Eine Bestellung ist ein zentraler Bestandteil des Einkaufsprozesses und dient der Anforderung von Waren oder Dienstleistungen bei Lieferanten. Sie bildet die Grundlage für die Organisation des Materialflusses und stellt sicher, dass die benötigten Ressourcen zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und zu den vereinbarten Konditionen geliefert werden.
Die Bestellung ermöglicht es, Einkaufsvorgänge zu verwalten, indem sie alle relevanten Informationen wie Artikel, Mengen, Preise, Lieferbedingungen und Zahlungskonditionen in einem einzigen Dokument zusammenfasst. Darüber hinaus ist sie oft mit anderen Modulen wie Lagerverwaltung, Wareneingang oder Buchhaltung verknüpft, um eine nahtlose Integration in den gesamten Geschäftsprozess zu gewährleisten.
Hinweis
Die wichtigsten Vorteile des Bestellmoduls auf einen Blick:
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Zentrale Datenerfassung und Integration: Alle Bestellinformationen in einem Dokument, verknüpft mit Lager, Wareneingang und Buchhaltung.
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Flexible Anpassung: Konfiguration von Formularen, Artikelnummern und Einkaufspreisen.
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Transparente Übersicht: Filter- und Stapelbearbeitungsoptionen zur einfachen Verwaltung.
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Automatisierung und Export: Unterstützung für Bestellvorschläge, CSV-Export und Prozessstarter.
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Statusüberwachung: Nachverfolgung von Lieferterminen mit Warnmeldungen.
Zur Erstellung einer neuen Bestellung wählst du zunächst einen Lieferanten aus dem Adressstamm aus und übernimmst dessen Daten. Anschließend trägst du Bestelldetails wie Artikel, Mengen, Preise, Lieferbedingungen sowie Wunsch- oder bestätigtes Lieferdatum ein. Nachdem die Bestellung gespeichert wurde, kannst du sie freigeben, um eine fortlaufende Bestellnummer zuzuweisen.
Schritte, um eine neue Bestellung anzulegen:
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Gehe auf Einkauf > Bestellungen und klicke auf +NEU.
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Lieferant auswählen: Klicke in das Feld Lieferant und wähle einen Lieferanten aus deinem Adressstamm aus. Klicke auf Übernehmen, um die Adressdaten des Lieferanten automatisch zu laden.
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Bestellinformationen eintragen: Fülle die erforderlichen Felder der Bestellung aus: Artikel und Mengen, Preise (Brutto/Netto), Lieferbedingungen, Wunsch- oder bestätigtes Lieferdatum, Bezahlungsmethode (z. B. Überweisung, Vorkasse).
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Optionale Anpassungen:
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Zusätzliche Informationen: Trage weitere Details wie Bestellnotizen oder Projektreferenzen ein.
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Artikeloptionen: Nutze die Konfigurationen wie „Keine Preise anzeigen“ oder „Eigene Artikelnummer in die erste Spalte“.
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Speichern der Bestellung: Klicke auf Speichern, um die Bestellung als Entwurf anzulegen.
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Freigabe der Bestellung:
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Klicke auf Freigeben, um der Bestellung eine fortlaufende Nummer zuzuweisen und sie zur Verarbeitung freizugeben.
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Ab dem Status 'Freigegeben' kann die Bestellung an den Lieferanten weitergeleitet werden.
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Tipp
Nach der Freigabe kann die Bestellung digital per E-Mail an den Lieferanten versendet, als PDF heruntergeladen, gedruckt oder im CSV-Format exportiert werden. Zusätzlich kannst du die Bestellung mit Projekten verknüpfen, Einkaufspreise direkt anpassen oder Lieferantenhinweise hinzufügen, um individuelle Anforderungen abzubilden.
Diese Felder stehen dir zur Erfassung der Informationen deiner Bestellungen zur Verfügung, wobei du folgende Felder als Pflichtfelder auf jeden Fall pflegen solltest:
Lieferant, Artikel und Mengen, Preise (Netto oder Brutto), Lieferbedingungen, Zahlweise.
Zusätzlich kannst du weitere Informationen wie Projektreferenzen, abweichende Artikelnummern oder Lieferantenhinweise hinzufügen. Wunsch- und bestätigte Liefertermine kannst du direkt im Tab Positionen pro Artikel hinterlegen.
Anmerkung
Für spezifische Anforderungen kannst du im Bestellprozess auch benutzerdefinierte Einstellungen vornehmen, wie das Ausblenden von Artikelnummern oder das Anpassen von Artikeldetails. Diese Optionen bieten Flexibilität, um individuelle Bestellszenarien abzubilden.
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
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Lieferant |
Die eindeutige ID oder Nummer des Lieferanten, bei dem die Bestellung getätigt wurde (z. B. "70000"). Diese Nummer verweist auf den entsprechenden Eintrag im Adressstamm |
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Projekt |
Das Projekt, dem die Bestellung zugeordnet ist (z. B. "STANDARD"). Dies ermöglicht die Trennung und Organisation von Bestellungen nach Geschäftsbereichen, Vertriebskanälen oder Projekten. |
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Status |
Der aktuelle Bearbeitungsstatus der Bestellung (z. B. "versendet"). Typische Status sind "angelegt", "freigegeben", "versendet", "abgeschlossen" oder "storniert". |
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Preisanfrage |
Gibt an, ob die Bestellung auf einer vorherigen Preisanfrage basiert. Dies ist relevant für die Nachverfolgung von Angeboten und verhandelten Konditionen. |
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Ihr Angebot |
Die Angebotsnummer, auf der die Bestellung basiert (z. B. "2005-67834542"). Dies ermöglicht die Verknüpfung zwischen dem ursprünglichen Angebot und der Bestellung. |
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Interne Bezeichnung |
Eine interne Referenz oder Bezeichnung für die Bestellung (z. B. "Internal_123456"). Diese kann zur besseren Nachverfolgbarkeit oder für interne Dokumentationen genutzt werden. |
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Bestellungsdatum |
Das Datum, an dem die Bestellung erstellt wurde (z. B. "28.01.2025"). Dieses Feld ist wichtig für die zeitliche Nachverfolgung und Berichterstattung. |
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Wunsch Liefertermin |
Der gewünschte Liefertermin für die bestellten Artikel (z. B. "26.02.2025"). Dieses Datum dient als Ziel für die Lieferung und kann als Hinweis für den Lieferanten verwendet werden. |
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
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Bestellung bestätigt |
Kennzeichnet, ob der Lieferant die Bestellung offiziell bestätigt hat. Diese Bestätigung signalisiert, dass der Lieferant die Bestellung akzeptiert und weiterbearbeitet. |
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Bestätigtes Lieferdatum |
Das vom Lieferanten bestätigte Datum, an dem die bestellten Artikel geliefert werden sollen (z. B. "20.02.2025"). Dieses Datum ist bindend für die Planung und Überwachung der Lieferung. |
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per |
Gibt die Kommunikationsmethode an, über die die Bestellbestätigung vom Lieferanten übermittelt wurde (z. B. "E-Mail"). Alternativ können Methoden wie Fax oder Telefon angegeben sein. |
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AB Nummer von Lieferant |
Die Auftragsbestätigungsnummer (AB-Nummer), die der Lieferant der Bestellung zugewiesen hat (z. B. "200015-001"). Diese Nummer dient der eindeutigen Zuordnung und Nachverfolgung der Bestellung beim Lieferanten. |
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Schreibschutz |
Aktiviert einen Schutz, der verhindert, dass die Bestellung nachträglich bearbeitet oder geändert wird. Dies ist sinnvoll, sobald eine Bestellung abgeschlossen oder freigegeben ist. |
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Alternative Beschriftung |
Eine angepasste Beschriftung für die Bestellung, die auf dem Bestellbeleg verwendet wird. |
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Feldbezeichnung |
Beschreibung |
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Bezahlung per |
Legt die Zahlungsweise fest, mit der die Verbindlichkeit der Bestellung beglichen wird (z. B. Überweisung, Kreditkarte). |
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Bearbeiter |
Gibt den Benutzer an, der für die Erstellung oder Bearbeitung der Bestellung verantwortlich ist. |
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Lieferbedingung |
Definiert die Konditionen für die Lieferung, z. B. Mindestbestellwert oder spezielle Lieferanforderungen. |
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Bestellbestätigung |
Fügt einen Hinweis auf dem Bestellbeleg ein, der den Lieferanten zur Bestätigung der Bestellung auffordert. Anpassbar unter Administration > Einstellungen > Übersetzungen über die Variable dokument_bestellung_bestaetigung. |
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Keine Artikelnummern |
Unterdrückt die Anzeige der Artikelnummern auf dem Bestellbeleg. |
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Keine Preise anzeigen |
Deaktiviert die Anzeige der Preise auf dem Bestellbeleg. |
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Eigene Artikelnummer in erste Spalte |
Zeigt eigene Artikelnummern anstelle der Lieferantennummern in der ersten Spalte des Bestellbelegs an. |
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Lange Artikelnummern |
Unterstützt die korrekte Darstellung besonders langer Artikelnummern. |
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Kein Briefpapier und Logo |
Entfernt das standardmäßige Briefpapier und Logo vom Bestellbeleg. |
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Artikeltexte ausblenden |
Verhindert die Ausgabe der Artikelbeschreibungen auf dem Bestellbeleg. |
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Aktion |
Prozessbeschreibung |
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Bestellung stornieren |
Markiert die Bestellung als storniert. |
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Bestellung kopieren |
Erstellt eine Kopie der bestehenden Bestellung im Entwurfsmodus. |
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Bestellung abschicken |
Sendet die Bestellung an den Lieferanten über die gewählte Versandmethode (z. B. E-Mail, Drucker). |
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als versendet markieren |
Setzt den Status der Bestellung auf 'versendet' und kennzeichnet sie entsprechend. |
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Bestellung abschließen |
Markiert die Bestellung als abgeschlossen und entfernt offene Positionen aus dem Wareneingang. |
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Bestellung einlagern |
Weist die gelieferten Artikel der Bestellung einem Lagerplatz zu. |
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Bestellung freigeben |
Vergibt eine fortlaufende Bestellnummer und erlaubt die weitere Verarbeitung. |
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als Verbindlichkeit weiterführen |
Überträgt die Bestellung in die Buchhaltung zur Erfassung als Verbindlichkeit. |
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als Produktion weiterführen |
Wandelt die Bestellung in einen Produktionsauftrag um. |
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Wareneingangsbeleg erstellen |
Erstellt einen Beleg zur Erfassung der gelieferten Artikel im Wareneingang. |
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Export als CSV |
Exportiert die Bestellpositionen als CSV-Datei, wobei die Lieferantenartikelnummer verwendet wird. |
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PDF öffnen |
Öffnet die Bestellung als PDF-Dokument zur Ansicht oder zum Druck.4o |
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Bezahlung per → Zahlungsweise, mit der die Verbindlichkeit später beglichen werden soll.
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Bearbeiter → Benutzer, der diese Bestellung bearbeitet bzw. als ihr Bearbeiter eingetragen wurde.
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Lieferbedingung → Bedingung für die Lieferung, z.B. Mindestbestellwert von 100€
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Bestellbestätigung → Durch Setzen des Hakens wird ein Text unter der Artikeltabelle auf dem Bestellbeleg eingefügt, der den Lieferanten auffordert, die Bestellung zu bestätigen. Ansonsten verfällt diese. Der Text ist übersetzbar (Administration → Einstellungen → Übersetzungen) durch die Variable: dokument_bestellung_bestaetigung
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Keine Artikelnummern → Artikelnummern werden auf dem Bestellbeleg ausgeblendet
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Keine Preise anzeigen → Preise werden auf dem Bestellbeleg ausgeblendet
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Eigene Artikelnummer in erste Spalte → Setzt xentral anstelle der Lieferantennummern in die erste Spalte (Kann in den Systemeinstellungen als Standard gesetzt werden: "Bestellung: Eigene Artikelnummer erste Spalte")
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Lange Artikelnummern → Artikelnummern, die besonders lang sind
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Kein Briefpapier und Logo → Das global angelegte Briefpapier wird nicht für den Bestellbeleg verwendet und das Logo nicht auf dem Bestellbeleg angezeigt
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Artikeltexte ausblenden → Die Artikelbeschreibung in allen Belegpositionen wird auf dem Beleg ausgeblendet
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Bestellung stornieren → Die Bestellung wird storniert
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Bestellung kopieren → Die Bestellung wird kopiert
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Bestellung abschicken → Die Bestellung wird abgeschickt
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als versendet markieren → Die Bestellung wird als versendet markiert
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Bestellung abschließen → Die Bestellung wird abgeschlossen
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Bestellung einlagern → Die Bestellung wird eingelagert
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Bestellung freigeben → Die Bestellung wird freigegeben
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als Verbindlichkeit weiterführen → Die Bestellung wird als Verbindlichkeit weitergeführt
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als Produktion weiterführen → Die Bestellung wird als Produktion weitergeführt
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Wareneingangsbeleg erstellen → Es wird ein Wareneingangsbeleg erstellt
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Export als CSV → Die Bestellung wird als CSV Datei exportiert. Als Artikelnummer wird die Lieferanten Artikelnummer exportiert
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PDF öffnen → Bestellung wird als PDF geöffnet
Erhalt der Bestellungs-Positionen als CSV:
Anmerkung
Als Artikelnummer wird die Lieferanten Artikelnummer exportiert.
Der Belegexport ist für die Belege gleich/ähnlich. Es ist möglich, dass auch Spalten ausgegeben werden, die bei der Bestellung keine Relevanz haben.Beispiel: beleg_lieferdatum ist nur relevant auf Kundenseite (z.B. Auftrag)
Es ist möglich, direkt aus der Bestellung den Einkaufspreis des Artikels dauerhaft zu ändern. Dazu gibt es im Mini-Detail und im Protokoll-Tab der Bestellung hinter jedem Artikel das Edit-Icon:
Durch einen Klick auf das Edit-Icon erscheint ein Pop-up:
Wenn der Haken "In Stammdaten anpassen" gesetzt ist, wird der Preis auch im Artikel in den Stammdaten angepasst und nicht nur in der einzelnen Bestellung.
Sollte die Bestellmenge von der im Einkaufspreis hinterlegten Menge abweichen, wird gefragt, ob ein Einkaufspreis für die neue Menge erstellt oder der Einkaufspreis mit der nächst niedrigen Menge angepasst werden soll.
Wenn bereits ein anderer Preis ab der gleichen Menge besteht, wird dieser bei der oben beschriebenen Anpassung auf inaktiv (Gültig bis) gesetzt und der neue Preis wird in den Stammdaten aktiv.
In der Übersicht werden alle Bestellungen angezeigt. Im Unterreiter "in Bearbeitung" befinden sich alle Bestellungen, die noch im Entwurfsmodus sind.
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Offene → Bestellungen, die noch nicht abgeschlossen sind
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Nicht bestätigt → Bestellungen ohne bestätigtes Lieferdatum
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Lieferung fehlt → Bestellungen, bei denen die Lieferung fehlt
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versendet → Bestellungen, die abgeschickt wurden
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stornierte → Bestellungen, die storniert wurden
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Lieferdatum überschritten → Bestellungen, bei denen das Lieferdatum überschritten worden ist
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ohne Verbindlichkeiten → Bestellungen, die ohne Verbindlichkeiten auftreten
Dieser Filter wird durch vier mögliche Felder angesprochen, mit absteigender Priorität:
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Bestätigtes Lieferdatum der Bestellung
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Wunschlieferdatum der Bestellung
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Höchstes bestätigtes Lieferdatum aller Positionen
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Höchstes Wunschlieferdatum der Positionen
Die ersten zwei Punkte beziehen sich auf folgende Felder in der Bestellung selbst:
Die letzten zwei Punkte beziehen sich auf die Felder im Reiter "Positionen" bei der Editierung einer Position:
Beispiel: Der Liefertermin wird als überschritten angezeigt, wenn:
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der Wunschliefertermin in der Vergangenheit liegt
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das bestätigte Lieferdatum in der Vergangenheit liegt
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der Wunschliefertermin in der Zukunft liegt, aber das bestätigte Datum auf gestern
Der Liefertermin wird nicht als überschritten angezeigt, wenn:
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der Wunschliefertermin für gestern, in allen Positionen aber das Lieferdatum auf morgen eingetragen ist
Es ist möglich, durch eine Massenbearbeitung mehrere Bestellungen auf einmal zu bearbeiten:
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per Mail versenden → Versendet die ausgewählten Bestellungen per Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse
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als freigegeben markieren → Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'freigegeben'. Funktioniert nur mit abgeschlossenen Bestellungen
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als versendet markieren → Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'versendet'
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als abgeschlossen markieren → Setzt die ausgewählten Bestellungen auf den Status 'abgeschlossen'
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Sammel-PDF → Druckt ein Sammel-PDF der ausgewählten Bestellungen mit dem eingestellten Drucker
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drucken → Druckt alle ausgewählten Bestellungen mit dem eingestellten Drucker
Im Tab "Offene Positionen" sind alle bestellten und noch nicht gelieferten Positionen inkl. bestätigtem Lieferdatum bzw. bestätigtem Liefertermin auf Positionsebene einzusehen:
Über das Edit-Icon können Bestelldaten einer bestimmten Bestellung angepasst sowie Positionen hinzugefügt werden:
Wie in jedem Beleg sind auch in der Bestellung viele Informationen auf einen Blick im Protokoll ersichtlich. Das Aktionsmenü ist ebenfalls vorhanden. Rechts gibt es einen Überblick, wie viele Einheiten des Artikels bereits geliefert wurden, bei wie vielen die Lieferung noch aussteht und wie viele sich bereits im Lager befinden:
Hinweis bei zu langen Bestellnummern:
Sind Bestellnummern zu lang, ist es möglich, dass diese sich mit anderen Spalten im Beleg überschneiden:
Damit du bei einer Bestellung den Überblick behältst, kannst du Belege ein- und auslagern. Du kannst mit der Nutzung dieses Moduls genau pro Position in der Bestellung definieren, aus welchem Regal welche Mengen ein- oder ausgelagert werden.
Es gibt die Option "Bestellung abschließen" (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System). Mit dieser werden die Bestellungen abgeschlossen, sobald alle Artikel geliefert sind.
Außerdem kann der Prozessstarter bestellungabschliessen genutzt werden, der Bestellungen ebenfalls automatisch abschließt.
Wenn die Bestellung abgeschlossen wurde, können Belege ein- bzw. ausgelagert werden. Weitere Informationen sind hier zu finden.
Es ist möglich, für eine Bestellung eine alternative Beschriftung in den Systemeinstellungen einzugeben.
Das hat zur Folge, das in den Bestellungsdetails der Haken aktiviert werden kann, um auf dem Beleg die Beschriftung auszutauschen.
Das Bestelldokument kann mit einem Wunschlieferdatum als Hinweis für den Lieferanten, entweder für das ganze Dokument oder pro Position, versehen werden. Die Belegsprache bestimmt, ob eine Übersetzung gezogen wird. Für jede Bestellung kann ein Lieferdatum angegeben werden.
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Wunschliefertermin für die komplette Bestellung
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zusätzlich kann pro Position ein abweichendes Datum angegeben werden (ohne Datumsangabe wird nichts gedruckt)
Anmerkung
Die Texte können in den Dokumentenvorlagen geändert oder um IF Blöcke ergänzt werdenWird kein Lieferdatum angegeben, wird das Wort "Sofort" gedruckt. Dies kann über die Übersetzungsvariable "dokument_lieferdatum_sofort" geändert werden. Zu beachten ist, dass dies eine globale Variable für alle Belege ist und dann ggf. auch auf Aufträgen etc. geändert wird.Falls bei einem bestimmten Lieferanten beim Einfügen der Bestellungs-Positionen immer ein Hinweis als Popup eingeblendet werden soll, ist das mit dem Feld "Lieferant Hinweis-Text" in der Lieferanten-Adresse im Zahlungskonditionen/Besteuerung-Tab möglich.
Sobald ein Artikel, der diesen Lieferanten als Standardlieferanten in den Einkaufspreisen hinterlegt hat, wird das Popup angezeigt.