Mit dem Modul Preisanfrage kannst du unverbindliche Preisanfragen für deine Artikel an verschiedene Lieferanten senden. So kannst du Angebote einholen und Preise vergleichen, bevor du eine verbindliche Bestellung tätigst. Preisanfragen können später einfach in Xentral ganz einfach zu Bestellungen weitergeführt werden.
Wichtig
Das Modul Preisanfrage ist nur verfügbar, wenn du Xentral im Pro-Tarif nutzt.
Weitere Informationen zu den Xentral-Tarifen findest du auf unserer Webseite.
Das Modul Preisanfrage öffnest du ganz einfach über die Smart Search.
Der Tab Übersicht des Moduls Preisanfrage zeigt dir eine Übersicht über alle vergangenen Preisanfragen. Hier siehst du auf einen Blick, welche Preise dir die verschiedenen Lieferanten für den Artikel angeboten haben. So kannst du schnell und einfach die Angebote vergleichen und die beste Option für deine Bestellung auswählen.
Gehe wie folgt vor, um eine neue Preisanfrage zu erstellen.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Preisanfrage zu öffnen.
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Klicke auf + NEU.
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Nimm die gewünschten Einstellungen vor. Die folgenden Tabellen beschreiben die verfügbaren Felder.
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Klicke auf Freigabe.
Nach der Freigabe kannst du die Preisanfrage per Klick auf Dokument versenden per E-Mail an den Lieferanten verschicken oder manuell archivieren.
Verfügbare Einstellungen im Bereich Allgemein einer Preisanfrage:
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Lieferant |
Wähle den Lieferanten aus, bei dem du den Preis anfragen möchtest. |
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Datum |
Gib das Datum der Preisanfrage ein. Das aktuelle Datum wird automatisch vorausgefüllt. |
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Interne Bezeichnung |
Gib eine interne Bezeichnung für die Preisanfrage an. |
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Projekt |
Ordne die Preisanfrage einem Projekt zu. |
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Status |
Zeigt den aktuellen Status der Preisanfrage an. Dieser wird automatisch von Xentral vergeben und kann nicht manuell geändert werden. |
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Schreibschutz |
Aktiviere diese Option, um die Preisanfrage vor weiteren Änderungen zu schützen. |
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Freitext |
Hier kannst du optionalen Text eingeben, der unter der Artikelliste auf dem Beleg erscheint. |
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Kopftext |
Hier kannst du optionalen Text eingeben, der über der Artikelliste auf dem Beleg erscheint. |
Verfügbare Einstellungen im Bereich Stammdaten einer Preisanfrage:
Feldbezeichnung |
Beschreibung |
|---|---|
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Typ |
Wähle aus, ob es sich bei der Adresse um eine Privatperson oder eine Firma handelt (Herr/Frau, Firma). |
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Name |
Gib den Namen der Person oder Firma an. |
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Titel |
Der Titel erscheint im Adressblock vor dem Namen auf dem Beleg. |
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Ansprechpartner |
Hinterlege hier die zuständige Ansprechperson. |
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Abteilung |
Gib die Abteilung des Ansprechpartners an. |
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Unterabteilung |
Gib die Unterabteilung des Ansprechpartners an. |
|
Adresszusatz |
Hier kannst du einen optionalen Adresszusatz eintragen. |
|
Straße |
Gib die Straße der Adresse an. |
|
PLZ/Ort |
Gib die Postleitzahl und den Ort der Adresse an. |
|
Bundesstaat |
Gib den Bundesstaat der Adresse an. |
|
Land |
Gib das Land der Adresse an. |
|
GLN |
Gib die GLN (Global Location Number) der Adresse an. |
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Telefon |
Gib die Telefonnummer der Adresse an. |
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Telefax |
Gib die Telefaxnummer der Adresse an. |
|
|
Gib die E-Mail-Adresse an. |
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Anschreiben |
Dieser Text ist die Anrede und wird automatisch in das E-Mail-Anschreiben übernommen, wenn du das Dokument versendest. |
In diesem Tab kannst du die einzelnen Artikel hinzufügen, für die du eine Preisanfrage erstellen möchtest. Du kannst hier nach Artikeln suchen oder Spezialfelder manuell anlegen.
Hinweis
Die Positionen musst du passend zum gewählten Lieferanten auswählen.
Wenn du unter Details im Bereich Preisanfrage die Option Artikel-Nr. gruppieren aktivierst, werden Positionen auf dem Beleg zusammengefasst, wenn sie denselben Artikel darstellen und in der Reihenfolge direkt aufeinanderfolgen. Im Beispielbild siehst du, wie Positionen mit derselben Artikelnummer und Artikelbeschreibung zusammengefasst werden, wenn die Option aktiviert ist. Die Mengen der Positionen werden dabei addiert.
Dabei gilt:
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Die Positionsnummer erhöht sich nicht.
-
Die Artikelnummer und die Artikelbeschreibung werden nur bei der ersten Position angezeigt.
Im Tab Dateien kannst du der Preisanfrage weitere Dateien anhängen. Über den Untertab neue Datei anlegen kannst du Dateien per Drag-and-Drop oder über die Suchfunktion hinzufügen.
Im Tab Massenversand kannst du Preisanfragen gleichzeitig an mehrere Lieferanten versenden. Dabei wird für jeden Lieferanten eine eigene E-Mail erstellt.
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Nutze die Smart Search, um das Modul Preisanfrage zu öffnen.
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Öffne den Tab Massenversand.
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Wähle die gewünschten Lieferanten aus, an die du die Preisanfrage senden möchtest.
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Wähle im Bereich Stapelverarbeitung die Aktion per Mail versenden aus.
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Bestätige die angezeigte Abfrage per Klick auf OK.
Die E-Mails werden nun einzeln an die ausgewählten Lieferanten versendet.
Wichtig
Der Status des E-Mail-Versands ist im Modul E-Mail-Log ersichtlich. Wenn du als Kopieempfänger in den Systemeinstellungen eingetragen bist, erhältst du für jede versendete E-Mail eine Kopie. Achte beim Massenversand darauf, dass du im Anschreiben keine individuellen Variablen oder persönlichen Anreden verwendest, da dieselbe Nachricht an alle zuvor ausgewählten Lieferanten versendet wird.
In den folgenden Kapiteln findest du Informationen zu weiteren Funktionen, die du im Modul Preisanfrage nutzen kannst.
Du kannst Preisanfragen in eine verbindliche Bestellung weiterführen und beim Lieferanten auslösen. Voraussetzung hierfür ist das Modul Auftrag zu Bestellung.
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Öffne in einer bestehenden Preisanfrage das Dropdown-Menü Aktion.
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Wähle die Aktion Als Bestellung weiterführen aus.
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Klicke auf Speichern.
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Wähle aus, ob Freifelder und Artikelbeschreibungen übernommen werden sollen.
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Optional: Wähle mithilfe der entsprechenden Optionen unterhalb der Positionstabelle aus, ob du Freifelder und Artikelbeschreibungen in die Preisanfrage übernehmen und die Bestellung als PDF-Anhang im Auftrag anhängen möchtest.
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Klicke auf Bestellung(en) erzeugen.
Du wirst anschließend direkt zur neu erstellten Preisanfrage weitergeleitet.
Du kannst eine mit einer Bestellung verknüpfte Preisanfrage in der Minidetail-Ansicht eines Auftrags anzeigen lassen. Dazu müssen Preisanfrage, Bestellung und Auftrag miteinander verknüpft sein.
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Erstelle aus der Preisanfrage eine Bestellung, wie im Kapitel Preisanfrage als Bestellung weiterführen beschrieben.
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Speichere und gib die Bestellung frei.
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Öffne das Einkauf > Bestellungen.
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Öffne das Minidetail der Bestellung, indem du auf den Pfeil am linken Rand des Tabelleneintrags klickst. Die Preisanfrage ist hier nun ersichtlich.
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Verknüpfe den vorhandenen Auftrag mit der Bestellung. Klicke dazu in der Bestellübersicht auf das Stift-Icon, um die Bestellung zu öffnen.
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Klicke im Tab Protokoll auf die Schaltfläche mit Auftrag verbinden, um die Bestellung mit dem Auftrag zu verknüpfen.
Die Preisanfrage wied in den Minidetails der Auftragsübersich im Menü Verkaufen > Auftrag angezeigt.