. In diesem Artikel erfährst du alles Wissenswerte zur Arbeit mit Mindesthaltbarkeitsdaten.
Bei Artikeln, die die Angabe eines Mindesthaltbarkeitsdatums erfordern, gibst du diese Information direkt in den Artikelstammdaten in Xentral ein.
Gehe wie im folgenden Beispiel beschrieben vor, um Mindesthaltbarkeitsdaten für deine Produkte einzugeben und zu speichern.
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Öffne das Menü Verkaufen > Artikel.
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Öffne einen Artikel, bei dem du ein oder mehrere Mindesthaltbarkeitsdaten hinterlegen möchtest.
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Öffne das Tab Mindesthalt. + Charge.
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Gib in den Feldern Menge, MHD und Lager jeweils die Stückzahl der Artikel, das dazugehörige Mindesthaltbarkeitsdatum und den gewünschten Lagerplatz des Artikels ein.
Warnung
Wähle ein klares und einheitliches Format für alle Mindesthaltbarkeitsdaten, die du in Xentral eingibst. So vermeidest du Fehler und sorgst dafür, dass MHDs korrekt vom System verarbeitet werden können.
Tipp
Gib optional im Feld Charge die Chargennummer ein.
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Klicke auf Fehlende Einträge anlegen.
Das neue Mindesthaltbarkeitsdatum und die entsprechende Stückzahl werden der Tabelle hinzugefügt.
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Optional: Möchtest du Artikelmengen mit verschiedenen Mindesthaltbarkeitsdaten hinzufügen, wiederhole einfach die oben beschriebenen Schritte. Für jedes Mindesthaltbarkeitsdatum wird ein separater Tabelleineintrag hinzugefügt.
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Benutze das Plus-Symbol oder das Minus-Symbol neben dem entsprechenden Eintrag, um die soeben eingegebenen Mindesthaltbarkeitsdaten im Lager auszubuchen oder bei Bedarf auszubuchen (beispielsweise, weil das MHD überschritten wurde).
Es öffnen sich mehrere Browser-Dialoge nacheinander. Gib hier die ein- oder auszubuchende Artikelmenge sowie den Grund der Warenbewegung an.
Möchtest du jederzeit den Überblick über bald ablaufende oder bereits überschrittene Mindesthaltbarkeitsdaten behalten? Dies ist ganz einfach mithilfe des Moduls Mindesthaltbarkeitswarnung in Xentral möglich. Dieses Modul zeigt dir auf einen Blick nicht nur sämtliche Mindesthaltbarkeitsdaten, die im System gepflegt sind, sondern zeigt dir gut erkennbare Warnungen zu abgelaufenen MHDs an. Du kannst die angezeigten Informationen mithilfe von Filtern genauer eingrenzen und sortieren. Außerdem kannst du über eine separate Einstellung bestimmen, wie viele Tage vor Ablauf eines Mindesthaltbarkeitsdatum du eine entsprechende Benachrichtigung in Xentral erhalten möchtest. Somit erlaubt dir das Modul Mindesthaltbarkeitswarnung, deine Mitarbeiter auf bevorstehende MHDs hinzuweisen, sodass die betroffenen Artikel beispielsweise bevorzugt beim Warenausgang für Kundenaufträge berücksichtigt werden können oder auch die Entsorgung der Artikel stattfinden kann.
Gehe wie folgt vor, um das Modul Mindesthaltbarkeitswarnung zu verwenden.
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Öffne per Smart Search das Modul Mindesthaltbarkeitswarnung.
Du befindest dich nun im Tab Lager des Moduls.
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Schau dir die angezeigte Artikelliste und die entsprechenden Einträge in der Spalte Verfallsdatum näher an. Wende bei Bedarf die Filter nur abgelaufene und nur bald abgelaufene oben links über der Tabelle an.
Tipp
Klicke auf die Spaltenüberschrift Verfallsdatum, um die Tabelleneinträge auf- oder absteigend nach dem Verfallsdatum zu sortieren.
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Bei Artikeln, deren Verfallsdatum in der Tabelle rot dargestellt ist, solltest du rechts auf das Stift-Symbol klicken, um direkt zum Tab Mindesthalt. + Charge in den Artikelstammdaten zu gelangen. Buche dort umgehend die entsprechenden Mindesthaltbarkeitsdaten aus deinem Warenbestand aus, um auszuschließen, dass diese Artikel an Kunden versandt oder anderweitig verwendet werden.
Zusätzlich zur oben beschriebenen Übersicht über bevorstehende und vergangene Mindesthaltbarkeitsdaten kannst du im Modul Mindesthaltbarkeitswarnung weitere Informationen zu deinen verwendeten MHDs einsehen.
Per Klick auf die einzelnen Tabs kannst du beispielsweise genauere Informationen zu Kunden erhalten, deren Aufträge Artikel mit Mindesthaltbarkeitsdaten enthalten, oder auch einstellen, zu welchem Zeitpunkt Xentral dich über bevorstehende MHDs hinweisen sollte.
Die folgende Tabelle enthält weitere Erläuterungen zu den verschiedenen Tabs und ihren Funktionen.
Tab |
Erläuterung |
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Kunden |
Hier erhältst du einen Überblick über alle Kunden (getrennt nach Auftrag), deren Aufträge Artikel mit Mindesthaltbarkeitsdaten enthalten. Neben der Kundennummer werden dir unter anderem die betreffenden Artikelnummern sowie die Lieferschein-Nummern angezeigt. |
Lager |
Dieses Tab öffnet sich standardmäßig, sobald du das Modul Mindesthaltbarkeitswarnung in Xentral öffnest. Hier werden dir Warnungen zu überschrittenen Mindesthaltbarkeitsdaten angezeigt und du kannst bei Bedarf direkt den betroffenen Artikeldatensatz öffnen. Weitere Informationen zur Verwendung dieses Tabs findest du im vorherigen Kapitel. |
Produktion |
Falls du das Modul Produktion in Xentral nutzt, findest du hier eine Auflistung aller Artikel, an denen Mindesthaltbarkeitsdaten hinterlegt sind und die sich gerade in einer Produktion befinden. |
Historie |
Wenn du die Verarbeitung von Artikeln mit MHD sehr kleinschrittig verfolgen und nachvollziehen möchtest, bietet dir dieses Tab eine Auflistung aller Vorgänge und Bearbeitungsschritte, die an Artikeln mit MHD in deinem Xentral vorgenommen wurden. |
Einstellungen |
In diesem Tab kannst du einstellen, wie viele Tage vor Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums eine entsprechende Benachrichtigung in Xentral angezeigt werden soll. Gib dazu die Anzahl der Tage im Feld Benachrichtung Anzahl Tage vor Ablauf ein und klicke anschließend auf Speichern. |